目錄

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一、刖B

二、管理處行政部的工作職責(zé)

三、公司資源部與管理處行政部在行政管理方面的角色和職責(zé)

四、管理處行政制度及流程

1保密規(guī)定

2廉潔守則

3收發(fā)文及檔案管理

4月報(bào)制度

5表格格式的管理規(guī)定

6文件格式的管理規(guī)定

7管理處印章使用管理規(guī)定

8資產(chǎn)管理規(guī)定

9采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定

10物品領(lǐng)用制度

11集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定

12對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定

13工作任務(wù)單使用辦法

14圖書(shū)借閱管理規(guī)定

15制服管理規(guī)定

16車(chē)輛使用和管理制度

17宿舍管理制度

18電話接聽(tīng)制度

19電話管理制度

20節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定

21辦公區(qū)域的管理規(guī)定

22辦公行政管理規(guī)定

22.1員工證

22.2更衣柜、鑰匙的管理

22.3電腦使用與管理

22.4復(fù)印使用管理

22.5傳真機(jī)使用管理

22.6辦公費(fèi)用控制

六、相關(guān)表格

（一）模版

1公文模版

2信函模版

3傳真模版

4備忘錄模版

5會(huì)議紀(jì)要模版

6內(nèi)部工作聯(lián)系單模版

（二）表格

1請(qǐng)購(gòu)單

2工作任務(wù)單

3公司車(chē)輛使用申請(qǐng)表

4車(chē)輛維修申請(qǐng)表

5固定資產(chǎn)申請(qǐng)表

6非固定資產(chǎn)申請(qǐng)表

7實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表

8實(shí)物資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)表

9合同審批流程表

10名片印制申請(qǐng)表

11報(bào)價(jià)分析報(bào)告

12事務(wù)應(yīng)酬費(fèi)用申請(qǐng)及報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表

13行政費(fèi)用分析表

前言

本《行政工作指引手冊(cè)》為新世界物業(yè)管理有限公司資源部及轄下各管

理處在行政管理方面的業(yè)務(wù)指引橋梁，管理處行政負(fù)責(zé)人為主要聯(lián)絡(luò)人，具

體負(fù)責(zé)與公司資源部進(jìn)行行政業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)和溝通。

物管公司資源部對(duì)本手冊(cè)具有修改權(quán)和解釋權(quán)。

資源部

二零零五年七月

管理處行政的工作職責(zé)

1、貫徹落實(shí)物管公司制定的行政管理制度，在做好管理處行政后勤支持

的同時(shí)，控制及芋約行政成本；

2、組織和監(jiān)督辦公行為規(guī)范的執(zhí)行，維護(hù)辦公環(huán)境的整潔、衛(wèi)生及安全；

3、負(fù)責(zé)管理處的各類物品采購(gòu)和固定資產(chǎn)管理；

4、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，負(fù)責(zé)管理處文件、資料、檔案、圖書(shū)等管理。

1）管理體系文件的發(fā)放管理。

2）行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注俏及檔案資

料的立卷歸檔。

3）管理處合同、協(xié)議、評(píng)審記錄、業(yè)務(wù)信息等其它文件的整理。

4）指導(dǎo)管理處各部門(mén)的文件資料管理。

5）管理處各類書(shū)籍的購(gòu)置、分類、保管、借閱、管理。

5、負(fù)責(zé)管理處會(huì)議的組織、安排、記錄及跟蹤落實(shí)；

6、根據(jù)公司規(guī)定，協(xié)助管理處主任進(jìn)行管理處印章管理；

7、按照公司指引編制管理處行政辦公預(yù)算，并嚴(yán)格按照經(jīng)審批預(yù)算執(zhí)行

及復(fù)核管理處日常辦公費(fèi)用的支出。

8、完成其他日常行政事務(wù)性工作：

物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責(zé)

一、資源部與管理處行政的定位和角色：

資源部管理處行政

規(guī)章制度的草擬者規(guī)章制度的執(zhí)行者

業(yè)務(wù)的支持者業(yè)務(wù)的優(yōu)化者

業(yè)務(wù)的監(jiān)督者業(yè)務(wù)的實(shí)踐者

業(yè)務(wù)咨詢顧問(wèn)基層信息的提供者

二、資源部與管理處行政職責(zé)描述:

資源部管理處行政

1、組織制定公司及管理處的行政1、執(zhí)行公司的行政管理制度，按照

工作發(fā)展規(guī)劃及管理制度，編制公司的指引編制管理處行政預(yù)

實(shí)施計(jì)劃與預(yù)算，審核各管理處算，認(rèn)真執(zhí)行公司行政預(yù)算，并

的實(shí)施計(jì)劃及預(yù)算；及時(shí)提出優(yōu)化成本的好建議；

2、修訂、執(zhí)行、監(jiān)督、完善公司行2、嚴(yán)格執(zhí)行各行政和后勤管理制

政和后勤管理制度、工作流程，度、工作流程，確保公司行政后

確保行政后勤管理的順利進(jìn)行；勤管理的順利進(jìn)行；接受公司行

監(jiān)督管理處行政的運(yùn)作，為管理政的監(jiān)督；

處行政協(xié)調(diào)解決疑難問(wèn)題；3、組織協(xié)調(diào)管理處各類活動(dòng)及會(huì)

3、組織、協(xié)調(diào)公司各類活動(dòng)；議，并配合實(shí)施公司各類活動(dòng)；

4、制定公司及管理處的檔案管理4、按照《檔案管理規(guī)定》管理管理

規(guī)定，按照《檔案管理規(guī)定》歸處檔案工作；接受公司檔案管理

口管理公司檔案工作；監(jiān)督、指的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；

導(dǎo)管理處的檔案管理：5、管理處日常行政事務(wù)的具體實(shí)

5、各項(xiàng)日常行政事務(wù)的統(tǒng)籌，公司施；

本部口常行政事務(wù)的具體實(shí)施；6、具體負(fù)責(zé)管理處的口常資產(chǎn)管

6、統(tǒng)籌公司所有資產(chǎn)管理，具體實(shí)理工作，包括申購(gòu)、采購(gòu)、轉(zhuǎn)移、

施所有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、廢舊處理工作;維護(hù)、維修、錄入資產(chǎn)卡片、費(fèi)

具體執(zhí)行公司本部的日常資產(chǎn)管用報(bào)銷(xiāo)；

理工作；7、收集、提供管理處日常運(yùn)行情況

7、收集各管理處日常運(yùn)行資料，整資料；

理公司的運(yùn)行情況資料；8、負(fù)責(zé)管理處與物管公司、所在項(xiàng)

8、負(fù)責(zé)公司與項(xiàng)目管理中心、各管目的項(xiàng)目部、銷(xiāo)售部及外部單位

理處、外單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作；

及管理工作的收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理9、配合物管公司及管理處其他部

工作；門(mén)的工作。

9、配合公司各職能部門(mén)及管理處

的工作。

三、資源部與管理處行政具體業(yè)務(wù)管理的工作描述:

