股份制企業合同管理文書指南一、合同的簽訂1.1合同簽訂的流程合同簽訂的流程通常包括以下幾個主要步驟。首先是合同意向的達成，雙方就合作的基本意向進行溝通和協商，明確合作的目標、范圍和主要條款。接著是合同文本的起草，由一方或雙方根據意向進行合同文本的撰寫，保證條款清晰、準確、全面。在起草過程中，要充分考慮雙方的權益和風險，避免出現模糊或歧義的條款。然后是合同文本的審核，由雙方的相關部門或人員對合同文本進行審核，檢查條款的合法性、合規性和合理性。審核過程中要注意與法律法規的符合性，以及對企業自身利益的保護。審核通過后，進入合同的簽訂環節，雙方代表在合同上簽字或蓋章，正式確認合同的生效。合同簽訂后，還需要將合同副本進行歸檔，以備后續查閱和管理。1.2合同簽訂的注意事項在合同簽訂過程中，需要注意以下幾個方面。一是要明確合同的主體，保證雙方的身份合法、真實，具備簽訂合同的資格和能力。二是要明確合同的標的，清楚地描述合同所涉及的物品、服務或權利義務的具體內容，避免出現模糊或歧義。三是要明確合同的價格和支付方式，確定合同的總金額、付款時間、付款方式等，避免因價格和支付問題產生糾紛。四是要明確合同的履行期限和地點，規定合同履行的時間和地點，保證雙方能夠按時、按地履行合同義務。五是要明確合同的違約責任，約定雙方在違約情況下應承擔的責任和賠償方式，以保障合同的履行。六是要注意合同的法律適用和爭議解決方式，選擇合適的法律適用和爭議解決途徑，以便在發生糾紛時能夠有效地解決問題。1.3合同簽訂的授權規定合同簽訂的授權規定是為了保證合同的簽訂符合企業的內部管理要求和法律法規的規定。企業應明確規定合同簽訂的授權范圍和權限，不同級別的人員在簽訂合同時應具備相應的授權。一般來說，重大合同的簽訂需要經過企業高層領導的審批，而一般合同可以由相關部門或人員根據授權進行簽訂。在授權過程中，要注意授權的明確性和合理性，避免出現授權不清或越權簽訂合同的情況。同時企業還應建立合同簽訂的審批流程，對合同的簽訂進行嚴格的審批和監督，保證合同的簽訂符合企業的利益和要求。二、合同的履行2.1合同履行的監督與管理合同履行的監督與管理是保證合同順利履行的重要環節。企業應建立合同履行的監督機制，定期對合同的履行情況進行檢查和評估。監督內容包括合同雙方是否按照合同約定履行義務，是否存在違約行為等。通過監督，可以及時發覺合同履行中存在的問題，并采取相應的措施加以解決。同時企業還應加強對合同履行的管理，建立合同履行的檔案，記錄合同履行的過程和情況。合同履行檔案應包括合同文本、履行記錄、變更記錄等，以便于后續的查閱和管理。在合同履行過程中，如遇重大問題或變更，應及時與對方溝通協商，并做好相關記錄。2.2合同履行中的糾紛處理在合同履行過程中，難免會出現糾紛。企業應建立合同履行糾紛的處理機制，及時處理合同履行中的糾紛。糾紛處理的原則是平等、公正、合法、合理，雙方應通過友好協商的方式解決糾紛。如協商不成，可以申請調解、仲裁或訴訟等方式解決。在處理糾紛過程中，企業應注意保留相關證據，如合同文本、履行記錄、往來函件等，以便于在糾紛解決中維護自身的合法權益。同時企業還應加強對合同履行糾紛的預防，通過加強合同管理、提高合同履行的質量等方式，減少合同履行糾紛的發生。2.3合同履行的變更與解除合同履行的變更與解除是在合同履行過程中，由于各種原因需要對合同條款進行變更或解除的情況。合同變更與解除應遵循合同的約定和法律法規的規定，雙方應協商一致，并簽訂書面的變更或解除協議。在合同變更與解除過程中，要注意保護雙方的合法權益，避免因變更或解除合同而給對方造成不必要的損失。同時企業還應及時將合同變更與解除的情況進行記錄和歸檔，以備后續查閱和管理。三、合同的檔案管理3.1合同檔案的建立與保存合同檔案的建立與保存是合同管理的重要內容。企業應建立合同檔案管理制度，明確合同檔案的建立、保存、查閱、使用和銷毀等規定。