淺談檔案工作的重要性〔一〕檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原那么和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)效勞的工作。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成局部，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。一、檔案是機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)檔案是過(guò)去工作和歷史情況的記錄，它可以為機(jī)關(guān)工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀(guān)地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保存著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯。二、檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)步入了新的歷史開(kāi)展時(shí)期，各級(jí)檔案部門(mén)解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用效勞上來(lái)，通過(guò)《中華人民共和國(guó)檔案法》公布實(shí)施，我國(guó)檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀(guān)管理得到全面加強(qiáng)；各機(jī)關(guān)、各單位檔案室，各級(jí)各類(lèi)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實(shí)推進(jìn)，檔案在為社會(huì)各方面效勞中發(fā)揮了重要作用。鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，特別是應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1、要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌；2、要忠于和熱愛(ài)檔案事業(yè)；3、要具備全心全意為人民效勞的精神；4要有良好的保密習(xí)慣；5、要樹(shù)立高度的法制意識(shí)和觀(guān)念。同時(shí)更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿(mǎn)的工作熱情、發(fā)奮向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做奉獻(xiàn)。〔二〕檔案來(lái)自于人們的社會(huì)活動(dòng)。具體地說(shuō)，就是在各機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位的工作中，以及個(gè)人在私人活動(dòng)中產(chǎn)生出來(lái)的，它包括兩個(gè)方面：其一是國(guó)家機(jī)關(guān)和社會(huì)組織在履行其職能，在完成其工作任務(wù)中，產(chǎn)生了大量的文件。檔案就是由其中有價(jià)值的的文件中轉(zhuǎn)化形成。其二是著名人物、著名家庭和家族，在他的一生活動(dòng)中，形成的許多的日記、私人信函等，作為有價(jià)值的歷史記錄保存下來(lái)的就是檔案。檔案，除了具有機(jī)關(guān)工作的有效工具、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要依據(jù)、政治斗爭(zhēng)的有力武器、科學(xué)研究的必要條件、宣傳教育的生動(dòng)素材等一般功能之外，還有其特殊功能。檔案的特殊功能。主要是指檔案有人們社會(huì)活動(dòng)中具有的其他文獻(xiàn)所不能代替的作用。它主要指檔案的憑證作用和參考作用。憑證作用：檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)椋瑱n案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀(guān)性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保存了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保存了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。參考作用：檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因?yàn)闄n案不僅真實(shí)地記錄和反映了人償社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的濃度，而且，也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度，為人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)。“察往知來(lái)，視茲故帙”，對(duì)檔案的參考作用作了高度的概括。檔案的參考作用，其主要特點(diǎn)在于它的可靠性和廣泛性。首先，檔案參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學(xué)家稱(chēng)檔案是“沒(méi)有摻過(guò)水的史料”，它比其他資料來(lái)源可靠。其次，檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是人尖在活動(dòng)中形成的，人類(lèi)的活動(dòng)是廣泛的，因而，檔案也是很廣泛的。其內(nèi)容也是豐富的，它是各單位和個(gè)人廣泛利用的資料。每個(gè)地區(qū)有檔案館，每個(gè)單位有檔案室，保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案，人們遇有難題，都可以到檔案部門(mén)參考檔案，尋找答案。干部人事檔案材料的收集與整理第一節(jié)收集工作的依據(jù)、概念、意義、原那么及種類(lèi)一、收集工作的政策法規(guī)依據(jù)一是《干部檔案工作條例》，二是《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。中組部、國(guó)家檔案局1990修訂下發(fā)的《干部檔案工作條例》是我們現(xiàn)在從事的干部人事檔案工作包括干部檔案材料收集工作的總的指導(dǎo)性法規(guī)；而中組部1996年修訂下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，那么對(duì)干部人事檔案材料的收集范圍、收集方法、歸檔要求、監(jiān)督檢查等都作了具體明確的規(guī)定，是我們從事干部人事檔案材料收集整理工作的具體法規(guī)依據(jù)和行動(dòng)指南。二、收集工作的概念干部人事檔案的收集工作，是干部人事檔案管理部門(mén)，根據(jù)本單位干部人事管理權(quán)限范圍及干部人事檔案材料的收集歸檔范圍，向有關(guān)部門(mén)收集所管理的干部人事檔案及形成的干部人事檔案材料，集中起來(lái)，統(tǒng)一管理的工作。概括起來(lái)說(shuō)，就是干部人事檔案管理部門(mén)取得干部人事檔案及材料的工作。包含三層含義：一是收集本部門(mén)管理干部的人事檔案，有協(xié)管任務(wù)的單位，還要收集協(xié)管干部的檔案副本及材料，以保證干部人事工作的根本需求；二是收集形成的符合歸檔范圍的檔案材料；三是只有干部人事檔案管理部門(mén)才有權(quán)收集干部檔案材料，非干部人事部門(mén)不得以任何理由扣留和收集干部人事檔案材料。三、收集工作的意義收集干部檔案材料，不斷充實(shí)干部檔案內(nèi)容，為組織上歷史地、全面地考察、了解和正確使用干部提供依據(jù)，是干部檔案工作的根本任務(wù)，因此，干部檔案材料收集工作在干部檔案工作中處于特殊地位，它的意義可以從三方面來(lái)理解：１、收集工作是干部檔案工作的首要環(huán)節(jié)。干部檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等環(huán)節(jié)，收集工作是首要環(huán)節(jié)。干部檔案材料不是由干部檔案管理人員編寫(xiě)形成的，而是產(chǎn)生于和干部有一定關(guān)系的各有關(guān)組織的現(xiàn)實(shí)工作中。將有關(guān)組織過(guò)去和新近形成的干部檔案材料收集到干部檔案管理部門(mén)，既是干部檔案工作的起點(diǎn)，又是貫穿于干部檔案工作始終的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，干部檔案工作的其他各個(gè)環(huán)節(jié)都是在收集工作的根底上進(jìn)行的。干部檔案工作正是通過(guò)收集這個(gè)環(huán)節(jié)把干部的檔案材料收集起來(lái)，為整個(gè)干部檔案管理和建設(shè)工作提供客觀(guān)物質(zhì)對(duì)象的。因此可以說(shuō)，沒(méi)有收集工作，便沒(méi)有干部檔案工作。２、收集工作是干部檔案工作的根底。干部檔案部門(mén)只有將干部檔案材料及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的收集起來(lái)，按《干部檔案整理工作細(xì)那么》進(jìn)行認(rèn)真鑒別、整理，干部檔案信息資源才能得到開(kāi)發(fā)和利用。如果收集工作不扎實(shí)，收集的材料殘缺不全或者只收集到一些零散雜亂、價(jià)值不大的干部檔案材料，就會(huì)直接影響到干部檔案工作的其他環(huán)節(jié)。〔收集工作好比工業(yè)生產(chǎn)中的原材料供給，沒(méi)有足夠的符合質(zhì)量的原材料，工業(yè)生產(chǎn)就不能進(jìn)行。〕從整理工作來(lái)看，如果是成套材料，收集不全〔如有頭無(wú)尾或者有尾無(wú)頭，缺結(jié)論或缺批復(fù)〕就會(huì)給整理工作帶來(lái)很大困難，甚至無(wú)法進(jìn)行整理。從保管工作來(lái)看，如果一個(gè)干部的檔案材料分散在幾個(gè)單位沒(méi)有收集起來(lái)，就無(wú)法做好集中統(tǒng)一保管工作。從利用工作來(lái)看就更為重要，如果材料收集不齊，就不能全面、準(zhǔn)確地反映干部的真實(shí)面貌，就會(huì)給檔案的利用造成很大的不便。干部檔案工作人員必須花大氣力做好收集工作，將該收集的材料統(tǒng)統(tǒng)收集齊全，才能幫助組織上全面了解干部和正確使用干部。３、收集工作是實(shí)現(xiàn)干部檔案集中統(tǒng)一管理的根本途徑。干部檔案材料是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)等單位在干部、人事工作中持續(xù)形成的，具有來(lái)源渠道多、零星、分散的特點(diǎn)。而干部檔案的利用那么要求相對(duì)的集中，即一個(gè)人的材料必須集中在一起。通過(guò)收集，就可以解決分散和集中的矛盾，實(shí)現(xiàn)干部檔案的集中統(tǒng)一管理。四、收集工作的原那么《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》明確規(guī)定：“干部人事檔案材料收集歸檔，要本著實(shí)事求是的原那么。著重收集反映干部政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平、工作實(shí)績(jī)等材料充實(shí)干部檔案，有效地為干部人事工作效勞，為人事決策效勞，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)效勞。”同時(shí)，我們收集檔案材料，還受?chē)?guó)家有關(guān)法律、法規(guī)的保護(hù)和監(jiān)督。五、收集工作的種類(lèi)收集工作分普遍收集與定向收集兩種。普遍收集是指干部檔案管理部門(mén)對(duì)實(shí)際工作中批量產(chǎn)生的干部檔案材料，集中力量來(lái)進(jìn)行收集。