45SpecificationforconfeI 3 6 9 本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規則》的規定黃文婷、林艷梅、李連榮、劉小平、盧秋云、趙強、齊斌、王敏丹、謝宏昭、王皓鍇。1黨政機關會議服務規范本文件適用于廣西壯族自治區行政區域內黨政機關的會議服務與管理，其他會議可參照執GB/T10001.1公共信息圖形GB/T15566.1公共信息導向系統設置原則與要求第1黨政機關會議conferenceofpartyandgovernmento婦聯等人民團體和參照公務員法管理的事業單位主4基本要求4.1.1會議服務機構應建立與會議服務相對應的各類組織機構，明確各部門各崗位工作職責和權限。4.1.2會議服務機構應建立良好的會議服務業務接待溝通渠道及方式。4.1.3各崗位應建立服務流程和技術規范。4.1.4會議服務機構應建立科學、規范的會議服務質量體系，對服務資源、過程、監督與改進實施管4.2機構資質4.2.1會議服務機構承擔黨政機關會議服務活動應具備下列條件：2——具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度；——法律、行政法規規定的其他條件。4.3.1應配備會議負責人，負責工作對4.3.2應根據會議服務崗位的需要配置相應的專職人員，會議服務人員身體健康狀況、年齡、文化水4.3.3會議服務人員上崗前接受系統培訓，宜通過聘請專業培訓機構進行培訓，組織內部指導實訓或——服務理念和組織文化；——會議室布置及相關設施設備的使用操作技能。——不擅自使用照相機、手機和錄音器等視頻或音頻設備記錄（拍攝）會場布置（場景）、會議——未經允許，不擅自對會議進行錄音、錄像，會議主辦單位要求錄音、錄像的，會后及時交由——當值時，不擅自離崗，不在崗會友、聊天等做與執勤無關的事，文明執勤、使用普4.3.5會議服務人員應統一著裝、標識明晰，熟悉會議服務禮儀，遵守會議服務人員行為規范。會議4.3.6會議服務人員每季度應進行評價考核，考核內容包括但不限于：服務品質、工作紀律、服務形4.4設施設備4.4.1根據會議主辦單位的需求，配置或布置與會議規模、規格等相適的會議室，召開涉密會議或者3——在會議區域適當位置設置貼有分類標志的垃圾箱；4.4.3明確會議服務設施設備維保責任，定期檢查、維修、保養設4.5輔助系統4.5.1根據會議規模，設置參會單位和人員停車位置，并設置引導指示標志。4.5.2會議場所設置的公共信息導向系統，在會場主入口處設置會場分布示意圖、導向標志等。導向4.5.3疏散通道、安全出口、消防通道、應急照明等安全應急設施應設置醒目的安全指示標志，安全4.5.5涉密會議場所，不應帶入手機等電子設備，并設置禁入標志；安裝符合保密標準的信息干擾設電子設備前往；不應使用手機等便攜電子設備進行視頻通話、拍照、上網、錄音4.6用品用具5.1會前服務5.1.1接洽5.1.1.1接洽會議主辦單位，確定會議的規模、規格、需求等，并填寫《會務服務需求確認表》（見——會場設施功能及服務流程；——開會時間、會議日程、參會人數、服務項目、設備要求等；45.1.2.1會場布置5.1.2.1.4服務人員應對會場的布局、主席臺、桌椅、桌布、物品、會標、席卡等進行布置，具5.1.2.2設備調試5.1.2.2.2應保證電力、通訊等供給正常，召開一類會議時，通知供電、通訊、消防等部門到場，提5.1.2.2.3應配備備用的電源、網絡、話筒等設備。2.應單獨檢查主席臺燈光開放投影時的燈光效果，同時還應檢查燈1.宜用筆記本電腦HDMI或VGA接口輸出信號，電會議開始前，根據天氣情況提前1h～2h打開空調，夏季將溫度調控在26℃,冬季控制在20℃。未開啟空3.