事務(wù)類型資源部管理處行政

1、行政規(guī)章制度起草公司及管理處行政管理制執(zhí)行物管公司行政管理

度；制度；

執(zhí)行公司行政管理制度；匯報(bào)管理處行政手冊(cè)的

監(jiān)督管理處執(zhí)行公司行政管理執(zhí)行情況及提出改進(jìn)建

制度議。

檢查、完善現(xiàn)行各項(xiàng)行政管理制

度c

2、預(yù)算管理編制公司行政預(yù)算的費(fèi)用指標(biāo)；編制管理處行政預(yù)算；

編制公司本部的行政預(yù)算；執(zhí)行公司批準(zhǔn)后的行政

協(xié)助管理處完成行政預(yù)算；預(yù)算；

執(zhí)行公司的行政預(yù)算，對(duì)預(yù)算目定期檢查匯報(bào)管理處行

標(biāo)負(fù)責(zé)；政預(yù)算的執(zhí)行情況。

監(jiān)督管理處執(zhí)行行政預(yù)算；

對(duì)公司及管理處的行政預(yù)算執(zhí)

行情況做定期檢討。

3、收發(fā)文管理制定公司及管理處的收發(fā)文管執(zhí)行公司的收發(fā)文管理

理規(guī)范；規(guī)范；

負(fù)責(zé)公司本部所有的收發(fā)文事負(fù)責(zé)管理處所有的收發(fā)

務(wù)；文事務(wù)；

監(jiān)督管理處的收發(fā)文管理情況。匯報(bào)管理處的收發(fā)文執(zhí)

行情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)

建議。

4、文檔管理制定公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)文件，并按公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)

統(tǒng)籌實(shí)施，包括統(tǒng)一發(fā)文格式、定的細(xì)則，實(shí)施文檔管理

統(tǒng)一表格格式等；工作；

草擬、公布、完善公司的文本和正確使用公司文本和表

表格模式。格模式。

5、檔案管理制定公司及管理處的《檔案管理依照公司《檔案管理制

制度》；度》建立管理處檔案管理

負(fù)責(zé)公司及管理處的證照、合T作程序：

同、文件等重要檔案的集中管管理好物管公司的所有

理；文檔資料；

發(fā)揮檔案價(jià)值，保障檔案安全完匯報(bào)管理處的檔案管理

整；情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建

監(jiān)督管理處檔案管理工作；議；

組織實(shí)施公司本部檔案室盤(pán)點(diǎn)

工作。

6、印章/用章管理制定公司《印章管理規(guī)定》、《申嚴(yán)格執(zhí)行《印章管理規(guī)

請(qǐng)蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制定》、《申請(qǐng)蓋章管理規(guī)

度和流程；定》及其他相關(guān)制度和流

監(jiān)督、實(shí)施公司印章、蓋章及其程；

他相關(guān)制度和流程；按工作需要申請(qǐng)刻制管

審批各管理處刻制管理處印章理處印章，并妥善保管；

申請(qǐng)；

8、資產(chǎn)采購(gòu)及管制定公司《資產(chǎn)管理制度》、嚴(yán)按公司《資產(chǎn)管理制度》、

理格要求實(shí)施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保的職責(zé)要求，嚴(yán)格實(shí)施資

全工作；產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作。

指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各管理處的資對(duì)資產(chǎn)管理過(guò)程中出現(xiàn)

產(chǎn)管理工作；問(wèn)題的及時(shí)匯總、上報(bào)；

在各管理處之間合理調(diào)配各類配合執(zhí)行公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)移

資產(chǎn)，組織執(zhí)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作；工作；

制定資產(chǎn)采購(gòu)流程及相關(guān)應(yīng)用嚴(yán)格按照公司資產(chǎn)采購(gòu)

表格；流程和權(quán)限進(jìn)行實(shí)施采

按照行政采購(gòu)審批權(quán)限實(shí)施物購(gòu)；

管公司的資產(chǎn)采購(gòu)工作；管理處資產(chǎn)的口常維護(hù)

公司本部資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。管理。

9、各類日常行政負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)供應(yīng)商的甄負(fù)責(zé)本管理處各類辦公

事務(wù)（飲用水、用選、評(píng)價(jià)、反饋、適時(shí)更換等事設(shè)備、設(shè)施維護(hù)、調(diào)配等

餐、快遞、車(chē)輛調(diào)務(wù)。工作；

度、辦公用品采購(gòu)制定日常事務(wù)操作規(guī)范，并監(jiān)督按公司的要求與有關(guān)供

/分發(fā)、辦公設(shè)備實(shí)施情況，提出意見(jiàn)和改進(jìn)建應(yīng)商合作，并及時(shí)反饋對(duì)

的維護(hù)、指定供應(yīng)議；供應(yīng)商的贊許/意見(jiàn)/建

商的意見(jiàn)反饋等）優(yōu)化公司日常行政工作，提高工議；

作效率。優(yōu)化木管理處日常行政

工作，提高工作效率。

11、報(bào)告關(guān)系/類1、行政月報(bào)匯總：1、行政月報(bào)

別：2、半年度行政工作報(bào)告；2、半年度行政工作報(bào)

3、年度工作報(bào)告；告；

4、各類會(huì)議紀(jì)要；3、年度工作報(bào)告；

5、審核管理處年度行政預(yù)算。4、各類會(huì)議紀(jì)要；

申報(bào)管理處年度行政預(yù)

算

行政工作制度及流程

1保密規(guī)定

為了加強(qiáng)對(duì)公司/管理處信息資料的綜合保護(hù)，完善公司辦公室/

管理處工作規(guī)程管理，現(xiàn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)保密管理規(guī)定及勞動(dòng)法規(guī)，

結(jié)合公司/管理處運(yùn)作之實(shí)際，特制定本規(guī)定。

1.1保密的范圍

1.1.1本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/

管理處各方面運(yùn)作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)

主資料、經(jīng)營(yíng)信息及公司/管理處認(rèn)定為秘密的其他資料P

1.1.2商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)

用性的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息；或者是因被泄露而引致公司/管理處權(quán)

益受損的內(nèi)容。技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息包括但不限于客戶/業(yè)主資料、

合同資料、推廣計(jì)劃、管理策略、預(yù)算、薪酬制度、人事資料、財(cái)

務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案及計(jì)劃、程序軟件、技術(shù)

參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息以及與公司/管理處業(yè)務(wù)有關(guān)的資料

1.2保密文件的控制

1.2.1保密文件的界定

1.2.2保密文件的保管

“密件，不得復(fù)印”字樣。任何人如復(fù)印或抄錄保密文件，公司有權(quán)根

據(jù)本規(guī)定追究其泄密責(zé)任。

1.2.3保密文件的傳遞

1.2.4保密文件的使用

1.2.5保密文件的銷(xiāo)毀

1.2.6網(wǎng)絡(luò)保密文件的控制

1.3員工保密的義務(wù)