如統(tǒng)一布置填寫(xiě)的《干部履歷表》，還有整黨期間形成的《黨員登記表》，普遍調(diào)整工資的晉升工資審批表、《年度考核表》等，可普遍通知有關(guān)單位限定日期上交。定向收集是指隨著干部情況不斷發(fā)生變化，分散地不定時(shí)地形成的干部檔案材料，如干部評(píng)、聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、入黨、出國(guó)、獎(jiǎng)懲、審計(jì)等材料，要經(jīng)常性地及時(shí)向有關(guān)單位索要。第二節(jié)收集材料的范圍及途徑干部人事檔案材料收集的范圍，是指干部人事工作和其他工作中形成的應(yīng)歸檔的干部檔案材料。反映一個(gè)干部社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的材料是多方面的，但并不是所有的材料都要?dú)w于干部個(gè)人檔案，有的屬于文書(shū)檔案或其他專(zhuān)業(yè)檔案的歸檔范圍。干部檔案材料的收集有明確的范圍。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，反映干部政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平、工作實(shí)績(jī)等材料就是干部人事材料的收集范圍。也就是我們通常所講的收集反映干部“德、能、勤、績(jī)、廉”等方面的檔案材料。劃清干部檔案材料收集范圍，可以防止錯(cuò)收和漏收。根據(jù)中組部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，干部檔案材料的收集范圍有20項(xiàng)，其內(nèi)容為：1、在干部人事工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表、各類(lèi)人員登記表等材料。2、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。3、考察、考核干部工作中形成的有關(guān)材料：民主評(píng)議干部的綜合材料，組織審定的考察材料，定期考核材料，年度考核登記表，鑒定材料，后備干部登記表〔提拔使用后歸檔〕等材料。4、審計(jì)工作中形成的有關(guān)材料：主要涉及干部個(gè)人的審計(jì)報(bào)告或?qū)徲?jì)意見(jiàn)材料，離任審計(jì)考核材料。5、國(guó)民教育、成人教育〔大中專(zhuān)〕、黨校、軍隊(duì)院校學(xué)生〔學(xué)員〕登記表，考生登記表，學(xué)習(xí)成績(jī)表，畢業(yè)生登記表、鑒定表，授予學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書(shū)；培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)登記表，學(xué)習(xí)鑒定、學(xué)員思想小結(jié)〔結(jié)業(yè)〕，博士后研究人員工作期滿(mǎn)登記表等材料。6、評(píng)審〔考試〕專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)〔資格〕和聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)工作中形成的有關(guān)材料：專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表，專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格考試成績(jī)合格登記表，評(píng)審高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)人員情況簡(jiǎn)表，業(yè)務(wù)自傳，評(píng)審專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表，聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表，套改和晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。7、創(chuàng)造創(chuàng)造、科研成果鑒定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的獲獎(jiǎng)?wù)撐幕蛴兄卮笥绊懙恼撐牡饶夸洝?、政審工作中形成的材料：調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn)、檢查交待或情況說(shuō)明材料；作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料；甄別、復(fù)查結(jié)論〔意見(jiàn)、決定〕、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。9、更改姓名、民族、出生日期、國(guó)籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料：個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料、上級(jí)批復(fù)等材料。10、黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料：①中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)〔已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的〕、入黨申請(qǐng)書(shū)〔１—２份系統(tǒng)、全面的〕、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料；黨員登記表，民主評(píng)議黨員組織意見(jiàn)、登記表；整黨工作中不予登記的決定、組織意見(jiàn)；民主評(píng)議黨員中認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見(jiàn)及主要事實(shí)的依據(jù)材料；取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn)〔記載組織意見(jiàn)的入黨志愿書(shū)可收集歸檔〕；退黨材料；②中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)，團(tuán)員登記表，優(yōu)秀團(tuán)員事跡材料，退團(tuán)材料；③參加民主黨派的有關(guān)材料。11、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料：勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、有突出奉獻(xiàn)優(yōu)秀專(zhuān)家、國(guó)家科技獎(jiǎng)〔含國(guó)家創(chuàng)造獎(jiǎng)、自然科學(xué)獎(jiǎng)、科技進(jìn)步獎(jiǎng)〕、中國(guó)青年科技獎(jiǎng)、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批〔呈報(bào)〕表，先進(jìn)事跡材料、先進(jìn)事跡登記表，立功、受勛、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。12、紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法院和行政管理等部門(mén)工作中形成的有關(guān)材料：處分決定，免予處分的意見(jiàn)，上級(jí)批復(fù)，核實(shí)〔調(diào)查〕報(bào)告，本人檢查、交待、對(duì)處分決定的意見(jiàn)，撤銷(xiāo)處分的有關(guān)材料，通報(bào)批評(píng)材料；法院判決書(shū)；復(fù)查甄別報(bào)告、決定〔結(jié)論〕，上級(jí)批復(fù)，離婚材料等。13、干部任免、調(diào)動(dòng)、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置等工作中形成的有關(guān)材料：干部任免審批表〔包括所附的考察、表現(xiàn)情況材料〕；干部調(diào)動(dòng)鑒定、組織審定的表現(xiàn)情況材料、考察材料；公務(wù)員過(guò)渡登記表，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表、授予〔晉升〕軍〔警〕銜審批表、轉(zhuǎn)業(yè)鑒定、定級(jí)定工資材料，退〔離〕休審批表等材料。14、考試錄用和聘用干部工作中形成的有關(guān)材料：報(bào)考登記表和錄用審批表，考察材料，聘用審批表和合同書(shū)，政審結(jié)論和有關(guān)證明材料，考核考察材料，續(xù)聘、解聘和辭退材料，辭職審批材料等。15、辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種工資變動(dòng)審批表、登記表、提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表；享受專(zhuān)家特殊津貼的呈報(bào)表；解決各種待遇問(wèn)題的審批表、批復(fù)材料等。16、辦理出國(guó)〔出境〕審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國(guó)〔出境〕審批表、備案表，在國(guó)外表現(xiàn)情況材料或鑒定材料，因私出國(guó)〔出境〕審批表等材料。17、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)，以及民主黨派代表會(huì)議工作中形成的有關(guān)材料：代表登記表、委員簡(jiǎn)歷、政績(jī)材料等。18、健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料：有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘?jiān)\斷書(shū)，確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料，新錄用干部體檢表和畢業(yè)生分配工作體檢表等材料。19、辦理喪事形成的有關(guān)材料：悼詞、生平、報(bào)紙報(bào)道消息、訃告，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及遺書(shū)。20、其他對(duì)考察了解使用干部有參考價(jià)值的材料。明確了干部檔案材料的收集范圍，我們就可以根據(jù)各種不同的材料找到各種具體的材料收集途徑。例如：我們可以通過(guò)組織人事部門(mén)收集干部人事工作中形成的各種人事檔案材料；通過(guò)籌備黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議以及工、青、婦等群眾團(tuán)體會(huì)議的部門(mén)或臨時(shí)機(jī)構(gòu)收集代表登記表、委員登記表等材料；通過(guò)教育、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)〔部門(mén)〕收集各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料；通過(guò)評(píng)審、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)、職務(wù)的部門(mén)收集評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)〔職稱(chēng)〕的各種材料；通過(guò)黨、團(tuán)組織收集各種黨團(tuán)材料；通過(guò)審計(jì)部門(mén)收集干部審計(jì)材料；通過(guò)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、司法及有關(guān)行政部門(mén)收集干部的各種處分材料；通過(guò)干部本人收集干部的有關(guān)創(chuàng)造創(chuàng)造、科研成果、著作、論文等材料的目錄；等等。