PAGEPAGE1公文寫作基礎常識第一節主題與材料文章應在占有材料的基礎上提煉深刻、鮮明、正確的主題。機關實用文體表現主題的方法要求是:直接闡述、單一集中、“以意役法”、片言居要、善用標題。材料是寫作的基礎,材料是說明觀點和主張、表現主題的支柱。積累與占有材料的途徑主要有:親自的觀察體驗,調查采訪,從既有文獻資料中采集。積累和占有材料的基本要求就是“多多益善”。選取材料的要求:圍繞主題選取材料,選取具有典型性的材料,選取全面真實、高度準確的材料,選取新穎、生動的材料。第二節結構、表達方式與語言一、結構安排的方法1.結構安排的主要環節結構是文章表現形式要素之一,是指文章內部的組織和構造,也即安排和組織材料的方式。寫文章必須講究結構,只有按主題的需要,對材料加以精心組織、妥帖安排,文章才能條理清楚、層次明晰、主題鮮明,才能使文章發揮應有的效用。結構安排的主要環節包括:選擇角度、設置線索、安排層次、劃分段落、設計開頭與結尾、處理過渡和照應等。2.結構安排的注意事項結構安排的注意事項包括:正確反映客觀事物發展的規律和內在聯系;服從和服務于表現主題的需要;適應不同文體的特點;文章的結構應達到嚴謹、自然、完整、統一的要求。二、表達方式常用的基本表達方式包括:敘述、描寫、議論、說明等。1.敘述敘述就是對人物、事件和環境所作的概括性的交代和表述,分為順敘、倒敘、插敘等數種。(1)順敘按照事件發生、發展的先后順序來進行敘述。此外,按照提出問題、分析問題、解決問題和按照事物發展的因果關系等邏輯順序來敘述,也屬于順敘。機關實用文體大都采用這種方法敘事、交代人物、述說原委或列舉事實。(2)倒敘是指一種把事件的結局或問題的結論放在前面敘述,然后再按照順序或其他敘述方式進行述說的方法。行政公文和通用公文的某些文種,如事故通報、調查報告等,有時會采用倒敘。(3)插敘是在順序過程中,根據寫作的需要暫時中斷原來的敘述脈絡,插入與原敘述有關的另一些內容,即追憶過去或補充說明有關內容,插入的敘述完結后,再按原來的脈絡繼續敘述。公文對插敘運用得很少。2.描寫所謂描寫,就是對人物、事件、環境所做的具體刻畫和生動描繪。描寫的作用主要是描繪的事物顯得形象、生動、逼真。描寫常常同敘述結合使用。根據描寫對象的不同,描寫可以分為人物描寫、環境描寫;根據描寫角度的差異,則可以分為正面描寫、側面描寫;根據描寫手法的不同,又可以分作細描、白描。機關實用文體寫作中尤其應對此保持警惕,正是由于要突出表現主題的需要,一些具體的實用文體,特別是公文,甚至基本上不使用描寫這種表達方式。3.議論議論就是寫作者對客觀事物進行分析和評論,以直接表明觀點和態度。議論的要素構成:論點、論據和論證過程。議論要論點正確、鮮明,論據確鑿能有力地證明論點,論證要做到周至、嚴密、無懈可擊。論證分為立論與駁論兩大類。其方法常用的有:例證法、喻證法、類比法、對比法、反駁法、歸謬法。(1)例證法就是用典型的事實作為論據來證明論點的方法,也就是常說的“擺事實”。人們說“事實勝于雄辯”,可見這種方法是最具說服力的論證方法。(2)喻證法就是運用比喻說明道理、引出論點的方法。這種論證方法如果運用得恰當,可以收到深入淺出、形象生動的效果。(3)類比法即根據已知事物的某種特點,證明類似的另一種事物也會有某種特點。論證過程是相同特點的推論。運用此法重在盡量抓住事物的相似點,相似點越多,推出的道理就會越有說服力。(4)對比法就是將兩種截然相反或有差異的事物進行比較。可分兩種情況:一種是橫比,一種是縱比。(5)反駁法就是通過否定對方的觀點和看法,來闡明自己的理由和論點的駁論方法。駁斥的對象可以是對方論點,也可以是對方的論據。(6)歸謬法即由反面論點引出錯誤結論來說明道理的方法,就是先假設對方的錯誤論斷是“正確”的,然后從對方的論斷中導出一個荒謬的結論來,從而證明對方的論斷不能成立,以駁倒對方論點的一種論證方法口4.說明說明就是寫作者對客觀事物的性質、狀態、特征、成因、構造、功能、用途所進行的介紹解說和闡釋。說明是機關實用文體寫作常用的基本表達方式,具體形式有:概說、界說、解說。(1)概說即對客觀事物所進行的總體性的、概括性的介紹解說。其特點是只針對一般的總體的情況,文字簡約、概括性很強;表達時大都需遵循穩定的次序。(2)界說即給事物所下的定義,也就是針對事物最本質的屬性和特征作出判斷性的說明。界說要注意抓住一事物區別于它事物的本質屬性,掌握正確界定事物的邏輯原則與方法。(3)解說即對事物的解釋性的詳盡說明,大都用于對概說與界說的具體化和補充、注解、闡釋。解說時常需要對較復雜事物進行分類說明。解說時,可以使用舉例、打比方、做比較、列數字、列表、制圖等多種具體手段。三、語言運用的基本要求語言運用的基本要求包括:語言是文章第一要素。撰寫文章要求語言合體、得體；準確、順達；簡潔、明快；清晰、和諧；生動、有力。1.合體、得體就是文章的語言要合乎特定文體的要求,要合乎特定社會語言環境的需要,要合乎作者在特定社會關系中的地位。2.準確、順達即文章的語言表達要確切、符合實際,語意應分明確定、界限清楚、褒貶得當、輕重適度、不錯不漏,能真切地表達作者想要表達的內容,準確無誤地傳達作者的意圖;其中涉及的時間、地點、人員、范圍、性質、程度等必須明確,解釋要具有唯一性;態度上,贊同、反對、肯定、否定,必須鮮明,不能含糊其辭。要文通理順,合乎語法規則和邏輯規則。具體要求是:用詞得當;語句要成分完整、搭配得當、語序妥帖、結構合理、含義明確、合乎情理,句式合理并力爭達到最佳表達效果。3.簡潔、明快,即文章的語言要簡明扼要、精當不繁,忌冗長空泛,同時又不茍簡,要服從寫作目的和表現主題的需要,當詳則詳,當略則略,做到簡與明高度協調統一。要真正做到使文章的語言既簡又明,首先要對事物有深刻透徹的認識,同時也應注意掌握一些技巧,力避煩冗現象,特別應注意克服“多余”“重復”等語病。4.清晰、和諧所謂清晰,是指語言表達要條理清晰,應能把握主次,辨明因果,從表達目的出發,安排句序、段次;語句之間、段落之間都要體現出合理、嚴謹的邏輯關系,力求將意義傳達到最佳。所謂和諧,是指文章的理、據相諧。理,是觀點、意見;據,是材料、實際情況。后者是對前者的支撐,二者要有必然的、內在的聯系?！袄怼敝_與“據”之充實,互為表里,相輔相成。5.生動、有力就是說文章的語言要有文采,要有聲有色,鮮明具體,有新鮮感,有感人的力量,能獲得最佳的表達效果,以使文章的內容最大限度地影響讀者,實現文章的效用。語言生動,首先要求的是材料的新鮮,見解的獨到。生動的語言形式同新穎的思想內容是一致的,語言的創新常常就是內容的出新。缺乏這個基礎,語言是生動不起來的。其次,還必須注意語言形式。第三節常用文體的特點及寫作方法一、記敘文的特點與結構模式1.記敘文的特點記敘文是以敘述、描寫為主要表達方式,以記人、敘事、寫景、狀物為基本職能,對社會生活中的人、事、景物的狀態及其變化發展進行敘述和描寫的文章樣式。常見的散文、報告文學、消息、海報、通訊、特寫、游記、人物傳記、回憶錄,以及一部分書信、日記、情況報告、調查報告、人物事跡材料等都可歸入記敘文之列。其特點有四個:(1)全面真實,沒有虛構。(2)要素全面,選材典型。(3)以敘述、描寫為主要表達方式。(4)語言生動活潑,富于表現力。2.記敘文的結構模式記敘文一般都是由開頭、主體、結尾三部分組成。(1)開頭——事件或行為、情感的發端。(2)主體——事件或行為、情感的發展。(3)結尾——事件或行為、情感的結果與啟迪。二、議論文的特點與結構模式1.議論文的特點議論文是以議論為主要表達方式,通過擺事實、講道理、辨是非確定某種觀點的正確與謬誤,樹立或否定某種主張的文章樣式。常見的科學論文、雜文、文藝評論、政論文(有關政治問題的講話、會議報告、發言、宣言、聲明、社論、演講詞〉等都屬于議論文體。其特點是:(1)直接表達作者的思想觀點。(2)以議論為主要表達方式,輔以說明、敘述等。(3)內容重在說理,堅持擺事實,講道理,以理服人。(4)其構成要素包括論點、論據和論證過程三個方面。(5)語言要講求準確、簡練、邏輯性強。2.議論文的結構模式議論文以確定或反駁一種論點的方式實現其寫作目的,它所表現的是一個合乎邏輯的推理過程,其篇章結構模式一般為:(1)開頭——引論這部分內容用于提出一個令人關注的問題或指明形成這一問題的情境,具體內容可以是其中的一項或幾項。