湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南涂學(xué)教育科技有限公司簡介......................................1

2湖南涂學(xué)教育科技有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、存在問題及產(chǎn)生原因分析1

2.1管理現(xiàn)狀....................................................1

2.2存在問題分析................................................1

2.2.1備用金使用額度不合理...................................1

2.2.2備用金監(jiān)管力度不嚴(yán)格...................................2

2.2.3部分員工職業(yè)素養(yǎng)低下...................................2

2.3問題產(chǎn)生原因分析............................................2

2.3.1備用金使用自由度大.....................................2

2.3.2內(nèi)部控制制度不完善.....................................2

2.3.3相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不太重視.....................................2

3湖南涂學(xué)教育科技有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)............3

3.1問題解決方案................................................3

3.1.1限定備用金借款額度.....................................3

3.1.2完善內(nèi)部控制制度.......................................3

3.1.3建立員工行為準(zhǔn)則.......................................3

3.2業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)............................................3

3.2.1流程表設(shè)計(jì).............................................3

3.2.2流程圖設(shè)計(jì).............................................6

3.3業(yè)財(cái)融合流程應(yīng)用實(shí)踐........................................6

3.3.1在申領(lǐng)備用金方面.......................................6

3.3.2在報(bào)銷備用金方面.......................................7

3.3.3在賬務(wù)處理方面.........................................7

4結(jié)束語............................................................8

參考資料............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南涂學(xué)教育科技有限公司部門備用金

業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

1湖南涂學(xué)教育科技有限公司簡介

湖南涂學(xué)教育科技有限公司成立于2020年12月29日，是國內(nèi)一家發(fā)展迅

速、師資力量龐大、課程優(yōu)質(zhì)的在線教育企業(yè)，公司業(yè)務(wù)涵蓋自媒體、新媒體

運(yùn)營、網(wǎng)絡(luò)營銷、網(wǎng)絡(luò)推廣、電子商務(wù)、影視后期等多個(gè)領(lǐng)域。途學(xué)講師們有

讓每個(gè)學(xué)員成為“擁有互聯(lián)網(wǎng)思維”的自媒體人為初衷，幫助學(xué)員解析自媒體

和短視頻的收益模式和爆款機(jī)制，讓廣大學(xué)員實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)再創(chuàng)業(yè)的平臺。

2湖南涂學(xué)教育科技有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、存在問題

及產(chǎn)生原因分析

2.1管理現(xiàn)狀

湖南涂學(xué)教育科技有限公司采用非定額備用金管理制度，主要設(shè)有行政部，

采購部，財(cái)務(wù)部，招生部，教學(xué)部以及后勤部。需要使用備用金的方面如：圓

珠筆、打印紙、宣傳紙、紙巾及借支差旅費(fèi)等。

因?yàn)槠渲饕獜氖陆逃袠I(yè)，相關(guān)核算業(yè)務(wù)比較少，導(dǎo)致相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對備用

金制度監(jiān)管不重視，出現(xiàn)了許多問題如:備用金使用額度不合理、監(jiān)管力度不嚴(yán)

格、部分員工職業(yè)素養(yǎng)低下等。

2.2存在問題分析

2.2.1備用金使用額度不合理

一方面公司沒有對備用金進(jìn)行準(zhǔn)確、科學(xué)的估計(jì)，以至于備用金預(yù)算不足

或過于充足。另一方面當(dāng)相關(guān)人員需要備用金時(shí)，可能存在沒有備用金的情況，

導(dǎo)致采購人員左右為難，一邊需要采購，一邊又沒有備用金。因而貼錢進(jìn)行采

購然后等到有備用金的時(shí)候再進(jìn)行報(bào)銷或者是沒有及時(shí)采購而耽誤其他部門工

作的進(jìn)度。長期以往員工辦事的效率和積極性都大大降低。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2.2.2備用金監(jiān)管力度不嚴(yán)格