準(zhǔn)確把握上述檔案材料的收集范圍和途徑，是干部檔案工作人員做好檔案材料收集工作的必要條件。需要特別指出的是：我們?cè)趯?shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，我們的干部檔案中很少有關(guān)于干部各類(lèi)審計(jì)及干部民事、刑事判決書(shū)的材料，而各級(jí)政府的干部離任審計(jì)等審計(jì)工作已開(kāi)展了好幾年了，各級(jí)干部的各類(lèi)民事、刑事案件也時(shí)有發(fā)生，說(shuō)明我們收集這幾類(lèi)材料的渠道還不暢通，產(chǎn)生這幾類(lèi)材料的單位還沒(méi)有主動(dòng)送交材料歸檔的意識(shí)，管檔單位也沒(méi)有積極主動(dòng)做好新形成的檔案材料收集工作。關(guān)于省管干部的民事判決材料，多數(shù)產(chǎn)生在市、縣一級(jí)審判機(jī)關(guān)，希望各市縣注意加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貙徟袡C(jī)關(guān)的溝通聯(lián)系，積極主動(dòng)地做好相關(guān)材料的收集工作，并及時(shí)送交省委組織部干部檔案室歸檔。第三節(jié)收集工作的方法和要求一、收集工作的方法干部檔案材料的收集工作，是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、涉及面廣、艱苦細(xì)致的工作，干部檔案工作人員在把握收集工作的范圍和途徑的根底上，還必須針對(duì)本單位干部檔案工作的實(shí)際情況，研究收集工作的根本方法。當(dāng)前來(lái)說(shuō)，做好干部檔案材料收集工作一般方法有：〔一〕疏通渠道，理順材料形成部門(mén)與檔案管理部門(mén)的工作關(guān)系。干部檔案材料來(lái)源很多，涉及面廣。要完整地收集一個(gè)干部的全部檔案材料，首先必須疏通渠道。干部檔案部門(mén)要主動(dòng)與有關(guān)單位取得聯(lián)系，建立制度，并向他們進(jìn)行收集工作意義、考前須知及哪些材料應(yīng)歸入干部檔案等的宣傳。材料形成單位應(yīng)把及時(shí)送交歸檔材料，當(dāng)作自己的職責(zé)和義務(wù)，按照中央有關(guān)規(guī)定，積極主動(dòng)，保質(zhì)保量地做好送交材料歸檔工作。〔二〕研究和掌握材料形成規(guī)律，把握收集工作的主動(dòng)權(quán)。干部檔案管理部門(mén)及其工作人員應(yīng)主動(dòng)研究各類(lèi)材料的不同特點(diǎn)，掌握不同材料的不同形成規(guī)律，把握工作的主動(dòng)權(quán)。一般來(lái)說(shuō)，材料形成有時(shí)間規(guī)律、信息規(guī)律。時(shí)間規(guī)律。一定的時(shí)間形成一定的材料，有相當(dāng)數(shù)量的材料是按一定的時(shí)間規(guī)律形成和產(chǎn)生的。比方，各單位每年年底要對(duì)干部一年來(lái)的工作進(jìn)行考核，形成年度考核材料。每年年終年初都要結(jié)合總結(jié)工作，評(píng)選先進(jìn)工作者、先進(jìn)生產(chǎn)者，就必然形成先進(jìn)事跡材料。還有每逢重大紀(jì)念日，如“三·八”節(jié)，各級(jí)婦聯(lián)要表彰一批“三·八紅旗手”和婦女模范，就必然要形成一批模范事跡材料，每年“七一”各級(jí)黨組織要評(píng)選和表彰一批優(yōu)秀黨員，就必然要形成一批黨員先進(jìn)事跡材料，等等。如果我們掌握類(lèi)似上述的時(shí)間規(guī)律，就可以及時(shí)地把這些事跡材料收集起來(lái)。否那么，時(shí)過(guò)境遷，這些材料就有可能散失，造成不可彌補(bǔ)的損失。信息規(guī)律。所謂信息規(guī)律，就是把一些消息和干部檔案材料的產(chǎn)生聯(lián)系起來(lái)，判斷哪些消息所反映的情況可能產(chǎn)生干部檔案材料，從而進(jìn)行收集工作。比方黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)換屆選舉后，就要及時(shí)收集會(huì)議形成的代表登記表和干部任免呈報(bào)表；調(diào)整工資后，就要及時(shí)索要調(diào)資審批表；得知一批老同志離(退)休，就要收集他們的離(退)審批表；聽(tīng)說(shuō)某干部晉升了專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)，就要有意識(shí)地收集其評(píng)、聘材料等等。還可以根據(jù)干部情況的變化來(lái)推知和收集可能形成相應(yīng)的干部檔案材料，比方新填的履歷表獎(jiǎng)勵(lì)欄增加了新內(nèi)容，就必然要形成獎(jiǎng)勵(lì)材料等等。〔三〕建立和健全材料收集歸檔工作制度，使收集工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。干部檔案材料的收集，是一項(xiàng)貫穿干部檔案工作始終的經(jīng)常性工作。而且，干部檔案材料的形成單位比擬分散，形成時(shí)間也不固定，給全面及時(shí)收集干部檔案材料增加了難度。為此，要做好這項(xiàng)工作，必須采取必要的措施使收集工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。建立干部檔案材料的收集歸檔制度、主動(dòng)送交制度、定期檢查索要制度、材料收集登記制度等。使形成干部檔案材料的有關(guān)部門(mén)掌握收集歸檔的范圍和要求，把向干部檔案管理部門(mén)送交干部檔案材料歸檔作為自己工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，這樣才能保證不斷形成的干部檔案材料及時(shí)、全面地集中到干部檔案管理部門(mén)。１、建立送交制度。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，“各級(jí)組織干部人事、紀(jì)檢監(jiān)察和教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門(mén)應(yīng)建立和健全送交干部人事檔案材料歸檔的制度，保證干部檔案部門(mén)能及時(shí)地、源源不斷地從形成單位獲得干部檔案材料。形成材料的部門(mén)，在形成正式材料一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交干部檔案管理部門(mén)歸檔。”２、建立定期檢查索要制度。干部檔案管理部門(mén)要建立健全定期檢查索要制度。收集工作有很強(qiáng)的時(shí)間性，錯(cuò)過(guò)了時(shí)間再收集就比擬困難，并且錯(cuò)過(guò)的時(shí)間越長(zhǎng)，收集的難度就越大。干部檔案工作人員要做到嘴勤、腿勤，經(jīng)常與有關(guān)部門(mén)保持密切聯(lián)系，捕捉干部檔案材料的信息，主動(dòng)索要應(yīng)歸檔的材料，不能坐等有關(guān)單位送材料上門(mén)，不送不收，送多少收多少。檢查工作和索要工作要有機(jī)結(jié)合起來(lái)，隨時(shí)檢查，隨時(shí)索要，定期檢查，定期索要，什么時(shí)候發(fā)現(xiàn)缺少材料，就什么時(shí)候要。總之要堅(jiān)持及時(shí)的原那么，催促有關(guān)部門(mén)盡快交轉(zhuǎn)，以防止材料漏收。３、建立登記制度。為了便于了解收集檔案材料情況，防止材料遺失，材料收來(lái)后要及時(shí)在《接收干部檔案材料登記表》〔見(jiàn)附表１〕上逐份逐項(xiàng)進(jìn)行登記。為搞好省管干部檔案材料的收集歸檔工作，我們?cè)诳偨Y(jié)近年來(lái)省管干部檔案材料收集歸檔經(jīng)驗(yàn)的根底上，根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料歸檔規(guī)定》，制定了《安徽省省管干部檔案材料收集聯(lián)絡(luò)員制度》，指定了各個(gè)單位的聯(lián)絡(luò)員，明確了聯(lián)絡(luò)員職責(zé)，并對(duì)聯(lián)絡(luò)員單位及聯(lián)絡(luò)員本人分別提出了要求。我們相信，這個(gè)制度的貫徹落實(shí)，將使我省省管干部檔案材料收集工作進(jìn)一步走向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。〔這個(gè)制度暫時(shí)還沒(méi)有印發(fā)下來(lái)〕二、收集工作的要求在我們掌握了收集工作的方法后，要切實(shí)做好干部檔案材料收集工作，還要注意收集工作的以下幾點(diǎn)要求，這就是：及時(shí)、保質(zhì)、按量收集。第一要做到及時(shí)。所謂及時(shí)，是指干部檔案材料收集工作要有時(shí)間觀(guān)念，工作不能拖拉，材料不能積壓。干部檔案材料一經(jīng)形成，應(yīng)盡快集中到干部檔案管理部門(mén)。中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》規(guī)定：“形成干部人事檔案材料的部門(mén)，在形成材料后的一個(gè)月內(nèi)，按要求將材料送交主管干部人事檔案的干部歸檔”。收集來(lái)的材料要及時(shí)歸入干部檔案。這是由干部檔案工作的作用所決定的。只有將新形成的干部檔案材料迅速歸檔，不斷充實(shí)完善干部檔案內(nèi)容，才能更好地為了解和使用干部提供依據(jù)。第二要做到保質(zhì)。對(duì)收集工作來(lái)說(shuō)，光有及時(shí)是不夠的，還必須保證收集工作的質(zhì)量，不能馬馬虎虎，毛毛糙糙。收集來(lái)的材料應(yīng)符合以下要求：一是準(zhǔn)確：①必須是辦理完畢的正式材料；②收集材料范圍要準(zhǔn)確；③材料內(nèi)容必須真實(shí)可靠，不能似是而非、有水份、與事實(shí)不符。二是完整齊全：材料要完整無(wú)缺，不得掉頁(yè)少份、缺頭少尾；手續(xù)要齊全，該蓋章、簽字的要蓋章、簽字。三是書(shū)寫(xiě)材質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)：材料盡量統(tǒng)一使用16K規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留有2-2.5cm的裝訂邊。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。第三要做到按量。干部檔案材料要嚴(yán)格按照歸檔需要的數(shù)量來(lái)收集，但凡正、副本均要求收集的材料，需收集２份，不建副本的只需收集１份。既不能多也不能少。收多了不僅是種浪費(fèi)，而且又要登記銷(xiāo)毀；收少了那么還得復(fù)制，增加了不必要的工作量。第四節(jié)當(dāng)前的干部檔案材料收集工作的主要任務(wù)當(dāng)前干部檔案材料收集工作，在做好日常性的收集工作的根底上，主要是要結(jié)合正在進(jìn)行干部檔案審核工作，做好以下兩方面干部：一是要理清各自管理的干部檔案家底。將各自管理的干部檔案進(jìn)行一次全面徹底的清理，摸清家底，盡快將該歸本單位管理的、新近提拔化歸本單位管理的以及其他各種歷史原因造成沒(méi)有收集上來(lái)的檔案收集起來(lái)。應(yīng)該說(shuō)，這次干部檔案審核是收集清理歷史欠帳的一次絕好時(shí)機(jī)，我們應(yīng)抓住這次時(shí)機(jī)把所有歸本單位收集管理的干部檔案收集回來(lái)。同時(shí)，將不歸本單位管理的干部檔案堅(jiān)決轉(zhuǎn)走，當(dāng)然這些干部檔案的轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出都要在請(qǐng)示好單位領(lǐng)導(dǎo)，并與對(duì)方單位協(xié)商一致的情況下進(jìn)行。二是對(duì)所缺干部檔案材料進(jìn)行一次全面收集。在這次干部檔案審核工作中，我們應(yīng)按照審核工作通知要求，對(duì)照《干部檔案審核主要檢查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及處理方法》，組織力量對(duì)所管理干部檔案，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真審核，將每卷干部檔案中材料不齊全、手續(xù)不完備的情況，一一予以登記；整理清楚后，向相關(guān)單位發(fā)出催要檔案材料通知單，盡最大努力把缺少的檔案材料收集上來(lái)，為下一步審核整理工作打好根底。