①直接提出問題或闡述觀點；②指明討論問題的目的、意義、原因;③從對有關背景材料的介紹說明中引出論題;④概述全文輪廓,提出中心論點等。(2)主體——本論這部分內容是對問題作合乎邏輯的推論分析,對論點提供足夠的支持,其具體內容可以是其中的一項或幾項。①緊扣論題對材料和問題進行分門別類的具體分析,以推理或引證的方式澄清論點;②以中心論點為核心,從不同角度提出問題形成的各個分論點,每個分論點從一個方面說明總論點;③對問題或材料作縱向遞進式剖析,推出各個分論點逐層向總論點靠攏等。(3)結尾——結論這部分內容是對論點進行概括或適當的引申,具體內容可為下面的一項或幾項。①歸納并進一步闡明論點；②從結論中引出可預見的新問題;③指明結論的理論或實踐方面的價值;④指明確立正確認識后解決問題的方法途徑(主要適用政論文)等。三、說明文的特點與結構模式及寫作方法1.說明文的特點說明文的特點:解說性強;具有知識性、信息性;客觀性強;語言更重通俗、簡明、平實。2.說明文的結構模式說明文體的一般結構模式:開頭——概說;主體——分說;結尾——總說。3.說明文的寫作方法與記敘文相比較,說明文的寫作更需冷靜、科學、客觀,無需有個人的感情流露,而記敘文則滲透著作者個人的立場觀點和思想情趣。在表達方式的運用上,說明文以說明為主并輔之以描寫和議論,它也與記敘文以敘述、描寫為主輔之以其他,追求文章的迂回曲折,富于文采有所不同。寫作目的方面,說明文在于給人以知識和信息,幫助人們準確認識客觀事物,記敘文則在于通過對客觀事物及其發展變化的敘述與描繪,再現人物和事件,以此來感染人,啟發人,給人以美的享受。與議論文相比較,說明文首先在寫作目的上與議論文不同,議論文在于宣傳一個觀點,闡明一個道理,爭取人們接受這些道理并自覺體現在行動上,這與說明文給人以知識和信息,幫助人們認識事物的目的和出發點是有區別的。在寫作態度方面,說明文著重對客觀事物、事理進行準確、客觀、冷靜地介紹解釋,甚至不需要確立論點,也不需寫作者個人的思想傾向,議論文的思想傾向性則極為鮮明,帶有較強的主觀性。第二章公文概述第一節公文特點與功能一、公文的特點公文是國家機構及其他社會組織在公務活動中為行使職權、實施管理而制作的具有法定效用和規范體式的文件。公文具備的以下特點:1.由法定作者制作。公文的法定作者是指依法成立并能以自己名義行使職權和承擔義務的國家機構與其他社會組織（以下統稱為機關）。2.具有法定的現實執行效用。公文的信息對受文單位有強制性的影響。如在規定的時間、范圍之內,強制執行、強制閱讀、強制復文。3.具有規范的體式。國家有關機構以法規、標準等形式對公文的文體、結構及格式都做了統一的規范,為了維護公文的權威性、準確性,公文的制發者必須遵循這些規范。4.履行法定的程序。公文有執行效用,為了保證有效性,國家有關機構規定了各種公文的生成程序,公文的制發者必須履行這些程序。二、公文的功能公文能夠穿越時間與空間的限制,有效地傳遞公務活動所需要的信息,是機關在公務活動中行使職權的重要工具。公文的這一功能,表現在以下6個方面:1.公文是黨和國家領導機關用于發布各項方針政策、指令的基本工具,在公務活動中發揮領導、指導作用,是加強集中領導、維護政令統一、保證工作步伐整齊一致的有效形式。2.公文是下級機關請示、匯報工作,反映情況,使下情上達,溝通縱向聯系的基本手段,有利于上級機關對發生的問題進行及時處理,同時為領導機關決策提供依據。3.公文是發布行政法規的基本形式,對國家行政管理與維護社會主義精神文明、物質文明建設起著規范作用,使國家的管理活動有法可依,有章可循。4.公文是各機關之間交流信息、商洽事務、協調配合工作,進行橫向聯系的紐帶。它比其他信息溝通形式具有更強的準確性、權威性,因而比其他信息記錄更具有權威性。5.公文是宣傳教育干部、群眾的好教材。它有較強的理論性、政策性,在各項工作中起著闡述道理,提高覺悟及認識水平的作用。6.公文是社會活動的真實記錄,記載了公務活動的狀態、過程,證明作者的合法身份,有重要的憑證作用。公文的特點與功能,是它區別于其他信息記錄形式的明顯特征。第二節公文的種類一、公文的分類依據不同的標準,公文通?？煞譃?1.通用公文與專用公文。根據形成和作用的公務活動領域(即通常所說的按公文形成和使用范圍)劃分,通用公文是各類各級機關、團體、企事業單位都使用的文件,如請示、報告、函等,專用公文是在一定專業機關、部門和業務范圍專門使用的文件,如外交文件、司法文件、會議文件、軍事文件等。2.對外公開文件、限國內公開文件、內部使用文件、秘密文件、機密文件、絕密文件。這是根據文件內容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開文件,內容不涉及國家秘密,可以直接對國內外公開發布。限國內公開文件,內容雖不涉及國家秘密,但其內容不宜或不必向國外公布。內部使用文件,內容不涉及國家秘密,但不宜對社會公開,只有在本系統或本機關內部使用。秘密文件,其內容含有一般的國家秘密,泄露會使國家安全、利益遭受損害。機密文件,是指含有重要的國家秘密,一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害。絕密文件,是指內容含最重要的國家秘密,泄露會使國家的安全、利益遭受特別嚴重的損害。3.上行文、平行文、下行文;公文制發機關根據行文方向而劃分的。上行文,指向有隸屬關系的上級領導、指導機關報送的公文;平行文,是指向同一組織系統的同級機關或非同一組織系統的任何機關發送的公文;下行文,向所屬被領導、指導的下級機關發送的公文。4.規范性文件、領導指導性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件。是根據內容的性質所劃分的。規范性文件指強制性推行的,用以規定行為規范的法規、規章等;領導指導性文件是指領導機關制發的用于頒布方針政策、法規規章,指導、布置工作,闡明領導指導原則的文件;公布性文件是指直接向國內外公開發布的文件;陳述呈請性文件指用于匯報工作,陳述情況,提出建議,請求指示或請求批準的文件;商洽性文件是指探討、協商一般事項的文件:證明性文件是指對某組織或個人的使用、身份、經歷或某事件提供證據和對有關各方面權力、義務、責任作出規定的文件。5.平件、急件、特急件。是依據對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時間要求,按常規處理的文件。急件是指因為內容重要、緊急而需要優先傳遞處理的文件。特急件是指內容非常重要并特別緊急,需立即優先迅速傳遞處理的文件。6.收文、發文。機關內部根據文件來源劃分的。收文指本機關收到的來自外部的文件。發文是指本機關制作發往外部的文件,本機關制成只供內部使用的也稱發文。二、通用公文的文種文種,也叫做公文名稱,是用來表明公文的性質、適用范圍、作者職能權限及制發公文目的要求的。在公文中正確標明文種,不但為公文撰寫、處理提供便利,而且有利于維護公文的權威性及有效性。(一)行政機關的公文行政機關的公文,是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。行政機關的公文種類主要有:1.命令適用于依照有關法律公布行政法規和規章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。2.決定適用于對重要事項或重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。3.公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。4.通告適用于公布有關方面應當遵守或者周知的事項。5.通知適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。6.通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。7.議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。8.報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。9.請示適用于向上級機關請求指示、批準。10.