備用金的監(jiān)管是企業(yè)資金管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，湖南涂學(xué)教育科技有限公

司一方面是沒有嚴(yán)格規(guī)定借款是由、借款歸還期限等，導(dǎo)致出現(xiàn)借款事項(xiàng)以及

完成卻沒有及時(shí)辦理還款的手續(xù)的情況，占用了企業(yè)的資金，形成了資金沉淀。

另一方面相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不重視，敷衍了事，只要是領(lǐng)導(dǎo)人簽字就可以批準(zhǔn)，沒有

明確到責(zé)任人，出現(xiàn)問題又互相推脫。

2.2.3部分員工職業(yè)素養(yǎng)低下

部分員工沒有應(yīng)該有的職業(yè)素養(yǎng)，拖欠借款歸還日期，企圖占用備用金甚

至隨意涂改備用金，并且存在員工有“挪用公款”“公私不分”的現(xiàn)象，嚴(yán)重影

響了公司的風(fēng)氣。

2.3問題產(chǎn)生原因分析

2.3.1備用金使用自由度大

每項(xiàng)工作內(nèi)容的不同，需要的人力物力也截然不同，公司沒有根據(jù)每項(xiàng)工

作內(nèi)容的具體情況設(shè)置上限，任憑申請人申請的數(shù)目給予報(bào)銷。例如：楊依依

因工作需求出差三天，住宿在五星酒店，一日三餐都是在高檔飯店，回來給予

報(bào)銷5000元。此例子中相關(guān)人員沒有合理規(guī)劃好備用金，導(dǎo)致楊依依大幅度占

用了公司備用金以及資金的浪費(fèi)，阻礙了公司的持續(xù)發(fā)展。

2.3.2內(nèi)部控制制度不完善

企業(yè)內(nèi)部控制制度有利于維護(hù)企業(yè)資金的安全，防止舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。而

該公司沒有正確認(rèn)識內(nèi)部控制制度，內(nèi)部控制制度不全面，沒有覆蓋到經(jīng)濟(jì)業(yè)

務(wù)發(fā)生的各個(gè)崗位和環(huán)節(jié)，有些崗位即使分開設(shè)置，但在實(shí)際工作中并沒有嚴(yán)

格執(zhí)行。

2.3.3相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不太重視

作為領(lǐng)導(dǎo)人，要從公司整體利益出發(fā)，管理好備用金這張門。如果沒有及

時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并對備用金的使用加以規(guī)定、沒有規(guī)范好備用金的使用額度、自己

簽字審批時(shí)沒有考慮這筆資金是否合理，都會讓有心之人有可乘之機(jī)。所以領(lǐng)

導(dǎo)人是公司的帶頭人，務(wù)必要做好整個(gè)公司的標(biāo)桿。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3湖南涂學(xué)教育科技有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)

計(jì)

3.1問題解決方案

3.1.1限定備用金借款額度

首先應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需要核定三到五天日常零星開支。其次各部門要根據(jù)

自己以往的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，將可能發(fā)生的費(fèi)用羅列仔細(xì)，方便財(cái)務(wù)人員和領(lǐng)導(dǎo)人對

此項(xiàng)申請金額進(jìn)行是否合理的判斷。如歸屬于日常辦公用品報(bào)銷的，應(yīng)根據(jù)不

高于市場價(jià)10%憑發(fā)票報(bào)銷。單筆報(bào)銷金額超過1500以上的必須由公司部門經(jīng)

理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批。如歸屬于出差報(bào)銷的，住宿費(fèi)用報(bào)銷不得超過300/天，

餐費(fèi)報(bào)銷不得超過150/天等。

3.1.2完善內(nèi)部控制制度

管理好權(quán)責(zé)關(guān)系，首先要強(qiáng)化公司領(lǐng)導(dǎo)人的內(nèi)部控制制度意識，讓公司領(lǐng)

