第七章

會后落實工作會場善后工作會議經費結算會議文件的清退與立卷歸檔會議評估會議總結會場善后工作4.歸還所借物品。2.清理會場內其他用品。特別是一些具有保密性的資料要注意整理收回，以防泄密。3.收回所有應當收回的會議資料。恢復會場及周圍的面貌，以便歸還租借的場地。1.撤去會場外指引標志和告示牌。會議結束后，除了會議送站等服務工作之外，還有一些零碎的后續工作，這些工作雖不像會前、會間工作那樣直接對會議產生影響，但正是會后這些細節的操作，才真正體現會議管理的水平。會后工作做得好，會議才稱得上圓滿結束。會場善后工作是把會中的討論決定布置下去貫徹執行的先決條件。5.歸還會場鑰匙或結算租借會場費用。會議文件的清退與立卷歸檔會議文件清退的含義文件清退是指將辦畢的文件經過清理，退還給發文機關或指定部門的一系列工作。會議結束后，要及時做好文件清退工作。一個大中型會議，由會務組帶到會場發放的文件和會議期間產生的文件很多，要求會務工作人員按“文件領用表”登記的情況，點清剩余份數，做到剩余份數與登記表統計數相符。對于機密文件以及事先講明收回的文件，要及時清退收回，逐份核對，經過清點、裝袋、捆扎、裝車等程序，將文件運回單位。（1）根據會議文件清單清退。有些文件需要與會人員所在單位文書部門保管，這種情況需要會議主辦單位向參加會議的單位發出一份《會議文件清單》，詳細列出會議所發放的文件目錄，通知與會人員所在單位文書部門及時收繳登記，統一管理。與會人員應當主動將文件交給文書處理部門登記。（2）小型內部會議，人數少，人員熟悉，可以在會議主持人宣布會議結束時提出將會議文件退回的要求，也可安排秘書人員在會場門口收集，及時清點，保證如數清退。（3）大中型會議清退文件，應事先制訂文件清退目錄發放到與會人員手中，可先按小組收集，再交大會會務組。（4）工作人員手中的文件，可采取按清退目錄和工作組限時繳交的辦法。（5）機密文件清退應在會議結束前收回。發放機密文件時，應當在文件上標明“會后收回”的字樣。會議文件清退的范圍與時機會議文件的立卷歸檔收集歸納會議文件會議結束后，需要對會場發放的文件和會議期間形成的文件進行整理、歸納，立卷歸檔。需要收集的會議文件有以下種類：（1）關于召開會議的請示與上級批示。（2）提交會議審議批準的文件。比如發展規劃、報告、預算方案、行政法規、決議草案、章程修改案等。（3）召開會議使用的文件。比如開幕詞、閉幕詞、領導講話稿、大會發言材料等。（4）會議參考性文件。比如調查報告、統計報表、研究報告等。（5）會議管理性文件。比如會議通知、日程安排、議程安排、會議須知、與會人員名單、保密規定、票證、簽到簿等。（6）會議宣傳文件。比如會議紀要、新聞報道、廣告等。（7）會議記錄與交流性文件。比如會議記錄、會議簡報。（8）會議照片、錄音、錄像等記錄性文件。會議文件立卷歸檔（1）可以保持會議文件之間的歷史聯系，便于今后查找和利用。（2）可以保持會議的真實面貌，反映會議的客觀進程。（3）可以保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。（4）保證了會議秘書工作的專業性和連續性，為進一步規范文書檔案工作奠定了基礎。立卷，是按照一定原則和方法，將已處理完畢的、有保存價值的零散文件進行系統整理并組成案卷的一項專項業務工作。它是會議文書處理程序的終點與歸宿。歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。會議文件的立卷歸檔就是按文件的各類特征，將已經處理完畢的、有保存價值的零散文件進行系統整理并組成案卷，交檔案室保存的工作過程。含義意義會議文件立卷歸檔立卷方法立卷方法一般按文件的作者、名稱、所涉及的問題、時間、地點、人物等特征歸納組卷，可按其中一種特征組卷，也可同時按幾種特征結合使用，不同類型的文件采用不同的立卷方法。會議文件基本上按文件的作者特征立卷。大型會議的文件可一會數卷，一般會議的文件可一會一卷，同一內容的幾個會議文件也可合立一卷。立卷的工作程序04030201收集資料這是立卷工作的第一步，要按照會議文件立卷范圍將會議中形成的所有文件、資料及時完整地收集起來。鑒別整理檢查收集的文件資料是否齊全，未收集的找出原因和渠道盡快收集，對已經收集來的文件則要鑒別其價值，決定留存。分類歸卷對鑒別的有價值的會議文件進行大體分類。可按會議請批類、會議決議類、會議程序類、會議管理類、會議宣傳類、會議交流類、會議記錄類幾種進行分類。組卷將同一類問題的會議文件集中組織立卷。立卷的工作程序090807060510卷內文件編目組卷完成后，在卷內會議文件上加蓋編目章，編目包括卷號、順序號，以卷為單位標注頁碼，把每份文件在卷內的位置固定下來。然后按順序填寫卷內目錄，對沒有標題的會議文件要補擬標題。填寫卷內文件備考表就是對卷內會議文件作必要說明。如對會議文件的來龍去脈、形成過程、文件的重要程度、卷內文件變動情況等作說明。立卷人員、審核人員要簽注姓名和立卷時間。擬定案卷標題即對本卷宗命名，擬定一個能反映會議名稱和主要內容的標題，以便日后查找和利用本卷宗會議文件。