批復適用于答復下級機關請示事項。11.意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12.函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。13.會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。(二)黨的機關公文黨的機關公文,是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書,是傳達黨的路線、方針、政策,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告和交流情況的工具。黨的機關公文種類主要有:1.決議用于經會議討論通過的重要決策事項。2.決定用于對重要事項做出決策和安排。3.指示用于對下級機關布置工作,提出開展工作的原則和要求。4.意見用于對重要問題提出見解和處理辦法。5.通知用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。6.通報用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、溝通重要情況。7.公報用于公開發布重要決定或者重大事件。8.報告用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問。9.請示用于向上級機關請求指示、批準。10.批復;用于答復下級機關的請示。11.條例用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度。12.規定用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。13.函用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題,向無隸屬關系的有關主管部門請求批準。14.會議紀要用于記載會議主要精神和議定事項。第三節公文文體與結構一、公文的文體文體即文章的體裁。公文的文體是以敘述、說明、議論三種表達方式兼用的特殊應用文體。因此,公文首先必須具有應用文的屬性:直接應用性、全面真實性、結構格式的規范性。能對解決某一現實事務具有明顯的直接應用價值，公文要求反映具體事務時必須全面真實,不允許虛構夸張。其次,公文要求使用現代書面語言,不得采用古文形式表達。由于行文目的的不同,敘述、說明、議論在不同的文種中使用各有側重。二、公文的結構公文的結構指公文的組織構造,具有規范性。國家有關機構對公文的基本構成作了規范性要求,基本組成部分為一切公文所必備,其他組成部分可視具體情況決定取舍。公文的基本組成部分有:標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。公文的其他組成部分有:文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發說明等。標題。一件公文用以與其他公文相區別的名稱,其主要作用是:概括揭示為受文者關注的幾方面內容;為查找利用與管理公文提供一個檢索標識。正文。公文的主體部分。用于系統表達使受文者對特定事物獲得明確認識所需要的信息。作者。制發公文并對其負全責的機關的全稱或規范簡稱。其作用是表明公文的責任者和法定權威性,間接表明公文的空間效力范圍(即對哪一家特定地區或單位有法定效用)。日期。公文形成的具體時間,通常以領導者簽發的時間為準,聯合行文以最后簽發機關領導人的簽發日期為準,特殊情況下以會議通過的時間、印發時間、批準時間作為公文形成的時間,除在正文中明確規定生效執行日期的公文之外,公文的形成日期即公文時間效力范圍的起點,因此,日期也具有表明公文有效性的作用。印章或簽署。印章實際上是指作為機關權力象征的印信在公文上留下的印記;簽署則是指簽發公文的領導人親筆在正式發出的公文上所簽署的姓名。印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標志。主題詞。用以揭示公文基本內容并經過規范化處理的名詞術語。其作用是與標題等相配合進一步簡要而準確地揭示公文內容;為主題檢索法的運用提供檢索標識,為計算機等現代信息手段處理與管理公文和檔案奠定基礎。文頭。用于強調公文責任歸屬和權威性的標記。一般由作者全稱或規范簡稱后加“文件”二字構成。其作用是強調公文責任歸屬者,喚起受文者對公文權威性的警覺,表明此件是鄭重的正式公文,向受文者提示內容的重要性;表明文件性質或發送范圍,通常以不同字體字號、顏色、全稱或簡稱等形式表示這些方面的區別。發文字號。由作者對其所制發的公文依次編排的順序代碼。其作用在于為檢索和引用文件提供專指性較強的代號;為統計和管理公文提供依據。簽發人。代表機關核準并簽發發文稿的領導人的姓名。在上行文中必須有此項目。其作用是表明公文的具體責任者,督導各級領導者認真嚴肅地履行職責,強化公文質量。保密等級。公文涉密程度標志。其作用是表明公文涉及秘密的程度與保密要求,喚起受文者警覺,提示其注意分別采取不同措施,確保秘密公文的安全。緊急程度。表明公文送達和辦理時間要求的標志。其作用是維護公文時效,避免延誤。主送機關。對所收受公文負實際辦理、答復責任的機關的全稱、規范簡稱或統稱。其作用是概括表明公文效力所及的空間范圍和機構、人員范圍。附件及其標記。附件指附屬守公文正件的其他材料。如無專門說明,其效用與主件相同。在公文正件上要作出附件標記,即注明附件標題、件數、份數等。抄送機關。對所收受公文一般毋需承擔直接辦理、答復責任,而只需了解公文內容的機關的全稱、規范簡稱或統稱。其作用是與有關方面溝通情況,以便于取得了解、理解、支持和配合。注釋。對正文中有關名詞術語及有關事項的注解、說明。印發說明。對公文印制發出情況的介紹。第四節公文的格式與稿本一、公文的格式1.公文格式規范化的含義及作用公文的格式,指公文的數據構成與對各數據項目的編制。公文格式具有相對穩定性和規范性的特點。公文格式規范化,就是將公文按照一定的目的、用途、要求以及規定的文字表述方法統一設計文件,使公文實現標準化,公文格式化的作用體現在以下兩個方面:一是有利于信息傳遞和文件管理;二是有利于提高機關工作效率和質量,要提高機關工作效率和工作質量,就要搞辦公自動化,采用現代化計算機技術和自動化辦公設備,摘辦公自動化,首要解決的問題是要有相應的標準,只有標準化,才能加速信息交流,實現信息資源共享,提高工作效率,從而提高經濟效益和社會效益。所有公文必須具備指定的基本數據項目:發文機關、標題、正文、印章或簽署、成文日期。除此,還具有可供選擇使用的數據項目,選擇項目可根據需要決定取舍;第二,對公文各數據項目的編排必須遵循國家的有關規定;第三,在確保公文結構完整的同時,相同文種的公文,其數據構成應保持大體一致。(1)文頭。在印刷本上,文頭位于公文首頁上端,約占圖文區面積的1/3,以大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅色,但也可根據需要用其他顏色)印制,居中排一行。聯合行文的公文,一個作者占一行,主辦單位排列在前。(2)發文機關。用于表明公文的責任者,展示公文的法定權威性。標識發文機關有兩種形式:一是由發文機關的全稱規范化簡稱加“文件”二字構成。這種形式又稱版頭、文頭,采用大號黑變體字或初號宋體字在公文首頁上端套紅標識。一是于公文落款處標明發文機關的全稱或規范化簡稱,以領導人名義制發的公文,須標明領導人職務。這種形式又稱署名。幾個機關聯合行文時,應將主辦機關排列在前。(3)標題。指標明某一公文主要內容的概括性名稱。一般由發文機關名稱、事由與文種三部分構成。標題用于揭示公文主要內容與行文目的,便于對公文的閱讀與處理。因此,要求準確、簡明。標題中除法規、規章的名稱加注書名號外,一般不用標點符號。引用被轉發公文的標題時,如果該公文不是法規、規章,也不應加書名號。公文標題的位置在紅色反線下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行屆中排布，要做到詞義完整,排列對稱,間距恰當。(4)正文，用于闡述公文內容,表達發文意圖,使受文者對公文所表達的信息獲得具體、明確認識。