第十一章

大型活動后勤保障一、大型活動后勤保障的內涵對于大型活動而言，良好的后勤保障工作更是不可或缺的環節，一項活動能否順利召開，后勤保障工作起著至關重要的作用。一項活動的進行總共劃分為前期準備、活動進行、善后總結三大板塊，而后勤保障工作貫穿于整個活動的始終。從活動籌劃階段，后勤保障就是要保證活動所需物品、設備以及相關活動人員能夠有組織、有方案地到達指定地點。在活動執行階段，后勤工作進入了最繁忙階段，要為工作團隊和活動參與者提供效勞。此時人員龐雜，流動性大，不確定性增加，后勤保障的工作量相當巨大和復雜。在善后階段，后勤保障包括場地的清理和所用物資的撤離等工作。二、大型活動后勤保障工作的特點社會性經濟性效勞性時間性復雜性群眾性知識多科性三、大型活動后勤保障工作的作用1、為活動提供必要的物質根底2、提高舉辦活動的工作效率3、衡量活動舉辦的質量和水準四、餐飲效勞工作1、餐飲效勞的重要性不僅要應對短時間大量人員集中用餐的需求，還要格外注意飲食的質量和平安。美好的食物享用本身是一件非常愜意的事情，它內含于活動的效勞質量當中。在大型活動中，常見的餐飲效勞類型有兩種：指定餐飲效勞商〔餐飲外包〕；推薦活動的場館及其周邊的餐飲設施。2、餐飲效勞的特點第一，效勞范圍廣〔餐飲工作必須要考慮到用餐人數以及各類人群的用餐習慣〕。第二，單位時間任務量大〔參與活動人員的用餐時間根本上都處于重合狀態〕。第三，食品平安要求嚴格〔詳細篩選及記錄食品來源；保證工作人員的身心健康；設立一系列的餐飲效勞指標〕。2021年10月19日國家會展中心〔上海〕的首展〔中國國際汽車商品交易會〕中約有8000名展會工作人員，試運營每日觀展客流約5萬人次。而用餐頂峰主要出現在中午十一點到十三點這兩個小時，如何應對高負荷的用餐頂峰，保障每位人員都能夠順利滿意地用餐是擺在主辦方面前十分重要的問題，也是活動能否成功舉辦能否獲得好評的一個重要因素所在。主辦方的做法就是在4號館的二樓安排臨時用餐點，可供1600人同時用餐。主辦方引入了5家中餐、4家快餐和2家面點，用餐時間按照15分鐘計算，3小時內可提供近2萬人現場用餐。現場盒飯面點的價格大多在20元到30元之間，同時展館內還有5個便利店。這僅僅是在場館處于試運行的狀態下。如果用餐設施全部開放，再加上推薦周邊餐飲設施的使用，單位時間內所接納的用餐人數還會增加。這個例子充分表達出了大型活動中餐飲效勞的突出特點，需要在準確評估的根底之上進行周密的餐飲效勞安排。3、餐飲效勞的指導原那么餐飲效勞的根本出發點是支持活動的順利舉辦，而且前提條件是在既定的預算范圍內。每次餐飲效勞的設計都應該有明確的目標，充分了解活動的類型，并根據活動類型以及到場人員的身份特點籌劃并實施餐飲效勞。餐飲效勞部門要開展食品平安管理，應以控制食品危害、確保所供給食品的平安、預防食品平安事故為宗旨。4、餐飲效勞的預估和準備第一，考慮活動參加者的人數、用餐可能性、用餐頻次、用餐習慣，進行群體細分〔身份、年齡階段、男女比例、是否有素食者〕；第二，掌握工作人員、志愿者的數量及用餐需求；第三，考慮餐飲的本錢，餐飲本錢是否包含在票價內，還是要享用者另付費；第四，要保證供餐機構及其人員具有相應的執照和供餐能力；第五，要考慮活動場所是否能提供供餐所需的設施設備、供餐效勞器具以及現場是否具有食品、食物的儲存能力；第六，如果食物是由活動場地外部機構供給，就要考慮食物以何種方式被運送到場內；第七，設計并布局好取餐的出入口，以保證用餐秩序、減少等待時間和發生混亂的可能性；第八，確定用餐的開啟和關閉時間，安排相應的清潔工作。天津夏季達沃斯論壇在飲食安排上注意細節，確保食物供給彰顯地方特色、平安、健康、新鮮等特征。在保障食品特色方面，早餐除了供給牛奶面包之外，還有供給津味色彩濃厚的天津早點鍋巴菜，午餐中的面條、蝦餃、烤鴨等中餐受到外賓的歡送。在保障食品平安方面，主辦方也做了很多防控的準備，比方說不提供生的三文魚，而是將其做成菜品，不提供生海鮮，而是以雞鴨魚肉為主；用人工養殖的魚，而不采用野生的魚以保證用料平安可靠。在保障食品健康方面，注重食品和飲料的健康指數，提供具有降血脂功能的軋小麥汁作為飲品之一。