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文檔簡介
湖南商務職業技術學院畢業設計
目錄
1公司簡介.....................................................................................................................1
2出差報銷狀況分析.....................................................................................................1
3差旅費報銷中存在的問題.........................................................................................2
3.1隨意性大,手續、附件不全.............................................................................2
3.2差旅費多報銷.....................................................................................................2
3.3虛報出差人數和天數.........................................................................................3
3.4出差無實質內容.................................................................................................3
3.5退票改簽未附說明.............................................................................................3
4出差報銷流程優化設計.............................................................................................3
4.1健全制度,嚴格執行.........................................................................................3
4.2及時結報差旅費.................................................................................................4
4.3定期監查,定時預算.........................................................................................4
4.4減少非工作需要的出差活動.............................................................................4
4.5退票改簽要附說明.............................................................................................4
5優化設計效果評價.....................................................................................................6
參考資料........................................................................................................................7
湖南商務職業技術學院畢業設計
耒陽恒源企業管理有限責任公司出差報銷流程優化
設計
1公司簡介
在這個高速發展的現代社會,各個公司或多或少都有需要出差的情況,出差
就意味著發生交通費、住宿費以及稅收政策等。而近年來,審計局發現,通過對
各單位活動消費開支的審計,發現存在出差差旅費報銷不合理、不合規、不合法
等問題,部分單位甚至存在以報銷差旅費的形式掩蓋不合法開銷的行為,其行為
嚴重影響了企業及社會的良性進步,這應該引起各部門及企業的重視,對其進行
糾正刻不容緩。
耒陽恒源企業管理有限責任公司成立于2018年9月14日,是一家專心于企
業管理服務的民營企業。經營范圍包括家政服務、娛樂服務、企業管理咨詢服務、
軟件開發、酒店管理等。注冊資本三十萬元,注冊地位于湖南省衡陽市耒陽市大
市鎮敖山村3組,核心成員兩人,法定代表人蔣傳然。
蔣傳然法定代表人/負責人
蔣傳然投資方耒陽恒源企業管理
有限責任公司
蔣傳然執行董事
高管
伍仕春監事
圖1-1公司組織架構圖
2出差報銷狀況分析
連年的新冠疫情摧殘全球,成為經濟運行中突發的不可逆轉事件,想要減少
成本的支出就免不了要減少差旅費。出一次差的意義在于出差能給公司帶來哪些
好處和產能,若是出差能為公司帶來大用戶、挽回大量的經濟損失,這無疑是成
功的。在此基礎上,要是能減少不必要的支出那更是錦上添花。
耒陽恒源企業管理有限責任公司作為一個經常性需要員工出差的公司,內部
的出差報銷流程必不可少。首先,報銷的前提是報銷人需接到公司派出的任務,
取得正當有效的報銷單子或發票。其次,將單子或發票貼附于費用報銷單后,按
1
照費用報銷單上的內容填寫上去,并在報銷人處署名。第三,將報銷單送至部門
負責人處復合、署名。第四,報銷人送報銷單子到財務部門,由財務部門的人審
核。第五,經查核無錯誤后,費用報銷單送至總經理處審批。第六,出納根據總
經理審批后的報銷單去支付款項或結算欠款。
取得報銷單本部門負責
報銷人簽字
據或發票人復合簽字
