目前，計算機已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)和工作的得力助手，它的價格已經(jīng)十分低廉，性能卻有了長足的進步，已經(jīng)被應(yīng)用于許多領(lǐng)域。計算機之所以如此流行的原因主要有以下幾個方面：首先，計算機可以代替人工進行許多繁雜的勞動；其次，計算機可以節(jié)省許多資源；第三，計算機可以大大的提高人們的工作效率；第四，計算機可以使敏感文檔更加安全等等[1]。檔案管理系統(tǒng)起初應(yīng)用于最基礎(chǔ)的工作，如打印報表、計算工資、人事管理等，進而發(fā)展到企業(yè)財務(wù)管理、庫存管理等單項業(yè)務(wù)管理，這屬于電子數(shù)據(jù)處理（EDP，ElectronicDataProcessing）系統(tǒng)。當(dāng)建立了企業(yè)數(shù)據(jù)庫，有了計算機網(wǎng)絡(luò)從而達到數(shù)據(jù)共享后，從系統(tǒng)觀點出發(fā)，實施全局規(guī)劃和設(shè)計檔案系統(tǒng)時，就達到管理檔案系統(tǒng)的階段[2]。在我校，以及其它各大高校，對于畢業(yè)生檔案的管理是相當(dāng)重要的，而且也是相當(dāng)麻煩的，它是學(xué)校管理中一項常規(guī)性工作。目前，我校檔案館學(xué)生檔案室的所有檔案管理工作全部通過手工方式完成，這樣不僅浪費了大量的人力物力，而且由于人工管理存在著大量的不可預(yù)知性，造成畢業(yè)生檔案管理的一些不規(guī)范，使得檔案管理陷入“事倍功半”的地步。例如來檔登記、檢查檔案、調(diào)出檔案記錄等，尤其是很多查詢工作，主要表現(xiàn)在：寄檔案者經(jīng)常會來電詢問檔案是否收到或寄出，而工作人員經(jīng)常需要通過翻閱登記資料來回答，占用大量工作時間；對學(xué)生基本信息、檔案信息、調(diào)檔記錄等有關(guān)資料的維護方式很煩瑣，難以查找。由于學(xué)校逐漸壯大，學(xué)生越來越多，而檔案館的管理人員有限，從而對提高工作效率、加強信息資源共享等方面，有了更高的要求。這就迫切需要利用計算機的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作自動化，以提高工作效率，帶來一種全新的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理模式[3]。作為一個計算機專業(yè)的本科生，希望能用四年所學(xué)的知識編制出一個實用的程序來幫助我校的學(xué)生檔案室來完成各項檔案管理工作。VisualBasic是一種可視化的、面向?qū)ο蠛筒捎檬录?qū)動方式的結(jié)構(gòu)化高級程序設(shè)計語言，可用于開發(fā)Windows環(huán)境下的各類應(yīng)用程序[4]。它簡單易學(xué)、效率高，且功能強大可以與Windows專業(yè)開發(fā)工具SDK相媲美。在VisualBasic環(huán)境下，利用事件驅(qū)動的編程機制、新穎易用的可視化設(shè)計工具，使用Windows內(nèi)部的廣泛應(yīng)用程序接口（API）函數(shù)，以及用動態(tài)鏈接庫（DLL）、對象的鏈接、開放式數(shù)據(jù)連接（ODBC）等技術(shù)，可以高效、快速地開發(fā)Windows環(huán)境下功能強大、圖形界面豐富的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。隨著版本的提高，VisualBasic的功能也越來越強。繼5.0版以后，VisualBasic推出了中文版，與前幾個版本相比，其功能有了很大提升[5]。本人對VisualBasic6.0的應(yīng)用比較熟練，所以最終采用VisualBasic6.0作為系統(tǒng)的開發(fā)工具。在數(shù)據(jù)庫的選擇上，本人原來采用Access數(shù)據(jù)庫，但考慮到Access中的數(shù)據(jù)存儲在文件系統(tǒng)內(nèi)，不適合海量數(shù)據(jù)的存儲和數(shù)據(jù)庫的信息共享，而學(xué)校的數(shù)據(jù)會隨時間越來越多，所以Access數(shù)據(jù)庫將無法滿足日后的工作，此外，SQLServer2000支持觸發(fā)器、自定義函數(shù)等操作,安全性、并發(fā)控制能力、數(shù)據(jù)挖掘、聯(lián)機操作等方面都是Access無法超越的[6]。