卷宗標題語言要精練、概括性強。標題通常由作者、問題、名稱三部分組成。填寫案卷封面按案卷封面內容認真填寫，字跡要清晰，項目填寫要齊全，卷面起止日期以卷內文件的最早和最晚日期為準。案卷排列大型會議的文件一會數卷，案卷可按問題特征或保管期限、重要程度等先后排列。案卷目錄案卷目錄是登記案卷和提供查閱的基本工具。由立卷者按順序逐項填寫案卷目錄，正式移交檔案部門。案卷目錄一般一式三份，兩份隨案卷移交檔案部門，一份留存備查。會議經費結算01主辦單位行政資助03企業贊助05其他收入02會員繳納的會費04會議收取會務費培訓費資料費等費用會議經費的主要來源0201會議如需收取會務費，應事先在會議通知中明確收費項目、收費標準和繳交方式，以便與會者赴會前做好準備。會務工作人員要事先準備好收款票據。收款票據有稅務部門專用發票，也有財政部門專門用于社團收繳會員費的專用收據。會務工作人員要嚴格按有關規定收取會務費，并認真開具收款憑證，不能有任何差錯。收取會務費的方法會議支出項目（1）租用會議場地費。一般以租用的時間和次數乘以每小時的租金數計算。（2）住宿費。一般以參會人員住宿天數乘以每天的住房租金計算。會議住房結算方式有會務組統一與酒店協商好住房標準，與會者直接與酒店結算的；還有會務組統一與酒店協商好住房標準，由會務組在收取會務費時同時收取住宿費，最后統一與酒店結算兩種方式。（3）餐飲費。根據會議的規格和參照有關規定制定餐飲標準。一般以每天早、中、晚三餐計算，三餐的餐費標準可以按2:4:4或2:3:5的比例安排。早餐通常是自助餐，也可以采取圍餐，費用按人數計算（按實際就餐人數結算或按預定人數結算，事先要與酒店約定好）。中餐及晚餐屬于正餐，可以采取按人數結算的自助餐形式，也可采取按桌結算的圍餐形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由酒店提供，酒店會收取一定數量的服務費。三是未享受會務派車而有一定交通支出的與會人員和工作人員的交通補貼。（4）交通費。交通費主要包括三個部分：一是出發地至會議舉辦地的往返交通費用。包括航空、鐵路、公路、客輪以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通；二是開會期間的交通費用。包括住宿地至會場的交通、會場到餐飲地點的交通、會場到參觀游覽地的交通以及其他與會人員可能使用的預定交通；會議支出項目（5）宣傳資料費。主要包括會議文件的打印制作，會場布置用的橫幅、會標、標語的制作和鮮花等裝飾物的采購或租賃產生的費用。（6）攝影及制作費。主要用于聘請專業攝影師和制作照片。或可事先約定談妥，提前支付專業攝影公司的全部攝影及制作費用。（7）禮品費。是指會議制作或購買禮品產生的費用。（8）聘請專家勞務費。會議聘請的專家、學者、社會名流，參照相應標準付與勞務費或出場費。（9）會議雜用。雜用是指會議過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌，等等。雜用的預算很難計劃，通常可以在會務預算費用中增列不可預見費用機動處理。會議經費結算會議結束后，會務組要及時做好財務清算工作。及時支付會場及設備租用部門、酒店、餐廳、供貨商的全部費用，清點所有支出項目和原始憑據，做出結算報告，請有關審計部門審計。通過審計后，會議經費結算工作方可了結。會議經費結算依據三條原則：一是經費結算按預算時列出的具體項目、數量、規格、單價以及審批手續執行；二是經費結算須按項目、責任人簽名和國家有關財務制度執行；三是對變動預算支出內容和標準的項目，要憑會議主要負責人審批過的預算調整報告結算。會議評估會議評估是指根據一定的目的和標準，遵循一定的原則，運用科學的方法，對會議各項要素及其社會效益以及經濟效益等進行質和量的綜合評價的一種活動。一次會議議程的結束并不意味著會議管理工作的結束，會議的評估與總結是會務管理的重要環節，是關系會議組織者會議管理水平能否不斷提高的大問題。沒有一個會議的組織是十全十美的，只有不斷總結，才能不斷提高。會議評估的含義會議評估的意義（1）可以全面評價會議籌備方案的執行情況。會議主辦者通過會后的評估和總結，可以全面評價籌備方案的優點與不足，了解方案的執行情況，找出影響方案執行的不利因素，為更好地制定下一次會議籌備方案和開好會議提供依據。（2）通過運用科學的評估標準和評估方法，對會議的整體成效、宣傳效果、公關接待、社會效益、經濟效益等各個方面進行全面評估和總結，在此過程中可以發現存在的每一個問題，分析問題產生的原因，以便有針對性地、更有效地加強和提高會議管理水平，提高辦會的質量和整體競爭力，創建辦會品牌，擴大辦會的影響力。（3）為完成會議的總結報告準備材料。會議評估的結果是會議總結報告的重要內容，會議評估為寫好會議總結報告打下了基礎。中西方的會議文化存在非常大的差異。微軟的會議，特別是微軟美國公司的會議，具有典型的西方特色:1.微軟的會議有固定的會議流程，而且堅持一個重要原則：限時開會，所有的會議都不能超過一個小時。2.微軟開會，一定要在會議上做出決定或形成決議，而且是由懂行的人（專家或技術人員）來決定或提議，老板再聽一下員工和管理層的意見。如果沒有反對意見，老板就可以一錘定音了。3.微軟從不開“一言堂會議”，會議召集者總是設法鼓勵員工在會議上發言。4.微軟開會，要求與會者不僅要帶筆記，還要帶著耳朵以及可靠的數據資料參會。開會發言時，既要靠嘴巴說話，又要靠數據說話。每個人在講自己的想法時，都要用確鑿的數據來做論證。微軟、英特爾

