第三章

秘書與會務工作會務工作秘書辦會需具備的條件秘書在會議中的作用會務工作機構會務工作任何會議都需要經(jīng)過一定的組織安排，才能順利進行，實現(xiàn)既定目標。種種事務性、輔助性的會議活動的具體策劃、籌備、組織、服務、保障工作的總和，統(tǒng)稱為“會務工作”。會務工作是各類會議活動不可缺少的一部分，其內(nèi)容既涉及大量的文字工作，也包含多方的組織協(xié)調(diào)工作和諸多的事務性工作。會務工作只有緊緊圍繞并很好地服從和服務于會議目的和會議主題，從總體上做到準備充分、組織嚴密、服務周到、注重安保，才能保證會議高質量、高效率地進行，保證會議的預定目標得以順利實現(xiàn)“會務”是會議事務的簡稱。在現(xiàn)代社會，會議以其適于有效聚合集體意志和智慧形成決策、利于多向即時傳遞信息指導工作、便于近距離協(xié)調(diào)溝通處理事務的功能優(yōu)勢，成為一種具有經(jīng)常性和廣泛性特征的活動形式。會務工作的基本要求會后落實要到位這是會議取得實效的深入體現(xiàn)。開會不是目的，而是實現(xiàn)目的的重要手段。會務工作并非隨著會議議程的結束而結束，還要將會議的收尾工作做好，如會場的清理、紀要的撰寫、材料的歸檔等。同時，還要通過督辦、催辦，將會議決議事項和會議主旨精神傳達到位，使其落到實處，保證會議的有效性。會間服務要周到這是會議順利進展的關鍵所在。從會議初始階段的簽到、分組、文件分發(fā)等組織工作，到會議召開期間的引導、記錄、溝通協(xié)調(diào)等服務工作，都要嚴密組織、精心安排、細致服務、確保安全、注重效率，保證會議的質量和效果，保證按規(guī)定程序實現(xiàn)會議的既定目標。會前準備要充分這是會議成功舉辦的前提保障。首先，要深入理解會議的指導思想（開會的起因、任務、目的和意義）和主辦方的根本意圖，這是做好會務工作要解決的首要問題。在此基礎上，從制訂方案、發(fā)送通知、起草文件，到布置會場、準備物品、安排后勤等各個環(huán)節(jié)、各種細節(jié)都要思慮周到、計劃具體，明確時限、落實人員，從大局著眼、從細節(jié)著力，做到未雨綢繆、有備無患，保證會議能夠順利召開、正常進展和圓滿結束。會務工作盲目、倉促不僅會人為地拖延會議時間，還會使會議流于形式，背離目標，甚至給工作造成障礙、帶來隱患。對于領導者而言，會議既是實施領導行為的一種有效手段，也是開展工作的一個重要環(huán)節(jié)，會議的組織安排工作往往蘊含著領導者的基本意圖和主要思路。秘書作為輔助領導工作的參謀和助手，負責會議的組織工作，并在會議中落實領導的意圖，這一責任是任何其他部門和人員都不可替代的。對于秘書部門和秘書工作人員來說，會務工作是一項經(jīng)常性的業(yè)務工作。秘書根據(jù)領導者的意圖，安排落實會議的各項活動，在各種大小會議中的作用不可或缺，在某些情況下甚至扮演著至關重要的角色，會務工作已經(jīng)成為其最基本的工作職責。對于大中型會議來說，會務工作頭緒繁多、內(nèi)容龐雜，為了保證井然有序，不出現(xiàn)缺漏或重復現(xiàn)象，秘書部門有必要對其做出具體、細致、周到的計劃和安排。可編制“會務工作計劃表”，明確各項具體會務工作的任務內(nèi)容、時限要求、目標實施人等，發(fā)給承擔會務工作的秘書人員，各人按既定程序分頭準備，協(xié)同進行。凡已按要求完成的，在備注欄注明“已辦”，再由會務工作負責人按該表檢查各項事務的落實情況。