綜上所述，最終采用了SQLServer2000個人版作為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫。2需求分析與可行性研究實踐表明，軟件開發(fā)前的需求分析是軟件成敗的關(guān)鍵，如果沒有進行詳細的需求分析，沒有充分理解系統(tǒng)的各類用戶的實際需求，那么最終的軟件產(chǎn)品充其量只能說是軟件開發(fā)者的作品而已，沒有任何意義可言[7]。因此，在開發(fā)《畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)》之初，我深入檔案館，對其工作的需求進行了詳細的調(diào)查分析。畢業(yè)生檔案管理所實現(xiàn)的最終目標(biāo)，就是要使學(xué)生的檔案信息和相關(guān)材料的管理實現(xiàn)全面的規(guī)范化、科學(xué)化、自動化、高效化和流程化。檔案館的人手是非常有限的，檔案管理系統(tǒng)要使有限的工作人員實現(xiàn)高效的管理，使各類學(xué)生檔案信息得到有序的管理[8]。因此，畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有如下的功能：（1）學(xué)生信息的錄入，包括學(xué)生的基本情況、所在班級、院系、生源所在地、檔案材料和調(diào)檔情況等。（2）在系統(tǒng)中能夠?qū)W(xué)生信息進行靈活的瀏覽和查詢，以及對學(xué)生信息進行添加、刪除和修改等。（3）寄出檔案時，本系統(tǒng)可以打印該學(xué)生的檔案信息表，上面包括該學(xué)生的基本信息、檔案去向、調(diào)檔時間等，該表用于寄給接受單位。（4）進行全年匯總時，可以根據(jù)所查詢的結(jié)果分類匯總，然后通過報表進行打印，繼而裝訂成冊。（5）用戶管理，添加、刪除、修改用戶名和密碼。（6）基于權(quán)限的管理，本系統(tǒng)可以供管理員或普通用戶使用。對于普通用戶，只能查看檔案。而對管理員而言，可以管理所有的學(xué)生檔案和進行所有的操作。（7）對于普通用戶，在查看自己的檔案情況時需要登記姓名和班級，以便估計檔案館的日工作量和使用率。（8）本系統(tǒng)還為用戶添加了一個詳細的使用說明，方便用戶使用。本系統(tǒng)所需要的各實體之間的聯(lián)系（即E-R圖）[9]如圖1所示。圖1系統(tǒng)E-R圖可行性研究也稱可行性分析，即在系統(tǒng)調(diào)查的基礎(chǔ)上，研究新系統(tǒng)的開發(fā)是否具備必要性和可能性，對新系統(tǒng)的開發(fā)從技術(shù)、經(jīng)濟、社會等方面進行分析和研究，以避免投資失誤，保證新系統(tǒng)的開發(fā)成功。可行性研究的目的就是用最小的代價在盡可能短的時間內(nèi)確定問題是否能夠解決[10]。該系統(tǒng)的可行性分析包括以下幾個方面的內(nèi)容。經(jīng)濟可行性主要是對項目的經(jīng)濟效益進行評價，本系統(tǒng)作為一個畢業(yè)設(shè)計，無需開發(fā)經(jīng)費，對于檔案館來說，在經(jīng)濟上是可以接受的。所以本系統(tǒng)在經(jīng)濟上是可行的。技術(shù)可行性技術(shù)上的可行性分析主要分析技術(shù)條件是否能順利完成開發(fā)工作，硬、軟件能否滿足開發(fā)者的需要等。本系統(tǒng)所需要的各種軟件環(huán)境都已具備，如開發(fā)用VisualBasic6.0開發(fā)工具，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器方面則有SQLServer。兩者均能夠處理大量數(shù)據(jù)，同時保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性并提供許多高級管理功能[11]。其靈活性、安全性和易用性為數(shù)據(jù)庫設(shè)計提供了良好的條件。因此，系統(tǒng)的軟件開發(fā)平臺已成熟可行。操作可行性目前我校檔案館還處于手工操作狀態(tài)，如果開發(fā)出山西農(nóng)大畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，能從根本上改變現(xiàn)有落后的管理體系，代之以現(xiàn)代化、高效的管理手段，滿足學(xué)生迅速查詢自己的檔案的需求。