（Intel）的會議怎樣開的，又有哪些值得參考的東西呢？？5.微軟開會，雖然沒有專設協調人，但如果有人提出議案，就由他充當協調人的角色。6.很多公司的會議都無果而終，但在微軟，會議主持人最后一頁PPT都會講接下來應該怎么做，提高了會議效率。無獨有偶，英特爾開會亦是中規中矩。英特爾創辦人，暨前CEO安迪·葛洛夫曾說：你絕對無法避免開會，但你可以讓會議更有效率。葛洛夫的“效率會議課”1.會議要了解的雞零狗碎。在英特爾，與會者在會議前必須了解會議主題，理解會議目的，清晰會議日程，了解個人任務，做好充分準備。3.會后，會議管理者會及時檢查決議的執行情況。葛洛夫的

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有效會議101課程”是通過有效會議，從內部推動改變，這也讓

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效率會議”成為英特爾獨具特色的會議文化。2.開會的時候，要關注問題的解決，或者制訂下一步計劃。會議評估的特點目的性專業性系統性科學性會議評估不同于一般的回顧總結，它必須運用一系列科學的方法對各項指標進行分析和評價。比如，會議評估時，先要收集數據，然后對收集到的數據進行整理、歸類，再按統一標準對各項數據進行比較分析和因素分析，也即采用統計分析的方法進行分析和評價。又如，會議評估還需要收集大量的技術數據進行定量分析，并在此基礎上對會議的各項指標作出性質判斷和描述，也即是采用定量分析和定性分析相結合的方法進行分析和評價。只有采用科學的方法，才能保證會議評估結果的科學性。1234會議評估是會議管理的重要環節，是一項有目的、有計劃的自覺活動。無論是會議的主辦者還是管理部門或與會者，進行會議評估，都是為了實現既定的會議管理目標。會議評估是圍繞會議內容、與會者、時間、地點、方式、服務、成本等項目展開的，涉及會議管理的各項業務，因此評估內容具有很強的專業性。會議評估是運用科學的方法進行的，設置的評估指標是反映會議的基本要素和本質特征的數量體系。任何一個評估者在進行某項會議評估前，都要根據評估的目標制定切實可行的評估指標體系，包括完整的指標系統、權重系統和評估標準系統，以使評估結果能夠全面真實地反映會議實際，體現會議評估的目的。會議評估的原則客觀性原則動態性原則同一性原則定量與定性相結合的原則1234會議評估的根本目的是提高辦會的水平，這就要求會議評估能夠客觀地反映會議管理的實際，并通過評估肯定成績、發現問題、改善管理，這是會議評估的首要原則。由于每次會議所處的社會環境和自然環境存在一定差異，或受到一些不可抗力或突發事件的影響，會議的指標起伏變化是難免的。如果僅以一次會議的數據作為會議評估的依據，就可能以偏概全，有失公允。因此，會議評估要堅持動態性原則，對被評估項目進行動態評價。是指同一評估主體在對同一性質和類型的會議進行的評估中，評估的指標體系、方法和程序應當一致。只有這樣，評估的結果才會客觀、公平、合理。定量評估是一種采用量化方法的評估類型，其目的是對會議項目的過程和結果進行數量描述、分析和評價，作出定量的評估結論。定性評估是一種采用非數量化方法的評估類型，其目的是對會議項目的過程和結果進行性質描述、分析和評價，作出定性的評估結論。兩種方法有其各自的優勢和局限，在會議評估中，應當相互結合，相互補充。（一）會前評估內容會前評估是對會前籌備情況的評估，應考慮以下因素：（1）會議目標是否明確:；（2）會議議題的數量是否得當；（3）會議議程安排是否合理、完備；（4）每一項議題的時間分配是否準確、合理；（5）與會者人選、與會者人數是否得當；（6）會議時間、地點是否選擇得當；（7）會場指引標志是否明確；（8）開會通知的時間是否得當；（9）開會通知的內容是否周詳；（10）會議場地選擇是否得當；（11）會議設備是否完備；（12）與會者是否做了充分準備；（13）與會者的會前情緒如何；（14）會議的住宿、餐飲是否安排妥當。會議評估的內容（二）會中評估內容會中評估是對會議進行中各環節的評估，應考慮以下因素：（1）會議接待工作如何；（2）會議是否準時開始；（3）會議人員是否準時到會；（4）是否安排會議秘書做記錄；（5）會場是否存在外界干擾；（6）場內聽講情緒如何，是否有玩手機、交頭接耳現象；（7）主持人是否緊扣議題主持會議；（8）會議是否由少數人壟斷；（9）與會者發言及討論是否緊扣議題；（10）與會者是否能表明真正的感受或意見；（11）與會者之間是否有爭論不休的現象；（12）與會者是否與會議主席有爭論；（13）視聽設備是否正常；（14）會議議程是否按預定時間完成；（15）會場氣氛是否熱烈；（16）會議決議是否正確；（17）主持人是否總結會議的成果；（18）會議的歡迎宴會、歡送宴會是否安排得當；（19）參觀、訪問、游覽活動安排的是否合適，安全性如何；（20）其他因素。