在保障食品新鮮方面，邀請大廚進室當場制作食品，既保證食物的新鮮可口，又防止浪費。五、酒店效勞工作1、酒店效勞的重要性配套酒店效勞質量的優劣往往成為參與者在事后的評論內容，酒店效勞必須令各界參與者滿意。尤其是在舉辦大型活動的這種特殊招待時期，酒店的數量、質量、平安狀況會受到賓客的重點關注，也給活動組織方帶來了相應的問題和挑戰。主辦方不僅要考慮到酒店的檔次，還要考慮到酒店與活動的距離與交通問題。酒店所能提供的住宿、接待、餐飲和娛樂效勞，是大型活動能否順利舉辦的根底條件，即目的地活動業開展所需仰賴的高度興旺的配套設施和效勞業，這也是主辦方選擇舉辦城市和舉辦場地時所要考慮的重要問題。2、酒店效勞的操作方式〔1〕主辦方推薦周邊酒店供個人預訂；〔2〕主辦單位自行安排酒店效勞；〔3〕指定旅行代理商；〔4〕指定酒店專業代理機構。〔1〕主辦方推薦周邊酒店供個人預訂主辦方對沒有單獨酒店效勞設施的場館進行外部酒店方案和推薦，經過活動組織者對相關酒店衛生、效勞、平安保障的核查，把場館周邊符合標準的酒店信息推薦給參與者，其中包括酒店的地址、聯系、網站等相關信息，以便參與者能夠進行高效的自主預訂并保障入住賓客享受到相應的效勞水準。〔2〕主辦單位自行安排酒店效勞一些活動的舉辦場地本身就是酒店，活動主辦方與酒店整體談判，商定效勞內容和價格。主辦單位自行安排提供效勞的程度不同，給活動參與者和觀眾帶來的感受也不一樣：組委會只在活動籌備期推薦一些活動場地周邊的酒店；組委會不僅推薦酒店，而且只要是前來參與活動的嘉賓和專業觀眾都能享受優惠價格；組委會還會安排專人負責接受活動參與者和專業觀眾的預定，并在酒店大堂設置接待處，然后統一和酒店結算費用。〔3〕指定旅行代理商指定一家旅游公司，然后由該旅游公司為活動參與者提供酒店、票務、旅游和訂車等效勞。指定旅行代理商一般會在活動現場設立接待臺。〔4〕指定酒店專業代理機構與指定旅行代理商不同，酒店專業代理機構通常指的是：大型旅游效勞網站、酒店預訂網、會展商旅效勞公司等。這些公司主動與活動主辦單位聯系，并能夠提供優惠的價格和專業的效勞。3、酒店效勞工作指導原那么根本出發點：支持活動的順利舉辦，在效勞工作進行中給參與者留下良好印象，提升活動整體品質。酒店效勞的內容和形式主要根據活動內容、活動規模、活動議程以及參與者的行動等情況而定：主辦方推薦酒店的方式—充分了解價位、星級、地址、預訂等詳細信息，提供給參與者；主辦方自行安排酒店—與酒店方進行詳細洽談，把活動主題、預計入住人數、人群類型、入住時間等信息和要求準確地傳到達酒店效勞方；指定旅行代理商或酒店專業代理機構—雙方詳細洽談酒店的類型、期望、地理位置、效勞檔次等。

六、交通運輸效勞工作1、交通運輸效勞的指導原那么交通方式及路線的設計要具有獨創性和便利性：把交通運輸看做是活動的有機組成局部，無論采用何種交通方式，都盡量讓參與者在旅途中感到愉快并興致勃勃，使旅途變成舒適宜人的體驗活動；對于交通方式、換成次數以及時間的安排要細心周到，并最大限度地方案好經費。主辦方一定要了解大多數客人的出發地以及對其交通所需時間造成影響的因素。不管舉辦何種類型的活動，都必須考慮停車、路邊停車證以及其他各種收費問題。除去交通頂峰之外，影響行車時間的另一個因素是在舉辦活動同期是否還有其他大型活動。一般情況下，主辦方會在其網站和觀眾須知中說明通往場館各種方向的路線及場館停車場的位置，作出相關的建議，以便參與者能夠選擇最為適合自己出行的方案。在大型活動舉辦期間，公共交通運輸起著舉足輕重的作用，其中除了對地鐵、公共交通汽車的有效利用外，還包括主辦方提供的巴士。選擇巴士的前期準備及巴士的運行都是后勤保障工作中的重要環節。選擇巴士時要明確自己的需求，如果路途遙遠，車內最好裝備電視、DVD，以方便乘客在乘車途中觀看公司介紹短片或其他節目來打發時間。組辦團隊活動的公司可能希望利用乘車時間將自己的團隊成員組織起來，增進相互間的了解。主辦方要計算客人總人數、乘車時間、巴士停車處的位置、容量及收費情況，并將停車費計入預算。2、交通運輸效勞的主要類型〔1〕水路：包租船只、包租駁船、游輪等；海島、水城，注意平安因素〔2〕陸路：豪華汽車、專車、巴士、