二十一世紀(jì)是一個(gè)信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)遍布于各行各業(yè)中，與人們的生活、生產(chǎn)密切相關(guān)，現(xiàn)代企業(yè)在信息時(shí)代的發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的經(jīng)營模式，朝著智能化方向發(fā)展。為在日益激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，企業(yè)要充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的作用，加強(qiáng)內(nèi)部控制工作，其中電子檔案管理是重要組成部分，必須予以高度重視，不容忽視。不同于過去紙質(zhì)檔案管理，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，促使紙質(zhì)檔案管理走向電子檔案管理，為充分發(fā)揮電子檔案管理的作用，保障企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，則應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，采取針對性措施來加以解決。這并不是一項(xiàng)簡單的工作，涉及多方面內(nèi)容，需要從各方面來進(jìn)行系統(tǒng)化把控，既要注重電子文件歸檔工作，又要實(shí)施有效的電子檔案管理措施，以提高電子檔案利用率，推動(dòng)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。一、電子文件歸檔（一）電子文件的特點(diǎn)電子文件具有以下特點(diǎn)：一是其采集速度比較快，有著較大的信息容量，在操作上比較簡單，能夠產(chǎn)生大量的電子文件，便于儲(chǔ)存和查詢，同時(shí)也給電子信息系統(tǒng)帶來了壓力；二是電子文件依賴于信息系統(tǒng)，無須人工來進(jìn)行識別，可直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來被人查詢。一旦離開網(wǎng)絡(luò)，便不可編輯、管理電子文件，因此對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求較高，所采用的操作系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)定期升級和更新，否則會(huì)影響電子文件歸檔的效率；三是電子文件具有可分離性，指的是其信息和載體可分開，這不同于紙質(zhì)文件。電子文件的信息內(nèi)容可以和不同的載體進(jìn)行結(jié)合，同一個(gè)信息能夠在不同的載體上呈現(xiàn)和儲(chǔ)存，可進(jìn)行空間擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換；四是電子文件具有易更改性。指的是電子文件在操作上較為方便，無論是增加信息內(nèi)容，還是刪減信息內(nèi)容，亦或是更改信息內(nèi)容，其都可以直接利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進(jìn)行操作[1]。（二）加強(qiáng)電子文件歸檔管理的有效措施在進(jìn)行電子文件歸檔管理的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)注重以下幾點(diǎn)：第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到電子文件歸檔的重要性，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的電子文件歸檔模式，要求相關(guān)人員認(rèn)真對待此項(xiàng)工作，企業(yè)各部門要協(xié)調(diào)配合，不斷地提升電子文件歸檔技術(shù)。電子文件歸檔并不只是檔案部門的工作，也關(guān)系著其他部門，需要信息化部門、檔案部門等聯(lián)合作業(yè)，才能提高電子文件歸檔工作效率，保障電子穩(wěn)健的質(zhì)量，為企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供可靠的文件資料。相關(guān)部門和負(fù)責(zé)人員必須貫徹落實(shí)管理職責(zé)，發(fā)揮自身優(yōu)勢，從而實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔效益最大化；第二，要制定完善的電子文件歸檔規(guī)章制度，使電子文件歸檔工作有據(jù)可循、有法可依，嚴(yán)格按照相關(guān)要求來執(zhí)行作業(yè)。需明確電子文件的歸檔范圍，確定好歸檔時(shí)間、形式，以及了解其涉及的相關(guān)部門，實(shí)施科學(xué)的歸檔處理技術(shù)，從而促進(jìn)電子文件歸檔管理的系統(tǒng)化發(fā)展；第三，要加強(qiáng)對電子文件歸檔人員的培訓(xùn)，使之掌握最新的檔案管理知識，具備基本的計(jì)算機(jī)信息操作技巧，不斷地壯大電子文件歸檔隊(duì)伍力量，提升相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平[2]。二、電子檔案管理（一）電子檔案管理的要求企業(yè)在實(shí)施電子檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)滿足以下幾點(diǎn)要求：一是要具有完整性。指的是所采集的電子檔案應(yīng)當(dāng)具有完整性，需和紙質(zhì)檔案管理一樣，進(jìn)行有效的整合。對于保險(xiǎn)企業(yè)來說，用戶的電子檔案信息必須完整儲(chǔ)存，規(guī)定的信息資料一樣都不能少。可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，來選擇適宜的檔案管理模式，針對信息保密等級，來實(shí)施相應(yīng)的管理。