文件編號：DKR-2019-X-XXX公司人事檔案管理制度編制：審核：批準：發布20xx年xx月xx日實施20xx年xx月xx日人事檔案管理制度1.目的：為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便于檔案材料的使用和管理。2.制定依據：檔案管理標準化程序。3.試用范圍：公司各部門。4.制度內容：4.1人事檔案的定義：是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷、學歷、培訓、社會關系、業務能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的文件材料；4.2人事檔案的類別：4.2.1基本信息檔案：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉正工資、調薪記錄等。績效檔案：包括轉正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。培訓檔案：包括年度參加內訓、外訓、職業資格、技術培訓等記錄等。技術檔案：包括所持資格證書、技術職務評定等記錄等。履職檔案：包括員工入職之前的履職經歷、本公司內部崗位變動情況、競職申請、聘任決定、獎勵、處罰等。健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。4.3人事檔案的建立：4.34.3.1.1根據4.3.1.2按檔案編號在“人事管理信息”中錄入員工個人基本信息：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業年限、健康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競職、獎勵（獲得獎金和榮譽證書）、處罰（書面嚴重警告、無薪停職檢查、開除），由勞動關系管理員4.34.34.3.14.3.14.3.14.34.3.1.4員工合同信息由勞動關系組按批次提供合同簽訂匯總表和合同原件，勞動關系管理員4.3.2錄入系統后的員工檔案按七類檔案分類統一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細，檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類別順序存放在相應的檔案柜中。（當月入職的員工資料應在當月完成檔案錄入及存放工作）。4.4人事檔案的管理：4.4.1人力資源部對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離職人員檔案進行分類、編號、排架。4.4.2對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。4.4.3根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按借閱程序辦理。4.4.54.4.5.1調動：員工因工作需要調動時應按規定填寫“調動申請表”（跨部門調動和部門內部調動）。勞動關系管理員接到已審批完畢的調動申請表后，在“人事信息4.4.5.2任免：員工因工作需要被任免后，根據公司的任免文件，在“人事信息4.4.54.4.5.4信息變更：員工個人相關信息發生變更時（如：個人基本信息、身份證更換、資格證的補充等），該員工應在變更之日起一個月內將信息或相關證件的復印件提交至人力資源部勞動關系管理員處備案。勞動關系管理員應根據員工提交的資料在“人事信息4.5人事檔案的使用：4.54.5.14.5.1.2副經理（含）以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監審批的簽呈經4.5.1.3檔案中的個人資料只用于公司辦理相關事務，原則上人力資源部人事勞動關系管理員4.5.1.4以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記，查詢/借閱檔案者不得私自復印員工檔案，工作原因需復印的須經人力資源部經理批準后由勞動關系管理員操作復印。借閱檔案者應在規定借閱期按時歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進行處罰；如將借出的檔案丟失者，視情況將給予4.5.1.5檔案管理人員、借閱人應嚴守檔案機密，不得擅自泄漏或傳播員工個人資料信息，經發現，對檔案管理人員、借閱人給予XX處罰，并對其部門負責人給予4.6本制度由公司職工代表大會審議通過后以公司名義發布執行4.7本制度由公司人力資源部負責解釋。4.8附件：附件一：檔案查詢記錄人事檔案查詢記錄人事檔案號：部門：姓名：日期：勞動關系管理員：查詢原因：查詢情況：查閱□（）復印□（）其它□（）查詢人所在部門