會議評估的內容（三）會后評估內容會議議程結束后，還有一系列工作要做，也需要評估。會后評估應考慮以下因素：（1）會議記錄是否記錄完整并請有關負責人過目、簽署；（2）是否需要印發會議紀要；（3）會議決議是否落實；（4）是否對與會者的滿意程度進行調查；（5）是否完成會議經費結算工作；（6）是否做好會議文件的清退與立卷歸檔工作；（7）是否做好會議的善后工作；（8）是否對會議的成敗進行總結；（9）其他因素。會議評估的內容（一）定量和定性評估定量評估是采用量化方法將各種數字進行運算和統計分析的評估類型。定性評估是對會議項目的過程和結果進行性質描述、分析和評價的評估類型。二者皆有所長也皆有所短，從使用和操作上看，定量評估比定性評估更容易設計、操作和分析。（二）調查問卷調查問卷也是一種常用的會議評估方法。用調查問卷進行評估，關鍵在問卷設計，問題既要清楚，又要方便回答，還要方便計算和統計。調查問卷有兩種類型。1.開放型問卷開放型問卷是指由自由回答的問題所組成的問卷。問卷所問問題不對被調查者作任何限制，即不設任何備選答案。開放型問卷通常采取問答題或填空題的形式，可由調查者決定答什么和怎么答。會議評估的常用方法優勢：可以收集到范圍比較廣泛的資料，可以比較深入地發現和探究一些特殊問題，探詢到特殊群體的意見和觀點。劣勢：收集到的資料很難量化，難以進行統計分析，需要對各種答案作進一步歸納整理，因此，要求評估者有較強的資料分析能力。定量和定性評估調查問卷訪談召開總結會2.封閉型問卷封閉型問卷是指事先編制了若干個備選答案，回答者只能根據自己的意愿，在選項中選擇自己認為恰當的一個答案，而不能自由回答的問卷。封閉型問卷形式多種多樣，可根據不同的調查目的和內容擬定。通常有下列幾種形式：（1）二項選擇法，又稱作二分法問卷。其特點是選項限制在兩個答案中只容許選擇一個。比如：“你認為這次會議時間安排是否合理？”回答限定項為“是”或者“否”。（2）三項選擇法，又稱作三分法問卷。是在上述兩個備選答案中加一個觀點尚未明確或介于是非之間的答案，比如：“你認為會議內容符合會議預期目標嗎？”回答選項為“A.是；B.不是；C.尚未確定”。（3）多項選擇法。這種問卷超過三個備選答案，因此又稱作多分法問卷。比如：“你對會議的總體效果的評價是”，回答選項為“A.非常滿意；B.滿意；C.不滿意；D.很不滿意；E.無所謂”。（4）排序選擇法。是指在問卷上設計出多項備選答案，要求被調查者按照自己的看法排列各答案的先后順序。比如：“你對下列會務工作部門服務質量的評價順序是（按1、2……序號填在括號內）”，回答選項為“A.組織組（）；B.秘書組（）；C.宣傳組（）；D.后勤組（）；E.保衛組（）”。（5）意見程度選擇法。是指對所提出的問題設定幾種程度不同的態度，要求被調查對象選擇一種，以探測其意見程度。比如：“你對會議議題的重視程度如何？”回答選項為“A.毫不重視（）；B.不太重視（）；C.一般留意（）；D.比較重視（）；E.非常重視（）”。會議評估的常用方法會議評估的常用方法優勢：被調查者回答的問題標準化程度高，其資料有利于統計，對不同的研究對象可做出對比分析；由于有目的地列出了備選答案，為被調查者提供了思考依據，容易回答。劣勢：由于對問題的答案進行了限定，沒給回答者留有發揮其創造性或自我表達的機會，難于深入地發現和探究一些特殊問題和探詢到特殊群體的意見和觀點。因此，采用調查問卷方法進行會議評估，需要兩種問卷方法結合使用。調查問卷完成的方式有：（1）事先制好問卷，現場手工填寫。可在會議宣布散會前發放給與會者或評估人員，請他們現場填寫，完成后方可離場。（2）事先制好問卷，會后派發給有關評估者，請他們填好后原件送回或寄回。（3）事先制好電子版問卷，會議結束后，將電子版問卷通過互聯網發給評估者，請他們在規定時間內填好發回。（三）訪談要了解與會者和會議有關人員對會議舉辦情況的看法，還可以采用訪談和召開座談會的形式，了解情況。可以訪問會議的主要策劃者、主持人、邀請嘉賓、主要發言人、會務工作主要負責人等，從不同角度了解他們對會議的評價，他們認為的會議的成功之處和問題所在。有些被訪者比較歡迎這種評估方式，因為訪談體現對他們的重視，他們可以更充分地表達自己的看法。訪談需要大量時間，評估者要選好訪談對象，保證得到足夠的樣本和具有權威性的樣本。（四）召開總結會會議結束后，為總結會議，肯定成績和發現問題，對會議效果做客觀的評價，可召開以主辦方領導、會務工作人員為主要參會人員的總結會，可要求每個會議工作人員對自己在會議過程中所做的工作進行評價，對會議舉辦中的問題進行分析。會議評估者要做好總結會記錄，作為擬寫會議總結的資料。會議評估的常用方法定量和定性評估調查問卷訪談召開總結會會議評估表要根據評估的目的和評估內容設計。由于會議評估的成本較高，所以，一般的工作會議不進行評估，只就承辦情況做簡單總結，便于以后改進。對于大型會議、特別重要的會議以及請會議公司承辦的會議，則需要作會議的評估工作。