商務禮儀

--理論、實務、案例、實訓

第7章商務會議禮儀

7.1

7.2

7.3會議禮儀新聞發布會禮儀展覽會禮儀第7章商務會議禮儀

理論目標實務目標案例目標實訓目標學習和把握商務會議禮儀的根本概念與種類等陳述性知識，能用其指導“商務會議禮儀〞中的認知活動。學習和把握商務會議、新聞發布會、展覽會等不同商務會議場合的禮儀中的方法、程序、時機、規矩和本卷須知，以及“同步業務〞的程序性知識；能用其標準“商務會議禮儀〞中的相關技能活動。運用本章理論與實務知識研究相關案例，培養在“商務會議禮儀〞特定業務情境中分析問題、決策設計和道德研判能力。參加“會議角色診斷〞業務勝任力的實踐訓練，在了解和把握本實訓相關技能點“標準與標準〞的根底上，通過系列技能操作的實施，培養“商務會議禮儀〞的專業能力和相關選項的職業核心能力〔初級〕，強化相關選項的職業道德〔順從級〕教育，促進健全職業人格的塑造。引例：特色展覽會

7.1會議禮儀7.1.1會議的特點和形式

1.會議的特點〔1〕會議是有議題的；〔2〕會議室有組織的〔3〕會議是由步驟的〔4〕會議是有領導的7.1會議禮儀7.1.2會議的準備

1.辦會者〔1〕建立組織。〔2〕明確任務。〔3〕安排議程和議題。〔4〕確定與會人員。〔5〕發出通知。〔8〕預算。〔7〕餐飲安排。〔6〕會議簽到。【同步案例7-1】小江的馬虎背景與情境：詳情見教材P186問題：小江的馬虎給企業形象造成什么影響？本案例對你有何啟發？分析提示：會議就是要傳達一定的信息給與會者，不僅會議內容要有新意，值得大家關注，而且會場的環境應該舒適宜人，會議組織應該嚴謹有序，會議是企業精神和企業形象的重要宣傳途徑。因此，會議組織有不同人負責不同工作任務，每個人必須清楚自己工作職責的具體內容，工作中不僅目標要清楚，更要注意關注很多工作細節，防止各種失誤，防止因工作不周給企業形象造成影響。7.1會議禮儀【同步業務7-1】7.1會議禮儀【同步業務7-1】

7.1會議禮儀7.1.2會議的準備

2.主持者一般正式會議，議程包括以下內容：〔1〕宣布開會；〔2〕全體起立，奏國歌；〔3〕領導講話〔或做主題報告〕；〔4〕分組進行討論，或進行大會發言；〔5〕總結發言；〔6〕宣布散會。7.1會議禮儀7.1.2會議的準備

3.發言者發言者是指在會議上演講、報告、講話的人。大會發言者要求做到：〔1〕儀表整潔〔2〕發言內容要周全發言者在會上發言主要是說明個人觀點、見解。因此，發言內容是聽眾關注的重點。4〕聆聽者聆聽者即聽眾。就會議的角色而言，聽眾一般并非主角，但是離開他們的自覺配合，會議也是很難取得成功的。聽眾在會前準備主要包括下面幾點：〔1〕接到會議通知后，做好參會準備，安排好自己的工作、時間等。〔2〕要預備好必要的輔助工具，如紙、筆、錄音機、電腦等。〔3〕要仔細閱讀會議下發的材料，了解會議情況、掌握會議宗旨。【職業道德與營銷倫理7-1】殘疾人的需要背景與情境：某公司會議本卷須知有如下規定，如果會議的參加者有殘疾人，那就給他們特殊照顧，事先了解他們的需要是否安排妥當。比方把要用電氣設備的殘疾人，安排在離電源較近的位置上，對于聾啞人員或有嚴重聽力障礙者，應安排在能看見發言者的地方，或者安排手語解說員。如果是坐輪椅的參加者，應考慮方便其入場，有必要時幫助其入座，并保證方便出入。如果有盲人參加會議或者視力有障礙，應準備盲文材料，或者坐在他旁邊的人盡量幫他做一些描述，不要讓他們受冷落。問題：該公司會議本卷須知的這些規定符合企業倫理要求嗎？請說明理由。分析提示：公司這樣的決定考慮到殘疾人的特殊要求。考慮的是比較細致，也比較全面，在舉國上下構建和諧社會的形勢下，每個人、每個企業及其他社會組織，都應關心殘疾人的需求，讓他們和我們健全人一樣沉著參加社會的各種活動。這既符合企業營銷倫理要求，也符合社會公德要求。7.1會議禮儀7.1.2會議中應恪守的禮儀標準1.辦會者〔1〕做好接待。〔2〕現場效勞。〔3〕會議記錄。〔4〕編寫簡報。〔5〕處理材料。〔6〕協助返程。2.主持者〔1〕努力確保會議按照既定議程進行。〔2〕主持者要認真掌控會議時間〔3〕主持者要善于掌控會場氣氛3.發言者〔1〕男性發言者女性發言人本卷須知〔2〕內容不要閉門造車〔3〕不使用任何對聽眾不尊重的語言〔4〕不要拖時間。4．聆聽者〔1〕不應當遲到或者缺席不到〔2〕不允許有意起哄或是直接制造有礙的噪聲〔3〕不應當隨意打斷發言人的發言〔4〕不允許在會議期間心神不定7.2新聞發布會禮儀新聞發布會又稱記者招待會，它是以企業的名義邀請新聞機構的有關記者參加，由企業的專門人員以會議的形式向新聞媒體的記者發布重要信息或介紹情況，并接受記者采訪，答復記者提問的一種特殊會議。新聞發布會具有以下特點：1〕正規隆重2〕雙向互動3〕傳播廣泛7.2新聞發布會禮儀7.2.1新聞發布會的準備1明確新聞發布會的主題2選定新聞發布會舉行的時間3確定新聞發布會的地點4確定新聞發布會的主持人和發言人5確定邀請記者的范圍