正文,是公文的主體部分,一般要求“一文一事”,一般在主送機關以下,成文日期之上。正文常用3號仿宋體印制。(5)印章或簽署。印章,指作為機關權力象征的圖章。簽署,指簽發公文的領導人在公文正本的落款處簽注姓名(或代以簽名章)。在公文上蓋印或簽署,用以證實公文,除會議紀要外,均需加蓋印章。聯合上報的非法規性公文，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文,聯合發文機關均應加蓋印章。蓋印,應端正、清晰,做到上不壓正文,下要騎年蓋月。簽署位于正本的末頁,先排出機關名稱、簽署者職務,后空兩格后請領導者簽注姓名。(6)成文日期。指形成公文的確切日期。用于表明公文開始發揮效用的時間。確定成文日期以領導人簽發的日期為準;聯合行文,以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。標注成文日期要求用漢字寫全具體的年、月、日。2.公文制發者根據文種、行文目的、閱讀對象以及版面編排的需要而特別填制的項目(1)發文字號。由機關代字、發文年號、發文順序號組成。成文年號位于中間,以六角括號括入。發文字號,又稱發文編號,用于為檢索和引用公文提供指性代號。如國務院2005年第一件發文即標作:“國發〔2005〕1號”。聯合行文時,只標注主辦單位的發文字號。在印制本上,發文字號位于公文首頁文頭以下,居中;如有簽發人時,應居左,兩者排一行。常采用3號或4號仿宋體印刷。發文字號下應居中印一條細實線。(2)簽發人。指示發文字號右側標注簽發公文的領導人姓名,用于上行文。其作用在于表明機關發文的具體責任者,督導各級領導者認真履行職責,提高公文質量,并為直接聯系與查詢有關事宜提供方便。常用與發文字號相同的字體字號印制。(3)主送機關。即收受公文并對公文負主辦或答復責任的機關全稱、規范化簡稱或統稱。于標題之下靠左頂格標注,結尾用冒號。其作用在于表明公文的空間效力范圍,明確對公文負法定辦理或答復責任的機關。如主送機關不是一個時,應按其性質、級別的輕重高低以及有關規定或慣例依次排列,同性質或同級的機關名稱之間用頓號,不同性質或不同級別的機關之間用逗號。常用3號或4號仿宋體字印刷。(4)附件。指在正文左下方作出的附件標注,用以注明附件的序號、標題,適用于具有附件的公文。在正文下空1行左空2個字的位置標出“附：”字樣,再分別標出附件序號(只有一件時不標)、標題、份數,每件一行,字體字號與正文相同。(5)附注。指對公文中某些內容或有關事項的注解與說明,其作用在于簡化公文正義,便于閱讀與理解。標注于主題詞上方。(6)主題詞。是用于揭示公文主要內容并經規范化處理的詞與詞組,用于為按主題檢索公文提供檢索標識,為以現代信息處理手段處理和管理公文奠定基礎。上報的公文,應當按照上級機關的要求標注主題詞。主題詞的個數一般不受限制,但不宜多(最多不超過五個),其前后排列順序也不受限制。位于公文末頁附注之下,排一行,頂格標注“主題詞”字樣,空一格填主題詞,詞間空一格,不加標點。常與正文字號相同,但用黑體字印刷。(7)抄送機關。指收受公文需了解公文內容而不需承擔主辦或答復責任的機關全稱、規范化簡稱或統稱,標注抄送機關的目的在于明確公文的發送范圍,使有關機關了解公文的內容,以便在必要時給予配合。位于主題詞以下,所占區域用兩條與圖文區寬度相等長度的平行細線作為界線,形成“抄送欄”。左空1個字的位置,標出“抄送:”字樣,如有抄報,則先標出“抄報:”,在下一行的同等位置再標“抄送:”。然后,按機關性質、級別和有關規定或慣例依次排列抄報或抄送機關名稱,中間用頓號或逗號隔開。如果抄送機關一行寫不下,另起一行時應與第一行的抄送機關平行，抄送機關用與正文相同的字體字號的文字印刷。(8)印發說明。又稱版記,用于標識公文印發部門名稱,印發日期與印發數量等。其目的在于明確公文印制質量、時間的責任歸屬并便于受文者與公文印發部門直接聯系。位于抄送欄以下公文末頁最下端,在圖文區與下自邊(地腳)交界處劃一條與抄送欄細實線等長并平行的細實線,形成“印發說明欄”。在欄中左邊標注承印這份公文的部門,一般是“……(印發機關名稱)辦公廳(室)”,右邊標注“某年某月某日印發”,用與正文相同的字體字號的文字印刷,印發日期一般寫送往印刷廠(文印室)的日期。在印發說明欄底線下的右側,用小于正文字號的5號或小5號仿宋體印上“共印XX份”。(9)份號。指對依據同一文稿印制的若干份分文順次編制的順序代碼。適用于機密、絕密公文。 (10)保密等級。即表明公文保密等級的標號。于公文上方分別用漢字標明“絕密”、“機密”、“秘密”,必要時還應注明保密期限(如“機密食5年”)。公文如需標識密級,頂格標識在版心(文頭)左上角(《公文格式》規定標識在右上角,而右上角要用于蓋收文章和立卷時寫頁碼號,因此下行文、平行文此處不宜再標識密級等)份號之下一行位置,兩字之間空1字。用于表明公文內容涉及國家秘密的程度與區別于平件的處理要求,以確保秘密公文的安全。(11)緊急程度。即表明對公文送達和辦理時限要求的標識符號。適用于“特急”、“急”公文。在印制本上,緊急程度位于保密等級的下一行,字體字號與保密等級相同。(12)注釋。指對標題的注解或說明,用于注明法規、規章或其他經會議討論通過公文產生的法定程序與時間。一般用圓括號標注于標題上方。常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。3.數據項目的編制公文用紙幅面尺寸與區域劃分。公文用紙幅面尺寸一般采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米),左側裝訂,張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。公文用紙劃分為圖文區與白邊區。文字符號的書寫與排版。公文的文字符號從左至右橫寫橫排。少數民族文字按其習慣、排版。在民族自治地方,可并用漢字和通用的少數民族文字。主要數據編排的次序為:發文機關、份號、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明(標記)、署名、印章(簽署)、成文日期、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間。二、公文的稿本在公文形成過程中,將有各種文稿、文本產生,它們在內容、外觀形式以及效用方面均有很大區別。1.草稿。公文的原始文稿,包括有討論稿、送審稿、征求意見稿、草稿、修改稿等多種形式、是草擬成文的未定稿均供討論、征求意見和修改審核使用,不具備正式公文的效用。草稿的外觀特點是沒有生效標志(如簽發、用印等);文面上常見“討論稿”、“征求意見稿”、“送審稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本標記。標記大都位于標題下方或右側加括號。2.定稿。又稱原稿,是已經履行法定生效程序的最后完成稿,即業經機關領導人審核并簽發,正式會議討論通過或經上級機關審核批準的文稿。具備正式公文的法定效用,是制作公文正本的標準依據。3.正本。根據定稿印制是供受文者使用的具有法定效用的正式文本,格式規范并具備各種生效標志。4.副本。再現正本內容及全部或部分外形特征的公文復制本或正本的復份。備存查,知照使用。與正本在內容上并無區別,只是作用不同。5.試行本。法規文件正本的一種特殊形式,在試驗推行期間具有法定效用。試行本主要適用于發文機關認為公文內容待一段時間的實踐檢驗后可能將予修訂的情況下。試行本的外形特征主要是在公文標題中加注稿本標記,一般是在文種后用括號注明“試行”字樣。6.暫行本。法規文件正本的一種特殊形式,在暫行實行期間具有法定效用。這類公文在標題的文種前有—“暫行”兩字,如《×市鼓勵外商在××工業開發區投資若干政策暫行規定》。7.修訂本。對已經發布生效的文件,在實行一定時期以后進行修改訂正再行發布時使用的文本。修訂本具有法定效用。修訂本的外形特征除與其他正本相同之外,需要作出稿本標記,可在標題結尾處標作“(修訂本)”,也可在標題下做題注,在圓括號內注明“某年某月修訂”。8.不同文字稿本。同一公文在形成過程中,需要兩種或兩種以上文字撰制時,不同文字所形成的內容相同的文稿或文本在效用上相同。