選定好評估項目，選取適應的評估方法，設計科學的評估表格。評估表格有兩種：一種是會議整體評估表，一種是會議服務者個人或單項工作環節的評估表。會議整體評估表主要有會議情況反饋表（表1）、會議效果分析表（表2）、會議管理評估表（表3）、會議服務質量抽樣評估表（表5）等，會議服務者個人或單項工作環節的評估表主要有主持人的行為表現評估表（表4）、工作人員的表現評估表等。評估表格的內容要根據調查目的、調查對象、會議特征進行設計。下面列舉幾種評估表樣式：會議評估表的設計會議評估表的設計姓名：性別：工作單位：聯系地址：職務：電話：電子郵箱：單位性質：您對本次會議的評價：□很好□較好□一般□較差□很差您認為本次會議的節奏安排：□很好□較好□一般□較差□很差您對會議的整體滿意度：□不滿意□滿意□比較滿意□非常滿意您認為本次會議的亮點是什么？您認為會議還有哪些需要改進的地方：表1：會議情況反饋表表2：會議效果分析表一、會議目標1.此次會議的目標是什么，是否明確？2.會議目標是否實現？哪些目標沒有完全達成，說明理由。二、會議時間1.會議目標是否在最短時間內實現？2.倘若目標并非在最短時間內實現，說明確切理由。三、與會者1.列出每位與會者的姓名并評估會議結束后他們的滿意度。2.分析與會者“不滿意”或“極不滿意”的原因。四、假如再組織同樣的會議，哪些做法將繼續保持？哪些做法須有新的舉措？會議評估表的設計表3：會議管理評估表一、整體安排會議計劃□很好□較好□一般□較差□很差設施配備□很好□較好□一般□較差□很差會議費用□很合理□較好□一般□不合理□很不合理預訂安排□很好□較好□一般□較差□很差二、會議地點交通□很好□較好□一般□較差□很差會議室布置□很好□較好□一般□較差□很差住宿條件□很好□較好□一般□較差□很差休閑設施□很好□較好□一般□較差□很差商務中心條件□很好□較好□一般□較差□很差三、會議內容內容是否實現目標：□是□否原因是：演講內容與計劃主題的符合度：□完全符合□部分符合□完全不符研討會的價值：四、建議改進措施：會議評估表的設計表4：支持人表現評估表行為具體表現評價組織、安排會議確定、檢查目標遵守時間主持語言引入正題還是離題太遠使人們對決策有責任感會議速度的控制處理沖突能力檢查進程或作出總結結束會議會議評估表的設計表5：會議服務質量評估表會議總結會議總結意義會議評估的過程實際也是對會議進行總結的過程，評估工作完畢之后，會議組織者要根據評估情況，寫出會議總結。會議總結的目的是分析會議組織過程中的經驗和教訓，表彰先進，激勵會務工作人員以利再戰，為今后能更高質量辦會奠定基礎。會議總結要根據會議籌備方案和工作任務書的內容，逐條對照檢查，既要概括通過定量分析反映的問題，又要概括通過進行性質描述、分析和評價反映的問題。會議工作總結是對會議召開的目的、會議的策劃與籌備、會議的組織與宣傳、經費籌措與使用、會議餐飲與住宿服務、主持人的表現、會務工作等作的全面系統的總結。會議總結主要內容：（1）會議簡介。包括會議名稱、會議召開的地點、主辦單位、參加人員、會議議題、議程安排、召開的背景、會議預期效果等。（2）會議的召開是否必要，目的是否明確，所提出的各項議案是否解決。（3）會議的策劃與籌備是否科學合理。（4）會議組織工作和會務工作是否完善，有無明顯疏漏或失誤，與會者對會務工作的滿意程度如何。（5）會議人數是否控制嚴格，有無超出預期規模。（6）會議的時間安排和地點選擇是否符合會議實際要求。（7）會議的組織與宣傳工作是否到位。（8）會務工作機構設置是否符合會議需要，會務工作人員的分工和責任是否明確。（9）會議經費的使用是否合理，使用情況如何。（10）會議餐飲與住宿服務是否讓與會者滿意。（11）會議決議是否得到有效貫徹實施。（12）經驗總結。即本次會議的成功之處以及可以推廣或供他人借鑒的地方。（13）問題分析。參考會議滿意度調查結果分析整個會議過程，歸納出本次會議存在的問題，以及從此次會議中得到的教訓、相關改進意見等。會議總結會議工作總結的寫法沒有固定格式，可先簡述會議組織實施過程，再詳細地總結為辦好本次會議所采取的行動、措施、辦法，以及從本次辦會中獲得的經驗、教訓，最后提出今后辦會的努力方向。擬寫時要抓住中心和要點，善于總結經驗，對存在的問題要看得清，措施得力，以利于改進今后工作。思考與練習一、會后會務工作有哪些內容，其工作程序怎樣安排？(ppt)二、會場善后工作比較瑣碎，你能否先列出清單，按事項間的聯系分別去完成？這樣做工作效率是否更高一些？(ppt6)三、會后文書怎樣立卷歸檔，你把這項工作安排在什么時間完成？(ppt12-14)四、結合所學知識，說說會后怎樣做好會議催辦、反饋與落實工作。(ppt21-39)五、自行設計一種調查問卷，對會務工作人員的工作情況、服務態度和質量、儀容儀表等進行問卷調查，然后綜合分析，寫出評估報告。(ppt21-39)六、題目詳見書p149-150。第八章

