湖南商務職業技術學院畢業設計目錄106251上海紅雙喜（集團）有限公司簡介 上海紅雙喜（集團）有限公司辦公用品采購業務財務融合流程設計1上海紅雙喜（集團）有限公司簡介上海紅雙喜（集團）有限公司（以下簡稱“紅雙喜公司”）成立于1999年，由金山區國資委全額出資的投資管理型企業集團，主要經營：文教體育用品、中外樂器和賬冊紙品等。集團公司出資參股、控股、全資企業有：上海紅雙喜股份有限公司、上海實業馬利畫材有限公司、上海文教體育用品總公司、上海立信會計帳冊紙品公司和上海鋼琴有限公司等7家企業。同時，集團公司黨委受上海市工業合作聯社的委托，對上海民族樂器一廠等集體企業進行黨群工作管理。集團公司出資及關聯企業擁有“紅雙喜”、“馬利”、“敦煌”、“立信”和“施特勞斯”等著名品牌。近年來，集團公司緊緊圍繞“創新思維，精細管理”理念，明確“品牌經營、投資管理”發展戰略定位，牢牢把握“穩中求進”的工作總基調。2上海紅雙喜（集團）有限公司辦公用品采購管理現狀、存在問題及產生原因分析2.1管理現狀紅雙喜公司的財務單元由核算會計部門、資產管理部門、財務管控部門組成，在基層部門作出業務流程申請后，企業管理層再經開會研究后對申報流程進行決議。對于紅雙喜公司而言，在高層作出決議后，業務部門與財務部門的管理目標便達成一致,用基本的核算與基礎的數據分析來對流程中各項細節進行把控，對采購、銷售等環節都有嚴格的預算金額與指標，每月月底將各項業務表單進行統籌。對于紅雙喜公司的采購環節而言，采購業務的指標計劃之一，便是采購物料成本需要低于當地市場平均價，降低的幅度要在三個百分點以上。目前紅雙喜公司的采購流程，是由各基層端口部門向企業采購部提交需求，由采購部進行統籌安排，所采購的物資于下一采購周期前進行發放。2.2存在問題分析2.2.1供應商管理混亂紅雙喜公司對于供應商的選擇,采購部經理選擇供應商的方法是按對方公司提供的報價高低來決定是否進行合作，在2019年11月份公司購置兩臺臺式電腦，公司按照價格的高低，選擇了長沙市賽格電腦公司進行合作，在合作之前沒有考評對方公司的信用等級，成立時間和提供的產品渠道來源，12月份收到電腦后，僅使用一個月后，電腦運行速度明顯緩慢，經常存在死機，重啟等現象，這才發現公司新購置的臺式電腦為組裝二手機，影響了公司銷售業務的開展，給公司帶來了經濟損失。2.2.2采購用品管理不完善公司在采購時不僅要考慮產品成本，還需注重所購物品的質量。首先，采購過程中，采購員在采購打印機時，沒有和商家約定產品保修期，這是采購過程隨意。其次，產品在使用過程中如果出現故障，財務部門正常辦公會受影響，產品的后續維修費用得公司承擔，這是辦公用品入庫管理不嚴。總而言之，采購用品管理不善是因為紅雙喜公司沒有設立辦公用品管理條例,導致辦公用品沒有專人保管、發放。購買回的辦公用品放置于儲物柜，簽字筆、油性筆領用隨意、使用快。A4紙浪費嚴重，有專用于寫草稿、計算的筆記本，往往被員工私自使用，造成用A4紙代替的情況。打印時使用單面打印，打印出資料厚重，頁數多。紙張隨意堆放在地上，下雨天氣，導致紙張潮濕，無法正常使用。這些都是由于辦公用品管理不善造成的。2.2.3采購工作效率低2019年下半年公司轉型升級，經濟業務的增多，采購、入庫的單據也會很多，采購部填寫好采購預算的單據后，往往遺忘立刻傳遞給財務部，單據傳遞的環節上不熟悉,然后還有在簽發采購費用的支票后,跟財務部門溝通比較不及時，未能迅速清楚的應答財務部關于支票數據的咨詢，致使財務部工作量加大，減慢其部門工作效率。在采購部門簽訂好采購合同后，有時會出現運輸數據傳遞不及時的情況，導致采購工作效率低。此外，單據填制及單據審核是采購流程中必須的兩個壞節，各類單據在采購人員和財務人員之間的反復填寫、稽核和數據錄入（記賬)使采購過程耗時而低效。2.2.4辦公用品采購時效性問題采購人員沒注意采購到貨時間問題。