如何當(dāng)好行政主管

辦公室行政管理

一、行政主管的基本職責(zé)

行政主管的職責(zé)，大到參與領(lǐng)導(dǎo)班子對重大問題的討論和決策，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要情況和科學(xué)依據(jù)，小到大量的日常瑣碎事務(wù)的處理。有人把行政主管稱為“內(nèi)務(wù)部長”、“不管部長”是不無道理的。辦公室行政管理《行政主管崗位職責(zé)》（舉例）

（1）組織辦好會議接待、娛樂等各項活動；（2）協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；（3）組織公司辦公費用的計劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作；（4）管理公司非技術(shù)資料、計算機磁盤、光盤等資料；（5）做好辦公室人員考勤和處理各種假期；辦公室行政管理（6）管理公司的公共衛(wèi)生、食堂就餐工作；（7）發(fā)放日常福利、節(jié)日福利；（8）購買、管理和維修公司固定資產(chǎn)；（9）負責(zé)辦公用品、文具、生活配套設(shè)施的管理；（10）做好公司廢物（品）處理和銷售管理工作（11）完成直屬上司交辦的臨時性工作辦公室行政管理

職位要求：●較強的領(lǐng)導(dǎo)能力；●較強的管理能力；●熟練使用辦公軟件；●做事客觀、嚴(yán)謹(jǐn)負責(zé)、踏實、敬業(yè)；●工作細致認真，謹(jǐn)慎細心、責(zé)任心強；●具有很強的人際溝通協(xié)調(diào)能力，團隊意識強。辦公室行政管理

行政主管的基本職責(zé)歸納起來就是：

參與政務(wù)管理業(yè)務(wù)處理事務(wù)辦公室行政管理

參與政務(wù)就是要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，主要的工作內(nèi)容包括：

●協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策；●協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好部門之間的協(xié)調(diào)工作；●協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理突發(fā)事件；●協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)建立良好的社會聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)；

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管理業(yè)務(wù)就是要當(dāng)好部門領(lǐng)導(dǎo),指揮部門的全體員工完成好自己的業(yè)務(wù)工作。行政主管在參與政務(wù)時是作為領(lǐng)導(dǎo)的助手出現(xiàn)的，而在管理業(yè)務(wù)時是作為領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)的。

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主要的工作內(nèi)容包括：

●做好本部門的工作決策●構(gòu)建和維護本部門責(zé)任體系●搞好溝通協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查●處理好部門工作中的例外和危機事件辦公室行政管理

處理事務(wù)就是要辦理好例如值班、接待、會議、信訪、印章管理等事務(wù)性工作。辦公室作為一個綜合性的職能部門，有著與其它部門不同的一些事務(wù)性工作。它們頭緒多、變數(shù)多、時間緊且影響大。因此，行政主管在參與政務(wù)、管好業(yè)務(wù)的同時，有時還不得不親自處理這些事務(wù)。

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二、成功的行政主管最重要的行為習(xí)慣史蒂芬·柯維經(jīng)常向人們推薦這樣一句名言：“播下你的良好行為，你就能取得良好的習(xí)慣；播下你的良好習(xí)慣，你就能擁有良好的性格；播下你的良好性格，你就能擁有良好的命運?！卑凑湛戮S的理論,成功的行政主管應(yīng)形成以下七種最重要的行為習(xí)慣。

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習(xí)慣一：積極處世積極處世即采取主動行動，為自己過去、現(xiàn)在和未來的行為負責(zé)。個人行為取決于自身，而非外在環(huán)境；理智可以戰(zhàn)勝情緒；人有能力也有責(zé)任為自己爭取有利的外在環(huán)境。