1.4員工泄密的后果與處理

2廉潔守則

2.1公司任何員工個(gè)人不得以任何形式收受有關(guān)業(yè)務(wù)單位（施工單位、供應(yīng)

商等）的紅包及禮物，若因節(jié)慶之故，難以推卻的，應(yīng)繳交公司資源

部登記，由公司統(tǒng)一處理。

2.2公司任何員工個(gè)人不得要求和盡量避免受請(qǐng)參加業(yè)務(wù)單位的請(qǐng)吃。若

因工作需要應(yīng)事前向部門(mén)經(jīng)理報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后始可料約。

2.3公司任何員工嚴(yán)禁損害公司利益向業(yè)務(wù)單位收取好處或回扣。

2.4公司設(shè)立總經(jīng)理信箱，接受員工及業(yè)務(wù)單位的，對(duì)在廉潔紀(jì)律執(zhí)行時(shí)發(fā)

現(xiàn)的問(wèn)題，若金額或物品價(jià)值較大的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。

2.5員工因謀求私利，參加業(yè)務(wù)單位請(qǐng)吃，影響公司形象者，將予警告和通

報(bào)批評(píng)處理，屢犯者，將予辭退。

3收發(fā)文及檔案管理

3.1文件定義

3.2收發(fā)文管理

3.2.1收文

3.3發(fā)件

3.3.1起草：由需要發(fā)件的部門(mén)/管理處起草文件。

3.3.2編號(hào)：對(duì)外公文由物管公司秘書(shū)上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處

內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫(xiě)《發(fā)文登記表》。

3.3.3打印：由發(fā)文部門(mén)/管理處負(fù)責(zé)。

3.3.4校對(duì)、簽署

由發(fā)文部門(mén)/管理處負(fù)責(zé)，部門(mén)/管理處/物管公司歸檔的文件需有

發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名；以管理處名義發(fā)出的

電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。

3.3.5申請(qǐng)蓋章

由物管公司秘書(shū)負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章，按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章

的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)

責(zé)歸檔。

3.3.6發(fā)出：由發(fā)件部門(mén)/管理處負(fù)貢，并作出發(fā)義、簽收登記。

3.3.7內(nèi)部傳閱

收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,

交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書(shū)應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部

檔案室；其他文件由物管公司秘書(shū)和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管

和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況

的登記。

3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫(xiě)管理處的《發(fā)文登記表》。

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書(shū)及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。

3.4.2管理處秘書(shū)/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類

別進(jìn)行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系

統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年

一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件（每年的6月和12月）。由各管理處指定專人

負(fù)責(zé)，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方

法，例如：

3.5檔案管理

3.5.1文件的移交

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管，一股雇員不得私自保留檔案。

資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則，將文件進(jìn)行編號(hào)，分類存放。

3.5.3檔案信息的使用

公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案，但必須填寫(xiě)《檔案復(fù)印記

錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一向項(xiàng)目

中心行政及信息管理部辦理。

1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例

如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門(mén)的通知填寫(xiě)《檔案原件

借用申請(qǐng)表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書(shū)向項(xiàng)目中心行

政及信息管理部借出。

2）檔案原件外借期一般不得超過(guò)一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還

的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員，并由

檔案管理員作出追蹤。

3）檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及

損壞。

1）借用人將檔案歸還時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案

是否完整，并簽名確認(rèn)。

2）檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人，證明已

歸還檔案，完

檔案歸還手續(xù)。

由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。

4月報(bào)制度

4.1月報(bào)制度：每月25日前，各管理處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理處各部門(mén)

工作情況至物管公司秘書(shū)。

4.2香港月報(bào)制度：每月28日前，各管理處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理處工

作狀況至物管公司秘書(shū)及項(xiàng)目。

5表格格式的管理規(guī)定

5.1適用范圍

“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”）及公司轄下各管理處、各部門(mén)所使用

的表格。

5.2表格格式

5.2.1表頭

“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”，下款是表格名稱。

“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”和表格名稱（兩行上下排列、緊靠

標(biāo)志的右邊）。

例：

“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”用隸書(shū)，字號(hào)為三號(hào)；表格名稱用

華文楷體，字號(hào)為小三號(hào)。

5.2.2表尾

1）表格編號(hào)由：制表部門(mén)'表格編號(hào)（以用途分類）'版次\生效日

期組成

2）編號(hào)的字體：宋體，9號(hào)。

3）表格編號(hào)的位置：在表尾的左邊。

1）頁(yè)號(hào)數(shù)內(nèi)容：第一頁(yè)，共—頁(yè)。

2）頁(yè)號(hào)數(shù)的字體：宋體，9號(hào)。

3）頁(yè)號(hào)數(shù)的位置：在表尾的中間。

5.2.3表格的正文

5.3表格管理

5.3.1表格的編制

各部門(mén)負(fù)責(zé)編制相應(yīng)的表格，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并將編制好的表

格報(bào)資源部，如有更新，應(yīng)及時(shí)告知資源部。

5.3.2表格的管理

資源部負(fù)責(zé)表格編號(hào)分類、登記及檢查、督促等管理工作。

5.3.3所有表格均由資源部統(tǒng)一公布適用。凡未經(jīng)資源部公布的表格,

均不發(fā)生效力。

6文件格式的管理規(guī)定

6.1適用對(duì)象

本規(guī)定適用于公司/管理處所有對(duì)內(nèi)和對(duì)外文件，包括打印版本和手

寫(xiě)版本的文件。

6.2.公司標(biāo)志

公司標(biāo)志在文件上端的最左邊，具體如下：

6.3文件編號(hào)的規(guī)則：

1）文件編號(hào)由：物管公司/項(xiàng)目物管處/發(fā)文部門(mén)/文件種類/檔號(hào)組成

例如：G80/RMS/a/Ml/0001

f檔號(hào)

?文件種類

A發(fā)文部門(mén)

>項(xiàng)目物管處

?物管公司

詮釋：

內(nèi)部工作聯(lián)系

物管公司G80W

單

時(shí)代RMA備忘錄M

壩日口物/Wrl日轡

嶺南RMS會(huì)議紀(jì)要MU

處

逸彩RMY電子郵件E

文件類型

資源部ZY傳真F

財(cái)務(wù)部CW物管公司0

工程部GC項(xiàng)目管理中心1

發(fā)文部門(mén)