上海紅雙喜（集團）有限公司要求采購員進行緊急采購，在二次采購中，采購員所購物品齊全，商家提供送貨服務，但商家送貨時間需兩周，這違反了公司需緊急采購的初衷。采購人員沒抓住采購重點要求，忽視了緊急采購的到貨時間問題。2.3問題產生原因分析2.3.1未對供應商進行分類管理由于缺乏相應標準，公司沒有對供應商進行明確劃分并缺乏針對性的管理。因為過去公司與供應商之間的關系多為對立與競爭的管理,受這一現象的影響企業通常不會區別對待各供應商。但是不同供應商所提供的物資對企業的重要程度不盡相同所以各供應商有著不同的重要性。紅雙喜公司還采用傳統的方法,與供應商建立短期目標型關系。在這種短期目標型關系下公司把供應商之間看成是完全競爭的，認為供應商之間可以完全替代，這樣的做法使得公司和供應商共同發展受到阻礙。2.3.2沒有固定采購人員由于紅雙喜公司采購人員離職，出納代為采購。出納對辦公用品采購工作不熟悉，線下采購又沒有預算成本。不能全面考慮成本、質量、時間問題。出現商家沒有出具發票的情況，導致后續財務部門無法報銷，需補開單據，拉低了工作效率。2.3.3缺少采購預算管理體系紅雙喜公司，在辦公用品采購管理過程中，雖然企業建立了庫存采購審批制度和預算管理程序，但對于采購物資時間，并未考慮庫存臨界點等因素，為了確保日常工作的順利進行，避免因缺乏辦公用品而造成工作開展延誤，一般沒有明確的預算機制。因此，辦公用品采購具有一定的盲目性和隨機性，使得庫存所占用的資金高，庫存管理的成本高，從而影響企業的成本。2.3.4采購方式單一辦公用品采購形式單一，采購人員對所需物品市場價不了解。選取線下采購的方式，又沒有遵循貨比三家，擇優選取的規則。很容易造成成本過高，預算超支的情況。如果公司有固定的辦公用品采購場所，產品價格質量就有一定保障。但在沒有固定的場所下，采用線上采購的方式更能節約采購成本。3上海紅雙喜（集團）有限公司辦公用品采購業務財務融合流程設計3.1問題解決方案3.1.1建立供應商管理體系對于公司需求比較少的物品可以考慮選擇固定的供應商,對公司的固定供應商應該建立檔案，檔案上除了要有基本的信息比如編號、銀行賬號、聯系方式和地址之外，還應該要有主營業務范圍、注冊資本、營業執照登記號等更詳細的信息，只有像這樣詳細的記錄好各種信息，使供應商的檔案能通過嚴格審核之后，才可對其進行歸檔處理，并需要安排專門人員來管理和關注更新情況。3.1.2規范采購工作流程公司明確各崗位人員職責，分工協作，共同完成采購工作。由需求人員提出請購要求，經公司同意后，向財務經理遞交采購清單。(3）財務經理進行采購成本預算并選擇合適采購方式。(5）線下采購至少有2名人員參與。(6）采購完成用品需經倉管員驗收合格。(7）合格的辦公用品由采購員根據發票到財務部報銷。(8）經驗收入庫報銷完成的用品，由財務經理統一保管、發放。3.1.3完善采購管理系統對于辦公用品信息系統管理和使用，在公司每個部門都有主管或經理，他們都可以通過系統看出物品的一系列情況，比如價格等信息，各部門向主管提交申購單后，系統會自動判斷其是否超出了限額，沒有超出就會發送到總經理并提醒其審批，總經理查看沒有其他問題后，就下達到采購部門，采購部門就可以通知供應商開始發貨。在這樣的采購體系下，流程十分清晰，相關責任也明確得十分到位。通過完善信息系統可以加快信息在公司內部的流通速度。當采購計劃更改時和需求數量更改時，采購部可以及時在信息系統上的到信息，采購員能夠及時更改采購計劃，能夠避免采購來的辦公用品積壓在倉庫，這樣可以合理的利用公司的資金，節約成本。