通常情況下，會務工作包括會前、會中、會后三個階段，各個階段的會務內(nèi)容雖各不相同，但它們之間相互關聯(lián)、相輔相成，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，就會影響到下一環(huán)節(jié)甚至整個會議進程。秘書在這三個階段中也發(fā)揮著不同的作用，扮演著不同的角色，并最終通過與其他工作人員的共同努力，讓會務工作這一綜合性、系統(tǒng)性的工程，繁而不亂，雜而有序，有條有理，質量與效率兼具。知識鏈接：

會務工作計劃表秘書在會議中的作用123會議召開之前是會議的策劃和籌備階段，此時所做的是會務的基礎性工作。可以說會務工作的成敗，很大程度上取決于前期準備工作的充分程度。這一階段，秘書要舉輕若重，統(tǒng)籌兼顧，充分考慮可能出現(xiàn)的各種問題。要科學謀劃、合理安排，認真細致地做好各項準備工作，這是開好會議的先決條件。會議召開前的策劃者和籌備者會議過程中的組織和服務工作是確保會議質量的關鍵。會議進行期間，秘書的會務工作主要是嚴密組織、熱情周到地做好各項服務工作，精心安排各項調(diào)度工作，即時掌握會議動態(tài)與信息，有效協(xié)助領導指揮和控制會議進程，使之能按照預定方案進行，確保會議各項議程的圓滿完成，確保會議目標和任務的順利實現(xiàn)和完成。會議進行中的組織者和服務者會議結束了，會務工作并沒有結束，此時進入了會議決議與會議精神的貫徹和落實階段。秘書要繼續(xù)認真負責地完成會議結束后的會務工作，做到善始善終。會議結束后工作的落實者秘書辦會需具備的條件精鉆的業(yè)務意識良好的職業(yè)素養(yǎng)良好的心理素質內(nèi)容重要、規(guī)模較大、有重要領導人和重要外賓參加的會議，往往涉及組織、地區(qū)甚至國家機密。秘書工作的一個顯著特點是接觸和掌握的機密較多，一個合格的秘書必須具備保守會議機密的職業(yè)道德，牢固樹立保密觀念，嚴格執(zhí)行保密制度，認真遵守會議紀律，堅決維護組織利益，不僅要監(jiān)督他人遵守會議的保密制度，自己更要以身作則，不能以任何形式泄露會議機密。秘書人員必須對會議進程的各個方面及相關步驟進行必要的保密安排，并會同保衛(wèi)部門，從會場的安排、設備的選用、文件的印發(fā)、人員的進出等方面，都采取嚴格的安保措施。事先須對會場進行安全檢查，布置好安全保衛(wèi)工作，防止遭竊聽、防止文件丟失、防止信息泄露、防止外人混入會場。有些會議內(nèi)容屬于會上保密的情況，會后可以公開或部分公開，但公開時機、公開內(nèi)容、公開方式都須請示領導，切忌自作主張。（３）服務會議，做好服務員。會務的每一個環(huán)節(jié)都是會議成功的重要保證，秘書人員要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用，本著高度負責的態(tài)度，按照領導意圖和會議的要求，精心組織，縝密安排，熱情周到地做好會務的每一項細小的準備和服務工作，為會議活動提供一切必需的設施和用品。同時，要主動觀察會議進程中可能出現(xiàn)的各種情況，為會議的順利進行提供保證。（４）服務與會者，做好后勤管家。秘書要熱情、周到地為與會者提供優(yōu)質和細致的服務，細心安排同與會者相關的接待、餐飲、住宿、行程、安全保衛(wèi)等各項工作，妥善解決與會者遇到的問題，盡量滿足其提出的相關合理要求，使他們能以充沛的精力投入會議活動，保障與會者的食宿、衛(wèi)生、安全等，做好會議后勤保障的好管家（１）服務組織，深入了解會議組織領導者。