第第頁人事檔案管理制度（試行）一、目的為健全員工的基礎資料，規范人事管理程序，并使人事檔案的建立、整理、借閱、傳遞等管理工作有所依循，特制定本制度。二、適用范圍適用于公司人力資源部保管的內部人事檔案。三、內容（一）檔案的建立1.凡公司員工，均應建立相應人事檔案。2.人力資源部應對新招用員工及員工入職后形成的人事資料及時的收集、整理及歸檔。（二）檔案內容根據公司管理特點，檔案內容分為以下八類：第一類：入職類新員工入職手續清單、員工履歷表、應聘人員登記表、結構化面試評審表、應聘人員定薪表、素質測評表（適用人員）、背景調查表、新員工制度培訓確認單、勞動合同書、定薪單、入職審批流程表單、入職回執單、照片、身份證復印件、學歷材料、職稱、資質證書等、體檢報告、離職證明、個人簡歷、與原單位解除勞動關系證明或入職承諾書、保密協議及競業限制協議等。第二類：薪酬績效類員工薪資異動記錄表、月度績效考核表、季度績效考核表等。第三類：異動類試用期滿自我小結表、試用期人員轉正審批表、轉正通知單、員工異動審批表、人事任命文件等。第四類：獎懲類各獎勵、處罰類記錄，包括但不限于員工獎懲通知單、獎懲通告。第五類：教育訓練類教育類材料需單獨存檔。第六類：離職類辭職申請表、工作移交清單、離職證明、解除勞動合同通知書、離職協議等。第七類：后備人才類后備人才申請表、人才評閱相關記錄、內部競聘資料協議等（單獨存檔）。第八類：其他類其他相關人員應及時轉交給人力資源部的文件資料。（三）檔案的整理1.人事資料統一以A4型紙為標準整理。2.依檔案材料分類目錄順序排列，每類材料以形成時間為序，在封皮上注明姓名、檔案編號。3.將整理好的人事資料放入寫好姓名和檔案編號的標準檔案袋。4.檔案的歸檔（1）有關員工考核、任免、獎懲、薪資調整、職位變動、工作調動等資料一經形成，由人力資源部統一負責收集及存檔管理。（2）人力資源部對歸檔的人事資料進行審核無誤后應及時歸檔。（3）員工調任、晉升、降職、免職等人事異動或薪資異動等資料歸檔時，應按照資料形成時間順序排列歸檔。（四）檔案的保存1.人事檔案屬于機密資料，人力資源部應指定專人進行管理，及時建立、更新與撤銷。2.人事檔案按照檔案編號做分類管理，建立檔案目錄，以便于查詢。3.檔案存放應有紙媒與電子媒介兩種形式，當人事資料發生變更時，二者應同時更新，相互對應。4.人事檔案電子格式資料除硬盤備份外還應有外存儲設備進行備份。5.為避免檔案資料文字彌漫不清，檔案不得用鉛筆填寫。（五）檔案的更新1.為保證檔案資料的及時完整，檔案要進行日常維護。2.更新時間項目電子檔原檔考核、鑒定、考查材料作業后一個月內更新作業后一季度內更新學歷、婚姻、獎懲、轉正、調動、工資材料隨時更新每月底更新其他材料視情況視情況（六）檔案的借閱與使用1.上級可以借閱所管轄范圍內下級的檔案，但需征得人力資源部負責人的審批。未經許可任何人不得查閱或借用檔案。2.借閱檔案手續（1）查閱檔案一般在人力資源部查閱，如確因工作需要必須外借時，需經人力資源部負責人審批，并嚴格履行登記手續。若員工離職需進行離任審計，由審計監察中心出具離任審計書后可進行外借。（2）查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈閱、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內容，違者進行問責處理；（3）借閱單位應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，人力資源部應及時進行跟催；（4）借閱單位在歸還檔案時，人力資源部應檢查檔案資料的完整性，經確認無誤后方可在《借記單》簽收并填寫實際歸還日期。3.檔案需要復印的，應由申請人主管領導書面同意，并由人力資源部負責人同意后方可進行。復印僅限于本人資料（部門經理限本部門資料）,當使用用途不明時，人力資源部有權拒絕復印。4.人力資源部擅自使用或泄露他人人事資料，一經查實將進行問責處理。（七）檔案的流轉1.因工作調動、退休等需將人事檔案轉給新的主管單位時，應及時辦理檔案移交手續，做到檔隨人動。2.人事檔案傳遞時需密封，并加蓋騎縫章。3.轉遞人事檔案，應以EMS郵寄或者由人力資源部指定專人遞送，不準本人自帶。4.非法律強制，公司一般不得向外單位人員提供公司內部人員人事資料。（八）離職員工檔案的管理1.離職人員離職資料應歸檔存放，依時間順序排列保存。2.在檔案袋上注明離職日期。3.離職員工檔案至少應當保存兩年，自離職之日起計算。（九）檔案的清理檔案資料除應及時更新外，還要定時的進行清理。原始檔案、名單、花名冊應始終處于最新的狀態，報表類資料應于每月底出具。電子檔案每月記錄，年底與其它人事資料一并刻錄光盤保存。四、附則（一）本制度由人力資源部編制并歸口管理；（二）本制度自批準公布之日起執行。中文｜字體名稱宋體中文｜字體名稱宋體01字體說明02素材說明圖片：無素材：模版中使用的素材來源于【無】，僅限個人學習、研究或欣賞目的使用，不可商業使用，如需商用請您自行向版權方購買，獲取商用版權。稻殼兒文字模板使用說明（本頁為說明頁，用戶使用模板時可刪除本頁內容）03刪除頁面使用本套模板中，若要刪除多余空白頁時，具體操作如下：2、點擊「開始」選項卡下的「顯示/隱藏編輯標記」按鈕。在分頁符的后面點擊光標，然后按「Delete」刪除鍵即可。1、刪除多余頁面的文本內容，成為空白頁。方法一：3、再次按「Delet