第三章公文寫作要則第一節公文寫作基本要求公文是一種特殊的文章,寫作過程中除要遵循文章寫作通則外,還必須遵循一些特殊要求。一、符合黨和國家的路線、方針政策和法律、法規以及有關規定,具有合法性(1)公文的內容必須符合黨的基本路線和國家的憲法與法律,因為,它們是我們制定的一切宏觀與微觀決策的總依據和指導綱領。(2)要符合本系統、本機關主管業務方面的方針政策和有關法規、規章。因為它們是制定本機關一切決策的直接依據,如果在公文中提出新的政策,應當加以說明。由于公文內容還要受其他多方面方針政策、法規、規章的指導與制約,所以還要加強橫向聯系,了解同層次有關系統、機關的重要決策并與之保持一致,以便在工作中相互協調與配合,避免相抵觸。二、實事求是、講究實效公文的制發必須符合客觀實際,遵循客觀規律,切合實際需要,講求實效。(1)公文寫作有明確的目的性與針對性,從實際出發,反對形式主義與文牘主義。(2)公文的內容務求符合實際,反映客觀事物的本來面貌,提出切實可行的工作原則、方法,使公文具有真實性與可行性。(3)公文寫作必須及時迅速,以盡快地實現公文的效用。三、主題明確、結構完整、格式規范主題是作者通過公文表達的意圖與主張,公文要求集中、鮮明、直接地表述主題。要一文一事,中心明確,令人一目了然。應圍繞主題,合理安排正文結構,做到層次清晰,條理分明,緊湊有序,過渡自然。應當具備的組成部分一定要準確齊備,格式務必莊重規范,符合國家統一規定。四、用語莊重嚴謹、簡明通順、平實得體公文的語言表述,必須符合公文的性質、適用范圍與行文目的以及作者的職權地位。要求:(1)莊重嚴謹。莊重,指用語端莊持重,格調嚴肅,用以維護公文的權威性與有效性。嚴謹,指用語周密確切,無虛假錯漏,語意明確,不出歧義,是非界限清楚,褒貶得當,符合實際,用以維護公文的準確性。(2)簡明通順。簡明,指用詞精煉不繁,以簡潔、明確的文字表述出豐富的內容,做到“言簡意賅”。簡潔明了地表述發文意圖,以獲得準確、快捷的辦事效果。盡量選用概括性詞語。利用附件壓縮公文正文的篇幅,用圖表簡化文字表述。要字斟句酌,反復修改,使文字簡潔凝練。通順,即文字流利暢達,沒有語病。(3)平實得體。平實指語言平和,樸實自然,通俗易懂,直接、鮮明地表達作者意圖。得體,指公文語言必須符合作者的職權范圍、行文目的與特定的文種表達需要,恰當選擇用語。上行文用語要尊重,使用敬語;平行文,使用謙詞,創造良好的協商、合作氛圍;下行文要用語鄭重、準確,可適當地使用一些命令、告誡性詞語:面向人民大眾的公布性文章,強調通俗明白。第二節行文規則行文規則是控制公文行文對象、方向和方式等方面的有關規定。正如城市的交通管理規則一樣,有效地規范著各種社會組織之間公文的有序運行,確保公文現行執行效用的順利實現。一、遵守行文規則的客觀必要性為確保公文迅速、準確地傳遞,避免行文紊亂,防止公文“旅行”,國家有關部門制定了控制行文數量及行文方向、行文方式的有關規定,這就是行文規則。遵守行文規則的客觀必要性:第一,加強對文件傳遞過程的控制,使文件的行文方向正確,傳遞速度合理,保證文件準確、快捷地到達目的地;第二,使機關之間相互行文有法可依、有規可循,以維護正常的行文秩序,防止行文紊亂;第三,加強對文件數量的控制,精簡公文,簡化手續,以提高機關行政管理的效率。二、行文規則的基本內容(1)根據機關之間的工作關系行文。各機關的組織系統、歸屬、職權范圍,決定機關之間的工作關系,主要有4種類型,即同一組織系統中的上、下級機關間的領導與被領導的隸屬關系;同一專業系統中上級主管業務部門與下級主管業務部門之間的指導與被指導關系;同一組織系統中同級機關之間的平行關系;非同一系統任何機關間的不相隸屬關系。機關之間的工作關系決定公文傳遞方向,處于領導、指導地位的上級機關向被領導、指導的下級機關主送下行文;被領導、指導的下級機關應向上級領導、指導機關主送上行文;具有平行關系或不相隸屬關系的機關之間相互主送平行文。(2)選擇適宜的行文方式,一般不得越級行文。行文方式是指機關之間公文傳遞的形式,分逐級行文、多級行文、越級行文和直接行文等多種。機關對外發文,應考慮需要和可能的條件,選擇適宜的行文方式。逐級行文。為了維護正常的領導關系,有隸屬關系或業務指導關系的機關之間應基本采取逐級行文的方式,按逐級上報或下發文件,即只對直屬上一級機關或下一級機關制發公文,如果需要,再由上一級或下一級機關轉發。多級行文。為加快公文傳遞,在必要時可采取同時向若干層級的上級機關或下級機關制發公文,包括直達基層組織和向人民群眾公布。越級行文。為了維護組織或專業系統中的合理分工和正常的工作秩序,防止工作上的脫節、被動或抵觸,一般情況下避免越級行文。只有在下列情況下才能采用越級行文的方式:一是由于情況特殊緊急,如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失;二是經多次請示直接上級機關和抄送機關,問題長期沒有得到解決;三是上級機關交辦,并指定直接越級上報的具體事項;四是出現需要直接詢問、答復或聯系的具體事項;五是控告、檢舉直接上級等。因特殊情況越級行文時,一般應抄送越過的機關。直接行文。同級或其他不相隸屬的機關之間相互行文時采用。行文不受系統歸屬與級別層次的制約。三、正確選擇主送機關與抄送機關(1)正確選擇主送機關。除普發性公文外,一件公文通常只選擇一個主送機關,防止由于多頭主送而貽誤處理。除領導直接交辦的事項外,一般不應將公文直接報送領導個人。(2)正確選擇抄送機關。屬下列情況的,在向主送機關發文時,應同時抄送:一是對下級機關的重要發文應同時抄報直接上級機關;二是受雙重領導的機關向上級機關請示,應明確主送機關和抄送機關,由主送機關答復;三是上級機關向受雙重領導的下級機關行文,必要時應抄送另一個上級機關;四是公文內容涉及有關機關的職權范圍,需要取得配合時應向其抄送。如屬下列情況,則不得抄送:一是請示在上報同時,不得向下級機關抄送;二是接受抄送的機關不得再向其他機關抄送;三是與公文辦理無關的機關不得抄送。四、堅持“黨政分開”的原則行政機關不得向黨的組織發布指令性公文,也不得以行政機關名義向黨的組織報告工作、請示事項。黨政機關應在各自的系統內制發文件,應盡量減少聯合發文。五、聯合發文時,作者應是“同級機關”同級政府之間、政府各部門之間,上級政府部門與下一級政府之間,政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其部門;政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位可以聯合發文。聯合發文是以兩個或兩個以上的名義行文,聯合行文的機關級別層次必須相同或相近。六、行文前必須對有關問題協商一致為維護政令一致,凡下行公文的內容涉及其他機關的職權范圍時,必須就有關問題協商一致,否則不得以自己的意見各自向下行文。七、嚴格控制公文數量,簡化行文手續機關行文必須注重實效,堅持少而精的原則,可發可不發的堅決不發;必須印發的要控制數量與范圍。簡化行文手續,上下級各業務主管部門應盡量對口行文。經批準在報刊上全文發布的行政法規與規章可不再行文。發文機關應印制少量文本,供存檔備查。第三節公文寫作的語言運用一、公文的語言特點公文語言的主要特點是:莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規范。莊重——指語言端莊,格調鄭重嚴肅。準確——指語言真實確切,無虛假錯漏,褒貶得當,語意明確,符合實際。樸實——指語言平直自然,是非清楚,明白流暢,通俗易懂。精練——指語言簡明扼要,精當不繁,服從行文目的及表現主題的需要,當詳則詳,當略則略。嚴謹——指語言含義確切,文句嚴謹,細致周密,分寸得當,忌模糊含混、語意多歧。規范——指語句不僅合乎語法及邏輯原則,而且要合乎公務活動的特殊規范性要求。在語詞方面,用規范的現代書面語言,不用口語詞、方言詞、土俗語及生造語詞等。公文除了以雙音節詞為主外,還常用一些單音節詞、多音節的公文專用詞和介賓詞組、“的”字結構等。在語句方面,句子含義完整確切,具有較強的獨立性,關鍵句脫離上下文不生歧義;過渡句少;一般都有表達公文主題的主題句;句子帶有較多的限定性修飾詞:泛指性無主句較多;“是……的……”形式的判斷句較多,用以表達作者的見解、態度和解釋。