第1章

辦公自動化入門

辦公活動貫穿人類發展歷程，各種介質的記載是研究歷史的依據。辦公自動化(OfficeAutomation)簡稱OA辦公自動化起源于上一個世紀50年代，隨著信息技術(IT)的發展呈現新景象。辦公自動化概述網絡應用1.1辦公自動化概述1.1.1知識理解1.1.2案例剖析2025/2/82辦公自動化概述網絡應用1.1辦公自動化概述1.1.1知識理解1.辦公自動化定義1985年我國召開了全國第一次辦公自動化規劃會議，與會專家綜合國內外各種說法，將辦公自動化定義為：辦公自動化是利用先進的科學技術，使人的部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標或辦公業務的人機信息處理系統。2025/2/83辦公自動化概述網絡應用隨著辦公自動化技術的不斷發展，其定義和內涵也是與時俱進的，盡管涉及的內容及范圍在不斷地變化，但基本包含以下三個特點：辦公自動化是一門綜合性的科學技術，是以行為科學為主導，以系統工程學為理論基礎，應用計算機技術和通信技術來完成辦公業務；辦公自動化是利用先進的辦公設備取代傳統的辦公工具，以現代化的辦公系統取代傳統的手工或半自動化的辦公系統；辦公自動化的最終目的是提高辦公工作的質量和效率，增強辦公人員的決策能力。2025/2/84辦公自動化概述網絡應用1.1辦公自動化概述1.1.1知識理解2.辦公自動化系統組成要素OAS的六大要素辦公機構(機構的設置反映了體制和運行機制)辦公人員第一要素(領導決策人員、管理人員、輔助工作人員)辦公制度(保障辦公人員各司其責)辦公環境(具體或抽象的、無人、網絡等)辦公技術工具(支持辦公人員進行活動的工具)辦公信息(信息的采集、加工、傳遞)2025/2/85辦公自動化概述網絡應用1.1辦公自動化概述1.1.1知識理解3.辦公自動化系統主要技術數據處理文字處理語音處理圖形圖像處理通信功能文件處理與行文辦理決策支持系統工作日程管理2025/2/86辦公自動化概述網絡應用1.1辦公自動化概述1.1.2案例剖析1.網上辦公2.無紙化辦公3.虛擬辦公2025/2/87辦公自動化概述網絡應用1.2現代辦公設備1.2.1知識理解1.2.2案例剖析2025/2/88辦公自動化概述網絡應用1.2現代辦公設備1.2.1知識理解1.信息處理設備2.通信設備3.信息存儲設備4.專用設備2025/2/89辦公自動化概述網絡應用信息處理設備計算機和計算機網絡以及各種先進的外部設備(打印機、圖像掃描儀、繪圖儀、語音識別器、光筆、數碼相機等)通信設備傳真機、電話機、交換機、計算機網絡、移動電話等信息存儲設備縮微膠片、光盤、磁盤、U盤、移動硬盤等專用設備以復印機為主的紙質文檔處理設備)發展趨勢：高性能、多功能、復合化、智能化2025/2/810辦公自動化概述網絡應用1.2現代辦公設備1.2.2案例剖析1.計算機信息處理設備什么是計算機？通常所說的計算機應是電子數字計算機的簡稱。計算機是能快速、精確、自動地進行數值計算和信息處理的計算工具。