總之，干部檔案材料收集工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、艱苦細(xì)致的工作，干部檔案管理人員必須熟悉業(yè)務(wù)、信息靈通、堅(jiān)持執(zhí)行有關(guān)制度，并做到手勤、口勤、腿勤，腦勤，充分發(fā)揮自己的主觀(guān)能動(dòng)性，才能及時(shí)全面地做好干部檔案材料的收集工作。第二章干部檔案的整理干部檔案整理工作，是干部檔案建設(shè)的根底工作之一。關(guān)于干部檔案的整理工作，我在這里講四個(gè)問(wèn)題。第一節(jié)干部檔案整理工作的依據(jù)、概念、類(lèi)型和方式一、干部檔案整理工作的政策法規(guī)依據(jù)一是《干部檔案工作條例》，二是《干部檔案整理工作細(xì)那么》。為實(shí)現(xiàn)干部人事檔案整理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，中組部1991年專(zhuān)門(mén)制訂了《干部檔案整理工作細(xì)那么》，對(duì)干部檔案整理工作的根本要求、檔案材料的鑒別、分類(lèi)、排序與編目、復(fù)制與技術(shù)加工、裝訂與驗(yàn)收入庫(kù)等環(huán)節(jié)都作了具體明確的規(guī)定，是我們從事干部檔案整理工作具體法規(guī)依據(jù)和行動(dòng)指南。二、干部檔案整理工作的概念干部檔案整理工作是以干部個(gè)人為單位，將收集起來(lái)的每個(gè)干部的檔案材料，按照有關(guān)規(guī)定和要求，進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷，使之內(nèi)容條理、順序固定，并在此根底上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作，是干部檔案立卷的全部過(guò)程。也就是說(shuō)，干部檔案整理是一種對(duì)收集起來(lái)的個(gè)人材料進(jìn)行加工的過(guò)程，是一種使個(gè)人材料系統(tǒng)化、條理化為目的的加工，是按照一定規(guī)那么方法和步驟進(jìn)行的整理過(guò)程。三、干部檔案整理的類(lèi)型1、新建檔案的整理。這是比擬系統(tǒng)、全面的整理，主要是指對(duì)新走上工作崗位的人員的檔案進(jìn)行整理，如對(duì)新分配的大學(xué)生。2、對(duì)檔案補(bǔ)充新內(nèi)容的整理。也稱(chēng)“歸檔”或“歸零散材料”，是將新產(chǎn)生的一些干部人事檔案材料補(bǔ)充到干部檔案的正本或副本中去。3、對(duì)檔案進(jìn)行清理的整理。就是按照有關(guān)落實(shí)政策的文件規(guī)定，對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行清理。這種整理檔案的類(lèi)型，是在特定歷史條件下產(chǎn)生的，屬于特殊種類(lèi)，一般不常用。主要目的是落實(shí)干部政策。如：十一屆三中全會(huì)以來(lái)，全國(guó)對(duì)干部人事檔案普遍進(jìn)行了清理整理，清理“反右派”、“文革”等歷次運(yùn)動(dòng)中形成的冤、假、錯(cuò)案材料。四、干部檔案整理的方式干部檔案整理的主要方式有兩種：一是集中時(shí)間、集中人力的整理。這種方式，是管檔單位在一定時(shí)間內(nèi)，抽調(diào)或借用局部干部人事檔案管理人員或其他人員，集中在一塊進(jìn)行整理的方式。這也是對(duì)干部人事檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的一種有效方式。我們這次全省范圍內(nèi)的干部檔案審核就是一次集中整理。二是日常工作中的整理。就是檔案管理人員在日常工作中，對(duì)新收的檔案和檔案材料所進(jìn)行的立卷、歸檔的工作方式。我們更多使用的是日常工作中的整理，因?yàn)榧姓聿豢赡芙?jīng)常進(jìn)行，即使集中整理好的檔案，更多的是要做好日常維護(hù)工作。第二節(jié)整理工作的意義、要求及整理前的準(zhǔn)備一、整理工作意義及要求１、整理工作的作用和意義〔１〕通過(guò)整理，可以使干部檔案材料轉(zhuǎn)化為干部檔案；〔２〕通過(guò)整理，可以使干部檔案材料裝訂成卷，到達(dá)完整與平安之目的；〔３〕通過(guò)整理，可以了解干部檔案材料是否收集齊全，從而促進(jìn)收集工作；〔４〕通過(guò)整理，可以使干部檔案便于利用；〔５〕通過(guò)整理，可以使干部檔案便于保管和統(tǒng)計(jì)；〔６〕通過(guò)整理，可以為干部檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。2、整理工作的要求和目的根據(jù)中組部《干部檔案整理工作細(xì)那么》和有關(guān)規(guī)定，“整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理使每卷檔案到達(dá)完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。”所謂完整，一是指整個(gè)檔案材料內(nèi)容要完整，每份材料來(lái)龍去脈要清楚；二是成套材料要完整；三是材料外形完整無(wú)損、整齊美觀(guān)。所謂真實(shí)，就是材料內(nèi)容要符合干部本人實(shí)際情況，通過(guò)鑒別，將似是而非、有水份的材料剔除出去，使整理后的檔案能準(zhǔn)確、客觀(guān)地反映一個(gè)干部的本來(lái)面目，真正成為了解和使用干部的可靠依據(jù)。所謂條理，就是通過(guò)分類(lèi)，對(duì)干部檔案材料按照一定的順序進(jìn)行編排，使其綱目清楚，脈胳清楚。所謂精煉，就是對(duì)收集起來(lái)的干部檔案材料，進(jìn)行一番去粗取精的工作，清出那些沒(méi)有價(jià)值的、重復(fù)的材料，在完整真實(shí)的前提下，使干部檔案到達(dá)精干、簡(jiǎn)潔、集中、凝煉的要求。所謂實(shí)用，就是要求分類(lèi)、排序、復(fù)制、技術(shù)加工、目錄登記、裝訂等工序都要從方便利用和保管出發(fā)。二、整理前準(zhǔn)備工作《干部檔案整理工作細(xì)那么》第五條、第六條要求：“整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)等必須的物品和設(shè)備。”“整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的根本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。”這兩條明確了我們做好干部檔案整理前的準(zhǔn)備工作；１、收集好材料。整理前須將所管的干部檔案應(yīng)收集的材料收集齊全。２、組織并培訓(xùn)好力量。根據(jù)整理的工作量，組織相應(yīng)數(shù)量的人員集中時(shí)間、集中精力整理。整檔人員必須是黨員干部，并且政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)好，有一定干部工作業(yè)務(wù)知識(shí)，文字書(shū)寫(xiě)工整。一般可在組織人事部門(mén)或干審部門(mén)中抽調(diào)。人員確定后，應(yīng)先進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉業(yè)務(wù)，掌握有關(guān)政策和規(guī)定，明確工作要求，熟悉整理工作各道工序和掌握實(shí)際操作技術(shù)，并對(duì)他們進(jìn)行保密教育。３、整理好場(chǎng)所。干部檔案是國(guó)家檔案的重要組成局部，整理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家保密法規(guī)和制度。整理時(shí)材料要一份一份攤開(kāi)，進(jìn)行歸類(lèi)系統(tǒng)整理。為確保干部檔案的完整和平安，整理工作必須在專(zhuān)門(mén)辦公室進(jìn)行。整理場(chǎng)所應(yīng)配備消防器材，門(mén)窗要加固。４、備齊用具及表格〔１〕切紙刀、打孔機(jī)、剪刀、鐵夾、錐子、化學(xué)漿糊或固體膠〔一般不要用膠水，因膠水使用不好往往將檔案材料弄壞了〕、非金屬包頭的鞋帶等，有條件的可配備復(fù)印機(jī)；〔２〕干部檔案卷夾(干部檔案袋、卷皮)、檔案目錄、襯紙、正副本及姓名標(biāo)簽、正副本印章〔用于目錄上〕；〔３〕收集干部檔案材料登記表、工資變動(dòng)登記表、銷(xiāo)毀材料登記表、退還本人材料登記表等；(4)微機(jī)和打印機(jī)(用于輸入和打印目錄)。上述準(zhǔn)備工作都涉及到經(jīng)費(fèi)的支持，因此，在初期謀劃整理工作時(shí)就要做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算，申請(qǐng)解決好干部檔案整理專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。只有整理工作的準(zhǔn)備工作做充分了，整理工作才能有條不紊地進(jìn)行，到達(dá)預(yù)期效果。第三節(jié)干部檔案整理步驟干部檔案整理工作，按照實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，可以分為一下八個(gè)步驟：一、材料的鑒別鑒別工作是干部檔案管理部門(mén)對(duì)收集起來(lái)準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料真?zhèn)危袛嗖牧媳４鎯r(jià)值，確定是否歸入干部檔案的工作。是從質(zhì)的方面來(lái)保證干部檔案的真實(shí)性、完整性、精煉性的工作。它是干部檔案材料進(jìn)入干部檔案前的最后一次檢查。因此，干部檔案工作人員必須按黨的政策辦事，慎之又慎地決定材料的取舍，本著對(duì)組織和干部本人負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真、嚴(yán)肅、細(xì)致地做好鑒別工作。《干部檔案整理工作細(xì)那么》專(zhuān)門(mén)用了一章來(lái)講述鑒別工作，可見(jiàn)鑒別工作也是非常重要的一項(xiàng)工作。〔一〕鑒別歸檔材料的原那么和要求1、鑒別工作必須以中央有關(guān)文件為依據(jù)，做到取之有據(jù)，舍之有理。鑒別工作總的要以中組部頒發(fā)的《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)那么》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。干部在政治運(yùn)動(dòng)中形成的材料和受處分材料歸檔，應(yīng)依據(jù)以下文件：〔１〕整風(fēng)和反右斗爭(zhēng)中形成材料的處理，主要依據(jù)中組部〔７９〕組通字５１號(hào)文件和省委組織部組干一〔８１〕２５８號(hào)文件。凡屬“文革”以前其他錯(cuò)案形成的材料，中央已有規(guī)定的，按規(guī)定辦，中央沒(méi)有規(guī)定的，可參照上述原那么處理。〔２〕反右傾斗爭(zhēng)中形成材料的處理，應(yīng)依據(jù)中組發(fā)〔８０〕３４號(hào)文件。〔３〕“文革”期間形成材料的處理，應(yīng)依據(jù)中組部〔７９〕組通字５４號(hào)文件。〔４〕歸僑、僑眷、港澳同胞眷屬檔案材料的處理，除依據(jù)上述文件外，還應(yīng)參照國(guó)務(wù)院僑辦、中組部、公安部〔８１〕僑政會(huì)字第０３８號(hào)文件。〔５〕“兩案”中受審查人員的材料，其處理應(yīng)依據(jù)中發(fā)〔８２〕９號(hào)文件和中辦發(fā)〔８３〕４３號(hào)文件。〔６〕整黨工作中形成材料的處理，應(yīng)依據(jù)中整辦〔８４〕２２號(hào)文件。〔７〕對(duì)“文革”中犯一般性錯(cuò)誤人員審查材料的處理，應(yīng)依據(jù)中指辦〔８７〕２號(hào)、組通字〔８７〕１５號(hào)及皖組字〔８７〕１５號(hào)文件。〔８〕對(duì)犯有錯(cuò)誤的黨員干部的材料的處理，應(yīng)依據(jù)中紀(jì)發(fā)〔８９〕１０號(hào)文件。