/合同制度檔案管理制度（2025年版）第一條合同制度概述1.合同名稱與編號合同名稱：合同制度檔案管理制度合同編號：______2.合同目的本合同制度旨在規范合同檔案的管理工作，確保合同檔案的完整、準確、安全，為合同履行提供有效保障。3.適用范圍本制度適用于本單位所有合同檔案的管理工作。第二條檔案收集與整理1.檔案收集合同簽訂后，相關部門應將合同文本、附件、相關文件等及時收集齊全，并按照規定格式進行編號、登記。2.檔案整理收集到的合同檔案應按照合同類型、簽訂時間、合同編號等進行分類整理，確保檔案的有序性。第三條檔案保管與使用1.檔案保管合同檔案應存放在安全、干燥、通風的檔案室，并由專人負責保管。檔案室應配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施。2.檔案使用查閱合同檔案需經相關部門負責人批準，并辦理借閱手續。查閱者應愛護檔案，不得隨意涂改、損壞或擅自復制。第四條檔案銷毀與歸檔1.檔案銷毀合同履行完畢或合同期限屆滿后，經相關部門負責人批準，可對合同檔案進行銷毀。銷毀前應進行核實，確保無遺漏。2.檔案歸檔合同檔案銷毀后，相關部門應將相關資料整理歸檔，并按照規定格式進行編號、登記。第五條檔案管理制度概述1.檔案管理制度名稱與編號檔案管理制度名稱：合同制度檔案管理制度檔案管理制度編號：______2.制度目的本檔案管理制度旨在規范合同檔案的管理工作，確保檔案的完整、準確、安全，為合同履行提供有效保障。3.適用范圍本制度適用于本單位所有合同檔案的管理工作。第六條檔案收集與整理1.檔案收集合同簽訂后，相關部門應將合同文本、附件、相關文件等及時收集齊全，并按照規定格式進行編號、登記。2.檔案整理收集到的合同檔案應按照合同類型、簽訂時間、合同編號等進行分類整理，確保檔案的有序性。第七條檔案保管與使用1.檔案保管合同檔案應存放在安全、干燥、通風的檔案室，并由專人負責保管。檔案室應配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施。2.檔案使用查閱合同檔案需經相關部門負責人批準，并辦理借閱手續。查閱者應愛護檔案，不得隨意涂改、損壞或擅自復制。第八條檔案銷毀與歸檔1.檔案銷毀合同履行完畢或合同期限屆滿后，經相關部門負責人批準，可對合同檔案進行銷毀。銷毀前應進行核實，確保無遺漏。2.檔案歸檔合同檔案銷毀后，相關部門應將相關資料整理歸檔，并按照規定格式進行編號、登記。第九條通知與溝通1.通知方式本制度項下各方之間的一切通知均應使用書面形式，通過專人送達、掛號信郵寄、傳真或特快專遞送達。2.通知送達專人遞送：通知方取得的被通知方簽收單所示日期；掛號信郵遞：發出通知方持有的國內掛號函件收據所示日期后第五日；傳真：收到成功發送確認的當日；特快專遞：發出通知方持有的發送憑證上郵戳日起第三日。3.通訊地址或聯系方式變更任何一方的通訊地址或聯系方式發生變更，該方應在變更之日起三日內按本制度約定的方法通知對方。變更自對方收到變更通知時生效。第十條違約責任與處理1.違約責任若任何一方違反本制度規定，導致檔案管理不善或造成損失，應承擔相應的違約責任。2.處理方式違約責任的承擔方式包括但不限于：賠償損失；支付違約金；采取補救措施；依法承擔法律責任。第十一條合同檔案管理制度的生效、變更、解除和終止1.本合同檔案管理制度經各方的法定代表人或授權代表人簽章并加蓋公章后生效。2.在本合同檔案管理制度履行期間，雙方有一方破產、產權變更（被兼并、合并、解體、注銷）或其他原因導致無繼續履行本制度能力，則該方應立即書面通知另一方，另一方有權書面通知破產或產權變更方或破產清算管理人或受讓人終止本制度并追回損失，或在該破產管理人、受讓人作出保證繼續履行本制度的書面保證的情況下，繼續履行本制度。3.本合同檔案管理制度項下雙方的權利、義務不因任何一方上級單位的任何指令或其自身地位、財務狀況改變或任何一方與第三方簽訂任何合同、協議而免除。第十二條權利保留1.一方若未行使本合同檔案管理制度下部分或全部權利，或未要求另一方履行、承擔部分或全部義務、責任，均不構成該方對權利的放棄或對該義務、責任的豁免。2.一方對另一方的任何寬容、展期或者延緩行使本合同檔案管理制度項下的權利，均不影響其根據本合同檔案管理制度及法律、法規而享有的任何權利，亦不視為其對該權利的放棄。第十三條不可抗力1.不可抗力是指：嚴重的自然災害和災難（如臺風、洪水、地震、火災和爆炸等）、戰爭（不論是否宣戰）、叛亂、動亂等等。合同雙方中的任何一方，由于不可抗力事件而影響合同檔案管理義務的執行時，則延遲履行合同檔案管理義務的期限相當于不可抗力事件影響的時間，但是不能因為不可抗力的延遲而調整合同檔案管理制度的價格；2.本合同檔案管理制度如因不可抗力必須作一定修改補充的，乙方保證任何改變將不會免除或減少乙方在本合同檔案管理制度中所承擔的責任和義務，不影響或侵犯甲方在本合同檔案管理制度項下的所有權益。第十四條爭議的解決1.凡因執行本合同檔案管理制度所發生的或與本合同檔案管理制度有關的爭議，應通過友好協商加以解決，若協商不能達成共識，任何一方可向乙方所在地人民法院提起訴訟。2.在爭議解決過程中，除有爭議部分外，本合同檔案管理制度其他條款和內容的效力、履行及依法修訂不受影響。第十五條保密未經對方書面許可，任何一方不得以任何方式向任何第三方透露本合同檔案管理制度的內容，甲乙雙方確認上述保密義務不受本合同檔案管理制度有效期限的限制，在本合同檔案管理制度終止或解除后仍然有效。第十六條附則1.本合同檔案管理制度的任何修改或補充均應以書面形式做出并構成本合同檔案管理制度組成部分。本合同檔案管理制度的解釋應當按照本合同檔案管理制度的目的、所使用的詞句、有關條款、交易習慣以及誠實信用原則，確定合同條款的真實意思。2.本合同檔案管理制度所包括的附件，是本合同檔案管理制度不可分割的一部分，具有同等法律效力。主合同檔案管理制度與附件發生沖突時，以主合同檔案管理制度為準。3.合同雙方承擔的合同檔案管理義務都不得超過合同的約定，合同任何一方也不得對另一方作出有約束力的聲明、陳述、許諾或行動。4.本合同檔案制度列明了雙方的責任、義務、補償和補救條款。任何一方不承擔本合同檔案制度約定以外的責任、義務、補償和補救。5.雙方任何一方未取得另一方事先同意前，不得將本合同檔案管理制度項下的部分或全部義務轉讓給第三方。6.本合同檔案管理制度正本一式______份，甲方、乙方各執______份，具有同等法律效力。在簽署本合同時，甲方就本合同檔案管理制度的全部條款已向乙方進行了詳細地說明和解釋，各方對合同檔案管理制度的全部條款均無異議，并對各方當事人有關權利義