第7頁共7頁2024年公司檔案管理制度第十八條對于經鑒定確認可銷毀的會計檔案，應遵循以下銷毀程序進行：(一)單位檔案管理機構需編制詳盡的會計檔案銷毀清冊，明確列出擬銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、原定保管期限、已保管期限及計劃銷毀時間等關鍵信息。(二)銷毀清冊需經單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人及會計管理機構經辦人逐一審閱并簽署意見，以示確認。(三)銷毀工作由單位檔案管理機構負責具體實施，并需與會計管理機構聯合派遣人員共同監督銷毀過程。銷毀前，監銷人需依據銷毀清冊所列內容逐一核對無誤；銷毀后，監銷人需在銷毀清冊上簽字或蓋章以示完成。對于電子會計檔案的銷毀，還需遵循國家關于電子檔案的相關規定，并由檔案管理機構、會計管理機構及信息系統管理機構共同派員監督銷毀。第十九條對于保管期滿但尚未結清的債權債務會計憑證及涉及其他未了事項的會計憑證，不得擅自銷毀。此類紙質會計檔案應單獨抽出并重新立卷，電子會計檔案則需單獨轉存，直至相關未了事項處理完畢為止。對于單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，需在會計檔案鑒定意見書、銷毀清冊及保管清冊中明確標注。第二十條單位因撤銷、解散、破產或其他原因終止時，其終止前或辦理注銷登記手續前形成的會計檔案，應按照國家檔案管理的相關規定進行妥善處置。第二十一條單位分立后，若原單位繼續存在，則其會計檔案應由存續方統一保管，其他方可按規定查閱、復制與自身業務相關的會計檔案。若原單位解散，則會計檔案需經各方協商后確定由其中一方代管或按國家檔案管理規定處理，各方均可查閱、復制與自身業務相關的會計檔案。對于分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應單獨抽出并由業務相關方保存，同時按規定辦理交接手續。對于因業務移交至其他單位所涉及的會計檔案，應由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與自身業務相關的會計檔案；其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應單獨抽出由承接業務單位保存，并按規定辦理交接手續。第二十二條單位合并后，若原各單位解散或一方存續而其他方解散，則原各單位的會計檔案應由合并后的單位統一保管。若合并后原各單位仍存續，則其會計檔案仍由原各單位分別保管。第二十三條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需移交給建設項目接受單位的，應在完成竣工財務決算后及時辦理移交手續，并按規定進行交接。第二十四條單位間交接會計檔案時，雙方應嚴格履行交接手續。移交方需編制會計檔案移交清冊，詳細列出移交檔案的各項信息；交接時，雙方應按清冊所列內容逐項核對無誤后，由雙方單位的相關負責人監督簽字或蓋章確認。對于電子會計檔案，應連同其元數據一并移交；特殊格式的電子會計檔案還需提供其讀取平臺。接收方應對接收的電子會計檔案載體及其技術環境進行檢驗，確保檔案的準確性、完整性、可用性和安全性。第二十五條單位需將會計檔案及其復制件攜帶、寄運或傳輸至境外的，必須嚴格遵守國家相關規定執行。第二十六條單位若委托中介機構代理記賬，應在書面委托合同中明確會計檔案的管理要求及雙方責任。第二十七條對于違反本辦法規定的單位和個人，將由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規進行處理處罰。第二十八條預算、計劃、制度等文件材料的管理應遵循文書檔案管理的相關規定，不適用本辦法。第二十九條對于不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位以及依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作可參照本辦法執行。第三十條各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門以及中央相關部門可根據本辦法制定具體實施辦法。第三十一條本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋，并自指定日期起施行。同時廢止之前發布的《會計檔案管理辦法》（財會字〔編號〕號）。附表：1.企業和其他組織會計檔案保管期限表2.財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表2024年公司檔案管理制度（二）一、檔案修復與管理1.對于珠筆、熱敏紙等易損材料制成的檔案文件，一旦發現破損，需立即進行專業修復處理，以確保檔案信息的完整性和可讀性。2.檔案整理應遵循文件材料形成的自然規律和特點，保持文件之間的有機聯系，同時根據檔案的價值差異進行區分，以便于后續的保管和有效利用。3.檔案盒表面應明確標注《檔案目錄》，對于盒內無明確標題的文件，檔案人員需根據文件內容擬定準確、簡潔的標題。4.檔案盒封面必須注明立卷人、審核人及立卷時間，以確保檔案來源的清晰可追溯。二、立檔規則1.檔案文件材料的排列應遵循批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的原則，對于重要法規性文件的歷次稿件，應排列在定稿之后。2.跨年度文件的處理應視情況而定：有批復的請示與批復應放在批復年立卷；無批復的請示則放在請示年立卷；跨年度會議文件應放在會議開幕年立卷；跨年度規劃應放在第一年立卷；跨年度總結則放在最后一年立卷。