公文的表達特點是議論、說明、敘述三種形式兼用,不同文種有不同的側重。有較強的規范性,對同類對象使用的表達方式、式樣、語句都相對固定;用現代漢語的書面形式作符號系統。在修辭方面,追求準確鮮明,質樸平勻、精練順達,反對含糊曖昧,繁冗堆砌,重內在美;修辭以消極修辭為主,重在選詞煉句,慎用修辭格。二、公文詞語的選擇把握公文詞語特點,根據行文目的及語言環境的需要,選取最貼切的詞語。1.認真辨析詞語的確切含義,使詞語的意義符合客觀實際。漢語詞匯量大,近義詞多,語意既有差別,又有聯系。因此,要使公文用語精當,必須認真辨析詞語,避免造成表意失當或失誤。2.注意分辨詞語的感情色彩,以正確表達作者的觀點立場。公文對事實的敘述要求客觀準確,表明立場主張，要旗幟鮮明,因此要注意分辨詞語的感情色彩,避免貶褒詞義的誤用。3.注意詞語聲音與語調對詞義的影響,以提高表達效果。公文中使用音節勻稱的詞語往往可以加強氣勢,增強莊重嚴肅的色彩,容易上口,便于記憶。漢語中同音字多,通過聽線接受信息(如聽報告、聽電話通知等）,往往會給準確接受信息帶來一定障礙。一些語句的讀法不同,也會給聽者帶來理解方面的差異。遇到這種情況,應更換或補充詞語。4.注意詞語間的正確搭配,遵循語言法則。詞語的搭配表達應合乎事理,合乎邏輯,符合語言習慣。5.注意公文具體使用場合對詞語風格的要求,維護公文的嚴肅性及強制執行性。公文使用于正式、莊重嚴肅的場合,一般不用口語、諺語、歇后語、方言土語,以及帶有調侃、詼諧意味及不夠嚴肅鄭重的詞語。6.注意針對公文具體收受對象的特點選用,以“有的放矢”,便于理解和執行。公文收受對象的理解力以及與作者的關系不同,公文中的詞語也有所不同。7.注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞,以獲得鮮明直接的表達效果。8.注意根據上下文的需要選詞,以維護公文的完整有效性。9.注意詞語的規范性,以提高公文溝通的效果,擴大溝通的范圍。運用漢語書面詞匯中的規范詞語及公文的專用詞、常用詞,不使用不規范詞語及簡稱。三、公文語句的組織1.對公文語句的基本要求第一,含義明確、清晰、完整,便于準確理解,無歧義。第二,句子搭配得當。第三,句子成分完整。第四,語序安排妥當。第五,合乎事理。第六,句式合理并力爭有最佳表達效果。2.語序的安排要尊重語序的習慣性,注意事理的邏輯次序,以及語序的強制性及選擇性。在公文中安排語序,常做如下處理:第一,當要表達一組并列概念之間輕重、主次、強弱、大小、高低、多少之分時,應依次順排或倒排;無這種分別時則按一定標準(如空間分布)分門別類排列。第二,當一組概念表現由若干連續的動作、行為構成活動過程時,一般應按時間順序排列。第三,當以一組概念表現一個認識過程時,一般按由淺入深、由此及彼、由表及里的次序排列。第四,當以一個語句反映因果關系時,一般按先因后果次序排列,只有特別申明或突出表現原因時,才先講結果再講原因。第五,當將語句中的一些成分提前或后置不違反語法規則,不改變語意,但有利于提高表達效果時,應以此為修辭手段。如定語、狀語、謂語的提前。第六,當由于語句中的幾個成分相互關系不明而出現歧義時,可通過改變語序消除歧義。3.句式的選舉在公文寫作中以下幾組句式的選擇與調整具有一定的規律性。第一,主謂句與非主謂句。公文要求高度準確,因此多用主謂句。非主謂句中多用無主語句,由于公文有定向表述的特點,一些意愿(禁止,希望等)的發現者和情況問題的發現者不言自明,一旦由其作主語,可以省去。公文中的祈使句以無主語句為主。第二,主動句與被動句。在公文中兼而有之,如果強調動作、作為的發生者,用主動句:反之,采用被動句。主動句中,常以“將”字換“把”字,使語言更莊重、正規。第三,長句與短句。公文中闡發道理,說明事物性質、狀態、敘述復雜或精細的事物,用長句;表示命令、要求和希望,用短句。第四,完全句與省略句。在公文中完全句是主要的,有時在為使語言簡潔而又不會對語義造成傷害的情況下使用省略句。第五,緊密句與舒緩句。緊密句簡潔有力,有助于突出句中的某一個重點:舒緩句感染力強,有助于表明幾層意思,突出幾部分重點。公文中緊密句多,舒緩句主要用于會議文件。第六,單句與復句。公文中多用單句,便于理解執行;一旦被表述的事理過于復雜,也用復句。四、公文中若干事物和概念的特殊表達要求1.時間的表述第一,除了不必或不允許(如保密的需要)精確表達之外,必須確切地表達時間,要完整地標明年、月、日,特殊時需要標出時、分。第二,避免使用“今年”“明天”“本月”、“即日”等需借助其他時間概念才能準確理解的時間代詞。第三,禁止使用“上月以前”、“去年之后”等一類不易劃定界線的詞語。第四,年份一律使用全稱,如1985年不得寫成85年,如需有關歷史年號時,先寫公歷年份,再寫歷史年號置于括號內。2.空間的表達第一,表示地方的專用名詞中,城市、地區、縣、鄉等名稱第一次出現在文中時,如屬于國外的應冠以國別,屬于國內的應冠以所屬省、自治區、直轄市的名稱。第二,所有國名、地名均應使用國家公布的標準名稱(包括標準譯名),一般不使用別稱,國內地名不用簡稱。第三,除出于特殊需要(如保密等)或表達對象在文中無重要和必要意義時之外,公文中的空間概念大都需精確表達。第四,慎重使用表示處所的代詞(這里,那里等)以防止誤解或費解。3.職務、姓名的表達第一,各種職務、姓名應用全稱。第二,當一個人物擔當多種職務時,只列出與文件內容有關的。第三,列出一個人物的兩個或兩個以上職務時，國內的應按先黨內、后黨外,由大到小排序,國外的應尊重對方習慣或雙方的需要。第四,國外人士的姓名、職務應以新華社公布的標準譯名為準,如無標準譯名應注意在所有有關文件中使用同一譯名,譯名之后一般應用圓括號注明其外文名稱。第五,若干人物的姓名需同時并列出現在文件中時,應按一定標準排序。如職務高低、姓氏筆畫、姓氏字母的規定順序、與事情相關的程度、歸屬(屬何國、何單位)等均可構成排序的標準。4.數量的表達第一,除在特殊情況下(如無必要或不具備條件)使用約數、概數外,公文中的數目概念應用確數(0至無窮數的基數、整數前加“第”字的序數,以數學用語“幾分之幾”和“百分之幾”表示的分數、整數后加“倍”字的倍數)表示。第二,表示增加時用倍數或分數,表示減少時則只用分數而不用倍數。如:可以說“增加了二倍”而不能說“減少了二倍”。第三,在“增加、提高、上升、擴大”或“減少、降低、縮小”等詞語后面有“到、至、為”等字樣的句式,與后面帶“了”或不帶“了”字的句式相比,其語義差別很大,在使用時務必不要錯用。第四,若需用“以上”“以下”等詞表示數字分界時,為使界限的劃分清晰準確,應以各種方式注明本數是否包含在內。第五,注意數詞“兩”的使用?！皟伞辈荒茏餍驍翟~,也不能用以表達沒有零頭的多位數(如,不將“十二”說成“十兩”,而有零頭的“二萬五千里長征”卻可改稱“兩萬五千里長征”)。第六,名量詞中的度量衡單位必須使用國家法定計量單位和國家公布的中文名稱。如文中必須出現歷史上使用的、外國使用的或地方性的單位(如石、斗、英寸、磅、普特等)時應折算成國家法定計量單位并加以說明。第七,使用復合量詞(如人次、秒立方米等)時,如詞語是不常使用的,應加注簡要的說明。第八，表示數量時一般應使用阿拉伯數字,特殊情況下用漢字。同一文件中同類數量的表示方法應前后一致。5.范圍的表達在現代漢語中,表達范圍是通過詞語實現的。表示全部或部分的詞語,分別為一些副詞、數量詞以及名量詞的重疊形式。如“所有、一切、全部、凡、凡是、每一個、任何一個、總共、完全、統統、人人、個個”等就可用于表示全部。而“有些、若干、有的、一些、部分、大部分、絕大部分、小部分、少數、多數、大多數、絕大多數、幾乎全部、一半、接近半數、百分之幾”等則用于表示部分。在使用上述詞語時應注意:第一,當事物是被全面肯定或全面否定時,才能用表示全部的詞語,稍有保留或無法最終確定時只能用表示部分的詞語。第二,公文中表示部分時,常要求精確,此時應使用詞義精確的詞語,如百分比等。第三,不能在一個語句中同時出現表示全部或部分的詞語。第四,前后句子中出現的表示范圍的詞語不能自相矛盾。6.程度的表達表示程度的成分往往構成公文中的關鍵性部分,表達不當就會造成失實、失誤。公文中表達程度的關鍵是選用各種副詞、代詞等詞語?！昂?