會議文書會議通知會議紀要會議邀請函會議簡報會務工作總結會議請柬會議通知會議通知的含義會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的文書，是會前會議組織者同與會者之間溝通的重要媒介。規范而準確地擬寫會議通知，并及時有效地傳遞會議通知是會前文書工作的重要環節，是保障會議順利召開的前提和基礎。這一過程，包含兩部分工作：一是會議召開之前，首先要規范、準確地擬寫好會議通知，把會議召開的目的、時間、地點、議題等信息詳盡、準確地告訴給與會者，讓與會者明白為什么開會、開什么會議管理會、什么時間在哪兒開會，以便與會者作出是否參會的決定，或做好參會前的各項準備。二是考慮以什么時間以什么方式發送這份會議通知，并確保發送到與會者手中，不延誤時間。會議通知擬寫會議通知的基本內容包括：稱謂、會議名稱、會議時間、會議地點、出席人員范圍、會議議程、主辦與承辦單位、注意事項、發文單位署名、日期等。會議通知擬寫（一）公文式會議通知公文式會議通知通常作為召集大型、重要的會議或活動的通知。這類通知內容詳盡、條項清晰，格式嚴格規范，發送須按正式文件傳遞渠道和行文程序進行。公文式會議通知的結構要素與要求如下。版頭公文式會議通知的版頭同公文版頭相同，一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、分隔線組成。主體公文式會議通知的主體包括：標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文時間和印章組成。會議通知擬寫（一）公文式會議通知（１）標題。一般由會議主辦者、會議事由和“通知”組成，按公文標題的寫作和要求擬寫。（２）主送機關。即是會議通知的受文單位。要求主送機關使用單位全稱和規范簡稱。（３）正文。正文是會議通知的主要內容，一般分為三個部分：一是開頭。主要交代開會的目的、意義等。二是主體。內容包括會議主題、議題、會議召開的時間與地點、報道時間與地點、參會的條件與要求、食宿與交通等有關情況。三是結尾。通常以“特此通知”結尾。（４）發文機關署名、成文時間和印章。通知正文完成后，主辦單位要署名蓋章。署名時要求發文機關的名稱用全稱。聯合發文時，一般所有會議主辦單位都要蓋章，如有特殊情況需要由會議承辦單位代蓋章時，應當在會議通知中說明。最后注明時間，公文式會議通知的時間應當以領導簽發的日期為準。主體會議通知擬寫（二）書信式會議通知書信式會議通知即以書信格式、要求擬寫的會議通知。結構要素與要求如下：（１）信頭。書信式會議通知使用便函式格式，可直接用單位的信箋紙制作，信頭標有紅色醒目的單位名稱。（２）標題。一般由會議名稱加會議通知組成。（３）稱謂。書信式會議通知的受文單位如果是單位，就寫明單位名稱；如果是個人的，應寫明個人姓名，并冠以“尊敬的×××先生”“尊敬的×××女士”“尊敬的××理事”等。也可冠以統稱，如“各位會員”、“集團公司下屬各單位”等。（４）正文。正文的內容主要有：開會的目的和意義、會議主題、會議議題、會議召開的時間與地點、報到時間與地點、食宿與交通等有關情況。通常以“特此通知”結尾。（５）發文機關署名。署名要求發文機關的名稱用全稱，聯合發文時一般所有主辦單位要蓋章，也可由會議承辦單位代蓋章。（６）成文時間。注明發文的年月日。（７）尾部。如有需要，可在通知尾部注明聯系人與聯系方式、交通線路和回執。會議通知擬寫（三）備忘錄式會議通知備忘錄式會議通知通常用作單位內部召開事務性會議以及例會時使用。備忘錄式會議通知內容簡單，格式單一，結構要素包括：標題、稱謂和正文。備忘錄式會議通知一般以“會議通知”直接作標題，稱謂直接寫受文單位或人員名稱，正文部分交代清楚會議名稱、哪些人參會、開會的時間和地點即可。會議通知擬寫（四）公告式會議通知公告式會議通知是指與會者不確定或與會者較分散的會議常使用的通知形式。這種會議通知一般刊登在相關的報刊上或固定的網站上，以便使更大范圍的公眾知曉，具有廣而告之的作用，比如一些股份制公司召開的股東大會、行業協會舉辦的論壇等。公告式會議通知的結構要素除不需主送機關或稱謂外，其他與信函式會議通知相同。會議通知的傳遞傳遞02書面傳遞01口頭傳遞會議通知發出的時間不能太早，也不能太晚。太早，參會者較難做出參會安排，容易被擱置而錯過開會時間；太晚，則讓參會者準備不足，或倉促赴會，或不得已取消參會的決定。一般而言，小型會議的正式會議通知應在會前一周到兩周時間發出；大中型會議有時需要發兩次通知，一次預通知，一次正式通知，預通知有些提前半年就發出了，正式會議通知則應在會前四周到六周前后發出。（一）會議通知的傳遞方式（二）會議通知傳遞的時間會議通知的傳遞（１）要做好傳遞記錄。為了避免漏發、錯發和重發。發送會議通知時，一定要做好發送記錄，并認真檢查收信人姓名、地址等信息，逐一核對，以防出錯。（２）重要會議通知發出后，一定要通過電話、電子郵件等形式，逐一落實參會情況。（３）中大型會議須發會議預通知與會議正式通知兩種。會議預通知預告會議的大致情況，以便與會者提前做準備，安排自己的工作和時間。正式會議通知則詳細具體通知會議的有關事項。（三）會議通知傳遞的注意事項（４）要通過收取回執、電話落實、電子郵件跟蹤等多種途徑和方式獲取與會人員的赴會信息，以確保會議通知及時有效地發送到與會者手中。