地下綜合管廊建設PPP項目信息與資料管理計劃方案為了使項目的溝通建立在準確、有效的項目信息收集和傳遞的基礎上，應建立項目信息管理系統。建立項目記錄，在項目進行期間交流的信息應當盡可能地以各種方式收集起來，并要保管得井井有條，為以后的索賠、仲裁等提供有力的證據。特別是對往來的文件管理更應重視，防止發生丟失、短缺。項目公司按照系統化、規范化、標準化的要求，做好包括各種技術文件資料和竣工圖紙，以及政府規定辦理的各種報批文件的管理。1信息及文件的傳遞信息及文件發送必備條件：發送單位、簽發人、發出時間、接收單位、接收時間、接收人、接收單位、送交有關部門（領導）時間、簽收人。1）一般信息及文件傳遞設計出施工圖后經審圖單位簽認，每份圖均需設計、審圖單位蓋章圖紙方能生效。承包商不得使用未經監理發送的圖紙。設計變更（工程變更）所出圖紙均應遵守上述程序。2）工程流轉文件格式。各類工程流轉文件的格式規定如下：1）工程聯系單。本項目參建各責任方之間的工程文件的交換。《工程聯系單》由發件方單位名稱、文件編碼、主送、抄送單位、文件屬性（工作階段、專業、文件類型）、標題、正文（聯系事項）、簽發人、經辦人、審核人、簽收人、日期及主送單位回復意見組成。所附工程文件可作為《工程聯系單》的附件一同發送。2）傳真。《傳真》由發件方地址、電話、傳真號碼、單位名稱、文件編碼、收件人、收件人單位、抄送單位、收件人電話、傳真號碼，標題、簽發人、經辦人、傳真頁數、日期、回復要求（緊急、請審閱、批注、答復、傳閱）、正文（聯系事項）組成。3）備忘錄。各責任方之間的有關工程問題之情況說明，背景材料，證明材料，可使用備忘錄。備忘錄由發件方單位名稱、發件人、文件編碼、收件人、收件人單位、抄送單位、日期、標題、正文（聯系事項）組成4）通知。是指由參加本項目建設的各方為項目發出的有關工程施工、進度、質量及其它有關事項的通知。5）會議議程。由參加本項目建設的各方為項目有關事宜舉行的會議，一律要在會議舉行之前，制定會議議程（臨時緊急會議例外）。會議議程的產生采用標準的會議議程格式，分發給各參會單位（人員）。會議議程由會議主題、文件編碼、會議名稱、舉行會議的日期、時間、地點、會議持續時間、會議的召集人、會議類型、主持人、記錄員、參會人員、需閱讀的文件、需攜帶的文件、會議議題、旁聽人員、資料員、下次會議日期、時間、地點、會議議程的傳閱單位組成。6）會議紀要。是指為本項目有關事宜舉行的會議所產生的會議紀要，共同采用標準的會議紀要文件格式。會議紀要由會議主題、文件編碼、會議名稱、會議舉行的日期、時間、地點，主持人、與會人員、缺席人員，會議紀要正文（對會議議題產生的問題；圍繞相關議題討論的結果；相應責任方在規定日期的工作分配；下次會議的日期、時間、地點）、記錄員、打字員、簽發人、印發份數、傳閱單位。7）文件。是指參建各方為本項目發出的關于工程施工、進度、質量及其它有關事項的文件。8）發文記錄。是指由參加建設的各方為本項目發出的關于工程施工、進度、質量及其它有關事項的文件，應對其進行記錄。發文記錄由發文單和發文記錄表格組成。發文記錄表格發文記錄表格由文件名稱（主題）、文件類型、文件編碼（編號）、發文單位、日期、時間、收件人、抄送人、經辦人、發文回執組成。9）收文記錄。由參加建設的各方為本項目收到的關于工程施工、進度、質量及其它有關事項的文件，應對其進行記錄。收文記錄由文件名稱（主題）、文件類型、文件編碼（編號）、發文單位、日期、時間、收件人、抄送人、經辦人、送文回執組成。檔案資料管理是工程建設中的重要環節，是參建各方集體智慧的結晶。工程完成后，委托方應將完整的、準確的、齊全的、規范的檔案資料移交主管部門。2信息管理的方法與手段1）日常管理做好項目管理日志及工程大事記做好合同批復等各類往來文件的批復與存檔做好項目協調會、技術專題會的會議紀要做好施工現場記錄和信息反饋管理好實施期間的各類技術文檔按照項目管理合同的要求編制項目管理月報對項目管理的往來資料予以登記，并借助計算機進行管理管理資料分類存放并編目，以利于查尋管理資料的收發借閱，需經資料管理人員辦理相關手續督促檢查各單位資料管理工作2）資料歸檔管理項目竣工后，項目經理部整理管理資料，經項目經理審核簽字后，報公司領導審閱后歸檔。依據委托PPP合同的約定，向使用單位和委托方報送管理資料，整理移交的文件包括項目決策立項文件、用地拆遷文件、勘察設計文件、招投標文件、各種項目合同、工程開工文件、商務文件、竣工驗收及備案文件等3）信息管理的手段設立專崗和專業人員，建立檢查考核制度，配備計算機，保證工程信息的實時處理和高效應用。3資料管理的總體要求資料管理執行國家和當地政府主管部門的《建筑工程資料管理規程》中的規定。技術文檔必須完整、準確、真實，并做到整潔、裝訂整齊、簽字手續完備，圖片、照片等要附情況說明。不接受經涂改的技術資料竣工圖應反映實際情況，做到圖物相符，加蓋竣工圖章。各類施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和變更簽證應齊全建設項目施工過程中的圖片、照片、錄音、錄象等材料，以及建設項目施工過程中的重大事件、事故等，應有完整文字說明，同時要詳細填寫檔案資料情況登記表技術資料整理與項目進展同步進行4資料管理的內容工程竣工時，應將工程往來批件、技術資料和施工圖紙整理完好歸檔，其內容包括建設項目立項批復文件、施工技術資料、設備和材料的質量保證資料、財務報表、項目竣工驗收資料、項目投入使用DE技術準備文件等。