2025/2/811辦公自動化概述網絡應用

計算機的發展過程

第一臺計算機1946年美國ENIAC

同時馮·諾依曼與莫爾推出EDVAC

采用存儲程序方案

自1946年至今：電子管、晶體管、集成電路、大規模集成電路…20世紀70年代微型機的發展

20世紀80年代新一代計算機的研制

1995年網絡計算機的誕生

…

例：性能/價格比（與飛機工業比較）

目前的飛機——

性能：半小時繞地球一周，耗油5加侖

價格：500美元2025/2/812辦公自動化概述網絡應用1.2現代辦公設備1.2.2案例剖析1.計算機⑴認識計算機的外觀 主機、顯示器、鍵盤和鼠標⑵認識計算機的后面板⑶認識辦公自動化的軟件 ①系統軟件 ②由于軟件2025/2/813辦公自動化概述網絡應用1.2現代辦公設備1.2.2案例剖析2.靜電復印機專用設備工作原理電攝影的原理光電效應產生靜電像—墨粉像—轉印到紙上—定影復印紙規格P9表1-1使用環境：通風溫度(10—30℃)2025/2/814辦公自動化概述網絡應用1.2現代辦公設備1.2.2案例剖析3.傳真機通信設備工作原理通過掃描把發送的畫面分解為像素，并將其轉換為電信號后發送，接受端對接受到的信號放大、恢復為圖像信號輸出分類：真跡照片報紙使用自動手動2025/2/815辦公自動化概述網絡應用1.2現代辦公設備1.2.2案例剖析4.掃描儀掃描儀是一種將圖片等文件轉換為可在計算機上進行處理的圖像的設備。 掃描儀與計算機的連接 安裝軟件驅動程序應用軟件 掃描圖像保存為圖像文件（2）（2）2025/2/816辦公自動化概述網絡應用本章小結2025/2/817辦公自動化概述網絡應用第6章辦公自動化系統中的網絡應用辦公自動化概述網絡應用6.1組建企業內部網6.1.1知識理解6.1.2案例剖析2025/2/819辦公自動化概述網絡應用6.1.1知識理解1.計算機網絡的定義計算機網絡的發展1969年11月，美國國防部高級研究計劃管理局逐步建立起網絡，并命名為ARPAnet，其最初只有四個結點，主要是用于軍事研究，例如戰時數據的安全和轉移等。該計算機網絡創建的指導思想：網絡必須經受得住故障的考驗而維持正常的工作；一旦發生戰爭，當網絡的某一部分因遭受攻擊而失去工作能力時，網絡的其他部分應能維持正常的通信工作。ARPAnet具有以下五大特點：（1）支持資源共享。（2）采用分布式控制技術。（3）采用分組交換技術。（4）使用通信控制處理機。（5）采用分層的網絡通信協議。1972年，ARPAnet首次在“計算機后臺通信國際會議”上與公眾見面，并驗證了分組交換技術的可行性。由此，ARPAnet成為現代計算機網絡誕生的標志。2025/2/820辦公自動化概述網絡應用6.1.1知識理解1983年，ARPAnet分裂為兩部分：ARPAnet和軍用MILNET。該年1月，ARPA把TCP/IP協議作為ARPAnet的標準協議，這個以ARPAnet為主干網的網際互聯網逐步發展成為今天的Internet，TCP/IP協議簇便在Internet中不斷地被研究、試驗、改進，成為使用方便且效率極高的協議簇。與此同時，局域網和其他廣域網的產生和蓬勃發展對Internet的進一步發展起了重要的作用。其中，最為引人注目的就是美國國家科學基金會建立的美國國家科學基金網（NSFnet）。NSFnet于1990年6月徹底取代了ARPAnet，成為Internet的主干網。NSFnet對Internet的最大貢獻是使Internet向全社會開放，而不像以前那樣僅僅借計算機研究人員、政府職員和政府承包商使用。然而，隨著網上通信量的迅猛增長，NSF不得不采用更新的網絡技術以適應發展的需要。1990年9月，由Merit、IBM和MCI公司聯合建立了一個非贏利性的組織——先進網絡和科學公司。ANS公司成立的目的是建立一個全美范圍的T3級主干網，它能以45

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bit/s的速率傳送數據，相當于每秒傳送1400頁文本信息。到1991年底，NSFnet的全部主干網都已同ANS提供的T3級主干網相通。2025/2/821辦公自動化概述網絡應用6.1.1知識理解1994年，Internet上的主機數目達到了320萬臺，連接了世界上的35