會議目標體現(xiàn)和貫穿著組織領導者的意志，秘書應熟悉和掌握會議的組織領導情況，加強與會議組織領導的溝通和配合，緊緊圍繞會議的中心思想和中心任務，充分發(fā)揮秘書的輔助作用，力求站在全局高度，統(tǒng)籌兼顧，主動做好會務工作。（２）服務領導，當好助手。要實現(xiàn)會議預期目標，就要求秘書能認真領會領導的根本意圖、總體要求和具體安排，并以此為中心，把領導意圖和會議指導思想貫徹到會議的全過程。大局意識保密意識（１）時刻保持高度的責任感，以認真負責的態(tài)度處理會議期間的各種事務，實事求是，不馬虎、不懈怠、不瀆職，避免人為的疏忽和紕漏，避免主觀臆斷和敷衍了事。要反復檢查、時刻監(jiān)督、精益求精、細致周密，使各項組織和服務工作按時、保質、足量、到位地完成。（２）時刻保持高度的自律性，嚴格要求自己，公私分明，遵紀守法，絕不利用職務之便假借領導名義以會謀私、以權謀私。在會議消費活動中，注意勤儉節(jié)約，杜絕濫吃濫發(fā)，避免鋪張浪費，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。（３）具有較強的團隊意識，做到分工協(xié)作，講求高效率、快節(jié)奏的工作方式，為會議的圓滿召開齊心協(xié)力工作。勇于擔當，出現(xiàn)問題不避退、不推諉，積極承擔責任，共同尋求解決問題的辦法。（４）具有高度的時間觀念。準備時間永遠留有提前量，杜絕遲到，避免“臨時抱佛腳”；工作離崗時間和任務收尾時間永遠保有滯后量，杜絕早退，避免“虎頭蛇尾”、草草了事。責任意識秘書辦會需具備的條件精鉆的業(yè)務意識良好的職業(yè)素養(yǎng)良好的心理素質出色的協(xié)調(diào)能力秘書應具備專業(yè)性的溝通技巧，擁有出色的協(xié)調(diào)能力，統(tǒng)一思想，明確任務，化解困難或矛盾。能夠做到：分工合作進行協(xié)調(diào)，具體環(huán)節(jié)各個擊破，總體任務順暢對接；善于聆聽，積極回應，換位思考，力求“雙贏”；溝通因事而異，選擇口頭和書面等不同的溝通方式，書面表達準確清晰，口頭表達兼具形象性、感染性；溝通因人而異，用真誠、熱情、機智、幽默等不同的風格，來應對不同的對象和溝通場合。靈活的應變能力會議是一個動態(tài)過程，受各方面影響的因素多。面對不可預料的狀況，秘書人員要能夠快速反應、準確判斷、靈活應變，在保持基本原則不變的前提下，以最快的速度和最妥當?shù)姆绞郊右造`活處理，將意外因素對會議的干擾和影響程度降到最低。較好的表達能力秘書在會務工作中，除了要具備出色的口頭表達能力，還要具備較高的書面表達能力，能夠準確、清晰地傳遞會議信息。會議文件形式多樣、專業(yè)性強，文體特點和寫作格式各不相同，要滿足不同使用對象和閱讀對象的需求，就要求秘書具備扎實的基本功，掌握各種會議文件的文體規(guī)范和寫作技巧。在表達上做到語言準確、簡潔、得體；在結構上做到完整、連貫、嚴密；在選材上做到切合主題、實事求是、新穎、典型；在內(nèi)容上做到真實、客觀，注重針對性和時效性。綜合的知識能力會議性質不同、種類不同，涉及的內(nèi)容也十分廣泛，這就需要承擔會務工作的秘書人員具備相對全面的知識結構。