根據會議主辦單位的要求設置LED橫幅屏的背景色和字體色，宜采用5.1.2.3檢查驗收擺放正確，必要時引導參會人員正確使用會55.1.2.3.2檢查驗收過程中發5.1.2.4安保及車輛保障5.2會中服務5.2.1.2維護好會場秩序。會前宜提前30min打開會議室門，安排參會人員進入會場，會議開始后，負責關好并引領領導入場；有主席臺的會場，宜將領導引領至主席臺入座。5.2.1.4會議過程中，參會人員進出、會議議程如中間休息5.2.2.1茶葉檢查5.2.2.2斟茶、續茶5.2.2.2.3續茶水時，視情況分為前側續水和后側續水，按照下列步驟和要求續茶：a)用左手的小指和無名指夾起杯蓋，大拇指、食指、中指握住杯把，將茶杯端起；b)右手握住暖瓶，瓶口不應正對賓客，側身略彎腰將水倒入杯中；e)續茶水時，應輕拿輕放，不應使茶具發出響聲，茶水不應濺出水杯。續茶水要領按附5.2.2.3會場上茶a)會議服務人員從主席臺右側排列，整齊統一進入會場；65.2.3設備保障5.2.3.2音視頻技術人員應做好音響、燈光、視頻操作的全程跟蹤，根據現場情況控制會場音量及燈5.2.4會場巡查5.3會后服務5.3.1會議結束時，及時打開會議室大門，會議服務人員站在門口歡送參會領導和參會人員，并提醒5.3.2參會人員全部離開會場后，會議服務人員應檢查會場有無參會人員遺忘的物品。如有遺失物品5.3.3根據會議要求，向會議主辦單位提供相應會議錄音、錄像資料。5.3.4清理會場衛生、桌椅歸位，如有疫情發生5.3.5關閉燈光、空調、音響、顯示屏、門窗5.3.6及時清點并清洗消毒茶杯和毛巾等會議用品，紙巾、紙筆等按類別回收整齊裝箱，填寫《會議6.1.2領導小組全面負責會議服務過程中突發事件的應急處置工作，具體職責如——副組長按照分管任務，分別負責應急事件處置工作；——小組成員負責開展會議服務的安全教育、培訓工作，負責會議服務保障安全隱患排查和設施6.2.2制定消防疏散應急預案和突發事件應急處置方案，在會議室顯著位置設置安全疏散示意圖。突6.2.4做好各項季節性安全事故和自然性災害的防76.2.6進行安全巡查時應按規定路線行進，2個人以上巡邏時要保持隊形整齊。發現問題時要采取有6.3.1應根據會議級別制定相應的保6.3.2應對會議服務人員進行保密教育，明確會議服務人員的保密紀律、責任和義務，明確會議保密6.3.3會議開始前，協助會議主辦單位對會議場地及將要提供會議使用的通信、辦公、擴音設備的保6.3.4會議進行時，杜絕無關人員進入會場，巡視檢查有無違反保密規定、保密紀律6.3.5會議結束后，協助會議主辦單位對會場進行檢查，防止遺留會議文件、資料或其他物品。7.1.1應建立全面有效的服務評價管理制度，《會務服務——服務對象滿意度；——征求會議主辦單位的意見和建議，填寫《會議服務意見反饋表》見附錄K；——走訪參會人員，征求對會議服務的意見和建議；——互聯網反饋。7.2.2對出現的不合格服務采取措7.2.3分析產生不合格服務的原因，制定整改措施并跟蹤整改措施的落88.1會議服務機構應建立黨政機關會議服務檔——會務服務需求確認表；——會場準備工作檢查表；——會議服務意見反饋表；——其他應歸檔保存的相關資料。8.2檔案保存期限按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的規定執行。9A.1儀容A.1.2女士長發束起，留海不擋面，統一佩戴發網，發髻齊耳；男士發長前不覆額，側不掩耳，A.1.4保持頭發、眼鼻、口腔、手部、身體A.1.5領導近身會議服務人員不應擦拭香水。A.2儀表A.2.1一般要求A.2.1.1根據實際情況選擇和制作會議服務人員的服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋。會議服務人員A.2.2著裝要求A.2.2.2男士著裝應統一。