〔９〕民主評(píng)議黨員和黨員登記中形成的材料，應(yīng)依據(jù)組通字〔８９〕１７號(hào)文件及１９９１年１０月２７日中組部副部長(zhǎng)趙宗鼐同志在全國(guó)民主評(píng)議黨員工作座談會(huì)上的講話(huà)。〔１０〕核查“三種人”形成的材料及“記錄在案”人員的審查材料處理，應(yīng)依據(jù)中發(fā)〔８４〕１７號(hào)和中組發(fā)〔８３〕６號(hào)文件。另外，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、晉升工作中形成材料的處理，應(yīng)依據(jù)省檔案局、省委組織部、省職改領(lǐng)導(dǎo)小組皖檔聯(lián)發(fā)〔８９〕１號(hào)文件。在鑒別工作中一定要把握中央有關(guān)文件精神實(shí)質(zhì)，逐份認(rèn)真審閱，做到不該歸檔的一份不歸，該歸檔的一份不舍。上述鑒別工作一般已經(jīng)開(kāi)展過(guò)了，不需我們?cè)偃ヌ幚恚僭O(shè)發(fā)現(xiàn)還存在上述情況，我們可以向組織反映出來(lái)，再由干部監(jiān)督部門(mén)處理。二、鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀(guān)點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，切忌望題生義，采取“一刀切”。中央有關(guān)文件畢竟比擬原那么、概括，而干部檔案材料的特點(diǎn)那么是因份而異，錯(cuò)綜復(fù)雜。例如，“文革”期間形成的干部檔案材料很多是無(wú)限上綱、誣蔑不實(shí)的材料，應(yīng)清理出來(lái)，但也有一些在一定程度上反映了干部個(gè)人實(shí)際情況，并有一定保存價(jià)值的材料，那么應(yīng)區(qū)別情況對(duì)待，妥善處理。如入黨、入團(tuán)志愿書(shū)，干部任免呈報(bào)表，出國(guó)人員審查表，大〔中〕專(zhuān)畢業(yè)生登記表，吸收錄用干部、工人審批表，應(yīng)征公民政審表，轉(zhuǎn)業(yè)〔退伍〕軍人登記表，正常調(diào)動(dòng)時(shí)組織所作的鑒定等，應(yīng)歸入干部檔案。另如違紀(jì)問(wèn)題的材料，按規(guī)定干部檔案不存查證材料，但由于各種原因已經(jīng)收入的，應(yīng)維持現(xiàn)狀。在鑒別工作中遇到疑難問(wèn)題，應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)可以和上級(jí)干部檔案主管部門(mén)共同研究，以求穩(wěn)妥。〔二〕鑒別歸檔材料的具體做法１、判斷材料是否屬所管干部的材料及應(yīng)歸入干部人事檔案的材料。防止同名異人，張冠李戴，或誤將一人多名的材料分開(kāi)。對(duì)同名同姓和一人多名的材料要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。同名同姓材料要核對(duì)職務(wù)、籍貫、年齡、入黨〔團(tuán)〕時(shí)間、工資等根本情況是否相同；一人多名的材料，除核對(duì)根本情況外，還應(yīng)當(dāng)查看曾用名。另外，應(yīng)將不屬于歸檔范圍的材料和重復(fù)材料清理出來(lái)。２、審查材料是否真實(shí)，觀(guān)點(diǎn)是否明確。發(fā)現(xiàn)與事實(shí)不符、自相矛盾、觀(guān)點(diǎn)不明確、是非不清的材料，要向有關(guān)部門(mén)和干部本人提出，并退回更改。如干部履歷表中的姓名、出生年月、學(xué)歷、參加工作時(shí)間等欄目的填寫(xiě)不符合干部檔案一貫記載，那么不能歸檔，應(yīng)退回更正。再如晉升工資審批表，單位意見(jiàn)欄填“同意晉升為五檔”，主管部門(mén)的意見(jiàn)是“同意晉升為四檔”，而審批欄填的是“同意”，同意哪一種意見(jiàn)不清楚，也應(yīng)退回重辦。其他材料也如此。３、審查材料是否齊全、完整。例如，政審材料一般應(yīng)具有審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人交待等，處分材料一般應(yīng)有處分決定〔包括免予處分的決定〕、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討、個(gè)人對(duì)處分的意見(jiàn)等。上述材料屬于成套的，必須齊全，每份歸檔材料，必須完整。對(duì)頭尾不清，來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔。但凡查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。４、審查材料是否手續(xù)完備〔１〕干部本人撰寫(xiě)的干部檔案材料，應(yīng)有材料形成時(shí)間及本人簽字〔或蓋章〕，如自傳、入黨(團(tuán))申請(qǐng)書(shū)、本人交待、學(xué)習(xí)總結(jié)等。〔２〕干部本人填寫(xiě)的需由組織審查的材料，除個(gè)人簽名及注明填寫(xiě)時(shí)間外，還應(yīng)有組織審批意見(jiàn)、時(shí)間并蓋印章，如干部履歷表、入黨(團(tuán))志愿書(shū)、黨員登記表等。〔３〕組織審查的需要本人簽署意見(jiàn)的材料，本人要簽署意見(jiàn)及時(shí)間或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面。如審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和考核中形成的綜合材料等。〔４〕單位出具證明材料，應(yīng)有單位名稱(chēng)〔蓋章〕及出具時(shí)間；個(gè)人出具證明材料，證明人所在單位黨組織應(yīng)簽署證明人的政治情況并注明時(shí)間。〔５〕直接由組織形成的干部檔案材料，要有上級(jí)組織的批準(zhǔn)意見(jiàn)及時(shí)間并蓋印章，如工資審批表、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表等，干部任免審批表還應(yīng)注明批準(zhǔn)文號(hào)，或在何時(shí)何次會(huì)議上中選〔或決定任免〕。凡不符合上述要求的，須補(bǔ)辦手續(xù)后才能歸檔。５、審核材料是否辦理完畢的正式歸檔的材料。鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政歷問(wèn)題或其它重要問(wèn)題，需要查清而未查清的材料及未辦畢的材料，不能歸入干部檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理。６、鑒別時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。〔三〕對(duì)不能歸入干部檔案材料的處理經(jīng)過(guò)鑒別后，不能歸入干部檔案的材料，應(yīng)區(qū)別情況予以處理：１、轉(zhuǎn)出：經(jīng)鑒別凡屬錯(cuò)裝入干部檔案的他人材料或文書(shū)檔案，如文件底稿、歷史資料、會(huì)議記錄、組織關(guān)系介紹信、獨(dú)生子女審批表等，均應(yīng)轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)處理。２、退回：〔１〕凡近期形成的干部檔案材料，不符合要求的，應(yīng)退回材料形成單位說(shuō)明原因，提出意見(jiàn)，限期交回。〔２〕本人寫(xiě)的一些材料，過(guò)去已歸入干部檔案，按后來(lái)政策規(guī)定不應(yīng)歸入干部檔案的，如“文革”中違心上綱、不符事實(shí)的檢查材料，以及應(yīng)由本人保存的材料，如私人信件、畢業(yè)證書(shū)、論文、獎(jiǎng)?wù)陋?jiǎng)狀、任命書(shū)、結(jié)婚證、獨(dú)生子女證等，應(yīng)退還本人。退還單位的應(yīng)填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞干部檔案材料通知單》，通過(guò)機(jī)要交通發(fā)出。退還本人的材料，要填寫(xiě)《退還本人材料登記表》〔見(jiàn)附表２〕，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，一次退給本人。本人清點(diǎn)無(wú)誤后，應(yīng)在登記表上簽字或蓋私人印章。登記表由干部檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期保存。３、銷(xiāo)毀：〔１〕按有關(guān)政策規(guī)定應(yīng)抽出銷(xiāo)毀的材料。〔２〕“文革”中形成的不能反映干部真實(shí)情況的材料，如軍宣隊(duì)、工宣隊(duì)隊(duì)員登記表、鑒定，下放勞動(dòng)或“五、七”干校的“鑒定”、“思想總結(jié)”等，以及有當(dāng)時(shí)組織批注，不宜退還本人的材料。〔３〕既不屬于干部檔案內(nèi)容，也不屬于個(gè)人保管的材料，如審干調(diào)查要點(diǎn)、提綱，從本人檔案中摘抄的材料，未經(jīng)批準(zhǔn)的干部任免表等。〔４〕重份多余材料〔正、副本已有的〕。需要銷(xiāo)毀的材料，要分別將每個(gè)人的材料逐項(xiàng)登記在《銷(xiāo)毀干部檔案材料登記表》上〔見(jiàn)附表３〕。銷(xiāo)毀理由應(yīng)填“重份”、“不屬干部檔案歸檔范圍”、“根據(jù)××號(hào)文件抽出”等，防止籠統(tǒng)填“內(nèi)容不重要”、“保存價(jià)值不大”等。集中銷(xiāo)毀前應(yīng)對(duì)列入銷(xiāo)毀材料進(jìn)行一次復(fù)查，并報(bào)經(jīng)黨委〔黨組〕分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)要有兩名監(jiān)銷(xiāo)人在場(chǎng)，銷(xiāo)毀后監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀材料登記表上簽名蓋章，注明銷(xiāo)毀日期。銷(xiāo)毀登記表應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。銷(xiāo)毀方式：送造紙廠(chǎng)當(dāng)場(chǎng)化紙漿；采用燃燒的方法自行銷(xiāo)毀，但必須將材料燒透化為灰燼前方能離開(kāi)；用粉碎機(jī)將材料破成碎末。考前須知：不準(zhǔn)邀干部本人到場(chǎng)搞當(dāng)面銷(xiāo)毀；哪個(gè)單位清理出來(lái)材料，由哪個(gè)單位負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀；材料銷(xiāo)毀前，應(yīng)單獨(dú)存放，不得隨干部檔案轉(zhuǎn)遞；嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀材料出售給廢品站或個(gè)人，也不得留作它用。二、材料的分類(lèi)分類(lèi)，是將反映一個(gè)干部情況的材料集中起來(lái)，經(jīng)過(guò)鑒別、按照材料的內(nèi)容、性質(zhì)以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分類(lèi)型、相對(duì)集中、進(jìn)行排列組合的過(guò)程。是判斷干部檔案材料歸屬類(lèi)別，使干部檔案條理化、系統(tǒng)化的工作，是整理工作的一道重要工序。分類(lèi)是否準(zhǔn)確，直接影響到干部檔案利用。《條例》規(guī)定的干部檔案內(nèi)容十類(lèi)，是劃分類(lèi)別的準(zhǔn)繩。但在具體分類(lèi)時(shí)，由于材料千差萬(wàn)別，不可能都簡(jiǎn)單地“對(duì)號(hào)入座”，這就需要對(duì)規(guī)定的十大類(lèi)別不斷學(xué)習(xí)，反復(fù)理解，以求做到融會(huì)貫穿，分類(lèi)得當(dāng)。干部檔案分正、副本，正本有十類(lèi)，副本有七類(lèi)。