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PMA（PositiveMentalAttitude）

積極的心理態(tài)度是成功者最重要的法寶，它可使人的潛能得到有效發(fā)揮。

●如果相信自己能夠做到，我就一定能夠做到。

●現(xiàn)在就做，便能使夢想變成現(xiàn)實。

●不管我過去和現(xiàn)在是什么人，如果我按PMA行動，我就能變成我想做的人。辦公室行政管理

NMA(NegativeMentalAttitude）

消極的心理態(tài)度是失敗者最主要的疾病，它會限制人的潛能的有效發(fā)揮。

●這是行不通的。

●從前沒有這么干過。

●沒有這新東西不也過得很好嗎。

●這風(fēng)險冒不得。

●這并不是我們的責(zé)任。辦公室行政管理

習(xí)慣二：先定目標(biāo)后有行動人做事都需經(jīng)過兩次創(chuàng)造——先是腦海里醞釀的心智創(chuàng)造，然后才是實質(zhì)的行動創(chuàng)造。成功的人在從事任何項目或工作時，均先擬出愿景和目標(biāo)，并據(jù)此塑造未來。認準(zhǔn)目標(biāo)、制定計劃是成功的基本條件。辦公室行政管理

●目標(biāo)能幫助我們事前謀劃；

●計劃使我們把要完成的任務(wù)分解成可行的步驟；

●成功的尺度在于目標(biāo)的達成；

●分解目標(biāo)、制定計劃,堅定不移地付諸行動。辦公室行政管理

習(xí)慣三：要事第一有效管理是重點式的管理，它把最重要的事放在第一位。在決定了什么是重點后，必須靠自制力來把握重點，時刻把它們放在第一位，以免被感覺、情緒、沖動和各種偶然性所左右。辦公室行政管理辦公室行政管理普通人的時間安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%15%50-60%辦公室行政管理辦公室行政管理辦公室行政管理辦公室行政管理辦公室行政管理80/20定律●去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域●集中精力解決少數(shù)重要問題,而不是解決所有問題●在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作辦公室行政管理

習(xí)慣四：雙贏思維雙贏思維是一種基于互敬、尋求互惠的思考框架，內(nèi)容是以積極的心態(tài)，通過尋找更豐盛的機會、財富及資源來面對競爭。做一個利人利己者。一個利人利己者把生活看作一個合作的舞臺，而不是一個角斗場。一般人看事情多用二分法：非強即弱、非勝即敗。其實世界之大，人人都有足夠的立足空間，他人之得不必就視為自己之失。辦公室行政管理辦公室行政管理辦公室行政管理

習(xí)慣五：先理解別人，再爭取別人理解自己當(dāng)我們以尋求理解為宗旨去聆聽別人，而不是以回答問題為宗旨，這樣便開啟了真正的溝通，建立了真誠的關(guān)系。對方獲得理解之后會覺得受到尊重與認可，進而拆除心中的防線。于是雙方坦然而談，對方也就更自然、更容易理解自己。理解別人需要仁慈心，爭取別人理解自己需要勇氣，平衡兩者則可大幅提升溝通的效率。辦公室行政管理

習(xí)慣六：協(xié)作增效協(xié)作增效是指創(chuàng)造第三種選擇——既非按我的方式，亦非遵循你的方式，去達成互相補充的成果。不但是理解彼此的差異，甚至是贊許彼此的差異，欣賞對方解決問題以及把握機遇的手法。協(xié)作增效能使整體獲得一加一大于二的成效。這樣的人際關(guān)系和團隊會揚棄敵對的態(tài)度(1+1=1／2)，不妥協(xié)狀態(tài)(1+1=1)，也不僅止于一般合作(1+1=2)，他們要的是創(chuàng)造性的合作(1+1=3或更多)。辦公室行政管理

習(xí)慣七：不斷更新不斷更新強調(diào)的是，如何在生活的四個基本領(lǐng)域(身體、情感、智力和社會)里不斷使自己獲得更新充電。這個習(xí)慣提高了其他六個習(xí)慣的實施效率。對機構(gòu)而言，次習(xí)慣可促進機構(gòu)的更新以及不斷的改善，使機構(gòu)不至呈現(xiàn)老化及病態(tài)，并邁上新的成長途徑。對個人而言，次習(xí)慣可使個人能力不斷升級，使自己的素質(zhì)日新月異。辦公室行政管理

三、當(dāng)好行政主管的重要方法

1、怎樣當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手讓上級領(lǐng)導(dǎo)放心，甘當(dāng)上司的知心人和左膀右臂，光有一顆赤誠的心肯定不夠，還需要講究一些常用的技巧。