既要熟悉會議策劃、會務接待、會務服務、聯(lián)絡溝通的內(nèi)容和技巧，掌握會場布置、座位排序以及會議燈光、音響、投影、電腦、錄音、錄像設備和器材的使用與維護技能，成為會務工作的“專才”；又應了解多種知識，成為知識淵博的“通才”。較強的組織能力主次分明：把握會議中心任務這一基本點，做到重點突出、主題明確、思路清晰、節(jié)奏分明，避免因任何可能出現(xiàn)的狀況而沖淡了會議的主題。組織有序：合理分解各項任務，充分調(diào)動每一個參與者的積極性，使之互相配合、步調(diào)一致地去完成共同的目標，保證各個環(huán)節(jié)相互銜接順暢。統(tǒng)籌兼顧：處理好會務工作在時間、步驟、利益等方面的顯性和隱性的各種矛盾沖突，防止因“局部感染”而引發(fā)“整體病變”。秘書辦會需具備的條件精鉆的業(yè)務意識良好的職業(yè)素養(yǎng)良好的心理素質積極樂觀對會議中出現(xiàn)的各種人和事，秘書應以開朗、樂觀的心態(tài)去對待。對不同與會者的不同要求，應以一顆平和、寬容的心去理解。自我調(diào)節(jié)增強自我調(diào)節(jié)能力，避免復雜環(huán)境和不良情緒的干擾，并在各種壓力下迅速找到問題的解決辦法。沉著冷靜在毫無準備或估計不足的情況下，會場突然發(fā)生意外情況時，秘書人員應臨危不亂、鎮(zhèn)靜從容，恰當迅速地處理突發(fā)事件。提高秘書辦會能力的途徑終身學習會務工作具有極強的實踐性，秘書人員要注重對每一次會務工作的總結和反思，對好的做法及時總結，以便將成功的經(jīng)驗有效應用于下一次會議；對出現(xiàn)的問題客觀、全面地分析，將失誤的教訓歸納整理，避免今后再次出現(xiàn)。這樣的實踐經(jīng)驗長期積累下來，必將使秘書辦會的實踐能力得到提高。注重總結經(jīng)驗當今社會知識更新速度加快，終身學習是對合格人才的基本要求。作為參與組織會務工作的秘書來說，素質要求更嚴格、更全面，更要求其樹立終身學習的理念，刻苦學習，努力提高自身的思想素質和科學文化素質，擁有盡可能廣博的科學文化知識，才能適應會議活動所具有的極強的即時性和時代性要求。樹立“終身學習”理念會務工作需要秘書人員擁有合理的知識結構，必須了解和懂得與會務工作有直接或間接關系的各項技能。這就需要秘書能通過各種渠道參加專業(yè)的進修，從而掌握扎實的基礎知識、較強的專業(yè)技能和相關的輔助技能，在會議組織、服務、禮儀等方面得到專業(yè)的理論提升。堅持參加專業(yè)進修會務工作沒有最好，只有更好。秘書要做好會務工作，達到上述基本能力要求，就要不斷提高自身的素質。會務工作機構會務工作機構會務工作是一個具有復雜性、綜合性和系統(tǒng)性的工程。每一次會議的成功舉辦，從策劃籌備、實施操作到總結收尾的每一個具體環(huán)節(jié)，都涉及多方面、多維度、多層次的會務工作內(nèi)容。這些工作之間彼此關聯(lián)、互為依托、相互影響，既有交叉，又有順承；既需要分工明確，又需要配合互動。要順利完成會議工作，必須統(tǒng)籌安排，合理分工。因此，成立一個專門的會務工作機構，在會議領導的統(tǒng)籌安排下完成會議的具體組織、協(xié)調(diào)和善后工作，為會議提供全方位的服務，就顯得尤為必要和重要。會務工作機構在會議領導機構的統(tǒng)籌下，統(tǒng)一對全部會務工作進行科學的分解，對全體會務工作人員進行合理地分工，組織協(xié)調(diào)各分支機構分頭開展工作，各負其責、各司其職、通力協(xié)作，優(yōu)質高效地處理會議事務，完成會議任務。