會議規(guī)章制度

第一章總則

為確保會議的效率與效果，加強會議的組織與管理，規(guī)范會議流程，提高決策

質(zhì)量和執(zhí)行力，特制定以下會議管理制度。

一、會議目的

1.會議旨在加強團隊溝通與協(xié)作，促進(jìn)信息交流，解決工作中的實際問題，推

動公司戰(zhàn)略目標(biāo)和各項工作的落實。

2.會議應(yīng)聚焦主題，注重買效，避免形式主義，確保會議質(zhì)量和參會人員的投

入。

二、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，如項目協(xié)調(diào)會、專題討論會

等。

三、參會人員

1.會議主持人：負(fù)責(zé)會議的組織、主持、協(xié)調(diào)和總結(jié)，確保會議目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.參會人員：根據(jù)會議主題和職責(zé)分工，按時參加相關(guān)會議，積極參與討論，

為會議決策提供支持。

3.記錄人：負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的記錄、整理和分發(fā)，確保會議內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整

性。

四、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)

向主持人請假。

2.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退，如有特殊情況需提前向主持人

請假。

3.會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無

關(guān)人員。

4.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)對會議成果進(jìn)行總結(jié)，并對參會人員提出的工作要求

進(jìn)行跟蹤落實。

五、本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補

充。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定

以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、工作計劃和實際需要，明確會議主題，

確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確各議題的討論時長和責(zé)任

人。

3.發(fā)送會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議

程、參會人員等信息，并要求回復(fù)確認(rèn)。

4.準(zhǔn)備會議材料：根據(jù)會議主題和議程，收集、整理相關(guān)資料，為會議討論提

供依據(jù)。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，記錄人負(fù)責(zé)組織參會人員簽到，確保參會人員按時

到場。

2.會議主持人開場：主持人介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目標(biāo)，

宣布會議開始。

3.會議討論：根據(jù)議程安排，依次進(jìn)行各議題的討論。參會人員應(yīng)圍繞議題充

分發(fā)表意見，主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)討論方向，確保會議有序進(jìn)行。

4.會議決策：針對討論議題，主持人組織參會人員進(jìn)行表決或決策，形成會議

結(jié)論。

三、會議總結(jié)

1.主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，概括會議成果，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

2.記錄人整理會議紀(jì)要，包括會議主題、議程、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)

果等。

四、會議結(jié)束

1.主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

2.記錄人將會議紀(jì)要發(fā)送給主持人審核，并在規(guī)定時間內(nèi)將會議紀(jì)要發(fā)送給所

有參會人員。

五、會議跟蹤

1.主持人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保工作計劃落實到位。

2.參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要中的責(zé)任分工，積極推進(jìn)相關(guān)工作，并及時向主持

人反饋進(jìn)展情況。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，強化工作落實，提高會議成果的轉(zhuǎn)化率，特制定

以下會議紀(jì)要跟蹤落實制度。

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的初稿，包括會議主題、

時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

2.會議紀(jì)要初稿需經(jīng)主持人審核確認(rèn)后，于48小時內(nèi)發(fā)送給所有參會人員。

3.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、具體，明確責(zé)任人和完成時限，便于跟蹤執(zhí)行。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.主持人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行總體協(xié)調(diào)和監(jiān)督。

2.各責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，并按計

劃推進(jìn)工作。

3.責(zé)任人應(yīng)定期向主持人匯報工作進(jìn)展，遇到問題及時溝通，確保決策事項按

時完成。

三、會議紀(jì)要的跟蹤機制

1.建立會議紀(jì)要跟蹤表，記錄每項決策的執(zhí)行情況，包括完成情況、未完成原

因、預(yù)計完成時間等。

2.定期召開會議紀(jì)要跟蹤會，對未完成的決策事項進(jìn)行分析、討論，制定解決

方案，并明確新的完成時限。

3.主持人應(yīng)定期檢查會議紀(jì)要跟蹤表，對執(zhí)行不力的部門或個人進(jìn)行督促，確

保會議決策得到有效落實。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.記錄人負(fù)責(zé)將會議紀(jì)要整理歸檔，便于日后查閱。

2.會議紀(jì)要歸檔后，應(yīng)設(shè)置權(quán)限，確保公司內(nèi)部人員根據(jù)需要可隨時查閱相關(guān)

內(nèi)容。

五、激勵機制

1.對會議決策執(zhí)行到位、工作成效顯著的部門或個人，給予表彰和獎勵，激發(fā)

工作積極性。

2.對執(zhí)行不力、影響工作進(jìn)展的部門或個人，視情況給予相應(yīng)的處罰，以強化

責(zé)任意識。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進(jìn)行，營造良好的會議環(huán)境，特制定

以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議申請人提前向行政部門或指定管理人員提

交會議室申請。

2.申請時應(yīng)明確會議時間、參會人數(shù)、會議類型等，以便行政部門合理分配會

議室資源。

3.預(yù)訂成功后，會議申請人需在會議前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，確保會議設(shè)施設(shè)備

正常運行。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔、安靜，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食或大聲喧嘩。

2.會議期間，參會人員應(yīng)愛護(hù)會議設(shè)施，不得隨意損壞或搬離設(shè)備。

3.如需調(diào)整會議室布局或使用額外設(shè)備，應(yīng)提前通知行政部門，確保會議需求

得到滿足。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備由行政部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)。

2.會議申請人如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時向行政部門報修，確保設(shè)備正常

運行。

3.非授權(quán)人員不得隨意操作會議室設(shè)備，以免造成損壞。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.會議結(jié)束后，會議申請人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，將垃圾帶走，確保會議室整

潔。

2.行政部門負(fù)責(zé)定期對會議室進(jìn)行深度清潔和消毒，保障會議環(huán)境的衛(wèi)生。

3.會議申請人如在使用過程中發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施損壞，應(yīng)立即報告行政部門，以

便及時修復(fù)。

五、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，將視情況給予警告、罰款等處罰，并

記錄在案。

2.重復(fù)違規(guī)者，將加重處罰，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報批評。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間根據(jù)公司工作安排和實際需求進(jìn)行調(diào)整，行政部門負(fù)責(zé)通

知全體員工。

2.特殊情況下，如需在非開放時間使用會議室，應(yīng)提前向行政部門申請，經(jīng)批

準(zhǔn)后方可使用。

第五章附則

為確保會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。

二、本管理制度解釋權(quán)歸公司管理部門，如