公文處理方法學習行政機關的公文〔包括電報，下同〕，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和標準體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文處理指公文的辦理、管理、整理〔立卷〕、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原那么，做到及時、準確、平安。公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其它有關規定，確保國家秘密的平安。行政機關的公文種類主要有：〔一〕命令〔令〕適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。〔二〕決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。〔三〕公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。〔四〕通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。〔五〕通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。〔六〕通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。〔六〕公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。〔七〕主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者標準化簡稱、統稱。〔八〕公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。〔九〕公文除“會議紀要〞和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。〔十〕成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。〔十一〕公文如有附注〔需要說明的其他事項〕，應當加括號標注。〔十二〕公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。〔十三〕抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者標準化簡稱、統稱。公文使用中的本卷須知“請示〞應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。“報告〞不得夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示〞、“意見〞和“報告〞。向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。結構層次序數，第一層為“一、〞，第二層為“〔一〕〞，第三層為“1.〞，第四層為“〔1〕〞。引用公文應領先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。文內使用非標準化簡稱，應領先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。公文中的數字，除成文日期、局部結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。成文日期：一般署會議通過或者領導人簽發日期；聯合行文，署最后簽發機關領導人的簽發日期；特殊情況署印發日期。成文日期應當寫明年、月、日，位于發文機關署名右下方。決議、決定、條例、規定等不標明主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。

印章：除會議紀要和印制的有特定版頭的普發性公文外，公文應當加蓋發文機關印章。

發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。公文正式印制前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、標準等。收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規那么；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否標準。經審核，對符合本方法規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本方法規定的公文，經辦公廳〔室〕負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。