成立會務機構的基本原則會務工作機構的成員配備并非越多越好，每一名成員都要經(jīng)過嚴格考核、認真篩選，力求少而精，力爭專而強。成員既具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，思維嚴謹、處事精干、認真負責，又具備精鉆的業(yè)務技能，專業(yè)對口、經(jīng)驗豐富、機敏高效。盡量做到人盡其才，如會務組應選擇外向開朗、善于溝通的人員，后勤組應選擇細心周密、踏實穩(wěn)重的人員，保衛(wèi)組則應選擇冷靜堅定、反應敏銳的人員。21會務工作機構要根據(jù)會議的規(guī)模大小，內(nèi)容多寡，會期長短以及會議性質、目的、意義等方面的差異而酌情設置，其繁簡程度不可一概而論，應因時制宜、因地制宜、因會制宜。既要避免因“小馬拉大車”而出現(xiàn)的力不從心，也要避免“殺雞用牛刀”而造成的虛耗浪費。規(guī)格設置上———因會制宜3會務工作機構內(nèi)設各分支機構，在分支機構的設置數(shù)量上應講究因事設組，既不能虛設也不能缺位。在各小組的工作量分配上追求相對平衡，既不能顧此失彼，也不能分配不均。同時，還應注意在縱向上分工明確、職責分明，任務落實到組，責任落實到人；在橫向上統(tǒng)籌兼顧、主次分明，小組之間步調(diào)一致、加強溝通、相互補位，成員之間協(xié)同互助、密切配合、相互提醒。確保銜接順暢、不出差錯，防止權責不明、相互推諉。成員選擇上———精尖組合組織分工上———均衡明確會務工作機構的主要職責01１）為領導者確定會議的目標和議題搜集信息，提供參考和建議。（２）根據(jù)會議領導確定的議題、時間和形式，起草籌備方案，擬定會議的議程、日程、程序，擬定與會人員范圍，做出會議的經(jīng)費預算，呈請領導審批。（３）根據(jù)會議領導確定的與會者范圍發(fā)送會議通知。（４）根據(jù)會議領導的要求擬寫會議文件草案（報告、講話等），審查與會單位或與會者提交的會議相關材料。（５）根據(jù)會議的要求安排會議的場地并布置會場。（６）反復檢查，排除各種隱患。（７）做好會議的報到工作，確認到會人員，為會議領導提供準確的出席和缺席情況統(tǒng)計。（１）做好會議活動的簽到、引導等接待工作。（２）做好會議的文字、錄音、錄像等記錄工作。（３）協(xié)調(diào)新聞單位做好會議的宣傳報道工作。（４）搞好會場內(nèi)外的綜合協(xié)調(diào)，做好會議活動的安全保衛(wèi)、后勤保障等工作。（５）及時處理各種突發(fā)性事件。0102會議召開之前會議進行之中03會議結束之后（１）清理會場，妥善安排與會人員離會、返程的各項事宜。（２）整理會議記錄，印發(fā)會議紀要。（３）做好會議總結工作，分析會務工作的經(jīng)驗、教訓。（４）收集會議文件、材料，做好立卷歸檔工作。（５）做好會議各項經(jīng)費的決算工作。（６）會同督查部門做好會議精神的傳達、催辦和信息反饋工作。處理好代表的提案。會務工作機構的基本設置常設性會務工作機構臨時性會務工作機構按照機構性質來看常設性會務工作機構是專門為領導機關日常性的工作會議而設，如在一些領導機關內(nèi)部設立的會務處、會務科、會務組一類的職能部門即是如此。其任務是專為領導機關安排或承辦一些例行工作會議。當由本機關主辦或承辦較大型的會議時，也多以這些常設機構的人員作為骨干，配以其他工作人員，組成會議臨時的會務工作機構。