干部檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容及其分類(lèi)如下：第一類(lèi)履歷材料１、干部、工人、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類(lèi)人員履歷表〔書(shū)〕、登記表、簡(jiǎn)歷表；２、黨員、團(tuán)員干部登記表、簡(jiǎn)歷表；〔注意這里所講的黨員干部、團(tuán)員干部登記表、簡(jiǎn)歷表，與后面第六類(lèi)的黨員登記表、團(tuán)員登記表有區(qū)別，當(dāng)然，這種表格很少見(jiàn)，假設(shè)有就放一類(lèi)。〕３、土改、鎮(zhèn)反、三反、三查、肅反、社教運(yùn)開(kāi)工作隊(duì)員登記表；４、以干部經(jīng)歷為主要內(nèi)容的審查表、調(diào)查表和履歷變化補(bǔ)充表；５、已經(jīng)上崗的后備干部登記表；〔注意是已經(jīng)提拔上崗的，如以鑒定為主的放在三類(lèi)，沒(méi)有提拔的不歸檔〕６、個(gè)人參加革命活動(dòng)簡(jiǎn)歷的材料；7、帶有鑒定的履歷表、簡(jiǎn)歷表及登記表；〔注意是以履歷、簡(jiǎn)歷為主要內(nèi)容的〕８、干部更改姓名的材料。〔注意不要放在五類(lèi)去了〕兵役登記表〔包括招飛行學(xué)員、機(jī)要學(xué)員登記表〕或招收工人、聘用干部登記表中如有審批意見(jiàn)、能反映其參加工作時(shí)間的放在第九類(lèi)，無(wú)審批意見(jiàn)主要反映干部個(gè)人簡(jiǎn)歷情況的放在第一類(lèi)。部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部檔案中的《履歷書(shū)》，如果可以拆分，應(yīng)在保持各類(lèi)材料相對(duì)完整〔有落款，獨(dú)立成文〕的前提下將它拆開(kāi)，按履歷、自傳、鑒定、政歷問(wèn)題結(jié)論四局部分別歸入一、二、三、五類(lèi)。第二類(lèi)自傳材料１、干部所寫(xiě)的自傳、小傳、小史；２、帶有自傳的履歷表或簡(jiǎn)歷表；３、有自傳內(nèi)容的“歷史反省”材料；４、干部所寫(xiě)的表達(dá)自己經(jīng)歷、思想變化過(guò)程、家庭情況、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的材料；５、入黨、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)中能分開(kāi)的自傳內(nèi)容材料；６、其他屬于自傳性質(zhì)的材料。第三類(lèi)鑒定、考察、考核材料１、干部、職工、學(xué)生〔學(xué)員〕、軍人、黨員、團(tuán)員等各類(lèi)人員的鑒定表及材料；２、畢業(yè)、結(jié)業(yè)、出國(guó)〔出境〕、勞動(dòng)、住院〔療養(yǎng)〕、調(diào)動(dòng)等鑒定表及材料；３、以鑒定為主要內(nèi)容的各類(lèi)人員登記表；４、組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料；５、考核、考察登記表，組織正式考核和民主評(píng)議的綜合材料，尤其是1994年以來(lái)的年度考核表；考察材料如是與任免表一起形成的那么與干部任免審批表一起放在九類(lèi)，否那么放在3類(lèi)。６、應(yīng)屆畢業(yè)生重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象〔選調(diào)生〕選拔審批表；7、一般性離任審計(jì)、年度審計(jì)材料；8、其他屬于鑒定性質(zhì)的材料。不該歸入本類(lèi)的材料：從本人檔案中摘錄的優(yōu)缺點(diǎn)材料，個(gè)別談話(huà)記錄或個(gè)人寫(xiě)的干部一般表現(xiàn)材料，鑒定會(huì)上發(fā)言記錄，學(xué)生社會(huì)實(shí)踐登記表、軍訓(xùn)小結(jié)、體育達(dá)標(biāo)卡等。第四類(lèi)學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料１、報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表；２、畢業(yè)生登記表、審批表、分配表；３、推薦選拔的學(xué)生〔留學(xué)生〕登記表、審批表；４、各級(jí)黨校、各類(lèi)培訓(xùn)班、進(jìn)修班、文化補(bǔ)習(xí)班學(xué)員登記表，如省委黨校的干部學(xué)員考核表；５、黨校函授大專(zhuān)班學(xué)員畢業(yè)資格審查表；６、各類(lèi)學(xué)習(xí)成績(jī)表、成績(jī)單、記分冊(cè)；７、教育部門(mén)出具的學(xué)歷證明〔根據(jù)國(guó)家教委辦公廳、人事部辦公廳〔９３〕４號(hào)文件規(guī)定精神，有些院校為１９７０—１９７６年畢業(yè)生出具享受本科待遇的學(xué)歷證明一律無(wú)效，不予歸檔〕；８、套改、晉升、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表、登記表，專(zhuān)業(yè)技術(shù)任職資格申請(qǐng)表；9、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料〔專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考核登記表〕10、教師資格過(guò)渡審批表、申請(qǐng)表；11、創(chuàng)造創(chuàng)造、科研成績(jī)、著作及有重大影響論文〔如獲獎(jiǎng)或全國(guó)報(bào)刊發(fā)表的〕的目錄；１2、專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面的優(yōu)秀論文獲獎(jiǎng)通知書(shū)、證書(shū)；13、青年教師學(xué)科帶頭人或骨干教師審批表，專(zhuān)業(yè)技術(shù)拔尖人才登記表；１4、反映干部學(xué)歷、才識(shí)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面情況的其他材料。社會(huì)力量辦學(xué)而教育部門(mén)不成認(rèn)學(xué)歷的學(xué)歷證明，須注明“不成認(rèn)學(xué)歷”字樣后歸檔。不該歸入本類(lèi)材料：各種考試卷、設(shè)計(jì)方案、圖紙、論文、著作、推薦上大學(xué)的座談會(huì)記錄、普法考試成績(jī)表、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績(jī)檔案〔注意與本類(lèi)第9條有區(qū)別，歸于文書(shū)檔案〕等。第五類(lèi)政治歷史情況審查材料１、政治歷史情況〔包括黨籍問(wèn)題〕的審查、甄別、復(fù)查結(jié)論〔意見(jiàn)、決定〕、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)黨委批復(fù)、本人對(duì)結(jié)論決定的意見(jiàn)及重要申訴材料，作為依據(jù)的主要證明材料、本人檢查交待或說(shuō)明情況的材料；２、入黨、入團(tuán)、參軍、出國(guó)等調(diào)查政審材料；３、入黨、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)中能分開(kāi)的家庭成員、社會(huì)關(guān)系材料；４、更改干部的民族、年齡、國(guó)籍、軍籍、入黨、入團(tuán)、參加工作時(shí)間的組織審查意見(jiàn)、上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料；５、家庭出身、本人成份、社會(huì)關(guān)系的組織審查意見(jiàn)、上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料；６、有組織審查意見(jiàn)的政治歷史情況調(diào)查表、審查表；７、干部愛(ài)人情況登記表；８、入伍時(shí)間批注、入伍證明材料；９、家庭成員、主要社會(huì)關(guān)系的政治歷史情況的有關(guān)問(wèn)題的平反改正通知、決定。不該歸入本類(lèi)的材料：未經(jīng)查證核實(shí)的有關(guān)干部政歷問(wèn)題的檢舉材料〔應(yīng)轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)處理〕，在政治審查中形成的審理報(bào)告及結(jié)論報(bào)告底稿，從干部本人檔案中摘抄的材料等。第六類(lèi)參加黨團(tuán)的材料１、入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、退團(tuán)和超齡離團(tuán)的材料、團(tuán)員登記表；２、入黨志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)〔多份的，可歸入１—２份全面系統(tǒng)的〕、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)和黨組織對(duì)入黨、轉(zhuǎn)正報(bào)告的意見(jiàn)〔尚未轉(zhuǎn)正的入黨志愿書(shū)應(yīng)由支部保管，待轉(zhuǎn)正后歸檔〕；３、中國(guó)共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據(jù)的材料，緩期登記材料及認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料；４、延長(zhǎng)入黨預(yù)備期的有關(guān)材料及取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn)〔沒(méi)有單獨(dú)形成處理意見(jiàn)、處分等材料，只在入黨志愿書(shū)上注明取消黨員資格，經(jīng)有關(guān)黨委批準(zhǔn)蓋章后，其入黨志愿書(shū)應(yīng)收集歸檔，并在六類(lèi)目錄上注明“已取消預(yù)備黨員資格”。凡單行材料中已明確取消預(yù)備黨員資格的，只收集單行材料，不再收集“入黨志愿書(shū)”歸檔〕；５、開(kāi)除黨籍、團(tuán)籍處分的材料可按政歷問(wèn)題或違紀(jì)案件分別歸入五類(lèi)和八類(lèi)，其入黨〔團(tuán)〕志愿書(shū)仍放第六類(lèi)，但須在封面注明：“×年×月×日經(jīng)××黨委〔團(tuán)委〕批準(zhǔn)開(kāi)除出黨〔團(tuán)〕”的字樣；６、退黨材料；７、參加民主黨派的登記表之類(lèi)的材料；8、1985年黨員登記表；9、１９９０年形成的民主評(píng)議黨員材料。不該歸入本類(lèi)材料：入黨、入團(tuán)過(guò)程中由組織召開(kāi)的群眾座談會(huì)和黨小組、支部大會(huì)會(huì)議記錄，培養(yǎng)對(duì)象考察表，一般性的入黨思想?yún)R報(bào)，入黨時(shí)調(diào)查的一般表現(xiàn)材料，黨員重新登記申請(qǐng)書(shū)等。第七類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)〔包括科技業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、英雄模范先進(jìn)事跡〕材料１、創(chuàng)造創(chuàng)造獎(jiǎng)勵(lì)材料；２、各種業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)材料；３、正式命名授予勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、特級(jí)教師、優(yōu)秀黨〔團(tuán)〕員、“三八”紅旗手、戰(zhàn)斗英雄、新長(zhǎng)征突擊手等各種稱(chēng)號(hào)的登記表、審批表、授獎(jiǎng)決定和事跡材料；４、立功受勛和通報(bào)表?yè)P(yáng)、嘉獎(jiǎng)材料；５、從事專(zhuān)業(yè)工作三十年人員登記表、審批表；６、縣團(tuán)級(jí)以上單位各種積極分子登記表。7、高等學(xué)校品學(xué)兼優(yōu)畢業(yè)生審批表不該歸入本類(lèi)的材料：獎(jiǎng)學(xué)金登記表等。