電子檔案管理部門需和企業(yè)其他部門進(jìn)行有效合作，簡化流程，確保電子檔案的完整性，這對電子檔案管理人員提出了較高的要求，需要其認(rèn)真投入到檔案管理工作；二是要具有原始性。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案是將實(shí)際內(nèi)容輸入到網(wǎng)絡(luò)中，用虛擬數(shù)字、符號來進(jìn)行儲(chǔ)存，這就導(dǎo)致其一開始便不是原始狀態(tài)，在其生成、傳輸和使用的過程中，數(shù)據(jù)雖然是最初的數(shù)據(jù)，但也屬于復(fù)制數(shù)據(jù)，不同于紙質(zhì)檔案總有一份原始資料。在這種情形下，管理電子檔案的時(shí)候，也務(wù)必保證其材料的原始性，輸入原始數(shù)據(jù)的時(shí)候不可錯(cuò)誤；三是具有真實(shí)性。指的是在實(shí)施電子檔案管理過程中，電子檔案資料可以被拷貝、復(fù)制，但也會(huì)在這個(gè)過程中出現(xiàn)變化[3]。基于此，為了避免電子信息檔案被篡改，保證其真實(shí)性，就要對其進(jìn)行失真檢查，以免出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤，造成較大損失；四是具有安全性。指的是在管理電子檔案的時(shí)候，要將信息安全放在第一位，必須提供電子檔案信息的保密性。（二）電子檔案管理存在的問題現(xiàn)階段，企業(yè)在實(shí)施電子檔案管理工作的時(shí)候，還存在著一定的問題，其問題主要有：一是電子檔案原資料容易出現(xiàn)被篡改的問題。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案如若在形成初期被人篡改或是刪除，很難被發(fā)現(xiàn)，電子檔案的原始性得不到有效的保障，會(huì)影響電子檔案的真實(shí)度，這不利于企業(yè)業(yè)務(wù)的開展；二是就目前而言，部分企業(yè)并未意識到電子檔案管理工作的重要性，其在電子檔案管理方面的投入并不大，忽視了電子檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，所使用的電子檔案管理設(shè)備較為落后，管理制度不夠完善，未能充分發(fā)揮電子檔案管理工作的作用，受到了技術(shù)和環(huán)境的束縛，容易出現(xiàn)信息泄漏等安全問題；三是企業(yè)電子檔案管理工作依賴于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，從積極方面來說，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了電子檔案管理水平，給人們帶來了更多的便捷，但從消極方面來說，其也給電子檔案信息帶來了安全威脅，信息安全問題日益凸顯，需要防范病毒的入侵，有效保護(hù)電子檔案信息，防止其泄漏。（三）加強(qiáng)電子檔案管理的有效措施為提高電子檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面著手：一是要優(yōu)化電子檔案基本結(jié)構(gòu)，制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施統(tǒng)一管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用，重視電子檔案管理工作，將其作為檔案管理的主要模式，在實(shí)施紙質(zhì)管理的同時(shí)，應(yīng)用電子檔案管理的優(yōu)勢，以提高電子檔案信息的真實(shí)性，做好保存工作。在采集、整理電子檔案的時(shí)候，需要統(tǒng)一格式，合理傳輸和利用，從而保障電子文件檔案管理質(zhì)量；二是豐富電子檔案管理手段，轉(zhuǎn)變過去的單一模式。一方面，要確保電子檔案資料的真實(shí)性，保留好原始數(shù)據(jù)，在進(jìn)行電子檔案輸入、采集的時(shí)候，做好備份工作，儲(chǔ)存媒介中的電子檔案資料至少要有兩份；另一方面，應(yīng)當(dāng)用獨(dú)立、專門的計(jì)算機(jī)來儲(chǔ)存電子檔案，強(qiáng)化電子檔案管理的安全性，做到專機(jī)專用，以免造成電子檔案資料信息泄漏，產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)安全。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)實(shí)施分布式雙機(jī)備份，防止信息丟失或是被篡改；三是要制定完善的電子檔案管理制度，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)來執(zhí)行作業(yè)，所有的電子檔案都應(yīng)當(dāng)具有一定的法律效應(yīng)，保證電子檔案的合法性[4]。三、電子檔案利用（一）電子檔案的利用途徑在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，電子檔案有著十分重要的作用，相較于紙質(zhì)檔案來說，其在管理上更為便捷，準(zhǔn)確率相對來說更高一些，可充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來使用電子檔案，提高電子檔案的利用率。常見的電子檔案使用途徑有以下幾種：第一種是提供拷貝。指的是企業(yè)檔案管理部門在開展業(yè)務(wù)的時(shí)候，可以為企業(yè)各部門或是其他人員提供所需要的信息資料，將這些檔案信息作為拷貝載體，讓使用者自行下載使用，或是為其提供原本進(jìn)行打印；第二種是通信傳輸。指的是電子檔案可以突破時(shí)間和空間的束縛，跨地區(qū)來傳輸電子檔案信息，這不僅能夠節(jié)約時(shí)間，還能夠減少財(cái)力方面的浪費(fèi)，直接通過網(wǎng)絡(luò)就可以進(jìn)行有效的網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)不同檔案館或是企業(yè)之間的交流與溝通。