基于會計信息化系統的“紅字”分錄應用一、手工條件下紅宇分錄的應用

手工條件下，紅字分錄通常應用于錯賬更正。應用紅字分錄所更正的錯賬，一般限于年度內發現的因會計科目填制錯誤或會計科目使用正確但金額多計而導致的錯賬。對于前一種情形的錯賬，具體更正方法是首先用紅字填制一張與原分錄相同的記賬憑證，再用藍字填制一張正確的記賬憑證（后文簡稱紅字沖銷藍字訂正法）；而對于后一種情形的錯賬，具體更正方法是只就多計的金額填制一張紅字記賬憑證（后文簡稱紅字沖銷法）。紅字會計分錄的作用，是通過對錯誤賬簿記錄的抵減而達到錯賬更正的目的，只不過紅字沖銷藍字訂正法下的紅字是對錯誤記錄的整體沖銷而紅字沖銷法下的紅字僅限于對多計金額的沖銷。

紅字會計分錄不僅廣泛用于錯賬更正，在特定的賬務處理程序下還用于改變科目的記載方向。復式簿記系統將所有科目分為左右兩個方向、并針對科目性質賦予一方為增加時另一方必為減少的這種技術特性，決定了通過紅字金額可改變發生額的記載方向。如在匯總記賬憑證賬務處理程序下，為滿足匯總記賬憑證的編制需要，實務中通過編制紅字分錄將本應與現金或銀行存款同一記賬方向的科目發生額轉化為與其方向相反的對應科目發生額（但在登記入賬時卻以藍字記入紅字分錄的相反方向）。典型實務是對工程結算的處理，當會計主體在收到工程結算憑證并按扣除質保金的數額支付工程款時，其一般會計處理是借記在建工程（藍字），貸記其他應付款質保金（藍字），銀行存款（藍字），但在匯總記賬憑證賬務處理程序下卻要編制成借記在建工程（藍字），其他應付款質保金（紅字），貸記銀行存款（藍字）。這里紅字分錄的作用，僅在于為滿足匯總記賬憑證的編制需要而改變科目的記載方向。

二、會計信息化數據處理特點和復式記賬規則的修正

原始數據是以數據庫記錄的方式儲存于各個數據庫文件中，各類總賬、明細賬、輔助賬、匯總表、余額表以至于最終會計報表，均是對數據庫文件的篩選、匯總。從數據儲存的角度看，手工條件下記賬憑證的憑證類別、憑證編號、憑證日期、摘要、借方金額、貸方金額等憑證要素，在會計信息化系統中轉化為憑證數據庫文件的不同字段；而以紙張為載體并應按照特定賬務處理程序匯總的記賬憑證，在會計信息化系統中轉化為憑證數據庫文件中相互獨立但又通過憑證編號關聯的一條條數據記錄；而從數據處理的角度看，手工條件下從記賬憑證到賬簿記錄再到會計報表的數據處理流程，轉化為依據設定條件直接或間接地對憑證數據庫記錄的篩選、匯總。

數據庫記錄的獨立性決定了信息化會計系統不僅可以接受一借一貸式簡單會計分錄和一借多貸、一貸多借式復合會計分錄，即使出現如多借多貸式復雜會計分錄和同借、同貸式會計分錄，只要滿足借貸相等這一條件就不影響系統對數據的存儲和加工。這一技術特點不僅為紅字分錄的應用拓寬了空間，更重要的是也對傳統會計理論下的復式記賬規則提出了挑戰。當記賬憑證所涉及的科目發生額均可記在借方并且至少有一個科目的借方發生額為負數從而使所有科目的借方發生額之合計為零時，系統默認該記賬憑證的貸方為零；相反，當所涉及的科目均可記在貸方（系統默認借方為零）時，至少有一個科目的貸方發生額為負數并使所有科目貸方發生額之合計為零?？梢?，能為電算化會計系統所接受的會計分錄只須滿足借貸必相等而無須強求有借必有貸。

三、會計信息化系統的錯賬特點和紅字沖正法的運用

財務軟件的管理化趨勢使得信息化會計系統的數據庫文件及其所含字段的數量，既要滿足基本核算需要又要滿足內部管理或其他方面的需要。如憑證數據庫文件所含的字段，既有為滿足基本核算需要而設置的憑證日期、憑證編號、摘要、會計科目和借方金額、貸方金額等字段，又有為滿足輔助核算、預算管理、銀行對賬等內部管理需要而增設的個人往來、部門核算、項目核算、預算額度等字段。如果將構成數據庫記錄的每一字段取值所占用的存儲空間稱為一個儲存單元，數據庫文件和數據庫文件字段的增加將導致存儲單元成幾何級數增加，而存儲單元的增加和數據輸入的代碼化必將增加錯賬發生的概率。雖然涉及內部管理或其他方面的存儲單元出錯不影響構成法定會計檔案的會計賬簿、會計報表的編制，但從保持數據庫記錄與所附單據的一致性考慮也應當予以更正。

數據庫記錄的獨立性決定了基于修正的借貸記賬規則而編制一張同借或同貸會計分錄，其中紅字記錄用于對錯誤記錄予以沖銷而藍字記錄用于反映正確的會計處理，就能對絕大數會計差錯實現留有痕跡的更正。另外，在某些情況下，這種方法還有助于規范會計處理和加強會計檔案管理。如對過期轉賬支票的更換，習慣作法是不做賬務處理但應撕下原記賬憑證所附著的支票存根而代之以新開支票的存根，并將作廢支票與原存根粘貼在一起于期末裝訂于最后一本銀行憑證的后面。如在信息化條件下沿用這一處理方法，必將出現憑證數據庫記錄與所附原始憑據不符，進而影響銀行對賬功能的實施。因為系統中存儲的是已作廢的原支票號碼，而作為實際付款標識的卻是新開的支票號碼。但如果采用紅字沖正法而編制貸記銀行存款，原支票號碼（紅字），銀行存款／新支票號碼（藍字）。并將作廢支票和新開支票存根作為糾錯憑證的附件，不僅完整的數據記錄能使錯賬更正過程清晰明了、隨證附件還可有效避免作廢支票丟失。

四、信息化數據處理對科目記載內容的影響

現行會計規范和財務會計教材，對于會計科目借、貸方向核算內容的界定，應該說還過多地受傳統處理習慣和手工賬務處理程序的影響。而正是這種影響嚴重阻礙著財務軟件的開發和會計信息化的應用。以主營業務收入科目為例，傳統的科目界定是貸方反映收入實現額而借方反映諸如銷貨退回及折讓等原因所引起的收入沖減額和銷售凈收入結轉額。如果在信息化條件下仍遵循傳統的科目界定和業務處理習慣，那么應將損益表定義為貸方發生額借方發生額時，損益表就只能在收入結轉之前生成（因為收入結轉后借貸發生額相等從而導致取數為零）；而當采用對本年利潤增設明細科目的方式解決收入結轉后的報表取數問題時，且不說因違背明細科目設置原則（屬于損益計算賬戶的本年利潤一般不設明細科目）和本年利潤下明細科目在期末有余額而不符合基本會計規范，僅就增加科目數據庫和憑證數據庫記錄而占用系統資源來說，也是一種不合適的處理方法。小編寄語：會