第八類(lèi)干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法等材料１、處分決定、查證核實(shí)報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、本人對(duì)處分的意見(jiàn)、本人檢查、交待材料〔包括違紀(jì)黨員受紀(jì)律處分的有關(guān)材料〕；２、免于處分的處理意見(jiàn)及個(gè)人檢查；３、撤銷(xiāo)處分的決定、報(bào)告；４、組織上未給予處分但確有錯(cuò)誤〔如道德品質(zhì)、生活作風(fēng)、經(jīng)濟(jì)問(wèn)題〕的證明材料和本人的檢查材料；５、通報(bào)批評(píng)材料；６、法院判決書(shū)，撤銷(xiāo)判決的通知書(shū)，勞動(dòng)教養(yǎng)審批表；７、復(fù)查、甄別、報(bào)告、決定、上級(jí)批復(fù)、本人意見(jiàn)及申訴；８、反右斗爭(zhēng)中錯(cuò)定右派經(jīng)復(fù)查改正的：復(fù)查結(jié)論、報(bào)告和所依據(jù)的主要證明材料及原結(jié)論〔或決定〕；９、反右傾斗爭(zhēng)中受處分后復(fù)查平反的：甄別平反材料；１０、“文革”中犯有嚴(yán)重錯(cuò)誤或經(jīng)審定為“三種人”的：結(jié)論、決定、上級(jí)批復(fù)、報(bào)告及本人檢查材料；１１、“文革”中犯有一般性錯(cuò)誤的：上級(jí)批復(fù)、決定、調(diào)查報(bào)告、專(zhuān)題考察材料及所依據(jù)的證明材料；１２、經(jīng)過(guò)核對(duì)的“記錄在案”的材料；13、有處分結(jié)論的審計(jì)材料。第九類(lèi)錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)〔境〕、退〔離〕休、退職、各種代表會(huì)代表的審批表、呈報(bào)表、登記表等材料１、錄用、聘用干部審批表，聘用干部合同書(shū)，解聘、辭退材料；２、招工、以工代干人員轉(zhuǎn)干、民辦教師轉(zhuǎn)正審批表；３、干部任免〔呈報(bào)〕審批表〔包括專(zhuān)題考察材料或現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)材料〕；４、入伍〔兵役〕、復(fù)員、退伍、**軍人、軍〔警〕官、文職干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役登記表、審批表，軍銜審批表〔包括評(píng)定軍銜鑒定〕，５、國(guó)家公務(wù)員資格審查表或過(guò)渡審批表；６、干部轉(zhuǎn)正定級(jí)、調(diào)資、升級(jí)等各種工資變動(dòng)審批表和解決待遇問(wèn)題審批材料；７、浮開(kāi)工資、取消保存工資審批表；８、關(guān)于工齡津貼年限說(shuō)明〔包括工齡連續(xù)計(jì)算、更改工齡的成套材料〕；9、退職、退〔離〕休、提高待遇審批表；10、出國(guó)〔境〕人員審查表和因公出國(guó)(境)人員備案表；11、出席縣團(tuán)級(jí)以上單位的黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)，民主黨派代表會(huì)的代表登記表。九類(lèi)第一份材料應(yīng)為組織填寫(xiě)的《工資變動(dòng)登記表》(見(jiàn)附表21)任免通知不歸檔〔95年以前的老材料中只有任免通知而無(wú)任免呈報(bào)表的，可不取出，但95年之后職務(wù)變動(dòng)必須歸干部任免審批表和考察材料〕。我省調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表不歸檔(可以單獨(dú)保存好，以備以后查考)。第十類(lèi)其他可供組織參考、有保存價(jià)值的材料１、體檢合格的最新一份體檢表；體檢有殘疾的體檢表、殘廢等級(jí)材料、因公負(fù)傷證明材料；２、干部逝世后，報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告、悼詞〔生平〕、干部死亡的報(bào)告表、非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書(shū)等；３、干部本人歷次所寫(xiě)的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)和檢查，如大學(xué)期間的學(xué)生學(xué)年小結(jié)；４、干部思想改造登記表；５、民事糾紛判決書(shū)、調(diào)解書(shū)；〔刑事判決書(shū)放8類(lèi)，注意區(qū)別〕6．家屬隨軍報(bào)告表；〔注意與第五類(lèi)中的“干部愛(ài)人情況登記表”相區(qū)別〕關(guān)于同一份材料視具體情況歸類(lèi)問(wèn)題，除《干部檔案整理工作細(xì)那么》第十四條規(guī)定的幾種情況以外，我們?cè)趯?shí)踐中還遇到以下情況，分別按以下方法處理：學(xué)習(xí)材料，一般采取四類(lèi)優(yōu)先的方法，如各級(jí)黨校學(xué)習(xí)結(jié)束后的考核表〔鑒定表〕一般歸四類(lèi)；各類(lèi)畢業(yè)生鑒定登記表也屬交叉歸類(lèi)，一般是四類(lèi)，但如四類(lèi)中已有畢業(yè)生登記表等相應(yīng)學(xué)歷材料，畢業(yè)生鑒定表可歸三類(lèi)；學(xué)生入學(xué)政審表也屬交叉歸類(lèi)，如四類(lèi)已有入學(xué)報(bào)名表，入學(xué)登記表等材料，那么入學(xué)政審表放五類(lèi)，否那么放四類(lèi)。領(lǐng)導(dǎo)干部的審計(jì)材料，無(wú)處分結(jié)論的一般性離任審計(jì)、年度審計(jì)材料，歸入三類(lèi)，有處分結(jié)論的那么歸八類(lèi)。1990年以后的黨員登記表只歸兩頭，優(yōu)秀的歸入七類(lèi)，不合格的歸入八類(lèi)，其它的不歸檔。干部檔案副本內(nèi)容，是由正本以下類(lèi)別主要材料構(gòu)成：第一類(lèi)的近期履歷材料；第三類(lèi)的主要鑒定、干部考核材料；第四類(lèi)的學(xué)歷、學(xué)位、評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料；第五類(lèi)的政治歷史情況的審查結(jié)論〔包括甄別、復(fù)查結(jié)論〕材第七類(lèi)的獎(jiǎng)勵(lì)材料；第八類(lèi)的處分決定〔包括甄別、復(fù)查結(jié)論〕材料；第九類(lèi)的干部任免審批表和工資、待遇的審批材料。正本其它類(lèi)別多余的重要材料，也可歸入副本。副本材料的整理按正本十類(lèi)內(nèi)容分類(lèi)、次序排列。干部檔案副本所反映的干部情況較為概括。從正本和副本的構(gòu)成成分可以看出，副本是在正本根底上建立的。正本所包含的材料，副本不一定都包含，但副本的材料必須是正本局部材料的重復(fù)件和復(fù)制件。正本中沒(méi)有的材料，副本中不應(yīng)有。干部檔案副本建立范圍：在我省一般是擔(dān)任縣〔處〕級(jí)以上(含縣處級(jí))職務(wù)的干部才建副本。考慮到縣處級(jí)以下干部情況不盡相同，有些不需建副本，所以對(duì)縣處級(jí)以下干部是否一律建副本，不作統(tǒng)一要求，已有副本的應(yīng)保存，沒(méi)有的可以不建立，具體由各單位自行掌握。為方便干部所在單位的組織人事部門(mén)使用，因干部管理權(quán)限變動(dòng)，提拔為上一級(jí)組織管理的干部后，干部檔案轉(zhuǎn)往上級(jí)主管部門(mén)前，原管理單位應(yīng)先建立副本，然后再轉(zhuǎn)出檔案。三、干部檔案材料的排序干部檔案材料的排序，是指在整理干部檔案過(guò)程中，對(duì)各類(lèi)材料進(jìn)行排列順序和編號(hào)的工作。干部檔案每類(lèi)材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序。干部檔案材料共分十類(lèi)，各類(lèi)材料都有自己的特點(diǎn)，要做好這一工作，就要從實(shí)際出發(fā)，總的要求是“編排有序”。排序的根本方式：１、按干部檔案材料形成時(shí)間排序的有：第一類(lèi)、第二類(lèi)、第三類(lèi)、第四類(lèi)、第七類(lèi)、第九類(lèi)、第十類(lèi)材料。注意：我們?cè)瓉?lái)在第一類(lèi)材料的處理上，雖然是按時(shí)間順序登記，但為了使用方便，將第一類(lèi)中的最新《干部履歷表》排在類(lèi)首，去年中組部要求改正過(guò)來(lái)，仍嚴(yán)格按照時(shí)間順序登記并排序。第九類(lèi)中工資變動(dòng)登記表排在類(lèi)首，登記目錄也在類(lèi)首。其他幾類(lèi)材料完全按時(shí)間先后排列。在這里還要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，我們要根據(jù)干部職務(wù)和工資的變動(dòng)，不斷地續(xù)填最新的《干部履歷表》和《工資變動(dòng)登記表》。《干部履歷表》的履歷局部不能斷檔；《工資變動(dòng)登記表》的職務(wù)工資和級(jí)別工資既要寫(xiě)清幾檔幾級(jí)，又要填寫(xiě)具體金額，即使職務(wù)工資和級(jí)別工資只有一項(xiàng)變動(dòng)，另一項(xiàng)不變，也要在相應(yīng)欄里填寫(xiě)清楚，不能寫(xiě)“同上”或空著不填。２、按干部檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序的有：第五類(lèi)、第六類(lèi)、第八類(lèi)材料。〔１〕第五類(lèi)材料的排序?yàn)椋荷霞?jí)批復(fù)、結(jié)論、本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn)、調(diào)查報(bào)告、證明材料〔根據(jù)每份材料所證明的主要問(wèn)題相應(yīng)集中排列〕，本人交待材料。有復(fù)查結(jié)論的，應(yīng)排在原結(jié)論的前面。不同問(wèn)題分別作了結(jié)論的，可將每個(gè)問(wèn)題的有關(guān)材料按上述順序排在一起。同一問(wèn)題屢次審查的，應(yīng)將每次審查形成的材料排在一起。并將最后一次審查的全部材料排在最前面，其余材料按形成時(shí)間順序排列。〔２〕第六類(lèi)入黨、入團(tuán)材料應(yīng)分別按主次集中排列，先排入團(tuán)材料，再排入黨材料。順序?yàn)椋喝雸F(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料，入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、組織上對(duì)入黨的意見(jiàn)、對(duì)轉(zhuǎn)正的意見(jiàn)、本人轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、延長(zhǎng)預(yù)備期材料、入黨的其他材料、黨員登記表、民主評(píng)議黨員登記表〔按時(shí)間順序排列〕，參加民主黨派材料。〔３〕第八類(lèi)材料排序?yàn)椋荷霞?jí)批復(fù)、處分決定、本人對(duì)處分的意見(jiàn)、調(diào)查報(bào)告、本人檢討。有撤銷(xiāo)處分和甄別平反決定的，將全部材料排在處分材料之前。老材料有證明材料的，可排在調(diào)查報(bào)告之后，其他材料與五類(lèi)排列方法相同。以上五、六、八類(lèi)材料排列例表說(shuō)明：〔見(jiàn)教材〕１、“一次”或“屢次”審查〔處分〕，按作了組織審查結(jié)論〔處分決定〕意見(jiàn)的次數(shù)算。２、例表中左邊注的“第一次審查”、“第二次審查”、‘復(fù)查結(jié)論局部”、“原結(jié)論局部”、“撤銷(xiāo)處分材料”、“原處分材料”、“入團(tuán)材料”、“入黨材料”等，只表示排列順序，登記目錄時(shí)不用寫(xiě)，按順序號(hào)往下登記即可。另外，干部檔案材料備考表〔見(jiàn)附表４〕的排序：?jiǎn)雾?xiàng)材料備考表是備考哪份材料就排在那份材料所在類(lèi)的最后；總的備考，可歸入第十類(lèi)，排列在最后。材料排序后，用鉛筆在每份材料第一頁(yè)的右上角編上類(lèi)號(hào)和順序號(hào)，并在每類(lèi)第一份材料右上角貼上分類(lèi)角〔不用類(lèi)、號(hào)、頁(yè)小戳子〕。在正面的右下角和反面的左下角編寫(xiě)頁(yè)碼。