財務云組有關項管系統上線的注意事項培訓讓

世

界

更

暢

通2024年4月前

言項目管理系統，是一個經濟業務發起端的業務系統，項管系統的上線，將使得財務系統需要的經濟數據都能實現自動推送，是實現傳統財務向智慧財務轉變的重大突破。財務人員進行賬務處理更加及時、準確、高效?；谇捌谪攧赵粕暇€時，數據治理不徹底等引起的系列運行問題，財務共享中心就合同審核和業務處理中發現的一些系統應用問題和經濟風險事項做如下宣貫。一、財務核算賬套和項目行政組織“一對多”的問題二、合同合規風險管控方面三、項管系統上線注意事項２３１目錄四、業財融合流程優化方面401PARTONE一、財務核算賬套和項目行政組織“一對多”的問題一、財務核算賬套和項目行政組織“一對多”的問題財務云上線時，原則上要求一項目一個行政組織，一個行政組織一個賬套，但是各單位普遍存在“大賬套”的問題，即一個賬套中核算了N個項目的經濟業務，一個賬套涵蓋了多個行政組織。123事實上，盡管財務云上線的時候要求各單位按照“一項目一賬套”進行賬套拆分，各單位也都做了大量工作，但基于拆分過程很復雜，執行難度較大，有些單位上云和數據治理的時候，并未將賬套拆分工作全面落實至每一個項目。結果是造成后期財務人員在處理業務的時候存在很多內容缺失和信息偏差的問題，為后期的工作帶來了很大的困擾。比

如：其他應收款、其他應付款、原材料、減值等科目需另行申請添加設置多項目輔助核算（“產品項目輔助”），屬非標準化設置，系統單據沒有強關聯，易出錯，需手工調整，增加工作量。否則難以準確劃分各項目的具體數據；應收應付系統和總賬系統的平衡性檢查通不過；部分項目的資產負債表經常性的出現不平衡的情況。一、財務核算賬套和項目行政組織“一對多”的問題總賬科目余額遷移財務云系統里沒有適用的單據來處理賬套拆分和遷入的業務，只能在原賬套手工制證將明細科目金額的轉出，對應科目借方余額在其他應收款-代墊款-其他科目，貸方則在其他應付款-代墊款-其他核算，與遷入賬套掛往來。在財務云行政組織及項目映射變更為遷入的賬套后，再手工生成憑證做明細科目金額轉入。1財務云映射在原賬套數據遷出，且保證數據無誤后，由系統管理員對行政組織及項目映射賬套做變更，一經變更為遷入賬套后，原賬套內項目（行政組織）停用，不可選擇，無法再做憑證生成、修改操作。該映射變更后，應收、應付會根據原行政組織相應遷入對應新賬套，無需做處理。其他系統變更項目合同推送需在各單位的工單平臺（比如三航局是“云上三航”）提工單變更實際“履約主體”（核算組織），在工單中需詳細注明原行政組織名稱及編碼，變更前賬套名稱及編碼，變更后賬套名稱及編碼。工單提交至各單位業務信息化組處理。為了規范和標準化管理，財務云組在上線后也大力推進了賬套拆分工作，推動了所有在建的大型項目重新單獨建賬，但是完工百分比較高的項目以及收尾賬套仍然是保留了“大賬套”模式。項管系統的原則要求以項目為獨立核算組織，所以在上線項管系統之際，一定要密切關注這個問題，分類施策，要注意核算組織、行政組織、部門等設置關系。避免后續產生業財融合深度不足的問題。在此我們也建議各單位還是能拆盡拆，前期經過多個項目的拆分工作，我們也梳理了一套流程，可提供專業指導和服務。賬套拆分主要方法和流程是：23聯系人：三航南京分公司：王彥

三航江蘇分公司：李利芳

02PARTTWO合同合規風險管控方面財務共享中心主要職能之一是合同合規性審核和合同履約審核。二、合同合規風險管控方面各單位還有很多合同基本要素存在問題的情況，比如合同文本不規范、合同數據不準確（大小寫金額不一致）、關鍵條款不合規等等。項管系統上線初始階段，各類合同在導入系統的過程中，最好設置一個合同基本要素的檢查和審核節點，以減少在系統中的合同基本信息的出錯率，如合同主體與印章不符、簽訂日期缺失、印章或簽字缺失、大小金額不付等等。財務共享中心目前是外置了自行研發小程序進行合同合規審核，目前是梳理了24項規則，基本實現自動化比對并出具報告。各家如有需要，財務共享中心可以提供專項培訓服務，提高合同基本要素的準確性，在業務前端實現合同基本要素自動化的審核。