學(xué)校良好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為開發(fā)畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)提供了堅實的基礎(chǔ)。綜上所述，此系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)已明確，在技術(shù)和經(jīng)濟等方面都可行，并且投入少、見效快。因此系統(tǒng)的開發(fā)是完全可行的。3概要設(shè)計畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)是一個檔案館不可缺少的工具,它的實現(xiàn)對于檔案館管理者和工作人員來說是至關(guān)重要的，本系統(tǒng)根據(jù)我校檔案館的具體要求完成以下各項任務(wù)：信息管理，本系統(tǒng)的核心部分，實現(xiàn)檔案館工作所需要的各項功能；系統(tǒng)管理，用戶和密碼的管理，以及數(shù)據(jù)的初始化；關(guān)于作品，作品介紹和系統(tǒng)使用說明。這部分主要實現(xiàn)查詢編輯、目錄匯總、來訪查詢的功能，具體如圖2所示。信息管理查詢編輯信息管理查詢編輯目錄匯總來訪查看圖2信息管理功能圖查詢編輯這部分可以根據(jù)學(xué)院、班級或姓名查詢，也可以添加學(xué)生記錄，對于指定的學(xué)生，可以進行刪除，還可以查看學(xué)生的詳細情況。學(xué)生詳細情況主要包括學(xué)生基本信息（姓名、性別、民族、班級、學(xué)號、學(xué)院、專業(yè)等）、派遣證號、學(xué)位證號、生源所在地和檔案的去向、檔案中所包含的材料（高中材料、本科材料、黨員材料等）以及檔案的調(diào)取情況（檔案號、是否調(diào)檔、調(diào)檔方式、調(diào)檔日期等），可以對其進行修改、打印。目錄匯總這部分主要用于檔案的分類匯總，可以根據(jù)學(xué)院和畢業(yè)年份查詢，或根據(jù)檔案去向和畢業(yè)年份查詢，也可以根據(jù)檔案是否調(diào)走查詢。當(dāng)查詢出相應(yīng)的結(jié)果后，便可以打印報表，報表目錄包括姓名、學(xué)院、專業(yè)、班級、生源所在地、檔案去向、檔案號、機要號、提檔方式。例如按照畢業(yè)年份進行匯總，可以將某一年的畢業(yè)生進行匯總，裝訂成冊，以便查詢。來訪查看對于普通用戶只能進行查詢，但每次要進入查看詳細情況時要進行登記，登記姓名班級后才可進入，這樣，便可以知道哪些學(xué)生進行過查詢，每天的來訪人員數(shù)量，以便估計每天的工作量。3.2系統(tǒng)管理這部分主要實現(xiàn)了用戶管理、密碼修改、更換用戶和清空數(shù)據(jù)的功能，如圖3所示。系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理用戶管理密碼修改更換用戶清空數(shù)據(jù)圖3系統(tǒng)管理功能圖用戶管理用戶管理可以對本系統(tǒng)所使用的用戶進行添加、刪除、修改。該部分只有管理員才可以操作，進行刪除時，當(dāng)前管理員不可以刪除自己，這樣，便可以保證系統(tǒng)中至少有一個管理員用戶。密碼修改密碼修改主要是為了更改當(dāng)前登錄用戶的密碼，普通用戶和管理員都擁有這項權(quán)限。當(dāng)原有密碼輸入無誤且兩次輸入的新密碼完全一致時，便可以成功更改為新密碼，下次該用戶登錄時使用新密碼。更換用戶當(dāng)前用戶沒有退出時，想進行其他用戶的登錄，便可以從這里直接進入到登錄界面，進行重新登錄。清空數(shù)據(jù)該功能可以清空數(shù)據(jù)庫中學(xué)生信息表或來訪登記表中的所有數(shù)據(jù)，以便開始新的工作，為了防止無意丟失數(shù)據(jù)，在使用時要輸入密碼才可以。作品介紹該部分介紹本系統(tǒng)的應(yīng)用背景、功能和實際意義。使用說明本部分介紹系統(tǒng)使用時各類用戶的權(quán)限說明，數(shù)據(jù)錄入時的各種快捷方法，以及操作過程中要注意的問題。4系統(tǒng)詳細設(shè)計根據(jù)檔案館工作的實際要求，本系統(tǒng)共有3張數(shù)據(jù)表，分別是用戶信息表、來訪登記表、學(xué)生信息表。