例如，第一類(lèi)第４份材料共１３頁(yè)，可在右上角編“１—４”，用圖書(shū)編頁(yè)法，從前至后在每一頁(yè)右下角或左下角標(biāo)上1、2……13。原來(lái)是在每類(lèi)材料第一頁(yè)的右下角編寫(xiě)頁(yè)數(shù)，注意改正過(guò)來(lái)。四、干部檔案材料的復(fù)制復(fù)制就是根據(jù)干部檔案材料收集和保護(hù)的需要，使用一定的技術(shù)手段，按照干部檔案材料原件內(nèi)容和式樣重新制作一份或數(shù)份材料。１、復(fù)制的原因〔１〕建立檔案副本的材料不夠時(shí)，可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制。〔２〕字跡不清的材料，墨水褪色的材料要進(jìn)行復(fù)制。〔３〕凡用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)或復(fù)寫(xiě)的以及用復(fù)寫(xiě)紙打印的重要材料都要重新復(fù)制，如自傳、審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等。為減少?gòu)?fù)制工作量，接收材料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。但凡近期形成的不符合要求的材料，要退回材料形成單位重新制作或補(bǔ)正。２、復(fù)制的方式和要求復(fù)制一般可采用手描、打印、抄寫(xiě)、復(fù)印等方式。〔１〕手描。手描是用藍(lán)黑墨水、黑墨水或墨汁的鋼筆在材料的原件字跡模糊不清的地方，按原字跡進(jìn)行描摹。手描要一絲不茍，力求保持材料的原貌。〔２〕抄寫(xiě)、打印。抄寫(xiě)、打印是用藍(lán)黑墨水或黑墨水鋼筆〔毛筆〕或打字機(jī)按材料內(nèi)容復(fù)制一份或數(shù)份。手抄的材料應(yīng)字跡清楚，工整，文字標(biāo)準(zhǔn)。復(fù)制的材料必須仔細(xì)校對(duì)，做到絕對(duì)無(wú)誤，并要注明材料原件存于何處、復(fù)制單位、復(fù)制人、核對(duì)人、復(fù)制時(shí)間。復(fù)制時(shí)，嚴(yán)禁在原件和復(fù)制件上勾、抹、涂、劃。〔３〕復(fù)印機(jī)復(fù)制。復(fù)印機(jī)復(fù)印時(shí)，廢頁(yè)應(yīng)帶回干部檔案管理部門(mén)銷(xiāo)毀，不要散失，以防失密。復(fù)制后，原件應(yīng)及時(shí)歸入正本，正本中的原件是用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙作書(shū)寫(xiě)材料的，應(yīng)將復(fù)制件和原件同時(shí)歸入正本，原件附在復(fù)制件之后。因建立副本所需而復(fù)制的材料，復(fù)制件只存副本。五、干部檔案材料的技術(shù)加工技術(shù)加工是指在不損壞文字內(nèi)容的前提下，利用裱糊、剪裁、折疊等技術(shù)手段，對(duì)紙張不符規(guī)格、破損、卷角、折皺的干部檔案材料進(jìn)行技術(shù)處理，使其外表到達(dá)“四邊整齊”，便于裝訂、保管和利用，壽命得以延長(zhǎng)。其主要方法有：１、裱糊。對(duì)破損、卷角、過(guò)簿、折皺和小于１６開(kāi)規(guī)格〔２６×１8．4cm〕的干部檔案材料，進(jìn)行托裱和托補(bǔ)，使其折皺和卷角平整，破損復(fù)原，且符合１６開(kāi)規(guī)格紙張。根據(jù)每份材料不同的情況通常采用單邊、單面托裱、夾面托裱、魚(yú)鱗形或梯形托裱，還有膠紙粘貼等。對(duì)紙面過(guò)窄或無(wú)裝訂線(xiàn)的檔案材料，須進(jìn)行托補(bǔ)，有左側(cè)加邊和周?chē)舆叀灿址Q(chēng)開(kāi)窗法〕等方法。對(duì)一些破損、多頁(yè)零散的材料，在裝訂線(xiàn)的一邊要用白紙包邊，主要作用是為了保護(hù)材料，防止失散，使檔案材料立卷裝訂后整齊美觀(guān)。根據(jù)中組部的要求，所有干部檔案材料左邊不能出現(xiàn)兩個(gè)洞眼交叉情況。如有交叉洞眼，應(yīng)裱糊。襯紙要用白紙，不宜過(guò)厚或過(guò)簿，不可采用有字的廢紙、廢目錄或報(bào)紙湊合。漿糊和膠水須能防蟲(chóng)蛀，不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料應(yīng)壓平晾干，不得在陽(yáng)光下暴曬或高溫熨烤。２、剪裁。對(duì)大于１６開(kāi)的檔案材料，在不影響材料完整和不損傷字跡的前提下，可酌情剪裁，使其符合１６開(kāi)規(guī)格。為防止把材料文字、印章切掉，剪裁必須一頁(yè)一頁(yè)地切，絕對(duì)不可圖省事多頁(yè)一刀切，并應(yīng)在左側(cè)留２.５厘米裝訂線(xiàn)，盡量做到材料上邊和下邊空白處相等。３、折疊。適用于對(duì)經(jīng)過(guò)剪裁處理后仍大于１６開(kāi)的材料，或?qū)^(guò)寬過(guò)長(zhǎng)而又不宜剪裁的材料進(jìn)行技術(shù)處理，使其符合１６開(kāi)規(guī)格要求。折疊處要盡量避開(kāi)文字，折疊后的材料要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。折疊形式有橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等。４、撤除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書(shū)釘?shù)冉饘倨罚苑乐寡趸P毀材料。5、無(wú)論材料是否需要托表，材料一律正裝，橫寫(xiě)的材料名稱(chēng)在上，豎寫(xiě)的材料名稱(chēng)在右。六、目錄登記目錄登記，是在干部檔案材料經(jīng)過(guò)分類(lèi)、排序、技術(shù)加工之后，按照固定的欄目和要求，將應(yīng)歸入檔案材料名稱(chēng)逐份進(jìn)行記載的工作。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄登記要清晰、確切、精煉，目錄應(yīng)放在干部檔案卷首，正、副本都要有各自的目錄(目錄樣式見(jiàn)附表20)。具體要求如下：１、類(lèi)號(hào)和順序的登記要按照類(lèi)別排列順序號(hào)及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行填寫(xiě)，無(wú)論材料題目長(zhǎng)短，都要獨(dú)占一行。先從第一類(lèi)開(kāi)始，以份為單位，類(lèi)號(hào)用漢字碼，順序號(hào)、時(shí)間、份數(shù)、頁(yè)號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。如第一類(lèi)第一份材料，類(lèi)號(hào)為“一”，順序號(hào)為“１”，登記在目錄上為“一／１”。２、材料名稱(chēng)的登記〔１〕根據(jù)材料標(biāo)題填寫(xiě)材料名稱(chēng)，一般要登記全稱(chēng)，名稱(chēng)較長(zhǎng)的可以縮寫(xiě)，如“關(guān)于××同志參加革命工作時(shí)間的批復(fù)”可以簡(jiǎn)化為“參加工作時(shí)間的批復(fù)”。縮寫(xiě)的題目，必須能確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。〔２〕對(duì)標(biāo)題與內(nèi)容不相符的材料，登記時(shí)要按實(shí)際內(nèi)容重新擬題，標(biāo)題是材料內(nèi)容的概括和提示，因此要求擬訂的標(biāo)題不但要準(zhǔn)確、精練，而且要有“個(gè)性”，比方第五類(lèi)材料中，證明材料居多，不能都寫(xiě)成“證明材料”，而應(yīng)寫(xiě)成“XXX關(guān)于XXX的證明”，這樣寫(xiě)，叫人一看就對(duì)材料的大概內(nèi)容有一根本了解，否那么就失去了目錄登記的意義。有的材料也可按材料原名稱(chēng)登記目錄，但須在備注欄內(nèi)注明材料的實(shí)際內(nèi)容。如學(xué)習(xí)總結(jié)，內(nèi)有組織鑒定，并作為鑒定材料歸三類(lèi)的，登記時(shí)應(yīng)登“學(xué)習(xí)總結(jié)〔鑒定〕”。〔３〕沒(méi)有標(biāo)題的材料，應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容或材料來(lái)源擬題登記目錄，并在材料上用鉛筆加上標(biāo)題。３、材料形成時(shí)間的登記〔１〕材料形成時(shí)間，一般采用材料落款注明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，采用原件形成的時(shí)間，并在目錄上備注欄注明是復(fù)制件。〔２〕一份材料有幾個(gè)時(shí)間的，以組織最后審查認(rèn)可時(shí)間為準(zhǔn)。〔３〕材料制成時(shí)間要填全年月日，對(duì)于未標(biāo)明時(shí)間的材料，應(yīng)盡量查清，查出多少，登記多少，實(shí)在查不清的可以空著不填。４、材料份數(shù)、頁(yè)碼的計(jì)算填寫(xiě)〔１〕以每份完整的材料〔包括附件〕為一份。〔２〕復(fù)制件和原件并存的按一式兩份計(jì)頁(yè)。〔３〕有鉛字頁(yè)碼的材料，應(yīng)按鉛字頁(yè)碼填寫(xiě)頁(yè)數(shù)。〔４〕無(wú)鉛字頁(yè)碼的，采用圖書(shū)編頁(yè)法，每單面為一頁(yè)，無(wú)實(shí)際內(nèi)容的頁(yè)不計(jì)數(shù)，封面、封底、襯紙后空白頁(yè)一般不計(jì)數(shù)。〔5〕制式材料本身有鉛字頁(yè)碼，填寫(xiě)材料時(shí)中間有插頁(yè)的，應(yīng)按材料的實(shí)際內(nèi)容重新編寫(xiě)頁(yè)碼。〔6〕第五類(lèi)材料中的“證明材料”，如果是在一個(gè)時(shí)間段里就同一個(gè)問(wèn)題的幾份證明材料，我們?cè)谟?jì)算份數(shù)和頁(yè)碼時(shí)，可以合并在一起計(jì)算。如關(guān)于一個(gè)人的同一問(wèn)題的三份證明材料，總共有8頁(yè)，我們可以在目錄中并為一個(gè)材料，計(jì)算成“3份8頁(yè)”。但在編每份材料的頁(yè)碼時(shí)，仍然各自計(jì)算，即第一份頁(yè)碼是“1、2、3”，第二份頁(yè)碼是“1、、2”，第三份頁(yè)碼是“1、2、3”。５、目錄要求目錄可采用書(shū)寫(xiě)或打印兩種方式。〔１〕書(shū)寫(xiě)目錄要工整、正確、清楚、美觀(guān)，不得使用圓珠筆、鉛筆及紅色、純藍(lán)墨水，不得涂改、粘貼，不得打省略號(hào)或?qū)憽巴稀弊謽樱辉试S用國(guó)家沒(méi)有認(rèn)可的簡(jiǎn)化字。目錄中的標(biāo)題無(wú)論字?jǐn)?shù)多少都要均勻排列在相應(yīng)的欄目里。〔２〕書(shū)寫(xiě)目錄時(shí)，每類(lèi)目錄之后，須留出適量的空格，以供補(bǔ)充材料時(shí)使用。〔３〕目錄登記之后，再?gòu)臋n案中取出材料時(shí)，要在目錄備注欄內(nèi)注明取出時(shí)間、原因和經(jīng)手人。〔４〕檔案副本內(nèi)不要附檔案正本目錄。七、干部檔案的裝訂干部檔案材料必須裝訂成卷，正副本應(yīng)分別裝訂。裝訂后的檔案要做到：目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂牢固實(shí)用。具體做法：１、裝訂前后都要將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤。2、為了便于裝訂和利用，對(duì)正本材料過(guò)多、厚度超過(guò)２．５厘米的，要分卷裝訂。分卷的方法主要有“切開(kāi)法”和“提取法”兩種。如果十個(gè)類(lèi)別材料份量比擬均勻，可采取切開(kāi)法，將前五類(lèi)分成一卷，后五類(lèi)再分成一卷。提取法主要適用各類(lèi)別材料份量不均的情況，某類(lèi)材料過(guò)多的，那么可將該類(lèi)材料提取出來(lái)單獨(dú)成卷。在實(shí)際工作中，采用提取法較多，因?yàn)楦刹繖n案超厚大都是個(gè)別類(lèi)材料過(guò)多所致。如五類(lèi)政審材料形成證明材料較多〔少那么幾十份，多那么幾百份〕，應(yīng)采用提取法把調(diào)查證明材料別離出來(lái)，根據(jù)材料份量，分別組成正本二或正本