公司文件管理與保密制度第一條概述為確保公司文件的安全、保密和合規管理，提高辦公效率，建立完善的文件管理制度，訂立本公司文件管理與保密制度。第二條文件分類與管理公司文件的分類：內部文件：僅供公司內部員工參閱和使用的文件，包含內部通訊、報告、備忘錄等。外部文件：面向外界溝通和對外呈現的文件，包含合同、協議、宣傳料子等。機密文件：具有商業敏感性和緊要性的文件，包含商業計劃、財務報表、戰略規劃等。文件管理責任：部門負責人應負責本部門文件的分類、整理和存檔工作，并建立書面管理程序。公司備案管理員負責協調、審核和監督公司文件的管理工作。公司安全部門負責文件的安全保密工作，并定期進行安全隱患排查。第三條文件存檔與歸檔文件存檔規范：文件應依照分類要求，采用統一的編號、命名和分類方式進行存檔。存檔文件應放置在指定的文件柜中，每個文件柜應有相應的柜標和檔案目錄，便于查找和整理。文件柜應放置于防潮、防火、防塵和安全的環境中，確保文件的保管和保護。文件歸檔周期：內部文件應依據使用頻次和緊要性，定期進行歸檔，存檔期為一年。外部文件依據合同商定和實際情況，決議歸檔期限，最長不超出五年。機密文件存檔期限為五年，過期文件應及時銷毀，防止泄密。文件查找與借閱：員工需要查找和借閱存檔文件時，應填寫借閱登記表，并經部門負責人批準后方可借閱。借閱期限最長不超出一個月，逾期需重新申請。第四條文件傳遞和傳輸文件傳遞方式：內部文件可以通過公司內部郵件、辦公自動化系統等電子手段進行傳遞。外部文件涉及合同簽署等事宜，應采用加密或專用傳輸通道進行傳遞，以確保信息安全。文件傳輸注意事項：傳輸途中應保證傳輸通道的安全性和穩定性，防止信息泄露和傳遞錯誤。傳輸過程中發現異常情況，應及時報告安全部門和相關領導。第五條文件保密與權限掌控文件保密等級劃分與標識：公司文件依照緊要性和保密等級進行劃分，標注密級并簽署保密協議。密級標識應明確，嚴禁擅自涂改、拆卸或移動。文件權限掌控：公司內部文件應依據員工職責和工作需要，實行權限掌控，確保文件的安全性和可控性。嚴禁將文件、電子文檔和信息外傳，禁止私自復制、轉發和存儲在個人設備中。第六條文件銷毀與報廢文檔銷毀管理：文件存檔期限屆滿后，應進行文件銷毀，確保文件信息的安全和保密。文件銷毀應由指定的銷毀人員進行，銷毀過程應記錄并交由備案管理員備查。文檔報廢管理：文件存在遺失、損壞等情況時，應及時報廢并辦理相關手續，避開信息外泄和不良影響。報廢文件應經備案管理員審批，并進行書面記錄和保管。第七條異地文件管理異地文件傳輸：公司各分支機構之間的文件傳輸應遵從本制度的要求，并及時報告備案管理員。異地文件傳輸應采用加密傳輸、外帶存儲介質等方式，確保文件安全不被竄改、泄露。異地文件保管：各分支機構應建立文件管理制度，并負責本地文件的存儲、查找和歸檔工作。分支機構應將緊要文件備份并存儲在安全可靠的地方，防止遺失和不行控因素對文件的影響。第八條文件管理監督與檢查文件管理監督機構：公司備案管理員負責文件管理全過程的協調、審核和監督工作，并維護相關記錄。公司安全部門負責對文件管理制度的執行、安全隱患排查和風險評估工作。文件管理檢查：公司備案管理員定期對文件管理制度進行檢查，并記錄檢查結果和整改看法。安全部門定期開展文件安全保密檢查，發現問題及時進行整改和報告。第九條附則本制度自頒布之日起執行，并不時進行修訂和完善。本制度中未涉及的相關事項，可參照相關法律法規和公司其他管理制度執行。對違反本制度的行為，將依據公司相關規定，予以相