、極、太、最、更、更加、極其、非常、尤其、十分、過于、越發、特別、略微、稍微、比較、頗、多、多么、何等、大致”等副詞,“這么、怎么、這樣、如何、如此”等代詞都可以表示程度,可在被說明對象的前、后和中間起各種修飾、限制、補充的作用,以表示這些對象所達到或所應達到的水平、限度。選用這些詞語時應注意與客觀狀況、客觀需要符合,切不可避輕就重,也不可避重就輕,務求恰到好處。在公文中常需對肯定或否定的程度加以表述,要注意把握分寸。作這種表達時,大都是直言式的,不含糊其辭,不繞圈子,不搞旁敲側擊。當然這并不排除在特殊場合(如在平行文、上行文中商洽、探詢有關問題時)對自己方面的意見以委婉一些的提法說出,注意留一定的余地。7.語氣、情態的表達第一,陳述語氣。公文中的基本語氣是平直而堅定不移的陳述語氣,以有效地敘事說理。在特殊需要的情況下還以換詞或變更句式等形式加重或緩和這種語氣,以示強調或委婉。用雙重否定句表示肯定就有助于加重語氣。在語句中加一些副詞可使陳述句語氣和緩,可用來表示委婉或推測。第二,祈使語氣。公文中常表達一些主張,要求對方做某些事情或制止、禁絕做某些事,用祈使語氣。其中表示命令、訓誡的,語氣強烈;表示主張的語氣稍緩,有勸慰、商洽、盼望的區別。公文中的祈使常用“請”、“希望”、“要求”、“必須”等詞語,“凡……都要”、“所有……都必須”等句式表示。第三,疑問語氣。公文中有時需要提出一些疑問請對方回答、征詢意見和反映,有時還自問自答,用疑問語氣。第四,感嘆語氣,常用于表示強烈態度、立場或需要表現較強感染力的地方。第四節公文的寫作程序一、公文寫作前的準備1.明確行文目的要求機關制發公文,每件都有特定的目的與要求,行文目的與要求是確定公文主題、收集材料、選擇文種的重要依據,一般由機關領導核心確定,而后向撰文者授意,撰文者據此進行寫作。2.確定主題公文的主題即公文的中心思想,是作者說明事物、匯報工作、闡明政策所表述的基本觀點與主張。呈請事項、布置工作、發布通知時,公文的主題應有領導人決定;調查報告一類的主題,則是在調查研究的過程中提煉與明確的。3.選擇文種選擇文種的依據是:第一,遵循國家關于公文處理法規中有關文種的規定,從中選擇適宜的文種。第二,依據作者與受文者之間的工作關系選用相應的文種。第三,依據制發機關的職責地位選用恰當的文種。第四，依據行文方式選擇文種。4.調查研究收集材料材料是公文寫作的基礎,在明確行文目的、選好文種之后,就應進行調查研究占有材料。調查研究可以綜合運用會議調查、訪問調查、統計調查、文獻調查等方式。5.選擇表達方式公文一般兼用敘述、說明、議論三種表達方式,由于文種不同,表達方式在寫作前,應依據公文性質及行文目的確定表達方式。二、撰擬文稿1.安排結構第一,確定公文的組成。公文組成必須完整,除了必須具備的基本組成部分外要依據特殊需要選取其他組成部分。第二,確定正文的表述次序。合理安排表述次序,使公文內容緊湊有序,綱目銜接緊密。不同文種,其排列形式不盡相同。陳述性公文要依據工作活動的發展變化外，規范性公文用章節條款的形式安裝。第三,安排層次、段落間的銜接與轉換。為使公文的段落之間相互連接,前后結構嚴密,常用承轉詞,如“據此”,“綜上所述”等。第四,寫好開頭與結尾。公文開頭通常采取:交代制發公文的根據、目的;概況,交代公文制發背景;以簡要文字揭示全文主題;闡述基本觀點:直接點明結論、批轉或轉發的態度;表示祝賀、謝意等。結尾通常形式;使用公文結尾詞,強調行文目的;概括、深化主題,幫助理解述具體要求;發出號召提出希望要求;說明公文生效、施行時間。2.擬寫提綱提綱內容包括:公文標題、開頭、正文的表述層次與各層次中的論點、論據、結尾方式等。3.書寫文稿文稿應寫在有規范格式并質地較好的發文稿紙上,文字、圖形及一切符號書寫。使用碳素墨水、藍黑墨水、墨汁等。公文中的人名、地名、時間、數字、引文必須準確、具體。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。必須使用國家法定計量單位。結構層次序數：第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。用詞用字應準確、規范。文內使用簡稱時,一般應當先用全稱,再注明簡稱。公文中的數字應當使用阿拉伯數碼，應正確標明標點符號。三、審核修改文稿擬好后，應認真、嚴肅地反復審核與修改。審核修改的順序是，首先由撰寫者反復推敲修改；對于重要的文稿要組織討論，最后提交主管的領導人和綜合辦公部門核稿。第四章常用公文的寫作要點第一節規范性公文的撰寫一、規范性公文的含義和特點1.規范性公文的含義規范性公文是黨政機關、社會團體、企事業單位在公務活動中所形成的具有法定效力和規范體系的公文,是為管理和開展各項行政工作而制訂,帶有規章制度性,它為行政工作提供了標準和范式。2.規范性公文的特點與其他類型公文相比,規范性公文有如下特點:(1)公文內容的強制性。規范性公文內容是作者單方面意志的表示,其規范作用的成立與實現不以對方是否同意為前提,具有極強的約束力。(2)公文所針對的問題的普遍性。規范性公文所針對的問題是反復多次適用的,涉及多數的而非特定人的一般的普遍性的問題。(3)公文生效程序的嚴格性。規范性公文在審批和正式公布程序方面非常嚴格,審批過程的參加人數多、次數多。大多以會議的形式正式確認,公布也需在一定范圍內正式公布。(4)公文語言運用的規范性。規范性的語言運用講究高度準確、概括、簡潔、通俗、規范。(5)公文效用的獨立性。規范性公文在效用方面均實行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原則,即公文效力所及只針對正式成文(生效)之后發生的有關事物;新公文形成之后,與其規定不一致的“舊公文”即行廢止,以新公文為準。二、規范性公文的結構和基本寫作要求1.規范性公文的結構規范性公文,如章程、條例、規定、規則等,在結構方式上,幾乎都是條款式結構,這是規范性公文所具有的突出的嚴密性在結構方式上的體現。具體說,規范性公文的結構有以下幾點:(1)規范性公文從總體結構上看,一般包括標題、發布或通過批準日期、內容的章節、正文幾個部分。規范性公文的標題一般由事由(問題)和文種兩部分組成,發布或通過批準的日期,公文經權威性機構或組織審議通過或批準生效的時間。一般標注在文件的標題之下,并用括號括起。(2)規范性公文的正文結構一般包括:制發公文的目的、依據、范圍、有關定義、主管部門、具體規范、獎懲辦法、實施日期、實施程序、有關說明等。第一,制定目的。指制發文件者的動機及所要實現的結果。制定目的是規范性公文的核心內容與指導性綱領，是對文件主題的明確揭示,文件中的其他一切內容均不得與其相悖或有所超越。制定目的大都以精確、概括的語句表達,并置于文件正文的起首。常以介詞“為”“為了”,等領敘。第二,制定依據。指制發文件的前提條件與根據。在文中表明制定依據有助于明確文件的客觀針對性,提高文件的權威性,因而它也是大多數規范性公文不可缺少的內容。制定依據常以介詞“根據”“遵照”“依據”等領敘。構成依據的是有關上級法律、法令、法規、規章和“規章制度”、上級的其他文件,以及有關客觀情況、事實等。第三,適用范圍。即對文件有效適用對象范圍的規定,表明文件對何種人及事物具備有效的約束力。除這一范圍是不言自明的情況之外,都應在文件中明確表達,否則將會在具體執行過程中無法準確界定文件的效力范圍,無法準確界定“違法”“不違法”。第四,有關定義。指對文件中根據實際需要而創設或使用的有關名詞術語含義的規定。其作用是使表達更嚴謹有效,防止歧義和爭執,澄清事物、概念的界限,以利于執行。這里對名詞術語含義的規定在同一文件中完全適用,即文中所有同一詞語均只含有同一含義,只作同一種解釋;文中所有同一內容只用這一詞語表達。第五,主管部門。即對文件的執行或監督執行負有直接和主要責任的機構或組織。指明主管部門有利于文件的執行落實。第六,具體規范。即文件的主體內容,明確規定支持、保持、發展什么,限制、禁止和取締什么,規定機關團體和其他社會組織與有關人員的作為和不作為。第七,獎懲辦法。即有關獎勵與懲罰的具體方式、程序、措施的規定,必要時還包括對申訴程序和機構作出的規定。第八,施行日期。即對文件正式實施時間的規定。規范性公文大都不能在制發機關履行批準手續后即生效執行。為此,需在文中專門規定施行日期。