客服部KF合作公司2

保安部BA往來(lái)公司3

檔號(hào)'0001始

6.3日期的格式統(tǒng)一有以下兩種

文字日期）、或2005年1月31日（簡(jiǎn)稱為中文式數(shù)字日期）。

——年/月/日,例如：2005/1/31o

6.3使用規(guī)定

6.3.1對(duì)外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文

件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期；正文內(nèi)容提及到的日

期，則可選擇上述格式中的任一種。

7管理處印章使用管理規(guī)定

7.1目的：

規(guī)范管理處印章使用管理，確保公司利益不受損害。

7.2使用范雨:

新世界物業(yè)管理有限公司下屬各管理處印章管理。

7.3職責(zé)：

7.4工作程序：見(jiàn)《印章申請(qǐng)使用流程》

由:主/今mVKfl

不

同

意

不

同

意

:Z4.仔Crr尢J■業(yè)

7.5使用規(guī)定：

7.5.1B理處印章只限于發(fā)布管理處內(nèi)部文件、對(duì)業(yè)主的通告、管理處/部

制度及與物管公司各管理處之間文件往來(lái)；不得用于發(fā)往外部單位、

政府部門(mén)及個(gè)人等的對(duì)外發(fā)文，及有關(guān)合同、協(xié)議、擔(dān)保、證明等事

項(xiàng)。

7.5.2使用印章應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)單》，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后再加蓋公章。

7.5.3加蓋的印章應(yīng)端正、清晰，加印位置應(yīng)“齊年蓋月二

7.5.4不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章。

7.5.5行政助理要嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，嚴(yán)格核對(duì)《印章使用申請(qǐng)單》上

注明的文件內(nèi)容、份數(shù)，對(duì)不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。

8資產(chǎn)管理規(guī)定

8.1本文件的適用范圍

適用于對(duì)公司及公司轄下各管理處之全部相關(guān)資產(chǎn)的管理。

8.2資產(chǎn)的定義

泛指使用期為1年以上（含1年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。

其中，單位價(jià)值在RMB2000以上（含RMB2000元）的資產(chǎn)，屬固定資產(chǎn)類,

財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為A類資產(chǎn)；單位價(jià)值在RMB2000元以下的資產(chǎn)，屬

非固定資產(chǎn)類，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為H類資產(chǎn)。

8.3資產(chǎn)的分類

所有的資產(chǎn)是根據(jù)與財(cái)務(wù)賬相一致的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類的，具體為：

8.31辦公設(shè)備類（包括家私、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)、碎紙機(jī)、

繪圖儀、音像器材、電器、廚具、電話等）；

8.3..3交通設(shè)備類（包括汽車(chē)、摩托車(chē)、電池車(chē)等）；

8.3.4房屋類；

8.4資產(chǎn)管理和主管部門(mén)

8.5資產(chǎn)使用部門(mén)

資產(chǎn)使用部門(mén)是指具體貫徹執(zhí)行公司資產(chǎn)管理卻使用的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)部

門(mén)資產(chǎn)日常維護(hù)工作的執(zhí)行部門(mén)。

8.6資產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)責(zé)任

8.6.1資產(chǎn)所有權(quán)

資產(chǎn)所有權(quán)歸屬于負(fù)擔(dān)其成本費(fèi)用的物管公司或管理處。在廣州新世

界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)

成所有■權(quán)的改變。

8.6.2資產(chǎn)管理部門(mén)責(zé)任

負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤(pán)點(diǎn)等蛆織、辭記

手續(xù)，并對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行必要的維護(hù)安排。

8.6.3資產(chǎn)使用部門(mén)責(zé)任

資產(chǎn)管理部門(mén)已對(duì)管理處所有資產(chǎn)及其使用人進(jìn)行了編號(hào)并登記，各資

產(chǎn)使用部門(mén)及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對(duì)應(yīng)使用，并妥善保管、愛(ài)

惜使用。

8.7固定資產(chǎn)的折舊

固定資產(chǎn)每月折舊費(fèi)用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門(mén)/管理處承擔(dān)。

8.8資產(chǎn)的取得

作購(gòu)買(mǎi)前的準(zhǔn)備，填寫(xiě)“固定資產(chǎn)申請(qǐng)表”（所申購(gòu)的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)

類時(shí)適用）、或填寫(xiě)“非固定資產(chǎn)/費(fèi)用申請(qǐng)表”（所申購(gòu)的資產(chǎn)屬非固

定資產(chǎn)類時(shí)適用），然后將申請(qǐng)表匯總到資源部審核，由資源部進(jìn)行調(diào)

配，無(wú)庫(kù)存則再由資源部組織購(gòu)買(mǎi)。

資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)資產(chǎn)到達(dá)后的質(zhì)量確認(rèn)，保證其今后的正

常使用。

當(dāng)物品送到時(shí)，申請(qǐng)人或接收人應(yīng)檢查該物品以確保以下幾點(diǎn)：

注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理的部門(mén)/

管理處責(zé)任人必須通知資源部，并作有關(guān)的協(xié)調(diào)，保證對(duì)資產(chǎn)情況的

及時(shí)了解。

8.9資產(chǎn)的編號(hào)

所申請(qǐng)的資產(chǎn)是從庫(kù)存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資

產(chǎn)編號(hào)，資源部作相應(yīng)的變更使用人登記。

8.10資產(chǎn)的簽收

資源部將該資產(chǎn)編號(hào)填寫(xiě)在申請(qǐng)表的“取得登記欄”中，再由申請(qǐng)人

或使用人在“取得登記欄”上簽收。

8.11資產(chǎn)資料的存檔

資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人，將該資產(chǎn)的申請(qǐng)表、購(gòu)買(mǎi)合同、產(chǎn)品介紹書(shū)、

保質(zhì)書(shū)、發(fā)票復(fù)印件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。

8.12資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)款的支付

由資源部負(fù)責(zé)辦理資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)款的支付手續(xù)，并將已填寫(xiě)“取得登記欄”

的申請(qǐng)表原件、資產(chǎn)卡片、發(fā)票等資料交財(cái)務(wù)部。

8.13資產(chǎn)的處理

資產(chǎn)的處理應(yīng)填寫(xiě)《實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表》，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如

屬固定資產(chǎn)

批準(zhǔn)后交由財(cái)務(wù)部操作。

8.14定期資產(chǎn)檢查

兩種周期性的維護(hù)來(lái)保持記錄的精確、真實(shí)：

資源部于每年12月31日前，根據(jù)當(dāng)年二次資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)的情況，調(diào)整

好資產(chǎn)登記后，打印出公司/管理處資產(chǎn)的年報(bào)，交檔案室歸檔；同

時(shí)將各部門(mén)/管理處的資產(chǎn)年報(bào)發(fā)給各資產(chǎn)管理的部門(mén)責(zé)任人。

周期性的盤(pán)點(diǎn)為每年的3月和9月。

9采購(gòu)管理規(guī)定

9.1目的

規(guī)范物管公司各管理處物品采購(gòu)，物品入倉(cāng)、出倉(cāng)的程序，確保采

購(gòu)物品符合規(guī)定要求。

9.2適用范圍

適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購(gòu)工作，供應(yīng)商管理及倉(cāng)庫(kù)管理等。