著西裝時，西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面；襯衫領口應扣好，不應敞A.2.3工作牌佩戴要求A.2.4工鞋女士著黑色工鞋(以軟底鞋為宜)，皮鞋款式為船型，女士鞋跟高宜為A.2.5絲襪A.2.5.2男士應穿深藍色或黑色長襪，不應穿短襪、淺色襪子。DB45/T2705—2023A.2.6.1不佩戴任何飾品，若佩戴眼鏡，邊框顏色應為黑色、咖啡色、金色、銀色，邊框款式不宜太A.2.6.2確需少數民族服務人員保障的會議，服務人員的儀容、儀表、著裝等，根據會議主辦單位的A.3儀態A.3.1站姿雙眼平視前方，余光關注四方，肩膀自然打開平展，收腹挺胸，雙臂自然下垂，處于身體兩側，腳尖打開45°~60°,腳后跟并攏或打開，打開時是1個腳掌的寬度，不同場景下站姿手位不同。男士A.3.2行姿A.3.3坐姿收，雙目平視，肩平頭正，雙手自然擺放在雙腿上A.3.4蹲姿A.3.5鞠躬A.3.5.1招呼禮，點頭致意，見圖A.11、圖A.12。A.3.5.2迎賓禮，上身向下傾斜角度宜為15°~30°,目視對方腳面，見圖A.13、圖A.14。A.3.5.3感謝禮，上身向下傾斜角度宜為30°~45°,目視對方腳面，見圖A.15、圖A.16。A.3.6導引方45°,距離保持1.5m。A.3.7笑容圖A.19會議服務人員微笑示意圖A.3.8規范用語使用規范用語，如“您好、再見、請慢走、對不起、抱歉、請原諒、謝謝、非常感謝、不客氣、沒關系、請問您需要什么”等。C.1.1建立保潔消毒管理制度和保潔消毒服務方案，對保潔消毒服務工作做好記C.1.2配置保潔服務人員，明確保潔責任范圍，保潔服務實行定時定點和流動保潔相結合，保持會議C.1.3會前、會后進行會議廳室清掃，不定期巡視，保持無垃圾、無雜物、無污跡。大理石地面晶面處理后光澤均勻，防滑條縫無藏污；木地板表面光亮，四周邊角無積灰；地面磚色澤均一；地毯C.1.4墻面定期清潔，保持墻面目視無灰塵、污漬，表面光滑、明C.1.5保持窗臺、門框、窗套及其上下部的縫隙處無灰塵、印跡、污垢；C.1.6日常垃圾專人負責、日產日清，定點傾倒、分類傾倒入指定專用容器，定時收集、定時清運。C.1.7桌椅內外面、接縫處干凈亮潔，無灰塵，無污跡，無擦C.1.8雨雪天氣應采取防滑措施，擺C.1.9保持沙發、地毯、桌面干凈整潔，無垃圾、灰塵、印跡、污C.2.1開窗通風，保持室內空氣清晰，舒適，C.2.6會議用品儲存箱使用后立即擦拭C.3.2洗手間面盆、水龍頭、鏡子光亮無水漬C.4.3垃圾桶做好分類標識，保持干C.4.4消防設施定期清潔，保持消防栓、消防箱、報警器、火警通訊、滅火器、煙感器、揚聲器表面D.1.1大會式42367581主席臺 7圖D.3規定了座談式會議桌椅擺放。領導就座席5879圖D.3座談式桌椅擺放示意圖D.1.3會見式圖D.4規定了會見式會議桌椅擺放。主景墻2345客方陪同人員2345主方陪同人員圖D.4會見式桌椅擺放示意圖432154321352143521客方54321會議桌12345圖D.7主題演講式桌椅擺放圖D.8規定了圓桌式會議桌椅擺放。圖D.8圓桌式桌椅擺放示意圖D.1.7簽約儀式圖D.9、圖D.10、圖D.11規定了簽約儀式桌椅擺放。簽約臺圖D.9簽約儀式桌椅擺放示意圖111臺144223355圖D.10簽約儀式桌椅擺放示意圖2圖D.11簽約儀式桌椅擺放示意圖3D.3席卡制作D.3.1席卡選擇大禮堂、小禮堂主席臺D.3.2席卡檢查會議結束后，將席卡收回服務間，取出席卡芯，分門別類放入席卡保管柜或檔案盒。核對制作完成的橫幅與辦會單位提供的會標內容，D.5.2會議資料和便簽統一整齊擺放在桌子D.5.5茶杯放杯墊、杯碟，會前將茶杯杯把向右呈123456789(規范性)序號字會議名稱：會議室：I.1.2當會議中突發停電時，會場I.1.4如不能及時恢復供電，立即與I.2.2會議中發生火災，會議現場I.2.3如無法迅速撲滅火災，立即會人員情緒，打開所有會議