湖南商務職業技術學院畢業設計同和房地產開發有限公司接待方案設計背景介紹同和房地產開發有限公司成立于2011年，其前身為2001年的物業管理部，為同和集團新設立的全資子公司。公司以房地產開發和物業管理為主要業務，下設總經理辦公室、財務部、工程管理部、經營管理部、營銷部以及物業管理部六大部門。在集團公司的領導下，公司的核心團隊已成功地開發了“同和（福永）工業區”、“同和（黃麻布）工業區”、“同和（坪地）工業區”以及“鳳凰花苑（一期）”商住樓盤等，總開發面積近20萬平方米。公司將不斷深化“以人為本”的開發理念、“創新貼心”的服務理念，緊跟時代潮流，開發出更多老百姓“買得起、住得起”的精品樓盤；同時，憑借同和人對房地產以及物業管理業務的深刻理解，對每一個建筑精雕細琢，為每一位客戶提供創新貼心服務。隨著同和集團的不斷發展與壯大，公司將以集團公司為依托，以規模擴張和品牌塑造為發展戰略，立足深圳，輻射珠三角，立志成為區域性的大型房地產開發公司，不斷提升人居品質和居住品位，為城市增添更多的光彩。新加坡國浩房地產開發有限公司是一個集房地產開發和投資咨詢服務為一體的綜合型集團公司，公司創始于1996年，歷經十幾年的探索和發展，已經成為門類齊全、資產規模數億元的大型企業集團。目前旗下控股公司有新加坡佳德地產咨詢有限公司、新加坡金潤貿易有限公司、新加坡美佳廣告有限公司，另有三家房地產開發公司。新加坡國浩集團現有員工近400人，本科以上學歷員工比例達到90%以上，其中具備各類專業中高級以上技術人才100多人，新加坡國浩地產通過公司特有的人文經營理念，已形成了一個積極向上、勇于開拓、穩定的公司團隊。接待目的新加坡國浩房地產開發有限公司與本公司有長期的合作關系，此次來訪是為了更好的促進雙方合作，加強交流。接待準備了解客人基本情況：事先掌握來訪者的基本情況，如單位、性別、人數、身份、民族（國籍）、信仰等，有時還需要了解其愛好、性格等，對這些情況了解得越多、越具體，接待的準備工作就能做得越好，越能取得接待工作的成功。其次，了解來訪的目的和食宿及日程安排。必須準確無誤地了解來訪的目的，一般可以向上司或有關人員了解情況，也可以事先向來訪者了解。第三要了解客人到達的日期、所乘車次或航班的到達時間等等。流程：根據客戶的重要性制定《接待計劃》填寫《接待申請表》，其次準備介紹展示資料及產品，通知行政部門配合；行政部通知相關人員做好準備。負責人：商務經理行政部審核人：高層管理細節注意：衛生環境A級《衛生標準》（包括玻璃以及電梯門等）；所有員工穿工作服帶工牌；提前準備好茶點果盤、高級煙、煙灰缸、紙巾；需選用上等名茶用玻璃杯；提前調試展示設備音效等。3.1接待安排3.1.1接待對象新加坡國浩集團談判代表及陪同人員3.1.2接待地點接待地點為上海,因新加坡國浩集團總部派遣其集團副總經理及業務部經理和其他隨行人員前往其集團在中國的分公司進行考察,并和我們公司就將來一起合作的事宜進行商談,故我公司決定在上海接待新加坡國浩集團談判代表及陪同人員。接待地點：上海虹橋機場；接待酒店：上海洋洋顯達獨家酒店；地址：上海新客站地區上海市交通路2779號（富平路99號）。3.1.3接待時間新加坡國浩集團談判代表及陪同人員于2020年8月30日午時5:30分左右到達，9月1日午時3:40分離店。3.1.4注意事項1）注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點。2）來訪時主人先伸手表示歡迎，握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內。3.2接待住宿流程：由禮儀人員將客人領入休息室，在門口停留側身等待客人入齊；陪同人安排貴賓位置并詢問是否抽煙；行政禮儀用托盤端上熱茶；陪同人談些輕松的話題。負責人：行政人員、商務經理陪同人：總經理、副總經理、部門總監細節注意：禮儀人員如果身著禮服不能進行上茶服務，需在休息室門口等候；著商務裝則由禮儀人員端上行政事先準備好的熱茶與水果；茶水的熱度應該適中，建議使用有說辭的稀有花茶，不會太貴又比較特別；桌面放置公司宣傳冊。要求：（1）配合工程部確保本次接待的所有用房設施、設備完好；（2）檢查所有用品是否齊全；（3）客人進店后，在4F、5F電梯口安排專人，負責將客人引進房間；（4）配合采供部保證房間的水果等到位；（5）提前做好房內及過道的滅蚊、滅蒼蠅工作；（6）對本次接待的所有用房提前做好通風工作，確保房內無異味；（7）配合采供部及時補充所有用房的小食品。