9.3職責(zé)

作及貨款報(bào)銷(xiāo)、采購(gòu)資料存檔管理工作。

9.4采購(gòu)制度要點(diǎn)

9.4.2采購(gòu)行為分類

指單位價(jià)值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、

在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。

包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車(chē)輛、工程設(shè)備、電

機(jī)等物品。

指單位價(jià)值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/費(fèi)用。

包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費(fèi)、辦公

室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。

員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。

文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對(duì)講機(jī)購(gòu)置維保、電腦設(shè)

備購(gòu)置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。

經(jīng)市場(chǎng)調(diào)查，固定供應(yīng)商無(wú)法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商

的價(jià)格高時(shí)，臨時(shí)尋找的供應(yīng)商，采購(gòu)品單價(jià)在300元（含）以上,

或總價(jià)值在1,000元（含），要求有3家或3家以上供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行比

較、核價(jià)。

9.4.4采購(gòu)審批權(quán)限按《廣州新世界物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)

行。

9.5其他采購(gòu)要求：

9.5.1盡量要求按時(shí)送貨，如需外出采購(gòu)，行政助理應(yīng)安排集中物品采購(gòu)。

9.5.2采購(gòu)物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷(xiāo)售發(fā)票。

9.5.3對(duì)于批量貨品或大宗物品，均要求供應(yīng)商送貨上門(mén)。

9.6采購(gòu)程序一般分請(qǐng)購(gòu)、詢/比/議價(jià)、呈核訂購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷(xiāo)及存檔跟蹤

管理六個(gè)階段。

9.6.2詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

9.6.3呈核、訂購(gòu)

9.6.4驗(yàn)收

9.6.5存檔跟蹤管理

9.7倉(cāng)庫(kù)管理

9.7.2物品盤(pán)點(diǎn)

9.7.3倉(cāng)庫(kù)管理

9.8物品供應(yīng)商評(píng)審管理

9.8.1評(píng)審范圍

9.9行政助理應(yīng)當(dāng)對(duì)合格供應(yīng)商及時(shí)建檔，包括以下內(nèi)容：

9.9.1供應(yīng)商/委托方的名稱、注冊(cè)地址

9.9.2營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件

9.9.3資質(zhì)等級(jí)證書(shū)

9.9.4評(píng)審結(jié)果和記錄

9.9.5其他證明材料

9.10物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀

況全面組織跟蹤、評(píng)審一次，并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。具體

要求：

9.10.1掌握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況

9.10.2委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化

9.10.3社會(huì)信譽(yù)的變化

9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤

9.10.5其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素

9.11跟蹤評(píng)審結(jié)果的處置

9.11.1資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟蹤評(píng)審結(jié)果將委托方/供應(yīng)商分為優(yōu)

等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2委托方/供應(yīng)商將作為管理處對(duì)外采購(gòu)的優(yōu)先合作對(duì)象，可在合作

時(shí)享受付款方式、評(píng)審條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。

9.12物品采購(gòu)流程

采購(gòu)流程

預(yù)克內(nèi)預(yù)算外

各管理處行政助理月底匯總

八三1正*>VKN由，六

報(bào)公司副總經(jīng)理審

徑記入倉(cāng).填寫(xiě)入

法.乏長(zhǎng)；:T上〉13〉3二

備注：每月22日前若伊典混交下方采購(gòu)物品計(jì)劃（注明到貨時(shí)間），并填

寫(xiě)好物品采購(gòu)單。

10物品領(lǐng)用制度

10.1物品領(lǐng)用前先填寫(xiě)《工作任務(wù)單》或《用料單》，確部門(mén)主管審核審

核后方可領(lǐng)取，各部門(mén)主管須跟進(jìn)物料使用情況。

10.2對(duì)用戶維修由相關(guān)部門(mén)下單，工程部領(lǐng)料，完成維修后，客服中心

在進(jìn)行驗(yàn)收的同時(shí)，監(jiān)管材料是否得到合理使用。

10.3各部門(mén)內(nèi)部需領(lǐng)用物品時(shí)，由部門(mén)提出申請(qǐng)，報(bào)人事行政經(jīng)理批準(zhǔn)

后方可領(lǐng)用。

10.4每月25日工程部各班組須將剩余和回收對(duì)料填寫(xiě)退料單、領(lǐng)料單,

交倉(cāng)管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實(shí)用

料。

物料領(lǐng)用流程

補(bǔ)簽名。

11集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定

n.i手機(jī)所有

手機(jī)為聯(lián)通公司送給新世界物管公司，所有權(quán)為新世界物管公司所有，

手機(jī)與手機(jī)號(hào)碼統(tǒng)一由資源部配于新世界物管公司主管級(jí)以上員工使

用。

11.2手機(jī)使用管理

11.2.1CDMA手機(jī)由新世界公司配于主管級(jí)以上員工使用，是屬于員工福

利的一種，在使用CDMA手機(jī)時(shí)，同時(shí)享有公司手機(jī)補(bǔ)助。

11.2.2MA手機(jī)統(tǒng)一由資源部管理，由資源部統(tǒng)一調(diào)配，員工不能干涉。

11.2.3員工在使用CDMA手機(jī)時(shí)，必須保證在工作時(shí)間內(nèi)開(kāi)機(jī)，如果發(fā)現(xiàn)

在工作時(shí)間內(nèi)無(wú)故關(guān)機(jī)，無(wú)法聯(lián)系的情況，資源部有權(quán)做出處理。

11.3手機(jī)費(fèi)用管理

11.3.1CDMA手機(jī)交由員工使用的當(dāng)月起，員工相應(yīng)享有與其職位相應(yīng)

的手機(jī)報(bào)銷(xiāo)。具體參照“手機(jī)通信費(fèi)用管理規(guī)定”。

11.3.2CDMA手機(jī)話費(fèi)每月由使用者自行到營(yíng)業(yè)廳繳費(fèi)，索取話費(fèi)發(fā)票

交行政核準(zhǔn)，在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)，超過(guò)報(bào)銷(xiāo)限額的話費(fèi)由持

機(jī)人自行承擔(dān)。

11.4其他

11.4.1員工在領(lǐng)取CDMA手機(jī)時(shí)，需和公司簽定一份公司內(nèi)部手機(jī)管理協(xié)

議；

11.5內(nèi)部手機(jī)管理協(xié)議

為便于與新世界公司的溝通，提高工作效率，新世界物業(yè)管理有限

公司決定對(duì)主管級(jí)以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機(jī)及對(duì)應(yīng)的號(hào)碼。為更好地進(jìn)行

管理，現(xiàn)制定以下規(guī)定：

將會(huì)受到公司的調(diào)查，公司將保留追究使用者相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。

