工程現場會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據

為加強工程現場會議管理，提高會議效率，明確會議決策跟蹤責任，根據公司相關管理制度及實際工作需要，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內所有涉及工程現場的會議管理，包括但不限于項目協調會、進度匯報會、質量分析會等。

第三條會議原則

（一）會議應堅持精簡、高效、務實、節儉的原則。

（二）會議應注重決策的可行性與執行力的結合，確保會議決策能夠得到有效落實。

（三）會議組織應提前規劃，避免臨時動議，減少無準備之會議。

第四條會議分類

根據會議的性質和內容，將工程現場會議分為以下幾類：

（一）定期會議：按照規定周期召開的會議，如周例會、月度總結會等。

（二）臨時會議：根據工作需要臨時召集的會議。

（三）專題會議：針對特定主題或問題召開的會議。

第五條會議權限

（一）定期會議的召開由各項目負責人或其授權人決定。

（二）臨時會議及專題會議的召集，需由項目負責人或公司管理層批準。

（三）所有會議的召集均需明確會議目的、議程和預期成果。

第六條參會人員

（一）會議組織者應根據會議內容確定參會人員名單，嚴格控制會議規模，確保與會議議題直接相關的人員參加。

（二）參會人員應準時出席，因故不能參加者，需提前向會議組織者請假。

第七條會議紀律

（一）會議期間，參會人員應關閉移動通訊設備或調至靜音狀態，保持會場安靜。

（二）會議內容屬于公司內部信息，參會人員應保守秘密，不得擅自泄露。

（三）會議中應保持尊重，積極發言，禁止任何形式的人身攻擊。

本制度的后續章節將對會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規定等分別進行詳細規定。

第二章會議流程

第一條會議籌備

（一）會議組織者應根據會議目的制定詳細的會議議程，明確會議議題、時間安排及預期目標。

（二）會議議程應提前至少一個工作日發送給參會人員，以便參會人員提前準備發言材料。

（三）會議組織者負責預定會議室、布置會場，并確保會議所需設備（如投影儀、音響、白板等）正常運行。

第二條會議通知

（一）會議組織者需向參會人員發送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程及參會人員名單。

（二）會議通知應明確指出會議的重要性，對于需要決策的議題，應提醒參會人員做好決策準備。

第三條會議簽到

（一）會議開始前，由專人負責參會人員的簽到工作，確保參會人員準時到場。

（二）會議組織者應對遲到、早退及無故缺席的參會人員進行記錄，并在會議結束后進行通報。

第四條會議議程執行

（一）會議主持人應嚴格按照議程進行，確保每個議題都有充分的討論時間。

（二）會議主持人要引導參會人員圍繞議題展開討論，避免跑題，確保會議效率。

（三）會議期間，如需調整議題順序或增加臨時議題，需經會議主持人及參會人員一致同意。

第五條會議記錄

（一）會議組織者應指定專人負責會議記錄，記錄會議過程中的主要討論內容、決策結果及待辦事項。

（二）會議記錄應客觀、準確、詳細，便于會后形成會議紀要。

第六條會議決策

（一）會議決策應充分討論，確保決策的科學性和可行性。

（二）會議決策需明確責任人和完成時限，確保決策能夠得到有效執行。

第七條會議總結

（一）會議主持人應在會議結束時對本次會議的討論成果進行總結，明確下一步工作安排。

（二）會議組織者應在會議結束后一個工作日內，將會議紀要發送給參會人員，以便大家對會議內容進行回顧和執行。

第八條會議反饋

（一）參會人員對會議內容、流程及效果等方面如有意見和建議，可向會議組織者反饋。

（二）會議組織者應認真對待反饋意見，不斷優化會議流程，提高會議質量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與發布

（一）會議結束后，會議記錄人應在24小時內完成會議紀要的初稿編制，確保紀要內容準確、完整。

（二）會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、主要討論內容、決策事項、責任人及完成時限等關鍵信息。

（三）會議紀要初稿需經會議主持人審核批準后，由會議組織者在兩個工作日內發送給所有參會人員。

第二條會議紀要的審批流程

（一）會議紀要發布前，應提交給相關負責人進行審批，確保紀要內容符合會議實際決策。

（二）審批通過后，會議紀要應以正式文件形式發布，同時抄送相關部門和人員。

第三條決策事項的跟蹤

（一）會議紀要中明確的決策事項，責任部門或責任人應按照完成時限制定具體實施計劃。

（二）會議組織者應建立跟蹤機制，定期檢查決策事項的執行進度，并及時向公司管理層報告。

第四條執行進度的匯報

（一）責任人應在規定時間內向會議組織者匯報決策事項的執行進度。

（二）會議組織者應將執行進度匯總，定期在會議上進行通報，確保決策事項的透明度和公開性。

第五條問題反饋與協調

（一）在決策事項執行過程中，如遇到問題或困難，責任人應及時向會議組織者反饋，尋求協調與支持。

（二）會議組織者應協助解決執行過程中出現的問題，確保決策事項能夠順利推進。

第六條會議紀要的歸檔與查閱

（一）會議紀要發布后，應按照公司檔案管理規定進行歸檔，以便日后查閱。

（二）會議紀要的電子版和紙質版應分別存檔，確保資料的安全與完整。

第七條跟蹤結果的評估與應用

（一）會議組織者應定期對會議紀要的執行情況進行評估，總結經驗教訓，為今后類似會議提供參考。

（二）評估結果應用于優化會議管理流程，提高會議決策的執行力和工作效率。

第四章會議室管理規定

第一條會議室預訂

（一）會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定管理人員提出申請。

（二）會議組織者需在會議前至少兩個工作日提交會議室預訂申請，并提供會議時間、參會人數等信息。

（三）行政部門或管理人員應合理安排會議室使用，避免沖突，確保會議順利進行。

第二條會議室布置與設備

（一）會議室應根據會議類型和參會人數進行合理布置，確保座位充足，通道暢通。

（二）會議所需設備（如投影儀、音響、白板等）應提前進行檢查和調試，確保會議期間正常運行。

第三條會議室使用規范

（一）會議期間，參會人員應遵守會議室使用規范，保持室內整潔，禁止吸煙和亂丟垃圾。

（二）會議結束后，會議組織者應負責組織清理會議室，恢復原狀，關閉電源和設備。

第四條會議室設備維護

（一）會議室設備應由專人負責維護和管理，定期檢查設備狀態，及時維修故障設備。

（二）會議組織者在使用會議室設備時，應遵循操作規程，發現異常情況應及時報告。

第五條會議室鑰匙管理

（一）會議室鑰匙由行政部門或指定管理人員負責保管，會議組織者在使用期間需簽字領取。

（二）會議結束后，會議組織者應及時歸還鑰匙，如有遺失，需立即報告并按照公司規定處理。

第六條緊急情況處理

（一）如遇緊急情況，如設備故障、突發停電等，會議組織者應立即聯系行政部門或管理人員處理。

（二）行政部門或管理人員應制定應急預案，確保會議室使用不受影響。

第七條會議室使用記錄

（一）行政部門或管理人員應建立會議室使用記錄，記錄每次會議的召開時間、參會人數、使用設備等信息。

（二）會議室使用記錄應定期進行統計和分析，以便于優化會議室資源分配，提高使用效率。

第八條違規處理

（一）對于違反會議室管理規定的個人或部門，將按照公司相關規定給予警告或處罰。

（二）情節嚴重者，將追究相關人員責任，確保會議室管理規定的嚴肅性和