3.3人員安排總負責人：負責整個行程的指揮和協調工作；接待組：翻譯人員、禮儀小姐、解說員、接待員；秘書組：負責接待和談判會議的相關文件，起草文件資料；后勤組：負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作；談判組：主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理。4接待流程4.1辦理入住根據人員級別分別安排入住豪華套間、單人間、標準間；早晨7:15分叫醒，房間里準備水果、點心、雀巢袋裝咖啡、鮮花。4.2用餐自助餐：領導在櫻花閣，工作人員在萬福閣。用餐座次：一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。要求:配合工程部確保本次接待餐廳設施、設備完好；檢查所有餐具是否齊全；檢查餐廳的衛生情景(尤其做好滅蒼蠅)；及時與營銷部溝通餐廳其他用品的落實情景(鮮花、音響、話筒、席位卡等)；根據接待方案落實好每一天餐廳的服務人員，做到定人定崗。4.3會議宣講長江廳：匯報會（約1小時），8:30開始，安排80人左右的回字型，準備席位卡、茶水、香巾、音響、話筒。流程：由商務經理引導貴賓進入會議室；禮儀人員引導貴賓按名字牌入座；同時行政部上茶；由我方做一個總結后引入正題；相關文員需全程記錄談話內容；留一位行政或服務人員在場隨時等候服務。負責人：商務經理、行政人員陪同人：總經理、副總經理、部門總監細節注意：需提前在桌邊擺放會議所需資料；提前調試設備；準備白板筆板擦等會議用品；會議桌擺放名字牌、花盤、小吃、筆，會議用簡易本、紙巾；一名行政人員站于門口附近，隨時為客人開門等服務。要求：配合工程部確保本次接待的所有會議室設施、設備完好；在會議室三面放置條桌，鋪藍色臺布；做好各會議室的衛生清掃工作；按照接待方案安排，定人定崗。4.4參觀新市場具體流程如下：（1）設計部：對公司主營業務的介紹；（2）市場部：業務對口與客戶的介紹；（3）培訓室：體現公司福利與文化；（4）創意部：體現企業的創新特點；（5）技術部：新產品研發體現尖端；（6）交互部：真人體驗互動，體現未來時代感；（7）多功能廳：專業作品講解演示。負責人：商務經理、專業講解員陪同人：總經理、副總經理、部門總監細節注意：被參觀工作人員應該保持盡量少的走動，保持室內光線與安靜；講解人應該在門口側身引領領導進入室內參觀；與參觀人員相遇的員工應該側身微笑讓路點頭示意；禮儀人員應該提前到多功能廳等待貴賓，并引領入座。4.5送行安排流程：由商務經理引導貴賓于門牌處合影；由禮儀人員為貴賓送上禮品；由禮儀人員站門口為貴賓揮手歡送；陪同人員需送到貴賓上車或酒店。負責人：商務經理、攝影師陪同人：總經理、副總經理、部門總監細節注意：禮品事先準備好放于簽到臺上；送禮品時商務經理需要做介紹；商務經理需要為貴賓開車門，按電梯等。5財務預算住宿費：12900元；會議費用預算：2814元，具體如下表：表1會議費用預算序號用品名稱數量價格備注1盆栽2010元/盆2花籃1020元/盆3布標4100元/條4礦泉水515元/箱5果籃540元/套6鐵觀音1500元7紙巾55元/盒8紅南京445元/盒9小碟子103元/個10毛巾105元/條11紙杯22元/沓12資料10200元13集體照1015元/人14旅游費6100元/人用車費用:1500元；用餐費用：5000元；其他:2000元6意外防范（1）按有關規定建設完善消防設施。酒店客房內所有裝飾、裝修材料均應符合消防的相關規定。（2）強化對重點區域的檢查和監控。酒店消防安全責任人和樓層服務員要加強日常巡視，發現火災隱患及時采取措施（3）酒店要加強對員工的消防知識培訓，提高員工的防火滅火知識，使員工能夠熟悉火災報警方法、熟悉崗位職責、熟悉疏散逃生路線。（4）強化對客人消防安全的提示。要加強對住店客人消防安全提示，要設置禁止臥床吸煙和禁止扔煙頭、火源入廢紙簍的標志；要告知客人消防緊急出口和疏散通道的位置。

參考資料[1]崔婷,秦彩鳳.世界技能大賽個人禮儀與酒店形象呈現技巧訓練模式探討——以酒店接待項目為例[J].經濟研究導刊,2021(04):120-12