卡，結(jié)清話費(fèi)，否則公司有權(quán)直接從使用者的薪金中扣抵配發(fā)手機(jī)的

市場(chǎng)價(jià)款、話費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用。

12對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定

12.1對(duì)講機(jī)的管理

12.1.1對(duì)講機(jī)由各管理處各部門(mén)領(lǐng)用保管，遵守“誰(shuí)領(lǐng)用，誰(shuí)保管，誰(shuí)

損壞，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，層層落實(shí)。

12.1.2對(duì)講機(jī)由各管理處行政助理統(tǒng)一編號(hào)管理，定期對(duì)使用情況進(jìn)行

檢查。

12.1.3各管理處各部門(mén)必須設(shè)立對(duì)講機(jī)使用登記薄，由部門(mén)每天統(tǒng)一發(fā)

放、驗(yàn)收，并做好對(duì)講機(jī)交接工作。

12.2對(duì)講機(jī)的維修

12.2.1對(duì)講機(jī)的維修統(tǒng)一由各管理處行政助理負(fù)責(zé)，由資源部指定統(tǒng)一

的維修商進(jìn)行維修保養(yǎng)。

12.2.2行政助理應(yīng)建立對(duì)講機(jī)的設(shè)備臺(tái)帳，及時(shí)掌握對(duì)講機(jī)的性能狀況

及使用情況。

12.3對(duì)講機(jī)的使用

12.3.1對(duì)講機(jī)必須隨身攜帶，小心愛(ài)護(hù)，使用時(shí)應(yīng)小心輕放，嚴(yán)禁手提

對(duì)講機(jī)天線，嚴(yán)禁用對(duì)講機(jī)敲擊硬物，因使用不當(dāng)造成損壞須照價(jià)

賠償。

12.3.2用對(duì)講機(jī)后必須保持對(duì)講機(jī)處于開(kāi)機(jī)狀態(tài)，并注意及時(shí)更換電池,

更換電池時(shí)，必須先關(guān)機(jī)后再更換電池，以保護(hù)和延長(zhǎng)對(duì)講機(jī)使用

壽命。

12.3.3須嚴(yán)格按對(duì)講機(jī)的操作規(guī)范使用，發(fā)話時(shí)，按住發(fā)話按鈕，發(fā)話

完畢后松開(kāi)發(fā)話按鈕接聽(tīng)，嚴(yán)禁長(zhǎng)時(shí)間按住發(fā)話按鈕，影響正常

通話。

12.3.4在公眾場(chǎng)合注意控制對(duì)講機(jī)音量，避免對(duì)客戶造成滋擾。

12.3.5對(duì)講機(jī)僅供工作上的聯(lián)系，不準(zhǔn)用對(duì)講機(jī)講與工作無(wú)關(guān)的事情，

不得講影響公司/管理處形象的說(shuō)話或泄露公司/管理處秘密。

12.3.6用對(duì)講機(jī)時(shí)應(yīng)先報(bào)崗位，然后講要找的崗位，再說(shuō)具體事情；使

用對(duì)講機(jī)時(shí)應(yīng)使用禮貌用語(yǔ)，要求別人辦事時(shí)應(yīng)多用“請(qǐng)”字，如

“消防中心CALL巡樓保安，請(qǐng)即到XX層檢查X號(hào)煙感”，接收人

收到后應(yīng)回復(fù)“收到”或不清楚時(shí)說(shuō)“請(qǐng)重復(fù)”，檢查后回復(fù)“巡樓

保安CALL消防中心，檢查無(wú)火情，請(qǐng)復(fù)位”，“謝謝”。嚴(yán)禁用對(duì)講

機(jī)講粗言爛語(yǔ)。

12.3.7對(duì)講機(jī)使用過(guò)程因接受信號(hào)不好，接收雙方聽(tīng)不清楚時(shí)，呼叫三

次無(wú)反應(yīng)，其他同事應(yīng)立即轉(zhuǎn)呼并及時(shí)代為轉(zhuǎn)告。

13《工作任務(wù)單》使用辦法

13.1目的

加快工作效率、避免工作延誤，把每一項(xiàng)工作明確到人和完成時(shí)間，

以保證“成本、效率、質(zhì)量、態(tài)度”均使客戶得到滿意

13.2使用說(shuō)明：

13.2.1每一張工作任務(wù)單只有一項(xiàng)工作內(nèi)容，一個(gè)編號(hào)；

13.2.2工作任務(wù)單共3聯(lián)：第一聯(lián)為白色，由下單部門(mén)保管；第二聯(lián)為

紅色，由接單部門(mén)保管；第三聯(lián)為藍(lán)色，由倉(cāng)庫(kù)保管；

13.2.3“接待人”（客戶服務(wù)中心前臺(tái)）在接到報(bào)單人的電話時(shí)，需馬上詳

細(xì)記錄、填寫(xiě)“報(bào)

單人”姓名、“報(bào)單時(shí)間”和“報(bào)單內(nèi)容”；若報(bào)單人到客戶服務(wù)中

心前臺(tái)，則請(qǐng)報(bào)單人親自填寫(xiě)

13.2.4接待人在確認(rèn)報(bào)單內(nèi)容后，需填寫(xiě)“接待人”、“發(fā)單人”、“發(fā)單

時(shí)間”“要求完成時(shí)間”欄內(nèi)容，并在4個(gè)時(shí)內(nèi)交接單部門(mén)

（一）接單部門(mén)不得以任何理由拒簽工作任務(wù)單，接單人為接單部門(mén)

的主管

（二）接單人需填寫(xiě)“接單時(shí)間”、“維修人員”，并在4小時(shí)內(nèi)交維

修人員

（三）維修人員填寫(xiě)所需材料，憑工作任務(wù)單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料

（四）維修人員需填寫(xiě)“到達(dá)時(shí)間”、“完成時(shí)間”或“未完成工作情

況反饋”、“工時(shí)”、“工價(jià)”“總費(fèi)用”

（五）在完成工作以后，屬于有償服務(wù)的，馬上需請(qǐng)業(yè)主在“有償收

費(fèi)確認(rèn)”欄簽名：并杷工作仟?jiǎng)?wù)單交客戶服務(wù)中心確認(rèn)，由客

戶服務(wù)中心前臺(tái)評(píng)分后，分別送下單部門(mén)主管、管理處主任進(jìn)

行評(píng)分；由客戶服務(wù)中心前臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)保管，每月25日把工作

任務(wù)單統(tǒng)計(jì)表交人事行政助理進(jìn)行績(jī)效考評(píng)