這方面的規定大致有如下幾種:自文件公布之日起施行;另行規定其他時間施行;規定以另一規范性公文的施行時間為施行日期;規定本文施行日期另由其他規范性公文確定。第九,施行程序與方式。即施行(公布)過程、施行(公布)責任歸屬、制定具體實施辦法(細則)的權利責任歸屬、根據與原則、步驟方法的規定,以及實施中對文件內容作出權威性解釋的解釋權專屬者的規定等。第十,有關說明。主要指對該文件與其他文件的關系的規定,對附件效用、數量的規定,以及不同文字文本效用(包括產生爭議時以何種文本為準)的規定等。在規定與其他文件關系時,應明確與其有關的其他文件同時有效、廢止,還是部分廢止。在寫作實踐中,上述內容多以條文形式表達,每條還可下分為款、項、目等層次。除款之外,條、項、目均冠以數字,稱“第×條”等或分別以漢字和阿拉伯數碼表示。其中條以一文件為單位排大流水號,其他則均以上一層次為單位排小流水號。條文較多時,可設章,章還可再分節。反映上述內容的條文在排列上應講究歸類準確、層次分明、井然有序。表達制定目的、制定依據、適用范圍、有關定義以及具體規范中帶有普遍性、共同性、原則性內容的條文大都依次排在文件的首部,一般統稱為“總則”部分。若分章表述時總則即為第一章。表達具體規則各分項內容的條文接在“總則”之后,按事物間的邏輯關系分類集中編排。若分章表述時,每一類或幾類為一章。這些條文統稱為“分則”。表達獎懲辦法的條文接在“分則”之后,或單獨構成“罰則”或作為“分則”中最后的條文。若分章表達時,需獨立成章的情況下可直稱章題為“罰則”“法律責任”“獎勵與處罰”等。表達施行程序與方式、施行日期、有關說明的條文接“罰則”之后,依重要程度或其他標準逐條表述。這些條文統稱“附則”,若分章表述可直稱章題為“附則”。主管部門一項內容可視其具體情況置于“總則”或“附則”中表述,也可在有關“分則”中表述。2.規范性公文的寫作要求(1)一致性。規范性公文的內容與形式必須與法律,其他法規、規章以及黨的方針政策,上級機關與同級機關的有關規定保持一致;與自己制定的并尚有執行效用的其他有關規定保持一致;與制定機關的職權相一致;本文件的上下文之間,對同一概念的表述詞語相互一致。(2)嚴密性。規范性公文結構與語言表述必須完整齊全,嚴謹縝密。明確地闡明約束的對象及程序、范圍;清楚地交待有關職限、權利、義務的規定與時限要求;所提各項要求應有切實可行的檢查衡量指標。語氣堅決肯定,避免使用“一般”、“大概”、“似”等不確定的詞語,表示范圍時不用“等”字表述未盡事項;盡量不用“暫”、“擬”、“準備”等詞語修飾意圖與要求。(3)條理性。規范性公文的層次分明,理序順暢,分類合理,主題突出,排列合理有序,只有維護條理性,才能保持各部分內容的系統性與連貫性,避免出現脫節現象。(4)簡明性。規范性公文必須明確周詳,便于理解、記憶和執行。以說明的表達方式為主,不講理由、不作議論分析、不作詳盡的例舉和解釋。文字盡量簡潔精確、高度概括、言簡意明,要盡量少用生僻的術語,不用令人費解的詞句,便于理解。(5)穩定性。規范性公文一經公布生效就應在一定時期內都具有可行性,不能朝令夕改,變化無常,為維護這種穩定性,在寫作前應作充分的調查研究,發揚民主,廣泛吸取各方面的意見與建議。(6)連續性。規范性公文之間具有必要的繼承關系。為維護這種連續性應在新文件寫作前,廣泛收集與查閱有關文件并認真進行分析對照,如確需以新的規定取代既有規定時應明確說明對原有文件的廢止。第二節決定、決議、通知、通報、批復、通告的撰寫一、決定決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。1.特點與結構(1)決定的特點決定是具有規定性與領導指導性的公文,有以下特點:第一,具有規定性。用于規范人們的行動,具有法定的強制力,受文機關與人員必須遵守,認真執行。第二,具有指導性。決定記載與傳達黨和國家領導機關對重要事項或重大行動的決策,具有較強的理論性、政策性、是指導工作的準則。第三,具有穩定性。決定用于對重要事項作出決策,它所規定的原則、措施及有關事項,要在相當長的時期內發揮效用。(2)決定的結構第一，標題。寫明發布機關的名稱、事由及文種。如《中共中央、國務院關于加強職業教育工作的決定》。第二，正文。一般由制發文件的依據、決定事項與執行要求三大部分組成。在文件的結尾要提出要求，發出號召或說明有關事項。第三,發文機關名稱及成文日期。2.各種決定的撰寫要點(1)對重要事項(事件)作出安排的決定。通常用于表彰、懲處事項的處理,如機構設置、人事安排,對某一突發事件的處理等。撰寫這種決定要求主題集中,重點突出,根據充分,事實準確。對事實的分析和結論應觀點鮮明,分寸適當。語言要求概括、簡要。(2)對重大行動作出安排的決定,通常用于領導機關對于重大的政治活動、行政、經濟活動作出安排。撰寫要先講清形勢,說明部署的必要性、迫切性,再闡述展開行動的方針政策、原則與措施。文件結構要層次分明。語言要嚴謹莊重、明確,語氣肯定。(3)規定重要工作原則、辦法的決定,用于對重要工作作出規定性的安排。撰寫一般按條項形式安排內容,要求分類準確、嚴密,排列有序,對適用對象、有效范圍、工作辦法、時限、獎懲作出具體的規定。語言要求概括準確、莊重有力。二、決議1.特點決議在性質上、功用上同決定沒有大的差別,其特點主要是在生成程序方面要求必須經過會議討論通過或批準,以體現與會者在形成重要決策過程中的集體意志和權威性。2.結構(1)標題。寫明發文機關、事由與文種。(2)題注。加括號寫明通過或批準決議的日期和會議名稱,如(××××年×月×日經××會議討論通過)。(3)正文。多種多樣的具體用途使決議正文的構成形式也具有多樣性,其中比較常見的主要有:批準式、批準說明式、議論式、說明式。三、通知通知是最為廣泛的下行文,行政公文和黨的機關公文都把它列為主要文種。《國家行政機關公文處理辦法》對通知所下的定義為:適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員?！吨袊伯a黨機關公文處理條例》給通知的定義是:用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。1.特點與結構(1)公文的特點:通知是機關的常用公文,具有多種功能,其主要特點:第一,應用廣泛,使用頻率高。不受內容制約,即可用于布置工作、傳達重要指示,也可用于知照一般事項。第二,作者廣泛,不受機關性質、級別的限制。第三,內容單純,行文簡便。第四,具有執行性。多用于下行文。(2)通知的結構:第一,標題。寫明發文機關名稱、事由、文種。如內容簡單,不以正式公文格式印發,可只寫“通知”、“會議通知”、“任免通知”。第二,主送機關。第三,正文。寫明制發通知的根據、目的、通知事項,常以“特此通知”結尾,必要時,在結尾可再次明確主題或作必要的說明。第四,制發機關與成文日期。2.撰寫要求第一,主題集中。每件通知要求明確說明一件事情,布置一項工作,不要試圖在一件通知中表述許多事情和達到多種目的。第二,重點突出,措施具體。通知的寫作要點在于將通知事項交代清楚,使受文者能夠正確理解并準確執行。第三,講求時效。為了加快執行與辦理的節奏,對于通知的撰制、傳遞都要求及時、快捷,提高效率,以免貽誤時機。3.各類通知的撰寫要點(1)指示性通知。亦稱布置工作的通知,主要用于:傳達上級機關的決定或指示;布置需要執行與辦理的一般性工作或具體事項;上級主管業務部門向下級主管業務部門對口指導業務事項;布置具體工作。撰寫這種通知,要求明確闡述制發通知的政策依據、法規依據與行文目的,具體交代工作任務與執行要求。觀點要明確,所提方法措施應切實可行。(2)交流信息的通知。用于知照有關單位需要周知而不需直接執行或辦理的事項。撰寫這種通知,應將要說明的事項簡要而周密地交待清楚,不必予以評論評價,也無需闡發意義或目的。如有關啟用印章的通知,只需說明啟用的時間、公章規格式樣并附上公章印模即可。(3)轉發公文的通知。為了有效地貫徹執行上級機關的指示與規定,也為學習和借鑒同級機關或其他不相隸屬機關的工作經驗,各機關需要經常將上級機關、同級或其他不相隸屬機關的公文用通知向所屬下級機關或部門轉發。轉發的目的在于明確被轉發公文在本地區、本系統貫徹實施的必要性并結合實際情況提出執行的要求。撰寫這種通知,可以簡要文字寫明所轉發公文的制發機關、標題與執行要求,如“請依照執行”“請認真貫徹執行”。也可以結合實際,對