第6頁共6頁2024年學校檔案室管理制度范例學校檔案管理規定一、總體要求隨著學校各項工作的不斷發展，各單位應深刻認識到檔案管理的重要性，積極探索適應發展需求的檔案管理模式。同時，各單位必須保持與上級檔案管理部門的密切聯系，主動尋求指導，確保檔案管理工作服從整體調控，避免各行其是。二、檔案整理原則1.保持結構完整性：學校檔案的整理應遵循教育、教學、科研、人事、行政、財務及經營管理等活動過程中形成的檔案資料自身規律，確保檔案結構的完整性。2.保持整體系統性：根據學校檔案的來源、時間、內容和性質等條件，保持檔案之間的歷史聯系，維護其整體的系統性。三、檔案的立卷1.為提升立卷質量，便于歸檔前的查找利用，學校應推行預立卷制度，并按照上級要求執行。2.學校各有關部門兼職檔案員需按預立卷類目及時收集、積累材料，并定期進行整理。3.學校檔案室應隨時了解、檢查并指導兼職檔案員的預立卷工作。4.組卷應遵循文件材料形成的規律，保持其相互間的有機聯系，便于查考和利用。5.組卷技術要求包括：內容相同的文件材料組成一卷，數量多時可分別組成若干卷，每卷不超過200頁。卷內文件按正件、附件，打印稿、定稿，批復、請示等順序排列。按順序編頁號，位置在非裝訂線一側上角。填寫卷內目錄及備考表，注明單位、責任者、時間。拆除金屬物，用線裝訂，修補破損材料。案卷封面欄目填寫齊全，標題簡明扼要，體現作者、問題、文種三要素。檔案盒封面和卷盒按有關規定執行。四、檔案的保管1.硬件保障：檔案庫房應確保通風、干燥，配備防潮、防霉、防蛀、防火、調溫和通風等設施，并設有防盜系統。2.軟件建設：建立檔案管理的常規工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等，并建立相應的工作資料。3.歸檔驗收：檔案室應對整理組卷完畢的檔案進行入庫前鑒定和驗收，不合格者需重新整理。4.分類編號與編目：按規定進行檔案分類編號和編目工作，目錄條目包含順序號、檔號、題名、日期、頁數、保管期限等基本著錄項目。實行計算機輔助檔案管理的，應將目錄輸入計算機，建立信息庫，實現檢索、統計的機上操作。5.上架與檢查：按檔案順序號依次排列上架，并定期全面檢查，記錄檢查情況，發現問題及時采取補救措施并報告分管領導。6.鑒定與銷毀：根據歸檔范圍和保管期限表，對到期檔案提出銷毀或延長保管期的意見，經學校領導批準后執行銷毀，銷毀時須有兩人監銷并簽字。7.統計與補充：做好檔案的收進、移出、利用、銷毀等統計工作，及時報送統計報表。歸檔文件如有遺漏，學校應及時補充，檔案室應將補充材料插入相應案卷或另行組卷。五、檔案室管理制度為加強學校檔案的保管、保密和利用工作，根據依法治檔原則，特制定以下制度：1.認真貫徹執行《檔案法》及相關檔案工作規定。2.已入檔檔案須統一分類登記、編目、科學管理，妥善存放，并制訂索引查詢工具。3.設立檔案庫，配置專業存檔箱柜，做好安全防范工作，確保檔案安全無虞。4.銷毀過期檔案需清理造冊，報校領導批準。5.檔案責任人應遵守保密守則，非檔案工作人員未經許可不得進入檔案室。6.保密檔案利用需經校領導同意，查閱時不得拆散、涂改、損毀或轉讓他人。7.摘錄、復印檔案需經檔案員或校領導批準，外來人員需持單位介紹信并經校領導同意方可查閱。8.做好檔案利用記錄工作，利用者有義務反饋利用效果。9.檔案工作人員應定期全面檢查檔案材料，及時改進問題。2024年學校檔案室管理制度范例（二）依據依法治檔的基本原則，為強化學校檔案的妥善保管、嚴格保密及高效利用，特制定以下制度規范：一、檔案保管：1.對各類檔案實施細致分類、登記、編目，確保存放井然有序，并編制案卷目錄等輔助檢索工具。2.設立專用庫房，配備專業箱柜，全面落實八防措施（防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防霉、防水），保障檔案安全。3.針對已達到保管期限需銷毀的檔案材料，需先行清理造冊，經分管領導審核同意后，報請主管部門批準方可執行。4.檔案員需定期對檔案材料進行全面檢查，發現問題立即采取改進措施。二、檔案保密：1.嚴格執行《保密法》，全體人員需嚴格遵守國家保密規定及工作人員保密守則。非檔案室人員未經許可，嚴禁擅自進入檔案室。2.涉及保密范疇的檔案，利用者需經主管領導批準后方可查閱。在查閱過程中，嚴禁翻閱或摘錄與利用目的無關的內容。三、檔案利用：1.本學院人員因工作需要查閱本職責范圍內的檔案時，可直接向檔案員提出申請，檔案室將優先提供利用服務。2.外來人員如需利用本單位檔案，須持有單位介紹信，并經主管領導批準后，方可進行查閱。3.利用者如需摘錄