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（1）工作上給上司留足空間給你的上司留足空間，讓他在自己的位置上自由行使權(quán)力，這樣你就不會遭到他的限制、壓抑和防范。

（2）提意見或建議要講藝術(shù)在對上級提建議時，最好多注意從正面有理有據(jù)地闡述自己的見解。有民主的要求，還要有民主的素質(zhì)，要懂得尊重他人的意見，尊重上司的意見。

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（3）當(dāng)好上級的參謀，提出有價值的建議在很多行政主管的觀念里，既然身為下屬，就只提出問題提案，而決策方案則讓上級自己去做。但你若只送一個問題提案上去，而沒有解決方案，上級很可能會以風(fēng)險太高、時機不好、目前沒時間考慮等種種借口否決掉。你若不想被輕易地駁回，你必須提出真知灼見。辦公室行政管理

（4）要輔佐好自己的直接上司通常談到上級，都是指直接上級而言。與直屬上級的關(guān)系如何，對于行政主管能力的發(fā)揮、工作成果的體現(xiàn)，都有很大的影響，有時甚至是決定性的影響。如果你對自己的接屬上級做無益的批評，或抱著不信任、不合作的態(tài)度等，同樣也會最終反映到自己的身上。你討厭他，他就會討厭你，這是人際關(guān)系的原則。

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2、怎樣當(dāng)好部門領(lǐng)導(dǎo)（1）要懂得領(lǐng)導(dǎo)與一般管理者的區(qū)別

一般管理者的職責(zé)是“正確地做事”；領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)是“把事做正確”。

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2、靠制度管人管理制度：關(guān)于組織活動的基本行為規(guī)范和方式。它們是分工協(xié)作關(guān)系的保障機制。

1）工作責(zé)任制：以機構(gòu)為單位，以“四定”（定機構(gòu)，定任務(wù)，定崗位，定編制）為內(nèi)容，以處置組織中的上下左右各個機構(gòu)的相互關(guān)系為目的的組織制度。

2）崗位責(zé)任制：以崗位為單位，以確立每一個崗位的責(zé)，權(quán)，利關(guān)系為內(nèi)容，以規(guī)范每一個崗位的行為方式為目的的組織制度。辦公室行政管理

（3）把握好實施有效領(lǐng)導(dǎo)的主要原則

1）善于發(fā)現(xiàn)和把握發(fā)展機遇，提出戰(zhàn)略決策方案和構(gòu)想，使組織成員明確前進方向，達到團結(jié)和鼓舞人心的目的。

2）善于授權(quán)，將工作責(zé)任的歸屬轉(zhuǎn)移到實際執(zhí)行者身上，建立起一個有效的責(zé)任體系。

3）善于激勵，創(chuàng)造一個使組織成員能夠并愿意自行負責(zé)，努力工作的組織環(huán)境。

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4）善于運用長處思維識才用人，使每一個組織成員都成為有用之才。

5）善于溝通協(xié)調(diào)，運用“黃金法則”和“白金法則”塑造組織內(nèi)良好的人際關(guān)系。

6）善于學(xué)習(xí)，不斷提高自己和組織成員的創(chuàng)造力和競爭力。

7）處理好突發(fā)事件，使組織迅速擺脫困境。辦公室行政管理

3、怎樣管好事務(wù)（1）把握好有效處理事務(wù)的原則

分工不分家參與不包辦就簡不就繁放權(quán)不放任辦公室行政管理

（2）搞好流程再造

工作流程（辦事程序）：在管理組織中,幾乎所有在部門及崗位間傳遞的工作都要事先設(shè)計好。我們把為組織的工作行為統(tǒng)一設(shè)計的工作標(biāo)準(zhǔn)和步驟稱為工作程序，而將多個工作程序的組合稱為工作流程。辦公室行政管理辦公室行政管理（3）掌握節(jié)約時間的藝術(shù)

謀求可控時間的增加

把最好的時間用來處理最重要的事情

改變事必躬親的領(lǐng)導(dǎo)方式

善于擠時