會議請柬一、會議請柬的含義會議請柬是為邀請有關團體或個人參加會議而制發的一種禮儀文書。通過制發請柬，一方面表示對受邀方的尊重，另一方面也顯示出活動主辦者對活動的重視程度。隨著現代社會交際活動的日益多樣化，請柬的類型、樣式和功能也越來越多樣。有的請柬附帶入場券，有的請柬本身就具有入場券或入會憑證的作用。二、會議請柬的結構與寫法封面會議請柬的封面可直接寫“請柬”或“請帖”。必要時，還可在“請柬”前注明會議名稱。請柬的封面要特別注重美觀，文字多用彩色的藝術字，并配以相應的圖案。有些請柬是為本次會議專門設計的，封面印有會議的會徽或相關圖案，非常講究藝術性。封面封里封里封里部分由稱謂、正文、結尾、落款、附言幾部分組成。1.稱謂封里部分的第一項內容就是稱謂。可頂格寫受邀方的單位名稱或個人名稱。個人名稱后要配以職務、職稱。2.正文正文部分主要交代活動的內容、具體時間和地點。一般以“茲定于”、“謹定于”開頭。3.結尾正文后，緊接著以“敬請屆時參加”、“請屆時光臨”、“恭候光臨”作為結語。文尾還要寫上“此致”、“敬禮”等祝頌詞。4.落款結尾后，在右下方寫明邀請單位的名稱并加蓋公章，或簽署會議名稱，或簽署個人名稱。另起一行注明請柬發出的日期。5.附言有些會議除了上述主要內容之外，還有一些其他信息需要傳遞，就需要增加“附言”。比如，一些會議在發出請柬之后需要對方確認是否可參加會議，則需要在附言中注明。會議邀請函一、會議邀請函的概念會議邀請函是邀請對方前來參加會議或聘請對方擔任會議的某項職務或需要對方在會上完成某項工作時發出的會議文書。會議邀請函一般都有確定的邀請對象，但也有一些會議邀請書以招商為目的或是邀約范圍很廣而采用以媒體廣為發布的形式來傳遞信息，這樣的邀請函一般沒有確定的邀請對象。會議邀請函與會議請柬一樣，其主要功能都是一方邀請另一方參加會議。但兩者相比，又有不同。請柬的表述要求簡潔明了，一般只要把受邀人、會議的內容、具體時間和地點等要素寫清楚即可，起鄭重邀約的作用；而邀請函的內容除了主體信息之外，還有向被邀請者交代邀請他（她）所做的相關事宜的內容。二、會議邀請函的格式和寫法0103050204標題落款正文稱謂結尾三、寫作會議邀請函應注意的問題會議邀請函是發給受邀方的禮儀性文書，為了表示邀請單位對受邀請方的重視，在文章用語方面一定要注意禮貌、得體，以表現邀請單位的誠意。有些發給特別邀請對象的邀請書，還應在正文開頭解釋不能親自面邀的原因，以免引起不必要的誤會。禮貌注意時機嚴謹準確會議邀請函的內容涉及會議的主題、地點和具體時間等，應該表述清楚，不得有誤；報到地點、時間、具體行程安排等，也應一一列清。因為邀請函是受邀人進行必要準備的依據，所以各種事宜一定要準確表述清楚，以便邀請對象做到有備而來，也使會議主辦方減少意想不到的麻煩。會議邀請函應盡量早一點發出，使受邀方盡早知道相關的安排，以便其提前作統籌安排，使之不會因為來不及準備或時間安排有沖突而無法參加會議。會議紀要一、會議紀要的含義與特點特點會議紀要是簡明扼要地記載和傳達會議主要精神、會議事項和決定的文書。會議紀要中的“紀”是綜合整理、概括提煉的意思；“要”是要點的意思。就是說，會議紀要是綜合整理和概括提煉會議要點的文書。紀實性會議紀要是會務工作人員根據會議宗旨，在會議記錄的基礎上進一步分析、概括、提煉形成的。必須如實反映會議情況，忠實會議的內容。紀實性是撰寫會議紀要的基本原則。提要性會議紀要是對會議記錄、會議相關文件以及會議簡報進行綜合整理和概括提煉形成的要點，具有鮮明的提要性。邏輯性會議紀要要點的提煉和編排要合乎邏輯，重點突出，條理清晰，還要有整體感。格式的獨特性會議紀要有規定的版式，雖被列入公文文種之列，但版式不同于任何一種公文，主要表現在：會議紀要的行文方向多向，不受任何行文方向限制；文體格式獨具，發文機關標識由“會議名稱＋會議紀要”組成，不同于任何一種公文格式。表述主體的獨特性由于會議反映的是與會人員的集體意志，常以“會議”作為表述主體，比如“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”、“會議強調”、“會議希望”等，這對反映與會人員的集體意志起到很好的概括作用。二、會議紀要與會議記錄的區別會議紀要突出了會議成果，概括了會議主要精神。會議紀要記載會議的全部情況和全面精神，議而不決的事項、與會議主要精神關系不大的討論發言以及會議的詳細過程等，均不作為會議紀要的內容。會議記錄則不同，它必須盡可能地記錄會議所有情況和全部議題、議程，不能錯記、漏記會議的任何情況。會議紀要是法定公文，會議記錄則是會議的原始材料；會議紀要一般要行文或在報刊、網絡發表，而會議記錄一般是不公開的內部資料。會議紀要雖然是在會議記錄和其他會議材料基礎上綜合而成的，但執筆人要寫好會議紀要，還應做到：了解領導召開會議的意圖、會議的宗旨、要解決的主要問題以及會議的議定事項和未議定事項等。要熟悉會議的全過程，認真閱讀、分析材料，經過思考、歸納，提煉出要寫的主要精神和主要內容，然后按照輕重、主次、點面的順序開始寫作。