合同檔案應按照合同的編號、簽訂日期等進行分類歸檔，便于查找和管理。合同檔案的保存期限應根據法律法規的規定和企業的實際情況確定，一般為合同履行完畢后若干年。在合同檔案的保存過程中，要注意檔案的安全性和完整性，避免檔案的丟失、損壞或泄露。3.2合同檔案的查閱與使用合同檔案的查閱與使用應遵循企業的相關規定和程序。需要查閱合同檔案的人員應填寫查閱申請，經相關領導批準后，方可查閱。查閱合同檔案時，應嚴格遵守保密規定，不得將合同檔案的內容泄露給無關人員。合同檔案的使用應僅限于與合同履行相關的工作，不得用于其他目的。在使用合同檔案時，要注意保護合同檔案的完整性和安全性，不得對合同檔案進行涂改、損壞或銷毀。3.3合同檔案的銷毀規定合同檔案的銷毀應遵循法律法規的規定和企業的相關制度。合同檔案達到保存期限后，經相關領導批準，可以進行銷毀。銷毀合同檔案時，應將檔案清單與銷毀記錄一并保存，以備后續查閱。在銷毀合同檔案過程中，要注意保密和安全，避免檔案內容的泄露。同時要嚴格按照規定的程序進行銷毀，保證檔案的徹底銷毀。四、合同的審查與審批4.1合同審查的內容與要點合同審查的內容主要包括合同的合法性、合規性、合理性和完整性等方面。合法性審查主要是檢查合同是否符合法律法規的規定，是否存在違法條款；合規性審查主要是檢查合同是否符合企業的內部管理制度和相關規定，是否存在違規條款；合理性審查主要是檢查合同條款是否合理、公平，是否符合雙方的利益；完整性審查主要是檢查合同是否具備必要的條款，是否存在遺漏或不完善的地方。在合同審查過程中，要重點關注合同的核心條款和關鍵事項，保證合同的質量和安全性。4.2合同審批的程序與權限合同審批的程序一般包括起草、審核、審批等環節。起草人員完成合同文本后，應提交給相關部門或人員進行審核，審核人員應根據合同審查的內容和要點，對合同進行認真審核，并提出審核意見。審核通過后，合同文本應提交給企業的高層領導進行審批，審批人員應根據企業的內部管理制度和相關規定，對合同進行審批，并簽署審批意見。合同審批的權限應根據企業的規模、業務范圍和管理要求等因素進行確定，不同級別的人員在合同審批中應具備相應的權限。4.3合同審查與審批的責任劃分合同審查與審批的責任劃分是為了明確各方在合同審查與審批過程中的責任和義務。起草人員應對合同的內容和條款負責，保證合同的合法性、合規性、合理性和完整性；審核人員應對合同的審核結果負責，保證合同符合企業的內部管理制度和相關規定；審批人員應對合同的審批結果負責，保證合同符合企業的利益和要求。在合同審查與審批過程中，如發覺問題或存在爭議，應及時溝通協商，明確責任，并采取相應的措施加以解決。五、合同的風險防控5.1合同風險的識別與評估合同風險的識別與評估是合同風險管理的基礎。企業應建立合同風險識別與評估機制，定期對合同風險進行識別和評估。合同風險的識別主要是通過對合同條款、合同履行過程等方面的分析，找出可能存在的風險因素；合同風險的評估主要是對識別出的風險因素進行定性或定量分析，評估風險的大小和影響程度。在合同風險識別與評估過程中，要充分考慮各種因素的影響，如法律法規的變化、市場環境的變化、對方的信用狀況等，以便于采取有效的風險防控措施。5.2合同風險的規避與控制合同風險的規避與控制是合同風險管理的核心。企業應根據合同風險的識別與評估結果，采取相應的風險規避和控制措施。風險規避主要是通過避免簽訂風險較大的合同，或在合同中設置相應的條款，避免風險的發生；風險控制主要是通過采取措施降低風險的發生概率或減輕風險的影響程度，如加強合同履行的監督管理、購買保險等。在合同風險規避與控制過程中，要根據實際情況選擇合適的措施，并加強對措施實施效果的評估和監控，及時調整和完善風險防控措施。5.3合同風險的應急處理合同風險的應急處理是在合同風險發生時，采取及時有效的措施進行處理，以減少損失。企業應建立合同風險應急處理機制，明確應急處理的程序和責任。