000個計算機網絡。到二十世紀初全世界擁有100多萬個網絡，1億臺主機和超過10億的用戶。今天的Internet已不再是計算機人員和軍事部門進行科研的領域，而是變成了一個開發和使用信息資源的覆蓋全球的信息海洋。按從事的業務不同，可將Internet分為廣告公司、航空公司、農業生產公司、藝術、導航設備、書店、化工、通信、計算機、咨詢、娛樂、財貿、各類商店、旅館等等100多類，覆蓋了社會生活的方方面面，構成了一個信息社會的縮影。我國從1994年開始建立了四大主干網。2025/2/822辦公自動化概述網絡應用6.1.1知識理解互聯網是的重大事件之一朱令鉈中毒事件中國北京清華大學1992級化學系女生朱令在1994年11月底出現鉈中毒癥狀，最后得助于互聯網才得到確診和救治的事件。這是中國，也是全球首次大規模利用互聯網進行國際遠程醫療的嘗試，由于歷時二十年一直未能偵破，此案引發媒體與網絡的報道和外界的關注與討論。從1994年中毒至今，經過十年多的康復治療，由于鉈中毒損傷的不可逆轉性，朱令的智力、視覺、肌體和語言功能都沒有得到恢復，留下永久的嚴重后遺癥，朱令的生活根本無法自理，必須由年邁的父母照料生活起居。目前，許多關心朱令的人士在2004年3月發起成立了“幫助朱令基金會”，建立和維護有關朱令的網站。截至2006年3月，基金會海外募捐已超過三萬三千美元；其中部分捐款已送達朱令家庭，作為她的康復治療費用。2025/2/823辦公自動化概述網絡應用6.1.1知識理解現在對于計算機網絡的完整定義：利用通信設備和線路將地理位置不同的、功能獨立的多個計算機系統連接起來，以功能完善的網絡軟件實現網絡的硬件、軟件及資源共享和信息傳遞的系統。簡單地說即連接兩臺或多臺計算機進行通信的系統。2025/2/824辦公自動化概述網絡應用6.1.1知識理解2.計算機網絡的分類（1）按照覆蓋范圍分類。 ①局域網（LocalAreaNetwork，LAN） ②城域網（MetropolitanAreaNetwork，MAN） ③廣域網（WideAreaNetwork，WAN）也稱遠程網2025/2/825辦公自動化概述網絡應用6.1.1知識理解2.計算機網絡的分類（2）按照拓撲結構分類網絡拓撲指構成網絡的成員間特定的物理的即真實的、或者邏輯的即虛擬的排列方式。星狀拓撲（StarTopology）環狀拓撲（RingTopology）總線拓撲（BusTopology）樹狀拓撲（TreeTopology）網狀拓撲（FullyConnectedTopology）2025/2/826辦公自動化概述網絡應用2025/2/827辦公自動化概述網絡應用6.1.1知識理解3.網絡互聯設備及傳輸介質（1）中繼器和集線器（2）網橋和交換機 （3）路由器和三層交換機2025/2/828辦公自動化概述網絡應用6.1.2案例剖析1．小型企業內部網絡的搭建2．網絡中共享資源的訪問3．網絡內打印機的共享2025/2/829辦公自動化概述網絡應用6.2在因特網上沖浪6.2.1知識理解6.2.2案例剖析2025/2/830辦公自動化概述網絡應用6.2.1知識理解1．網頁瀏覽器“上網”，指的都是訪問萬維網（WWW）的資源。在萬維網中，任何有用的事物都被稱為資源。這些資源由統一資源標識符（URL）來進行標識，利用超文本傳輸協議（HypertextTransferProtocol）進行傳輸。基于這些技術，上網者可以使用網頁瀏覽器訪問網頁，并通過單擊網頁中的鏈接（link）地址、圖標、文本等，從一個網頁跳轉到另一個網頁，在因特網上“遨游自如”。2025/2/831辦公自動化概述網絡應用6.2.1知識理解1．網頁瀏覽器網頁瀏覽器是顯示網頁服務器或檔案系統內的文件，并讓用戶與此文件互動的一種軟件。個人計算機上常見的網頁瀏覽器包括Microsoft的InternetExplorer、Mozilla的Firefox，Apple的Safari等十幾種。2025/2/832辦公自動化概述網絡應用6.2.1知識理解2．搜索引擎搜索引擎是指根據一定的策略、運用特定的計算機程序從互聯網上搜集信息，在對信息進行組織和處理后，為用戶提供檢索服務，將用戶檢索相關的信息展示給用戶的軟件。從全球范圍來講，最著名的搜索引擎當屬Google；而國內最知名是百度。2025/2/833辦公自動化概述網絡應用6.2.2案例剖析1．連入Internet2．使用瀏覽器瀏覽因特網3．使用搜索引擎搜索信息快速搜索的方法2025/2/834辦公自動化概述網絡應用6.3使用電子郵件6.3.1知識理解6.3.2案例剖析2025/2/835辦公自動化概述網絡應用6.3.1知識理解1．電子郵件定義電子郵件（E-mail）是指通過互聯網進行書寫、發送和接收的信件。它有別于傳統的使用紙張進行實物傳遞的方式，以純粹的電子手段傳輸信息。這種信息傳輸方式的基本屬性與傳統郵件相同，同樣需要提供收信人地址和寄信人地址，同樣屬于非即時通信。電子郵件與傳統郵件相比最大的優點是傳輸信息的成本低（不管發送到哪里，都只需負擔電話費和網費即可）、速度快（幾秒鐘之內可以發送到世界上任何一個或多個指定的目的地），而且還可以傳送例如聲音、視頻等多媒體信息，使得信息的表達更加多樣化。如今，電子郵件已經發展成為因特網中應用最廣的服務。2025/2/836辦公自動化概述網絡應用6.3.1知識理解2．電子郵件的地址互聯網中，電子郵件地址的格式：用戶名@域名（郵件服務器域名）用戶名是用戶自己指定的，而域名則是你的郵件服務商的域名地址。2025/2/837辦公自動化概述網絡應用6.3.1知識理解3．郵箱的種類因特網上有很多郵件服務商，其中大部分都是免費的。只要愿意花時間申請，任何人都可以擁有多個電子郵箱。事實上，大多數使用電子郵件的人都擁有不止一個的郵箱地址，多的可達十幾個。很多網絡服務提供商（如即時聊天軟件服務商MSN和QQ，以及手機通信服務商中國移動、聯通等）通過各種方法向人們免費贈送他們的郵箱以擴展其業務，這也是現在人們手中的郵箱越來越多的最主要的原因。2025/2/838辦公自動化概述網絡應用6.3.2案例剖析1．申請電子郵箱2025/2/839辦公自動化概述網絡應用6.3.2案例剖析2．郵箱的基