只有如此，才能寫出好的會議紀要。會議記錄則沒有太多要求。會議紀要內容具有選擇性，結構具有完整性、邏輯性和條理性，語言要準確、簡潔、平實、莊重、得體；而會議記錄則沒有這些講究，只要記清楚記全面即可。三、會議紀要擬寫123會議紀要的標題一般由會議名稱和文種組成。（一）標題前言通常采用概述的方式簡明扼要地介紹會議的基本情況，包括召開會議的時間、地點、召集單位、會議名稱、主持人、參加會議的單位和人員、人數、會議主要議題、成果收獲等，然后用過渡句引出下文。主體主體是會議紀要的核心部分。一般按主次排列內容，內容包括會議的主要精神、議定事項、會議達成的共識、主要觀點和爭論情況以及會后對貫徹落實會議精神的要求等。（二）正文結尾會議紀要的結尾通常是強調會議召開的意義，號召或希望大家認真貫徹執行會議精神。4主體是會議紀要的核心部分，其結構有三種：1.摘要法。就是按照會上發言的順序，摘錄主要發言人的主要觀點和內容。引述發言時，要具體寫出發言人的姓名、職位和單位，以反映會議的真實性。這類主體寫法適用于座談會、學術研討會等會議。2.分項法。就是將會議主要內容分項撰寫，以體現會議內容的層次感和條理性。這類主體寫法使文章層次分明，要點突出，同時也充分體現會議紀要反映與會者集體意志的特點。這種寫法適用于辦公會紀要、常務會議紀要、董事會紀要等。3.歸納法。就是將會議上研究討論的內容運用歸納法，分條列項或以小標題把歸納的問題分成若干部分，綜合反映會議內容的主體寫法。這種寫法適合規模較大、內容復雜的會議，需要寫作者具有較強的綜合能力。三、會議紀要擬寫123（三）標注會議出席、請假和列席人員名單（四）署名、成文時間與印章4會議簡報一、會議簡報的含義會議簡報是反映會議有關重要內容、籌備和進展情況及與會者意見和建議的一種簡短的、有一定新聞性質的會議文書。會議簡報作為迅速反映會議動態的信息載體，也是會議主辦方了解會議情況、掌握會議動態的重要渠道。會議簡報可以使用多種名稱。會議簡報分為綜合簡報和進程簡報兩種。綜合簡報是在會議后期發送，整個會議編一期的簡報。進程簡報是編發多期簡報。一般重大的、時間較長的會議都編發進程簡報，即每個會議小階段編發一期，有時天天編發，以供與會者閱讀、互通情報、交流思想和經驗，把會開好。二、會議簡報的特點123會議簡報的新聞性體現在真、新、快、簡四個方面。“真”是內容真實。“新”指內容的新鮮感。“快”是報道的迅速及時。“簡”是短小精悍。新聞性會議簡報一期可以只有一篇報道，但更多情況下，一期簡報要將若干篇報道集結在一起發表，形成集束式結構。這樣結構的好處是有點有面、相輔相成，加大信息量，避免內容單薄。集束性規范性會議簡報要按照簡報的規范格式編寫，要由報頭、目錄、編者按、報道正文、報尾等部分組成，不能標新立異。三、會議簡報的結構內容和擬寫123會議簡報的報頭類似公文的“紅頭”，一般也是套紅印刷，但又有一些不同。首頁間隔橫線以上稱為報頭，由簡報名稱、期數、編發單位、日期、保密提示等項目組成。簡報名稱用大號字套紅印刷。期數位于簡報名稱下方正中，加括號。編發單位一般是“××大會秘書處”或“××會議組委會”，位于期數下面、間隔橫線上方左側。日期位于編發機關右側。如屬保密會議，需要保密，則在首頁報頭左上角標明密級或“內部刊物”字樣。確有必要，還可在首頁報頭右上角印上份號。間隔橫線一般為紅色。1.報頭三、會議簡報的結構內容和擬寫123報頭以下、報尾以上部分都屬于報體。報體包括：目錄集束式的簡報需要編排目錄。由于會議簡報內容單純，容易查找，目錄一般不需要標序碼和頁碼，只需將編者按、各篇標題排列出來即可，為避免混淆，可在每項前加星號標志。標題簡報的標題跟新聞的標題類似，可分為單標題和雙標題兩種類型。單標題是將報道的核心事實或主要意義概括為一句話作為標題。雙標題是主標題加副標題。主標題概括會議主題，副標題具體說明什么單位舉辦的什么會議。2.報體三、會議簡報的結構內容和擬寫123報頭以下、報尾以上部分都屬于報體。報體包括：導語或編者按報道式會議簡報的導語，是以簡短的文字，準確概括簡報內容，說明報道的宗旨，引導讀者閱讀全文。導語寫作總的要求是“開門見山”，一開始就切入基本事實或核心問題，給人明確的印象。2.報體導語可根據主題需要，采用敘述式、描寫式、提問式、結論式的寫法。（1）敘述式。是用概括敘述的方法介紹簡報的主要內容。（2）描寫式。是把簡報里的主要事實或某個有意義的側面加以形象的描寫，以引起讀者的閱讀興趣。（3）提問式。是把簡報反映的主要問題用設問的形式提出來，以引起讀者的思考。（4）結論式。是先將結論用一兩句話點出來，然后主體部分再作必要的解釋和說明。轉發式會議簡報的導語一般就是編者按。是介紹簡報信息來源、本期重點稿件的意義和價值、征稿通知、征求意見等表明辦報單位主張和意圖的文字。編者按不可過長，短則三五行，長則半頁。一般有三種寫法：說明性按語、提示性按語、批示性按語。三、會議簡報的結構內容和擬寫123報頭以下、報尾以上部分都屬于報體。報體包括：主體主體是簡報的主要部分，可以只有一篇報道，也可以有多篇報道。其任務是用典型的、富有說服力的材料把導語的內容具體化，用材料說明觀