會議管理制度及流程會議管理制度及流程一、會議的分類會議可分為內(nèi)部會議和外部會議。內(nèi)部會議是企業(yè)內(nèi)部人員之間交流溝通、決策、研究工作的一種形式，如領(lǐng)導(dǎo)會議、部門會議、小組會議等。外部會議則是組織方對外發(fā)出邀請，邀請外部人員參加的一種形式，如合作伙伴會議、招標(biāo)會議、客戶會議等。二、會議的組織與準(zhǔn)備1、會議的組織機構(gòu)與成員會議的組織機構(gòu)應(yīng)該按照會議類型、規(guī)模和目的來設(shè)立，保證會議的有效性和高效性。會議的主持人必須是具有一定資歷和經(jīng)驗的人員，要有較強的綜合能力、邏輯思考能力、協(xié)調(diào)能力以及組織管理能力。參會人員應(yīng)該是按照會議主題和議題來確定的，不要無關(guān)人員參加會議，避免浪費時間。2、會議的召開時間和地點會議的召開時間應(yīng)該提前幾天或幾周確定，并通知參會人員。召開時間最好避免在周六、周日和節(jié)假日，以免影響參會者的正常休息時間。會議的地點應(yīng)根據(jù)參會人員居住地、工作地等因素進行選擇。會議地點應(yīng)該為寬敞、明亮、安靜和沒有干擾因素的環(huán)境。3、會議的議程和材料會議的議程應(yīng)該由主持人制定，根據(jù)會議的目的和規(guī)模來確定。要考慮到時間安排、必要性和重要性、討論的優(yōu)先級等因素，為參會人員提供清晰、具體、易于理解的議程。會議的材料必須在會議召開前送到參會人員手中，以便他們事先了解會議的背景和議題，做好準(zhǔn)備。4、會議的設(shè)備和布置會議室的設(shè)備應(yīng)該滿足開展會議的要求，如音響設(shè)備、投影儀、電腦、椅子、桌子等等，以便為參會人員提供便利和支持。會議室的布置應(yīng)該烘托會議氣氛和提高參會者的參與度和滿意度，如會議桌的布置、墻面和背景等。會議的中心位應(yīng)該是主席臺和主席桌，以便主持人主持以及參會人員可以更加清晰地了解討論的情況。三、會議的流程1、會議開始主持人致詞，介紹與會人員，說明會議的目的和議程，并簡要介紹概況。主持人還要檢查設(shè)備是否齊備，并提醒參會者熄掉手機，尊重會議的氣氛。2、討論議程按照議程逐一展開，主持人需要提醒參會者注意時間和討論進度，并保證討論的質(zhì)量和效果。討論過程中需要注意聽取不同意見和聲音，不偏聽偏信，不斷總結(jié)和歸納，以便達成共識和目的。3、表決和決策在討論結(jié)束后，主持人會根據(jù)討論的結(jié)果進行表決和決策，確定下一步的工作和行動計劃。表決和決策需要尊重多數(shù)人的意見，保證公正和合理性。4、結(jié)束與總結(jié)會議結(jié)束后，主持人會進行總結(jié)并致辭，回顧會議的成果和不足之處。參會者應(yīng)該通過反饋和評價，提供建設(shè)性的意見和建議，以便為下一次會議做好準(zhǔn)備。四、會議的管理1、會議行動計劃的制定和跟蹤經(jīng)過會議的討論和決策，需要制定行動計劃，并跟蹤和評估行動計劃的執(zhí)行情況和效果，及時調(diào)整和改進。2、會議記錄和檔案保管會議記錄是會議的重要資料，應(yīng)該做好記錄和保管。會議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確、清晰、具體，可以是文字記錄或音頻記錄或視頻記錄。3、會議評價和反饋會議結(jié)束后需要做好參會者的評價和反饋，以便提高下次會議的質(zhì)量和效果。會議評價應(yīng)該包括會議主題、議程安排、參會人員、設(shè)備和布置、行動計劃的制定和跟蹤等方面。總之，會議是企業(yè)內(nèi)部和外部溝通交