在合同風險發生時，應立即啟動應急處理程序，采取相應的措施進行處理，如與對方協商解決、申請仲裁或訴訟等。同時要及時向企業領導和相關部門報告風險情況，以便于企業領導和相關部門及時采取措施進行應對。在合同風險應急處理過程中，要注意保留相關證據，以便于在后續的糾紛解決中維護自身的合法權益。六、合同的違約處理6.1違約行為的認定與判斷違約行為的認定與判斷是合同違約處理的前提。企業應根據合同的約定和法律法規的規定，對違約行為進行認定和判斷。違約行為的認定主要是看對方是否按照合同約定履行了義務，是否存在違約行為；違約行為的判斷主要是根據違約行為的性質、程度、后果等因素，判斷違約方應承擔的責任和賠償方式。在違約行為的認定與判斷過程中，要嚴格按照合同的約定和法律法規的規定進行，避免主觀臆斷或錯誤判斷。6.2違約方的責任承擔與賠償違約方的責任承擔與賠償是合同違約處理的核心。企業應根據違約行為的認定和判斷結果，要求違約方承擔相應的責任和賠償。責任承擔主要包括繼續履行、采取補救措施、支付違約金等；賠償主要包括直接損失和間接損失的賠償。在確定違約方的責任承擔和賠償時，要根據合同的約定和法律法規的規定，結合實際情況進行合理確定，避免過高或過低的賠償。同時要注意保留相關證據，以便于在后續的糾紛解決中維護自身的合法權益。6.3違約糾紛的解決途徑違約糾紛的解決途徑是在合同違約發生后，雙方無法通過協商解決時，采取的法律手段。違約糾紛的解決途徑主要包括調解、仲裁和訴訟等。調解是由第三方進行調解，促使雙方達成和解協議；仲裁是由仲裁機構進行仲裁，根據仲裁協議和相關法律法規作出裁決；訴訟是向法院提起訴訟，由法院進行審理和判決。在選擇違約糾紛的解決途徑時，要根據合同的約定、糾紛的性質和實際情況等因素進行選擇，以達到最有效的解決效果。七、合同的變更與轉讓7.1合同變更的條件與程序合同變更的條件與程序是在合同履行過程中，由于各種原因需要對合同條款進行變更時應遵循的規定。合同變更的條件主要包括雙方協商一致、合同約定的變更條件成就等；合同變更的程序主要包括提出變更申請、審核變更申請、簽訂變更協議等。在合同變更過程中，要注意保護雙方的合法權益，避免因變更合同而給對方造成不必要的損失。同時要嚴格按照合同變更的程序進行操作，保證變更的合法性和有效性。7.2合同轉讓的規定與限制合同轉讓的規定與限制是在合同履行過程中，一方將合同權利或義務轉讓給第三方時應遵循的規定。合同轉讓的規定主要包括合同約定的轉讓條件、法律法規的規定等；合同轉讓的限制主要包括合同性質的限制、當事人約定的限制等。在合同轉讓過程中，要注意轉讓的合法性和有效性，避免因轉讓合同而給對方造成不必要的損失。同時要嚴格按照合同轉讓的規定和限制進行操作，保證轉讓的順利進行。7.3合同變更與轉讓的法律后果合同變更與轉讓的法律后果是在合同變更或轉讓后，對合同雙方的權利和義務產生的影響。合同變更的法律后果主要是對合同條款進行修改，變更后的合同條款對雙方具有約束力；合同轉讓的法律后果主要是將合同權利或義務轉讓給第三方，第三方成為合同的當事人，享有相應的權利和承擔相應的義務。在合同變更與轉讓過程中，要注意法律后果的影響，及時調整和完善合同管理措施，以保證合同的順利履行。八、合同的終止與結算8.1合同終止的情形與條件合同終止的情形與條件是在合同履行完畢或出現其他法定情形時，合同終止的規定。合同終止的情形主要包括合同約定的終止條件成就、雙方協商一致終止合同、一方違約導致合同終止等；合同終止的條件主要包括合同履行完畢、合同解除、合同撤銷等。在合同終止過程中，要注意終止的合法性和有效性，避免因終止合同而給對方造成不必要的損失。同時要嚴格按照合同終止的程序進行操作，保證終止的順利進行。8.2合同結算的方式與程序合同結算的方式與程序是在合同終止后，對合同雙方的權利和義務進行結算的規定。合同結算的方式主要包括貨幣結算、實物結算等；合同結算的程序主要包括結算申請、審核