13.3《工作任務(wù)單》管理制度

14圖書(shū)借閱管理規(guī)定

14.1圖書(shū)的收集和管理

購(gòu)買(mǎi)、定期收集、公司/管理處/部門(mén)/員工提供。

14.2圖書(shū)借閱

14.3圖書(shū)歸還

借閱人歸還圖書(shū)時(shí)，須經(jīng)圖書(shū)管理員檢查所歸還之圖書(shū)是否整潔、完整、

并簽名確認(rèn)。

14.4圖書(shū)處理

15制服管理規(guī)定

15.1目的

為了統(tǒng)一物管公司對(duì)外形象，加強(qiáng)員工的歸屬感，促進(jìn)公司的業(yè)務(wù)

和管理水平，公司均為各崗位的員工訂制制服，現(xiàn)特制定相關(guān)的員

工制服管理規(guī)定，具體內(nèi)容如下：

15.2一般規(guī)定

15.3折舊標(biāo)準(zhǔn)

按兩年時(shí)間折舊,即每年的折舊率為50%；

按兩年時(shí)間折舊，即每年的折舊率為50%；

按兩年時(shí)間折舊，即每年的折舊率為50版

由于工程部技工所穿著之工程衣磨損較大，且一年四季只有兩套

服裝，所以按一年時(shí)間折舊。

皮鞋類按一年時(shí)間折舊；布鞋類按半年時(shí)間折舊；

涉及個(gè)人衛(wèi)生問(wèn)題，員工離職時(shí)一律采用工鞋折舊方法，工鞋不

予回收

如女門(mén)童使用的保暖長(zhǎng)襪等，一般按半年時(shí)間折舊，離職時(shí)不予

回收，其他如保安精神帶等配飾，般按年n寸間折舊，或根據(jù)

具體情況作出決定。

15.4工衣?lián)Q洗

適用范圍夏季冬季備注

客服人員4次/月2次/月

保安人員2次/月1次/月

工程人員1次/月1次/月

后勤人員2次/月1次/月

16車(chē)輛使用管理制度

16.1總則

為加強(qiáng)公司車(chē)輛管理，確保行車(chē)安全，提高辦事效率，減少經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，

制定本制度。

16.2車(chē)輛使用范圍

16.2.1公司接送往來(lái)賓客等接待用車(chē)；

16.2.2公司領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)用車(chē)；

16.2.3員工外出開(kāi)會(huì)、聯(lián)系業(yè)務(wù)用車(chē)；

16.2.4其它緊急和特殊情況用車(chē)等。

16.3車(chē)輛使用程序

16.3.1周一上午本部各部門(mén)以電郵形式申報(bào)本周用車(chē)計(jì)劃，交由前臺(tái)

文員定出“公司車(chē)輛行程安排表”，以電郵形式通知本部所有員工。

16.3.2需用車(chē)人員根據(jù)行程表做出外出辦事安排，用車(chē)部門(mén)需提前一

天填寫(xiě)“公司車(chē)輛使用申請(qǐng)表”，由部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后交資源部。

16.3.3資源部盡可能安排同線路外出辦事的同事共同用車(chē)。

16.3.4無(wú)法安排用車(chē)時(shí)，資源部將開(kāi)具“無(wú)公司車(chē)輛安排回執(zhí)”。

16.3.5員工外出聯(lián)系業(yè)務(wù)盡可能考慮使用地鐵、公共汽車(chē)等交通工具。

16.4車(chē)輛的管理

16.4.1車(chē)輛調(diào)配權(quán)歸屬資源部。

16.4.2必須在公司指定的場(chǎng)所進(jìn)行定期維修、保養(yǎng)，以確保車(chē)輛保持

良好運(yùn)行；司機(jī)有責(zé)任在每次出車(chē)前進(jìn)行檢查，確保安全后方

可用車(chē)。

16.4.3停放公司指定車(chē)位，鑰匙交回資源部（或存放在時(shí)代監(jiān)控室）

以備緊急恃況使用車(chē)輛。

16.4.4車(chē)輛需在指定加油站加油，由資源部統(tǒng)一支付油費(fèi)。

16.4.5車(chē)輛加油統(tǒng)一由司機(jī)經(jīng)辦，司機(jī)在每個(gè)工作日結(jié)束前檢查油箱

油量，保證緊急任務(wù)和特殊情況用車(chē)時(shí)的需求。

16.4.6司機(jī)出車(chē)時(shí)應(yīng)向用車(chē)人收回“車(chē)輛使用申請(qǐng)表”，并在工作日志

中及時(shí)登記起點(diǎn)至目的地區(qū)段名和行程公里數(shù)，由用車(chē)人簽名確

認(rèn)。

16.4.7司機(jī)下班后應(yīng)將車(chē)輛停入停車(chē)場(chǎng)，同時(shí)及時(shí)登記行程公里數(shù)，

掌握用油情況及控制用油量。

16.4.8公司人員下班后或周末確需用車(chē)的，應(yīng)提前向資源部提出申請(qǐng),

確有急事應(yīng)口頭申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，方可用車(chē)。自行開(kāi)車(chē)者需在“公

共用車(chē)登記簿”上登記起始終點(diǎn)及行程公里數(shù)，并簽名確認(rèn)。

16.4.9司機(jī)每天做好工作日志，詳盡記錄行程，并由經(jīng)辦人簽名確認(rèn)。

16.4.10司機(jī)應(yīng)保持車(chē)輛外觀及車(chē)內(nèi)的整潔，備用修理工具齊全；停入

停車(chē)場(chǎng)時(shí)應(yīng)保障油箱儲(chǔ)油不少于1/4,外出時(shí)需在正規(guī)停車(chē)場(chǎng)

保管車(chē)輛、否則發(fā)生損毀、遺失或被盜等到情況，責(zé)任由當(dāng)事

人負(fù)責(zé)。

16.4.11杜絕員工無(wú)證或未經(jīng)允許駕駛公司車(chē)輛。

16.4.12用車(chē)人違反交通規(guī)則或發(fā)生交通事故責(zé)任和費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān)。

17宿舍管理制度

因工作及管理需要，管理處為部分員工安排員工宿舍，統(tǒng)一配備床鋪及

必需生活用品，并制定員工住宿及管理規(guī)定如下：

17.1住宿員工需提供個(gè)人資料,到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關(guān)

手續(xù)。

17.2員工應(yīng)保證無(wú)不良嗜好，不得攜眷住宿；

17.3住宿作為員工福利，房屋租金、管理費(fèi)及必要正常的修繕維護(hù)費(fèi)由管

理處負(fù)責(zé)，水電費(fèi)用由員工自行負(fù)擔(dān)。

17.4員工離職時(shí)，應(yīng)于離職日內(nèi)遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補(bǔ)償

費(fèi)或搬家費(fèi)用。

17.5單元宿舍統(tǒng)一由保安部住宿人員中職位最高者擔(dān)任宿舍舍監(jiān),其工作

任務(wù)如下：

17.5.1總管一切內(nèi)務(wù)，保持整潔、維持秩序；

17.5.2備置員工資料（如暫住證資料、緊急聯(lián)絡(luò)人等）；

17.5.3監(jiān)督舍員的行為規(guī)范，宿舍制度的執(zhí)行，定期向行政人事部匯報(bào)