用戶信息表本表主要用于用戶的登錄，登錄時根據(jù)字段usertype的值進行權(quán)限設(shè)置。用戶是否能順利登錄，將通過查詢核實本表中用戶名和密碼是否一致來決定。進行用戶管理（添加、刪除、修改）和密碼修改時也需要訪問本表。如表1所示。表1用戶信息表字段名稱字段意義數(shù)據(jù)類型長度是否為空是否主鍵默認(rèn)值備注username用戶名Char20否是usertype用戶類型Char20否否userpwd用戶密碼Char20否否“”可不設(shè)密碼來訪登記表本表主要統(tǒng)計訪問次數(shù)，普通用戶查看詳細情況時，需要輸入姓名、班級進行登記，編號和查詢?nèi)掌趯詣赢a(chǎn)生。管理員可以進行來訪查看，查看表中所有的記錄，數(shù)據(jù)表設(shè)計如下表2所示。表2來訪登記表字段名稱數(shù)據(jù)類型長度是否為空是否主鍵默認(rèn)值備注編號numeric9否否每次自動加1姓名Char10否否班級Char20否否查詢?nèi)掌赾har30否否格式不固定學(xué)生信息表這是本系統(tǒng)最核心的表，每一個學(xué)生的所有檔案信息都在這張表中，本表的使用貫穿于整個系統(tǒng)中，例如查詢編輯修改學(xué)生記錄，目錄匯總及打印等。表的設(shè)計如表3所示。表3學(xué)生信息表字段名稱數(shù)據(jù)類型長度是否為空是否主鍵默認(rèn)值備注姓名Char10否否不可無姓名性別Char10否否‘’民族Char10否否‘’出生日期Char10否否‘’Char型輸入方便政治面貌Char10否否‘’派遣證號Char30否否‘’畢業(yè)證號Char30否否‘’學(xué)位證號Char30否否‘’院系Char50否否‘’班級Char20否否‘’專業(yè)Char50否否‘’學(xué)號Char20否否‘’生源所在地Char100否否‘’檔案去向Char100否否‘’高中材料Char200否否‘’本科材料Char200否否‘’碩士材料Char200否否‘’博士材料Char200否否‘’專升本材料Char200否否‘’黨員材料Char200否否‘’其它材料Char200否否‘’備注Char200否否‘’檔案號Char20否否‘’機要號Char20否否‘’是否已調(diào)Char10否否‘’調(diào)檔方式Char10否否‘’是否讀研Char10否否‘’一次調(diào)檔Char10否否‘’二次調(diào)檔Char10否否‘’調(diào)檔日期Char20否否‘’手寫照片Char100否否‘’保存圖片路徑本系統(tǒng)根據(jù)所要達到的目標(biāo)，根據(jù)自頂向下的模塊化設(shè)計方案，先設(shè)計開始界面和登錄界面，然后進入主菜單，主菜單根據(jù)用戶類型的不同而稍有區(qū)別。然后再進行各模塊的設(shè)計。系統(tǒng)的整個功能模塊如圖4所示。登錄主菜單登錄主菜單信息管理系統(tǒng)管理 關(guān)于作品退出查詢編輯目錄匯總來訪查看用戶管理密碼修改更換用戶清空數(shù)據(jù)作品介紹使用說明作者介紹查詢打印圖4系統(tǒng)功能表根據(jù)系統(tǒng)功能表，對各個模塊進行詳細設(shè)計，具體實現(xiàn)過程如下。主菜單界面先設(shè)計登錄界面之前的歡迎界面，點擊后才可輸入密碼，如圖5所示。圖5歡迎界面點擊進入到登錄界面，如圖6所示。登錄界面使用數(shù)據(jù)表中的用戶信息表，當(dāng)點擊用戶類型組合框中的管理員，用戶名的組合框中就會自動列出所有管理員的用戶名，普通用戶也是如此。具體實現(xiàn)如下：首先在系統(tǒng)的模塊Module1中定義連接數(shù)據(jù)庫的函數(shù)OpenConn。然后定義執(zhí)行SQL語句的函數(shù)SelectSQL（SQL，msg），其中SQL是SQL語句的字符串形式，msg是提示信息。在SelectSQL中會調(diào)用OpenConn來連接數(shù)據(jù)庫。在第一個組合框Cbotype的Click事件中，通過模塊中的SelectSQL函數(shù)執(zhí)行“select*from用戶信息表whereusertype=Trim(Cbotype.text)”語句，然后將查詢結(jié)果的每個字段username的值添加到第二個組合框Cboname中。圖6登錄界面選用公式如式(1)所示:式(1)參考文獻