導(dǎo)切切實(shí)實(shí)認(rèn)識到內(nèi)部控制制度在單位中的重要性。其次要建立互不相容制度，

避免權(quán)責(zé)交叉。同時(shí)加大宣傳工作，將這一意識落實(shí)到全體人員上并定期對員

工完成情況進(jìn)行合理監(jiān)督。

3.1.3建立員工行為準(zhǔn)則

員工的行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范是企業(yè)考量員工的重要因素，首先公司要從源

頭上避免，選拔合格人才。其次公司要根據(jù)實(shí)際情況定期開展法律法規(guī)常識的

知識宣傳，讓員工積極參與培訓(xùn)，熟悉國家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和國家統(tǒng)一

會計(jì)制度，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)和道德意識。

3.2業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)

3.2.1流程表設(shè)計(jì)

表1借支備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)表

序號操作步驟角色提示內(nèi)容

1填寫借款審批單申請人1.由申請人到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取借款審批單。

2.根據(jù)現(xiàn)金需要量填寫借款審批單。

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3.將借款審批單交至相關(guān)部門經(jīng)理審核。

2審核借款審批單部門經(jīng)理1.查明借款審批單的真實(shí)性，審核借款審

批單的準(zhǔn)確性、合理性并簽字。

2.將借款審批單提交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核。

3審核借款審批單財(cái)務(wù)部經(jīng)理1.查明借款審批單的真實(shí)性，審核借款審

批單的準(zhǔn)確性、合理性并簽字。

2.將借款審批單轉(zhuǎn)給出納支付現(xiàn)金。

1.接收審核無誤的借款審批單。

4填寫兩聯(lián)式借款單出納2.按借款審批單金額填寫兩聯(lián)式借款單。

并支付現(xiàn)金（出納拿結(jié)算回執(zhí)聯(lián)、會計(jì)拿結(jié)算憑證聯(lián)）

3.按借款單金額支付現(xiàn)金給申請人。

5編制記賬憑證費(fèi)用會計(jì)1.根據(jù)審核無誤的借款審批單編制記賬憑

證。

2.將記賬憑證交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核。

7審核記賬憑證財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核費(fèi)用會計(jì)編制的記賬憑證的合理性。

8登記現(xiàn)金日記賬出納1.根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬

2.將記賬憑證交費(fèi)用會計(jì)。

9登記明細(xì)賬費(fèi)用會計(jì)登記（其他應(yīng)收款）科目明細(xì)賬。

表2備用金報(bào)銷業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)表

序號操作步驟角色提示內(nèi)容

1整理原始費(fèi)部門員工整理需要報(bào)銷的單據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)銷金額提供給服務(wù)

用單據(jù)公司，請服務(wù)公司提供費(fèi)用的原始單據(jù)。

2填寫報(bào)銷單部門員工1.去財(cái)務(wù)部領(lǐng)取費(fèi)用報(bào)銷單。

2.依據(jù)支出所在部門填寫部門、信息業(yè)務(wù)發(fā)生的

時(shí)間填寫日期、實(shí)際業(yè)務(wù)填寫即付款項(xiàng)、實(shí)際業(yè)

務(wù)發(fā)生金額填寫費(fèi)用。

3.將原始單據(jù)貼在費(fèi)用報(bào)銷單后面。

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4.將填寫完成的費(fèi)用報(bào)銷單交給直接上級、財(cái)務(wù)

部經(jīng)理審核。

3審核報(bào)銷單部門經(jīng)理1.判斷業(yè)務(wù)的真實(shí)性。

2.核對報(bào)銷金額是否為實(shí)際發(fā)生額相符,費(fèi)用報(bào)

銷單金額與原始單據(jù)金額是否一致，該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)

務(wù)是否已經(jīng)走過報(bào)銷流程，是否存在重復(fù)報(bào)銷。

3.審核無誤后在差旅費(fèi)報(bào)銷單上簽字。

4審核報(bào)銷單費(fèi)用會計(jì)1.審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性。