各項(xiàng)情況，配合行政人事部定期的宿舍檢查。

17.6舍員應(yīng)遵守下列規(guī)定，違犯者將視情節(jié)輕重給予必要行政處分，甚至

解雇。

17.6.1服從舍監(jiān)管理、派遣與監(jiān)督；

17.6.2遇緊急事故時(shí)能服從召集命令，迅速到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)增援；

17.6.3室內(nèi)遵守消防規(guī)定，嚴(yán)禁使用及裝接高負(fù)荷的電器，嚴(yán)禁私接電

線，（禁止明爐烹飪）；

17.6.4室內(nèi)不得使用或存放危險(xiǎn)及違禁物品;

17.6.5個(gè)人被鋪及其他物品必須疊放整齊，保持室內(nèi)清潔：

17.6.6愛(ài)護(hù)室內(nèi)一切公共設(shè)施及物品，不得于墻壁隨意張貼字畫(huà)或裝釘

物品，不得任意改造、改建室內(nèi)現(xiàn)有裝修及設(shè)備；

17.6.7愛(ài)護(hù)管理處統(tǒng)一配備的設(shè)施和物品，員工離職或損壞將按有關(guān)規(guī)

定折舊或賠償；

17.G.8各房間的清潔由舍監(jiān)安排住宿人輪流清潔值口；

17.6.9任何時(shí)侯均不得制造噪音、氣味；

18電話接聽(tīng)制度

18.1接聽(tīng)電話

18.1.1鈴響三聲以內(nèi)，必須接聽(tīng)電話。

18.1.2拿起電話，應(yīng)清晰報(bào)到：“您好，XX管理處，有什么可以幫到您？”

18.1.3認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方的電話事由，若需傳呼他人，應(yīng)請(qǐng)對(duì)方稍候，然后輕

輕擱下電話，去傳呼他人；如對(duì)方有公事相告或相求時(shí)，應(yīng)將對(duì)方要

求逐條記錄在《工作日記》內(nèi)，并盡量詳細(xì)回答。

18.1.4通話完畢，應(yīng)說(shuō)：“謝謝，再見(jiàn)！”語(yǔ)氣平和，并在對(duì)方放下電話后

再輕輕放下電話，任何時(shí)候不得用力擲聽(tīng)筒。

18.1.5接電話聽(tīng)不懂對(duì)方語(yǔ)言時(shí)，應(yīng)說(shuō)：“對(duì)不起，請(qǐng)您用普通話，好嗎？”

或“不好意思，請(qǐng)稍候，我不會(huì)說(shuō)廣州話”。

18.1.6中途若遇急事需暫時(shí)中斷與對(duì)方通話時(shí)，應(yīng)先征得對(duì)方的同意，并

表示感謝，恢復(fù)與對(duì)方通話時(shí)，切勿忘記向?qū)Ψ街虑浮?/p>

18.1.7接聽(tīng)電話時(shí)，聲調(diào)要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢(shì)，聲量

不要過(guò)高，亦不要過(guò)低，以免對(duì)方聽(tīng)不太清楚。

18.2撥打電話

18.2.1電話接通后，應(yīng)首先向?qū)Ψ街乱詥?wèn)候，如：“您好”，并作自我介紹。

18.2.2使用敬語(yǔ)，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。

18.2.3通話完畢時(shí),應(yīng)說(shuō)：“謝謝，再見(jiàn)”。

19電話管理制度

19.1為規(guī)范公司及所轄各管理處電話的使用和管理，特制定本制度。

19.2公司及各管理處的電話，主要是作為公司員工進(jìn)行內(nèi)外公務(wù)溝通、以及

開(kāi)展辦公業(yè)務(wù)之用，在非緊急情況下，不得使用辦公電話作私人用途。

19.3任何情況下，嚴(yán)禁使用撥號(hào)上網(wǎng)聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發(fā)現(xiàn)，將

給予書(shū)面警告處分。

19.4任何情況下，嚴(yán)禁接駁信息臺(tái)，一旦出現(xiàn)信息費(fèi)，將由使用人自行負(fù)擔(dān)此

項(xiàng)費(fèi)用。

19.5員工打電話，用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以節(jié)約話費(fèi)成本。

19.6各管理處的分機(jī)號(hào)碼統(tǒng)一使用“8”開(kāi)頭的三位數(shù)，各部門(mén)分機(jī)號(hào)碼按如

下規(guī)定執(zhí)行。管理處主任：801；客戶服務(wù)部：802-805,客戶服務(wù)部前臺(tái)

800；人事行政部：806；財(cái)務(wù)部：807-808；保安部：809-810；工程部:

811-812.不設(shè)分機(jī)或分機(jī)號(hào)碼不能使用三位數(shù)的管理處，由公司根據(jù)實(shí)

際情況另行審核批示。

19.7總機(jī)人工錄音服務(wù)內(nèi)容統(tǒng)一為“您好，xx客戶服務(wù)中心，請(qǐng)撥分機(jī)號(hào)

碼，杳號(hào)請(qǐng)撥00”、“您撥的分機(jī)正忙，請(qǐng)改撥其他分機(jī)號(hào)碼。，或撥0

由總機(jī)為您服務(wù)，”、“您撥的分機(jī)無(wú)人接聽(tīng)，請(qǐng)改撥其他分機(jī)號(hào)碼。”

總機(jī)人工錄音的音色、音調(diào)、音質(zhì)各管理處全部統(tǒng)一。

19.8總機(jī)接外線電話至分機(jī)時(shí)，一般電話鈴聲響五次無(wú)人接聽(tīng)，即掛線。

19.9前臺(tái)文員接聽(tīng)外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為“您好，xx新世界管理處〃，當(dāng)對(duì)

方告知分機(jī)電話時(shí)，說(shuō)“請(qǐng)稍候！”如分機(jī)占線，說(shuō)“電話占線，請(qǐng)稍后

再撥。謝謝！”接聽(tīng)內(nèi)線電話的用語(yǔ)為“您好，前臺(tái)！”其他內(nèi)容視情況

回答，要求規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。

19.10由各管理處主任根據(jù)實(shí)際情況編制每年度辦公電話費(fèi)用預(yù)算報(bào)公司審

核，并負(fù)責(zé)對(duì)辦公電話的費(fèi)用支出做出有效控制和監(jiān)督。

19.11行政人員要做好電話費(fèi)用的核準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)工作，并協(xié)助管理處主任監(jiān)督電話

的正常合理使用，對(duì)電話費(fèi)用有疑問(wèn)的，應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系電信部門(mén)查明原因，

為費(fèi)用結(jié)算提供合理的數(shù)據(jù)資料。對(duì)電話費(fèi)用定額管理的執(zhí)行情