3.2業財融合流程設計3.2.1流程表設計表1辦公用品采購業務財務融合流程設計表序號操作流程辦公人員操作內容1填寫采購單采購員根據所需填寫采購清單(如線上采購直接交給財務經理審批)2審批采購清單財務經理預算審核采購清單3填寫借款審批單采購員根據所需現金填寫借款審批單4借款審批單財務經理審核借款審批單的合理性、準確性；將借款審批單轉交給出納5填寫兩聯式借款單出納按借款審批單填兩聯式借款單(出納拿回執聯,會計拿憑證聯)6支付采購現金出納按借款單借款金額支付現金給采購人員7編制記賬憑證會計根據借款審批單編制記賬憑證；將記賬憑證交由財務經理審核8審核記賬憑證財務經理審核記賬憑證的準確性9登記現金日記賬出納根據經審核的記賬憑證登記現金日記賬；登記完成將記賬憑證交由會計10采購采購員到市場采購辦公用品(線上采購:選定網店購買并和網店商家協商開據電子發票)11費用結算并開具發票生產廠家計算采購辦公用品總價；開具相關票據12辦公用品驗收入庫倉管員根據票據驗收質雖合格辦公用品13交付單據出納出納接收采購員提交的單據；將借款單回執提交采購員；將單據交由會計制作憑證14編制記賬憑證會計根據發票及借款單第二聯編制記賬憑證；將記賬憑證交財務經理審核15審核記賬憑證財務經理審核記賬憑證的準確性、合理性，并簽字16登記科目明細賬會計登記管理費用和其他應收款科目明細賬3.2.2流程圖設計圖1辦公用品采購業務財務融合流程設計圖3.3業財融合流程設計運行說明3.3.1在采購成本控制方面(1)通過優化辦公用品采購業務流程，結合采購業務流程表。從采購人員填寫采購清單開始，到填制借款審批單，這個過程需財務經理審核，使采購人員領取采購款項的過程更加合理、嚴格。上海紅雙喜（集團）有限公司加強了對資金的管理，防止工作人員出現坐支現金的情況。采購辦公用品前，財務經理進行財務預算，從而達到節約成本，理性購買的目的。(2)采用線上采購方式購買辦公用品，合理控制采購成本。填寫好采購清單直接交由財務經理審核，審核完畢，即可上網采購。采購中采購人員需運用多項數據，找信譽、產品品質良好的商家進行交易。并要求商家提供電子發票，購買的辦公用品與電子票據一同寄出。到貨后憑電子發票，商家聊天記錄到財務處報銷。3.3.2在辦公用品管理方面首先，線下采購可參照以往購買物品的質量,用品品質好的到相應商店回購，質量差的不予回購，采用貨比三家，擇優選擇方式重新選擇商家購買。然后，采購大件辦公用品，需要求商家提供保修卡并協商維修期。不建議采用線上購買的形式購買大件辦公用品，如實需采用此方法，可關注大型品牌網上旗艦店，并與商家協商試用期，如出現質量問題，在試用期內買家可無條件退換貨物。最后，購買到貨的辦公用品，根據辦公用品管理條例，交由倉管員統一驗收入庫。倉管員再交由出納保管。財務人員領取辦公用品，按照所需件數，到出納處領取并進行登記簽名，防止出現公物私用、私自領取的情況。購買簽字筆要求采購人員購買替換芯，多次循環節約使用。A4紙除必須單面打印，一律采用雙面打印。A4紙管理需保持干燥、放置高于地面的柜子頂層，防止由于潮濕天氣出現紙張無法使用的情況。對于隨意丟棄可繼續使用的辦公用品行為，公司采取罰款的形式，約束員工不愛惜公共財物的行為。3.3.3在采購時效性方面第一，公司出具辦公用品采購條例管理規定,提高公司員工的工作積極性與業務專業性。第二，公司根據采購緊急與否提出要求，采購員需按采購要求進行調整。第三，對于沒有設專用采購員一職，提高代購人員的采購知識，從而高效無誤完成辦公用品采購工作。第四，對于填制采購清單，審批單，嚴格按采購流程進行，讓采購過程透明，不是由采購員全權負責，導致公司內部出現腐敗。第五，員工各司其職，共同協作互相監督高效完成采購審批流程。在公司要求緊急采購情況下，采購人員需根據各商家到貨時間，選擇到貨快、信譽高的商家進行采購。4結束語在沒有建立合理的辦公用品采購業務財務融合流程之前，本公司在采購辦公用品時存在一定的盲目性和隨意性，使得占用的資金和庫存管理成本較高。本畢業設計對辦公用品采購業務財務融合流程進行優化設計后，優化和健全了預算管理制度，減少了許多材料的不必要損耗,完善采購信息系統的管理和使用使得采購部門與倉庫管理、財務部門更