臨時性會務工作機構是為籌備和組織特定的會議而臨時組建的，常見的××會議籌委會、××會議籌備組、××會議籌備辦公室、××會議秘書處等即屬這一形式。在其內(nèi)部，往往分設秘書、組織、宣傳、后勤、保衛(wèi)、生活服務等分支機構，在會議組織者的統(tǒng)一領導下分工合作。會議結束后，臨時性的會務工作機構也就隨之解散。這是適應大型會議的籌備工作需求所設置的會務工作機構類型，分為大會籌備（或組織）委員會、大會籌備或組織）委員會辦公室、各個職能小組（如秘書組、宣傳組、外聯(lián)組、保衛(wèi)組、生活服務組等）共三級。在這種類型的大會籌備（或組織）機構中，籌備（或組織）委員會的負責人即是大會負責人；辦公室負責人即是籌備（或組織）委員會的組成人員；各職能小組的負責人即是籌備（或組織）委員會辦公室的組成人員。三級會務工作機構這是適合于小型會議的籌備所設置的會務工作機構，只有會議秘書組（或會務組、總務組）這樣一級辦事機構，也被稱為“一攬子”會務工作機構。由會議領導指定專人牽頭負責，并根據(jù)會議工作內(nèi)容配備適當?shù)拿貢藛T，共同完成會議籌備和組織工作的有關事宜。設立秘書處的大中型會議，其會務秘書部門的負責人，一般稱為秘書長和副秘書長，如會務秘書機構稱為會務辦公室，其負責人稱為主任和副主任。大會秘書處（或辦公室）下設立的會務、簡報、后勤、保衛(wèi)等處（組）的負責人，分別稱為會務處處（組）長、簡報處處（組）長、后勤處處（組）長、保衛(wèi)處處（組）長等。設立會務秘書組的小型會議，會務秘書部門負責人一般稱為秘書組長和副組長，下設若干名秘書分管各項會務工作。有的黨政機關、企事業(yè)單位中的小型會議，常常由辦公室或領導指定一名秘書負責會務工作，這名秘書的身份、稱呼與平時一樣。一級會務工作機構這是適應中型會議的籌備工作需求所設置的會務工作機構類型，由會議籌備辦公室和各個職能小組（秘書組、宣傳組、保衛(wèi)組、生活服務組等）兩級組織構成。兩級會務工作機構按照分支層次來看會務工作機構的具體分工`12345876會務組是對會議活動具體實施組織、協(xié)調(diào)等項事務的綜合性工作機構。會務組組織組一般組建于特定的代表大會的籌備和進行過程中，主要承辦代表資格審查和選舉方面的工作。組織組簡報組是在規(guī)模較大、會期較長的重大會議召開期間，負責編寫和印發(fā)會議簡報（快報）的會議工作機構。

簡報組保衛(wèi)組是對特定會議實施安全保衛(wèi)的工作機構，其職責包括會議內(nèi)部保衛(wèi)和外部保衛(wèi)。保衛(wèi)組提案組也稱議案組，它是在代表大會召開期間，具體負責受理與會代表提出的各種提案和議案的會議工作機構。

提案組宣傳組是與新聞機構聯(lián)系，對會議情況做宣傳報道的工作機構。宣傳組文件組是負責會議主旨性文件的工作機構。文件組聯(lián)絡組主要負責會議主席團與各代表團之間的傳達、反饋等會議聯(lián)絡工作。

聯(lián)絡組9后勤組后勤組是負責會議各方面生活服務的工作機構。思考與練習一、請結合下面這則材料，談談在會務工作中，秘書應該怎樣服務才能做到讓與會者滿意。“看得見的幸福，摸得著的民主”——記盲文版政府工作報告首次亮相全國人大會議。二、請分析以下案例。

為進一步促進機關事務系統(tǒng)會務工作規(guī)范化，提高會務工作人員服務意識與能力素質，某市機關事務服務中心開展了全市機關事務系統(tǒng)會議服務技能培訓會，全市機關事務系統(tǒng)40多名會務工作人員參加了培訓。通過培訓，