出納支付款
總經理審批會計審核
項
圖2-1出差報銷流程圖
但在調查時卻發現該公司工作人員出差報銷有時無相關事由、無相關通知和
證明材料,亦或口頭通知,證明文件提供不全。有些出差人員重復報銷、超支報
銷。還有些出差人員不按規定路線和時間提前回歸卻不按實進行申請報銷,原則
上應是高鐵票,最后變成了飛機票,中途繞道出去游山玩水亦或回家探親,旁人
均不知曉。這些都是該公司出差報銷中出現的現況,這無疑會給耒陽恒源企業管
理有限責任公司帶來不必要的支出,增加其健康發展的難度,也為公司內部形成
良好競爭氛圍設下阻礙。
3差旅費報銷中存在的問題
由耒陽恒源企業管理有限責任公司員工出差存在的情況,我總結出以下五點
問題:
3.1隨意性大,手續、附件不全
出差人員報銷差旅費時,發現出差未填寫出差申請單,未報經單位有關領導
批準,出差無事由,無相關通知和證明文件,回到單位就隨意報銷;出差住宿無
相關發票,報銷時跳過某一個步驟,直接按照住宿費的標準報銷。
3.2差旅費多報銷
2
有些出差人員在按標準發放伙食補助和途中補助的同時,重復報銷伙食費和
市內交通費;員工個人娛樂、健身、購買證券和個人行為導致的罰款;出差人員
不按照單位規定的標準報銷,為自己謀取福利;某些出差人員更是超出范圍報銷,
因管理不嚴格,也使報銷如期下發。
3.3虛報出差人數和天數
單位出差人員在采用乘坐公共汽車時或自駕車出差時,虛報人數和天數,增
加數目,讓自己領到額外的出差報銷,因其使用的交通方式及特殊方法,報銷最
終如愿下發。
3.4出差無實質內容
某些出差成員利用出差的借口在外胡吃海喝;異地單位間無實質內容的交流
學習和考察調研;家庭出門聚餐的費用記在差旅費上等等事例比比皆是。這些情
況不及時處理,只會讓公司的人有樣學樣。
3.5退票改簽未附說明
單位在實際工作活動中,出差人員出差隨意,出現行程不完整或退票、改簽
的情況,從而導致產生額外的費用,未附情況說明,退票費和改簽費未附發票。
4出差報銷流程優化設計
針對以上差旅費中存在的問題,耒陽恒源企業管理有限責任公司應該盡快優
化其管理制度,只有優化管理制度,才能讓企業更好地成長發展。同時還可以幫
助員工樹立鼎新概念、注重員工的良好習慣、提升員工的職業素養。而關于怎樣
優化管理制度,還需要企業管理層認真分析,詳細制定制度,嚴格實施,公司上
下監督,一齊遵循。
經數據分析,差旅費不僅是項經常性支出的項目,且易存在各項問題,為加
強差旅費的管理,降低成本支出,在本次對耒陽恒源企業管理有限責任公司的調
查及研究后,結合該公司的實際情況和社會可行性,提出以下幾點出差報銷流程
優化設計:
4.1健全制度,嚴格執行
關于差旅費報銷隨意性大,審批手續不完整,報銷附件不齊全的問題,建議
健全公務出差審批制度,嚴格執行差旅費管理辦法,加強費用報銷審核,切實做
3
到支出合規、手續齊全、憑證真實有效,若手續不全、附件不齊,不予報銷。
4.2及時結報差旅費
對于差旅費超范圍、超標準和重復報銷的問題,各部門應嚴格把關,報銷人
應及時結報差旅費,確保會計核算的及時性。讓報銷人知道報銷超支,若堅持報
銷,應給予警告處分,對于未經答應出差以及超時、超標準、超范圍的差旅費,
無正當理由不予報銷,由員工自己承擔。
4.3定期監查,定時預算
虛報出差天數和人數這一點很好把控,只需要公司派出專人對各單位差旅費
管理和使用情況進行定期監督、核查,定時對差旅費實行管理預算,控制差旅費
支出金額。亦或者,公司可采用憑據報銷,原則上在市內出差,只報銷公共汽車
車票,公共汽車車票除二人及以上偕行外均不得連號報銷,無特殊情況不得報銷
出租車票。
4.4減少非工作需要的出差活動
出差無實質內容則可以減少非工作需要的出差活動,對差旅費報銷不真實、
不合適的情況進行嚴肅處理。正當外出開會,則可以由會議主辦方統一安排住宿、
餐飲。領導的報銷同樣需要嚴格把關,做到杜絕家庭開銷轉至差旅報銷的情況。
4.5退票改簽要附說明
出差過程如果出現行程不完整,未附說明,應不予報銷;如果出現改簽的情
況,改簽后的票價高于原票價,核收票價差額,進行報銷;如果改簽后的票價低
于原票價,應退還票價差額。若是直接退票,需報銷的退票費應附上說明,否則
不予報銷。
除了以上五點出差報銷流程優化設計,還需要提高財務人員的綜合素質,會
計有責任在日常的付款審核工作中遵循“實事求是,準確無誤”的原則,對財務
人員進行一定的財務培訓也是非常有必要的,現在國家的政策在不斷地改變,對
政策的了解不僅是對自己負責,也是對公司負責,在從業過程中才能得心應手處
理面臨的問題。當有一個合格的財務人員在公司工作時,可以為公司省下很多財
力物力,做到事半功倍。
對于提出來的差旅費報銷流程優化設計,簡單地從兩個方面總結,分別是差
旅費手續優化以及公司支付預算,結合當前耒陽恒源企業管理有限責任公司的現
狀,設計出了一個簡易的優化流程圖,如下圖所示:
4
手續完整審核通過直接支付
出差財務人員嚴
申請控把關手續優化部分
審核不通
手續不齊
過
附有發票說明預算之內審核通過
管理
支付預算部分
預算
預算之外
未附發票說明審核未通過
圖4-1出差報銷流程優化圖
另外,將一位出差人員的實際報銷情況作為樣本,與優化后的報銷表格進行
對比,設計了一份更合理的差旅費報銷表格,表內的差旅費報銷數據應作為耒陽
恒源企業管理有限責任公司出差報銷參考數值:
表4-1出差人員一次實際出差報銷示例
地點時間費用總計
交通費湖南到廣州2022-11-15¥600元/趟¥1200元
住宿費至2022-11-18¥500元/日¥1500元
餐飲費¥150元/日¥450元
通訊費¥4元/日¥12元
其他費¥100元/日¥300元
總計3天¥1354元¥3462元
表4-2優化后的差旅費報銷示例
地點時間費用總計
5
交通費湖南到廣州2022-11-15¥314元/趟¥628元
住宿費至¥200元/日¥600元
餐飲費2022-11-18¥100元/日¥300元
通訊費¥4元/日¥12元
其他費¥100元/日¥300元
總計3天¥718元¥1840元
非常明顯,優化后的差旅費足足比優化前減少了1622元,這
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