6制定新聞發布會的議程

7準備好新聞發布會所需資料8新聞發布會的席位擺放9做好預算7.2新聞發布會禮儀【同步案例7-3】

7.2新聞發布會禮儀【同步業務7-2】撰寫會議議程和主持詞背景資料：詳見P194業務分析：要了解新聞發布會會議議程的一般內容，熟悉新聞發布會會議主持詞的一般知識。【業務程序】1〕收集有關公司新聞發布會議程和主持詞的范例。2〕了解類似新聞發布會議程和主持詞的寫作要求，參照范例，結合要求，撰寫新聞發布會議程和主持詞初稿。3〕將撰寫的新聞發布會議程和主持詞初稿到公司辦公室征求相關人員意見，根據意見修改完善。【業務說明】會議議程符合標準，事項具體明確，落實到事和人，主持詞語言表達熱情大方，行為條理性強，清晰明了。7.2新聞發布會禮儀7.2.2新聞發布會的議程及禮儀要求1簽到2會議開始3發言人演講4答復記者提問6安排其他活動5宣布會議結束【同步案例7-4】遲到背景與情境：問題:辦公室主任與小王的談話對你有何啟示？分析提示：會議是一種大型的群體性活動，要組織好任何一種類型的會，會議組織者和參會者都必須遵守會議的一般規那么和禮儀標準，這既是對與會者和會議組織者的尊重，也是對自己的尊重，展示了個人的素質，也展示了企業的形象，辦公室主任與小王的談話很衷懇，是值得剛入職場的年輕人深思的。【同步實訓7-1】模擬新聞發布會某班剛剛組建班委會，同學們要求新中選的班委向全班同學發布“施政綱領〞，新班委成員還將接受班級同學的提問。實訓目標：掌握新聞發布會的組織工作，鍛煉同學們提問能力和答復以下問題的能力。實訓內容：搞一場班級新班委“施政綱領〞的新聞發布會。實訓要求：詳見P196實訓步驟：詳見P196組織形式：1〕以班為單位，教室當新聞發布會會場。2〕由會議主持人按議程組織會議。考核要點：1〕主持人，符合主持人根本禮儀標準。2〕發言人，符合發言人根本禮儀標準。3〕提問記者提問恰當，有修養。7.2新聞發布會禮儀【教學互動7-2】互動問題：〔1〕如果你是一位參會者，你旁邊是另一公司的兩位參會者，在開會后兩人竊竊私語，而且聲音越來越大，臺上的主持人也用眼盯了他們兩下，這些你都看到了，你該怎么辦？應對〔2〕你是一位會議主持人，根據會議規那么，參會人應不準使移動發出聲響，不準在會場打瞌睡，你在開會前怎樣提醒？應對：要求：“同教學互動1-1〞。7.2新聞發布會禮儀7.2.3新聞發布會應注意的禮儀事項1〕新聞發布會主持人應注意的禮儀事項2〕新聞發布會發言人應注意的禮儀事項3〕新聞發布會后應注意的禮儀事項〔1〕主持人不要隨意變更會議程序，也不要隨意變更主題，不可與記者發生沖突。〔2〕主持人會前不要單獨會見記者或提供任何信息。〔3〕主持人不允許越俎代庖，也不允許與發言人公開頂牛。〔1〕發言人在發言和答復以下問題時，不能條理不清，沒有重點。〔2〕發言人面對記者提出的一些鋒利而棘手的問題，或巧妙答復、或直言無可奉告，切不可向對方惡語相加，甚至粗暴的打斷對方的提問。〔3〕發言人與主持人要相互尊重、相互配合，當主持人邀請某位記者提問后，發言人一般要給予對方適當的答復。否那么對記者和主持人都是不禮貌的。〔1〕整理會議資料。〔2〕收集各方面反映。7.3展覽會禮儀展覽會是指企業為了介紹本單位業績，展示本單位的成果，推銷本單位產品或效勞，以集中陳列實物、模型、文字、圖表、影像資料供人參觀了解的形式，所組織的宣傳性聚會活動。人們簡稱為展覽、會展等。展覽會是一種非常直觀、形象生動的傳播方式，又是一種復合傳播方式，是聲音媒介、文字媒介、圖像媒介等多種傳媒的組合運用。為企業與公眾的直接溝通提供了極好的時機。7.3展覽會禮儀7.3.1展覽會的準備1明確展覽會的主題2確定時間、地點3展覽內容的宣傳4展覽會的布展制作5平安保衛事項6輔助效勞工程7經