PPP單位按照工程技術資料管理的總體要求，檢查工程技術檔案是否規范、齊全、正確，檔案組卷和裝訂是否符合歸檔要求，檔案移交手續是否規范。移交：涉及項目保修的各類合同、文件、資料由PPP單位整理成冊逐次移交委托方。5檔案資料的收集收集范圍。凡是反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，都應收集齊全，歸入建設項目成套檔案。收集時間。各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集；凡是引進技術、設備文件必須首先由委托方（或接受委托的承包單位）登記、歸檔，再行譯校、復制和分發使用。6歸檔資料的質量要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續完備。永久、長期保存的文件的不應用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。復印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固程序應符合設備標定質量。錄音、錄像文件應保證載體的有效性。電子文件應以光盤為長期儲存介質。7項目文件的整理與歸檔形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、交工試運行（生產）及驗收文件，應根據文件的性質、內容，分別按年度、項目的單項或單位工程整理。勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件（施工圖除外），應按項目或專業整理。施工技術文件應按單項工程的專業、階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場使用的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、交工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件、工程事故處理文件由承包商整理。組卷要遵循專案文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、項目交工驗收文件組卷；設計變更文件、工程聯系單、監理文件按文種組卷，原材料試驗按單項工程組卷。項目施工文件按單項工程或裝置、階段、結構、專業組卷；項目交工圖按結構、水電、暖通、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、項目交工驗收文件組卷；設計變更文件、工程聯系單、監理文件按文種組卷，原材料試驗按單項工程組卷。案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。8項目歸檔卷內文件的排列管理性文件按問題、時間或重要程序排列。施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。交工圖按專業、圖號排列。卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。9歸檔案卷編目編寫案卷頁號：卷內文件有書寫內容的頁面均編寫頁號；頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖紙的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號；各卷之間不連續編頁號。卷內目錄。卷內目錄由序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號和備注等組成。1）序號，應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件的順序，一個文件（或部件）一個號；2）文件編號，填寫文件文號或圖樣的圖號，或設備、項目代號；3）責任者，填寫文件形成部門或主要責任者；4）文件題名，填寫文件標題全稱，或擬寫文件題名；5）日期，填寫文件形成日期；6）頁號，填寫每份文件首尾頁上標注的頁號。案卷封面和脊背。案卷封面可采用案卷外封面和案卷內封面兩種形式，內容主要有：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔案號等；1）案卷題名，應簡明、準確揭示卷內文件的內容。主要包括項目名稱、代字、代號及結構、部件、階段的代號和名稱等；項目名稱與批準的原立項、設計（包括代號）應相符；歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文；2）立卷單位，填寫文件組卷部門或項目負責部門；3）起止日期，填寫卷內文件形成的起止日期；4）保管期限，應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限；5）密級，應依據保密規定填寫卷內文件的最高密級；6）檔案號，依據委托方提供的項目檔案分類編號方案，填寫檔案的項目代號、分類號和案卷流水號；7）案卷脊背，填寫保管期限、檔案號和案卷題名或關鍵詞；8）案卷封面及脊背的檔案號暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統一正式填寫。卷內備考表1）卷內備考表要標明卷內文件的件數、頁數不同載體文件的數量，例如，文字材料100頁，照片10張，