聯系人：華東財務共享中心張丹丹在合同合規審核方面每月的審核中超額計量、超比例付款、超合同結算等現象時有發生，財務共享中心將發現的典型問題收集到了典型案例庫，并做專題宣貫和通報。在合同履約審核方面：二、合同合規風險管控方面項管系統上線后，業財系統的關聯性也將得到提升，問題合同的整改閉環問題也將得到改善。項目合同將與業務強關聯，對業務端的要求大幅提高，業務端工作務必認真細致，確?；A數據及時準確，可謂牽一發而動全身。比如計量是強關聯工程量清單，要求計量與工程量清單形成閉合，業務人員必須要提交準確詳細的工程量清單和單價，進而自動計算已完工作量生成每一期計量數據，形成應收或應付的債權債務，然后進行后續的資金計劃和結算支付。通過系統進行規則控制，超額計量、超比例付款、超合同結算等風險也將大大降低。同時，還存在問題合同整改不能閉環的問題，主要表現為：一

是

合同審核結果與實際經濟業務脫鉤，財務共享中心審核結果不影響問題合同的計量、支付業務單據發起，合同審核工作無法做到系統強控。目前由于系統無法強控，導致風險發生的可能性相應增加。以后項管系統強關聯后，將大大降低此類風險。二、合同合規風險管控方面二是物資供應鏈系統推送至財務云合同審核系統時，部分合同基礎數據未對接，導致財務共享中心合同履約審核時無法判斷結算金額是否超合同。03PARTTHREE項管系統上線注意事項三、項管系統上線注意事項1.要高度重視前期數據治理集團業態復雜，項目特點各不相同，各項經濟數據最終通過業務系統傳輸到財務云系統，通過集中處理和存儲轉換為財務數據，實現數據的即時更新和共享，為企業決策提供了強有力的支持。而前期數據治理的完整性和準確性對于后期財務賬務處理的暢通和時效性具有決定性的影響。前期財務云上線的時候，由于相關人員經驗不足，判斷不準確，導致一些完工很多年的項目和數據都統統導入系統，做了很多無用功，增加了很多工作量，并且對后面數據錄入和分析有一定的干擾?；谏显频那败囍b，在項管系統上線的過程中，主要有以下建議：一是建議各單位安排業務財務骨干人員全程參與。確保有豐富項目經驗的財務骨干參與到數據的治理和導入過程中來，通過掌握的經濟數據的勾稽關系，對數據進行有效的梳理和疏通，進而進行準確的判斷和處理，打通各個流程節點，確保初始化信息準確無誤。二是數據導入前做好充分準備。在數據導入項管系統之前，要做好對歷史數據的清洗，各相關部門要統一數據口徑，清理非必要的項目和歷史悠久的數據入系統，比如對于基本或已經完成的項目，應該有選擇性地導入數據，避免胡子眉毛一把抓的情況發生，形成高效有用的數據資產。三、項管系統上線注意事項2.系統設置方面項管系統實現了大部分項目合同的強關聯，但是有些服務類合同沒有強關聯，如費用類，支付類，導致有些數據不能自動反映，還需要人工回寫，才能最終生成完整的項目經濟活動分析報告。各單位在進行系統設置時要注意到該板塊內容，以確保全口徑數據均能得到覆蓋。項管系統已經考慮到這項內容了，就是各單位在使用的時候注意一下設置就行了。04PARTfour業財融合流程優化方面ONETHREETWO目前各項目部在財務云系統外的流程基本還是先完成手工制單、線下審核、簽字，再上傳簽字影像至財務云進行線上審批流程。業務人員在在辦理業務提單時，前期找各部門、各個領導簽字的工作量比較大，流轉周期也比較長，上傳的附件較多、甚至二級單位內附件不統一、標準化水平不足。四、業財融合流程優化方面項管系統