2.審核發(fā)票的票據(jù)填制的內(nèi)容和加蓋的印章以

及發(fā)票的規(guī)范性、—致性、合理性、正確性。

5付款并簽字出納1.支付現(xiàn)金給報(bào)銷人并讓其在費(fèi)用報(bào)銷單上簽

字。

⒉將費(fèi)用報(bào)銷單交給費(fèi)用會計(jì)。

6編制記賬憑費(fèi)用會計(jì)1.根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷單編制記賬憑證。

證2.將記賬憑證交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核。

7審核記賬憑財(cái)務(wù)部經(jīng)理1.審核財(cái)務(wù)會計(jì)編制的記賬憑證。

證⒉.審核完成簽字或者蓋章。

3.將單據(jù)交費(fèi)用會計(jì)記賬。

8登記現(xiàn)金日出納1.根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬。

記賬2.在記賬憑證上簽字或蓋章。

3.將記賬憑證交給費(fèi)用會計(jì)登賬。

9登記明細(xì)賬費(fèi)用會計(jì)1.根據(jù)記賬憑證登記明細(xì)賬。

2.保存記賬憑證。

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3.2.2流程圖設(shè)計(jì)

填寫借款審核借款填寫兩聯(lián)式借款單

審批單審批單并支付現(xiàn)金

編制記賬憑證

登記明細(xì)登記現(xiàn)金審核記賬憑證

賬日記賬

圖1借支備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)圖

整理原始

填寫報(bào)銷審核報(bào)銷單

費(fèi)用單據(jù)單

登記明細(xì)賬付款并簽字

登記現(xiàn)金日記賬審核記賬憑編制記賬憑證

記賬證證

圖2備用金報(bào)銷業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)圖證

3.3業(yè)財(cái)融合流程應(yīng)用實(shí)踐

3.3.1在申領(lǐng)備用金方面

首先申請人應(yīng)根據(jù)現(xiàn)金需要量填寫借款審批單。一方面申請人部門經(jīng)理和

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)經(jīng)理要對借款審批單的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合理性進(jìn)行審核并簽字，另一方

面應(yīng)憑借此單據(jù)由出納填寫三聯(lián)式借款單并支給現(xiàn)金。然后再由費(fèi)用會計(jì)編制

記賬憑證并交由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核記賬憑證。最后出納登記現(xiàn)金日記賬，費(fèi)用會

計(jì)登記科目明細(xì)賬。

3.3.2在報(bào)銷備用金方面

首先由部門員工整理原始費(fèi)用單據(jù)并填寫好報(bào)銷單。一方面將原始單據(jù)貼

在費(fèi)用報(bào)銷單后面，另一方面將完成的費(fèi)用報(bào)銷單交至部門經(jīng)理和費(fèi)用會計(jì)審

核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性等。然后再由出納支付現(xiàn)金給報(bào)銷人并讓其在費(fèi)用報(bào)銷單

上簽字和編制記賬憑證并由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核記賬憑證。最后由出納登記現(xiàn)金日

記賬，費(fèi)用會計(jì)登記科目明細(xì)賬。

3.3.3在賬務(wù)處理方面

湖南涂學(xué)教育科技有限公司非定額備用金相關(guān)賬務(wù)處理如下舉例：

以行政部與2022年10月12日為購買辦公用品借支備用金1300元，借支

備用金時(shí)會計(jì)分錄如下：

借：其他應(yīng)收款—行政部1300

貸：庫存現(xiàn)金1300

行政部實(shí)際購買辦公用品1000元后憑單據(jù)和驗(yàn)收入庫單到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行

報(bào)銷，交回多余現(xiàn)金300元，其會計(jì)分錄如下：

借：管理費(fèi)用1000

庫存現(xiàn)金300

貸：其他應(yīng)收款—行政部1300

登記賬簿如下所示：