3.檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙、發文底稿。三、檔案分類與編號1.檔案各級分類應賦予統一、簡明扼要的名稱，以充分反映檔案內容的性質，避免籠統含糊。分類名稱一經確定，非經必要程序不得隨意修改。2.公司檔案大致分為證照類、文件類、制度類、合同類、計劃總結類、會議紀要類等幾大類，每類下再細分具體子類。3.檔案分類各級名稱及其代表數字編號應編制成《檔案登記目錄表》，并按一定順序排列，以便查閱。四、檔案歸檔及保存1.歸檔的文件資料應遵循其自然形成規律，保持歷史聯系，根據歸檔要求及文件內容特征進行歸檔。2.同類文件資料在卷內應分別裝訂，確保每一類文件的完整性和有序性。3.公司可根據實際情況制定文件資料保存期限的補充規定，以確保檔案信息的時效性和價值性。4.歸檔文件資料的種類、份數及每份文件的頁數均需齊全完整，正件與附件、印件與定稿、請示與批復等不得分開。5.歸檔文件需按要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表，并對檔案進行統一排列和編號。五、檔案日常管理1.借閱管理：借閱檔案需經部門負責人審批并填寫借閱審批單，借閱人需在借閱登記表上簽字。借閱期間，借閱人需妥善保管檔案，不得轉借、拆卸、調換、污損檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改。借閱期滿應及時歸還檔案，如需續借需重新辦理借閱手續。2.移交管理：檔案移交需經審核批準并指定監交人后進行，移交雙方需核對清冊并簽字確認。《檔案移交登記表》需詳細記錄移交內容、時間、原因等信息，并由移交方、接收方及監交人簽章確認。3.保密管理：檔案室應集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，確保檔案的完整和安全。檔案管理員需遵守保密紀律，未經許可任何無關人員不得進入檔案室。同時，檔案管理員應積極主動地為利用者提供檔案資料服務。2024年公司檔案管理制度（三）(三)庫內應配置溫濕度計，并堅持對庫內溫濕度進行定期測量與記錄。同時，庫內應設有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等必要設施，以確保檔案的安全與完好。(四)庫內嚴禁辦公活動，且無雜物堆放，需保持庫房的清潔衛生，以維護檔案的保存環境。(五)定期對檔案的保管狀況及“八防”措施進行檢查，每年至少核對案卷數一次，確保數字準確、案卷與目錄相符。對于發現的破損和變質檔案，應及時進行修復和復制，并詳細記錄處理過程。對于發現的問題，應及時報告并處理。(六)建立全宗卷，用于存貯本單位檔案的立卷情況說明、分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等相關材料，以便于檔案的長期管理和利用。(七)庫房鑰匙由綜合檔案室的檔案員專門保管，非檔案人員未經許可不得擅自進入檔案庫房。進出庫房時，應隨手關門，確保庫房安全。(八)當檔案人員調動工作時，必須對所管理的檔案進行嚴格的移交手續。交接雙方及監交人均需在移交清單上簽名確認，以確保檔案的連續性和完整性。檔案保密制度(一)檔案管理人員及檔案利用者，應嚴格遵守保密規定，不得隨意談論保密檔案材料的情況及內容。非檔案人員未經許可不得私自開箱或翻閱檔案材料。(二)檔案利用者只能查閱與本單位或本人工作相關的檔案內容，其他檔案內容不得隨意翻閱摘抄。(三)查閱或復制機密檔案材料時，必須經分管領導批準，并嚴格遵守相關保密規定。(四)借閱檔案資料需進行登記，并在收回時核對無誤后及時入庫。借閱者不得將檔案轉借他人或帶至家中、公共場所等非工作場所。(五)檔案室箱柜應加鎖，進出檔案室時隨手關門、關燈，確保檔案安全。(六)銷毀期滿檔案需經檔案鑒定小組鑒定并報領導批準后，方可進行銷毀。銷毀過程需登記造冊并報有關部門備案，同時嚴把廢紙出售關，防止泄密。檔案利用制度(一)本單位工作人員因工作需要可查閱本單位形成的檔案資料。如需借閱，應經分管領導批準，并在一周內歸還。(二)外單位需查閱本單位檔案資料時，需出示介紹信并說明查閱目的，經分管領導批準后方可借閱。一般情況下，檔案資料不予外借。(三)查閱檔案者需愛護檔案材料，嚴禁在檔案上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁或拆卷等行為。借閱的檔案需妥善保管并按時歸還，如有損壞或遺失將依法追究責任。(四)查閱檔案需履行登記手續，并將利用目的及取得的效益及時反饋給綜合檔案室。檔案人員崗位責任制(一)貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法律法規，負責制定本單位檔案工作的各項規章制度。(二)熱愛檔案工作并熟悉業務，負責檔案的分類編號、上架排列及編制各種檔案目錄和臺帳等工作。同時做好檔案的登記、統計工作。(三)集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案材料，并開展檔案史料的編研工作。積極為各項工作提供檔案支持和服務。(四)負責收集本單位各部門的文件材料并進行歸檔工作，同時對各部門的立卷歸檔工作進行監督和指導。(五)根據檔案工作統一領導、分級管理的原則，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導。(六)嚴格遵守檔案工作的各項規章制度并積極宣傳檔案工作的重要性，為領導決策提供檔案支持。(七)負責對本單位到期檔案的鑒定工作并按規定銷毀無保存價值的檔案材料。(八)按規定向檔案館移交應進館的檔案材料。檔案統計制度(一)檔案統計工作應遵循