可供相關(guān)單位，查找所需資料，實(shí)現(xiàn)信息資料傳輸?shù)狞c(diǎn)對點(diǎn)；第三種是直接利用。指的是企業(yè)檔案部門可以直接從網(wǎng)絡(luò)上查找資料，和需求者共享信息資料。（二）提高電子檔案利用率的有效措施為提高電子檔案利用率，應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：第一，要制定完善的檔案利用制度，歸納整合檔案資源，對其進(jìn)行分類，以便于日后查找。完善的電子檔案利用制度，可為電子檔案的使用提供重要的保障工作，有利于規(guī)范電子檔案管理工作，在為信息需求者提供所需檔案信息的時(shí)候，需要進(jìn)行嚴(yán)格審批，審批通過后才能提供信息。科學(xué)的規(guī)章制度，有利于保障電子檔案的安全性，可充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的作用，全面采集電子檔案信息，將其和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，起到有效的互補(bǔ)作用，改變傳統(tǒng)的電子檔案管理模式，真正發(fā)揮電子檔案的作用，而不是導(dǎo)致電子檔案工作流于表面形式；第二，要規(guī)范電子檔案的利用方法，以免破壞電子檔案資源，造成不必要的損失和浪費(fèi)。利用電子檔案的時(shí)候，必須遵循相關(guān)政策和原則，要根據(jù)需求者的實(shí)際要求，基于電子檔案的內(nèi)容來實(shí)施有效的管理。對于可公開展示的信息，則能夠提供拷貝，如若存在不開放的私密信息，則不可提供拷貝。瀏覽檔案資料的人員應(yīng)當(dāng)分權(quán)限，加密文件只有知道“密鑰”的人員才能查看，“密鑰”要進(jìn)行定期更換，以免造成安全漏洞；第三，要實(shí)施“雙套制”模式。指的是將電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，做好保存工作，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，采取良好的管理模式；第四，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。電子檔案利用率的高低，與電子檔案管理人員的個(gè)人業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)有著較大的關(guān)系，應(yīng)當(dāng)重視對電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之掌握最新的管理知識和技巧，確保所采集的電子檔案信息具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性。要強(qiáng)化電子檔案管理人員的責(zé)任意識，使之充分認(rèn)識到電子檔案利用的重要性，培養(yǎng)期良好的綜合素質(zhì)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來執(zhí)行作業(yè)，從而提高電子檔案利用率。（三）電子檔案利用的安全控制在利用電子檔案的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)將信息安全放在首位，要實(shí)施高效的安全控制手段，可從以下幾個(gè)方面著手：一是要實(shí)施身份認(rèn)證措施。指的是在電子檔案信息管理過程中，利用身份認(rèn)證技術(shù)，來確定信息查詢和需求者的個(gè)人真實(shí)身份，把控電子檔案的流向，不同的身份所能夠訪問的權(quán)限有所不同，防止用戶信息泄漏。一旦發(fā)現(xiàn)信息泄漏等問題后，可通過身份認(rèn)證技術(shù)來鎖定可疑人員，將損失降到最低。企業(yè)相關(guān)人員在登錄檔案管理信息平臺(tái)的時(shí)候，需要輸入賬戶和密碼才能登錄，一些重要信息的登錄用戶需要進(jìn)行實(shí)名制，一個(gè)人對應(yīng)一個(gè)賬號，一旦出現(xiàn)問題可根據(jù)后臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，尋找檔案流向；二是要實(shí)施審計(jì)跟蹤措施。指的是在電子檔案利用過程中，需要保障檔案信息系統(tǒng)的安全性，監(jiān)控其運(yùn)行狀態(tài)，安裝跟蹤系統(tǒng)，以便于實(shí)施監(jiān)控用戶的操作，并進(jìn)行存檔。審計(jì)跟蹤系統(tǒng)能夠記錄檔案信息系統(tǒng)中的所有瀏覽，如若發(fā)現(xiàn)用戶操作存在危險(xiǎn)，則要予以及時(shí)警報(bào)；三是實(shí)施文件保護(hù)措施。一方面在利用電子檔案的時(shí)候，需避免不當(dāng)操作損壞檔案信息數(shù)據(jù)，需設(shè)置文件保護(hù)措施加以防范。下載電子檔案的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)在官方渠道進(jìn)行下載，提供獨(dú)立下載空間，統(tǒng)一檔案管理格式，以免受到病毒感染，惡意篡改或是損壞檔案信息。與此同時(shí)還應(yīng)當(dāng)給每一份電子檔案設(shè)立獨(dú)立密保，訪問的時(shí)候需要輸入相應(yīng)的密碼，核實(shí)用戶身份后才能予以用戶訪問權(quán)限。系統(tǒng)可記錄訪問系統(tǒng)的IP地址，避免同一IP地址過于頻繁的多次訪問；四是可采用數(shù)字水印措施。這是一種全新的電子檔案管理技術(shù)，無論是文件資料，還是視頻影像資料，都可以通過數(shù)字水印技術(shù)來進(jìn)行保護(hù)，下載打印之后會(huì)有數(shù)字水印，但不會(huì)影像信息的瀏覽，這有利于保障電子檔案文件的版權(quán)。四、結(jié)束語總而言