演講人：日期：OA使用流程指南目錄CONTENTSOA系統簡介OA系統基礎操作流程管理模塊使用指南文檔管理模塊使用指南通訊錄與日程管理功能介紹系統安全與維護注意事項01OA系統簡介定義OA系統是辦公自動化的簡稱，是指將計算機、通信等現代化技術運用到傳統辦公方式中，形成的新型辦公方式。特點利用現代化設備和信息化技術，代替辦公人員傳統的部分手動或重復性業務活動，優質而高效地處理辦公事務和業務信息。什么是OA系統為管理層提供準確、及時的信息，輔助決策。輔助決策減少紙質文件的使用，節省辦公成本。降低成本01020304實現信息資源的高效利用，提高辦公效率。高效處理信息優化辦公流程，提升管理水平。改進管理OA系統的作用與意義國外開始探索辦公自動化設計，并設計出了簡單的自動化體系。20世紀90年代辦公自動化理論與技術開始在經濟發達、科技領先的國家興起。70年代末美國的辦公自動化發展歷程分為四個階段，包括單機階段、局域網階段、互聯網階段和智能化階段。美國發展歷程OA系統的發展歷程02OA系統基礎操作使用賬號和密碼登錄OA系統，輸入正確的賬號和密碼后點擊登錄。登錄方式點擊頁面右上角的退出按鈕，安全退出當前賬號。退出方法如遇登錄問題，可嘗試清理瀏覽器緩存、重啟瀏覽器或更換網絡環境。登錄異常處理登錄與退出操作010203界面布局及功能介紹頂部菜單包括主頁、流程、文檔、任務、消息、設置等主要功能模塊。左側導航欄展示當前賬號可操作的流程和任務分類，便于快速查找。中間工作區顯示當前操作的頁面內容，如流程表單、文檔編輯等。底部狀態欄顯示當前系統狀態、消息通知及快捷操作按鈕。修改密碼在個人信息設置中，可進行密碼修改，確保賬號安全。個性化界面根據個人習慣，調整字體大小、頁面布局等，提高操作舒適度。通知設置設置消息提醒方式，如郵件、短信、站內信等，確保及時接收重要通知。流程設置根據業務需求，配置適合自己的流程模板，提高工作效率。基礎設置與個性化配置03流程管理模塊使用指南在OA系統中選擇需要發起的流程類型，填寫相應的流程表單，并上傳相關附件。發起流程確認流程表單內容無誤后，提交給相應的審核人員進行審核。如需修改，可在未提交前進行編輯。提交審核提交后，可在流程跟蹤中查看流程狀態、審批進度等信息。流程跟蹤流程發起與提交步驟審批操作需多個部門或人員共同參與審批的事項，可設置會簽環節。會簽人員可在同一流程表單上并行處理，提高審批效率。會簽操作知會操作對于某些重要事項或審批結果，需通知相關人員知曉。可通過知會功能，將事項發送給相關人員，并設置知會方式（如郵件、消息等）。審批人收到待審批事項后，應及時查看并處理。對于通過的事項，進行批準操作；對于不通過的事項，進行退回操作，并填寫審批意見。審批、會簽、知會等操作說明流程查詢、統計與導出功能流程查詢可根據流程類型、發起時間、審批狀態等條件，查詢流程相關信息。便于跟蹤流程進度及審批情況。流程統計系統可根據用戶設定的統計條件，對流程數據進行統計分析，生成相應的報表。幫助用戶更好地了解流程運轉情況，為決策提供支持。流程導出可將查詢或統計結果導出為Excel、PDF等格式文件，便于存檔、打印或進一步處理。04文檔管理模塊使用指南支持多種格式文件上傳，包括Word、Excel、PPT、PDF等，方便用戶快速上傳文件。上傳文檔用戶可以根據需要，選擇文檔進行下載，支持批量下載，便于用戶整理和備份資料。下載文檔系統提供在線編輯功能，用戶可以在線對文檔進行編輯、修改，無需下載到本地。編輯文檔文檔上傳、下載及編輯操作版本控制系統會對文檔進行版本控制，每次修改都會生成新的版本，避免文檔被誤修改或丟失。歷史記錄用戶可以查看文檔的歷史記錄，包括修改時間、修改人、修改內容等，便于追溯文檔的修改過程。文檔版本控制與歷史記錄查看系統支持對文檔進行權限設置，包括閱讀、編輯、下載等權限，確保文檔的安全性。權限設置用戶可以將文檔共享給其他人，共享方式包括鏈接分享、郵件分享等，便于多人協作編輯和查看。共享功能文檔權限設置與共享功能05通訊錄與日程管理功能介紹添加聯系人快速添加同事、客戶等聯系人信息，包括姓名、電話、郵箱、部門等基本信息。編輯聯系人信息隨時修改、更新聯系人信息，保證通訊錄的準確性。刪除聯系人對于不再聯系的人員，可以將其從通訊錄中刪除，避免信息冗余。批量操作支持批量導入、導出聯系人，提高管理效率。通訊錄的添加、編輯和刪除操作日程安排與提醒功能設置日程安排在日歷中創建日程，包括會議、約會、個人事務等，可以設置開始時間、結束時間、地點等。重復日程設置對于周期性日程，如每周例會，可以設置重復周期，避免重復添加。提醒功能為日程設置提醒，通過彈窗、郵件、短信等方式進行提醒，確保準時參加。查看他人日程在獲得授權的前提下，可以查看同事的日程安排，便于協調工作。通過系統預定會議室，避免會議沖突，提高會議室利用率。可以查看會議室、投影儀、音響等資源的狀態，便于合理安排會議。當預定的會議室或資源即將達到使用時間時，系統會自動發送提醒，避免出現忘記使用的情況。系統能夠自動檢測會議室或資源的預定沖突，及時提醒相關人員協調解決。會議室預定及資源協調會議室預定資源查看預定提醒沖突檢測06系統安全與維護注意事項使用復雜密碼，并定期更換密碼，以防賬號被盜。賬號密碼設置合理分配賬號權限，避免權限過大或過小導致安全風險。賬號權限管理綁定手機、郵箱等安全信息，以便在賬號丟失時及時找回。綁定安全信息賬號安全設置建議010203數據備份定期備份重要數據，確保數據在意外情況下能夠及時恢復。數據恢復當數據丟失或損壞時，及時聯系系統管理員進行數據恢復。數據備份恢復機制說明登錄問題如遇登錄問