工作文件文件編號：XZ-17版本：B改次：0會議管理措施頁碼第1頁共5頁1.0目標(biāo):為提升會議效率、品質(zhì)、縮短會議時(shí)間，同時(shí)使會議召開、會議內(nèi)容、任務(wù)跟進(jìn)有所依循，特簽訂本制度。2.0適用范圍：凡屬XX市XX物業(yè)管理各類會議均適用之。3.0會議管理細(xì)則3.1議分類及組織3.1.1企業(yè)級會議1)企業(yè)職員全體大會2)企業(yè)全體部門主管人員會議3)企業(yè)品質(zhì)會議（ISO9001）4)企業(yè)多種代表大會5)其它跨部門會議6)其它臨時(shí)性企業(yè)級會議（關(guān)鍵指對外）3.1.2專業(yè)會議1)業(yè)務(wù)會議(1)品質(zhì)分析會議(2)安全工作會議(3)住戶售后服務(wù)專門會議(4)其它專門業(yè)務(wù)性會議2)部門內(nèi)部會議3)班、組會議3.2例會3.2.1定義:為避免會議過多或反復(fù)，企業(yè)正常性會議一律按例行要求時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開，此種會議稱之為例會；3.2.2例會關(guān)鍵指：關(guān)鍵總結(jié)評價(jià)上周工程進(jìn)度、日常行政工作等情況，安排布署下周工作任務(wù)；又稱PDCA循環(huán)會議，關(guān)鍵匯報(bào)、分析企業(yè)計(jì)劃實(shí)施情況和經(jīng)營活動結(jié)果，評價(jià)個(gè)方面工作情況，肯定成績，揭露問題，提出改善方法，不停提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益；工作文件文件編號：XZ-17版本：B改次：0會議管理措施頁碼第2頁共5頁1)企業(yè)管理干部會議（班、組長以上參與）：關(guān)鍵總結(jié)上月工作情況，布署本月工作任務(wù)；2)企業(yè)全體職員大會（全體職員參與，每三個(gè)月一次）：關(guān)鍵總結(jié)上季工作情況，布署本季工作任務(wù)、經(jīng)營發(fā)展情況，表彰優(yōu)異集體、個(gè)人；3)品質(zhì)會議（相關(guān)部門主管、工程技術(shù)人員參與，每個(gè)月一次）：關(guān)鍵匯報(bào)、總結(jié)上月工程品質(zhì)、服務(wù)品質(zhì)、工作品質(zhì)等品質(zhì)情況，討論分析品質(zhì)異常（事故、問題等），研究處理問題、改善品質(zhì)之方案方法；4)安全工作會議（保安、消防等相關(guān)工作人員參與，每季一次）：關(guān)鍵匯報(bào)總結(jié)前季安全生產(chǎn)、治安、消防等工作情況，分析處理事故，檢驗(yàn)分析事故隱患，研究確定安全防范方法；5)部門級會議：關(guān)鍵檢驗(yàn)、總結(jié)、匯報(bào)、部署工作，處理實(shí)際問題(1)部門內(nèi)班、組長以上參與（每七天一次）(2)部門內(nèi)部全體人員參與（每個(gè)月一次）6)班、組會議（班、組組員參與，每七天一次）：關(guān)鍵檢驗(yàn)、總結(jié)、部署班、組內(nèi)工作，處理實(shí)際工作困難和問題；3.3其它會議：非例會召開，如屬部門內(nèi)部會議，由部門經(jīng)理以上主管核準(zhǔn)方可召開；如屬跨部門級會議，應(yīng)由經(jīng)理核準(zhǔn)方可召開；3.4會議安排：凡包含多個(gè)部門人員參與其它會議（非例會），均須于會議召開前經(jīng)同意后，報(bào)行政部匯總，并由行政部統(tǒng)一安排召開；3.5對于準(zhǔn)備不充足、反復(fù)性、無多大作用之會議，行政部有權(quán)拒絕安排；3.6對于參與人員相同、內(nèi)容相近、時(shí)間相適多個(gè)會議，行政部有權(quán)安排其合并召開，但需事先知會相關(guān)會議各單位部門及和會人員；3.7各部門會期必需服從企業(yè)統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在企業(yè)例會同期召開（和會人員時(shí)間不發(fā)生沖突者除外），應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會、局部服從整體標(biāo)準(zhǔn)；3.8會議準(zhǔn)備：行政部、會議主持人、會議召集部門及和會人員全部應(yīng)分別做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，包含擬好會議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提要、講話關(guān)鍵點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會場、準(zhǔn)備好座位、通知和會人員等等；工作文件文件編號：XZ-17版本：B改次：0會議管理措施頁碼第3頁共5頁3.9會議要領(lǐng)要求3.9.1要嚴(yán)格遵守會議開始時(shí)間；3.9.2要在開頭就議題要旨做一番簡練說明；3.9.3要把會議事項(xiàng)進(jìn)行次序和時(shí)間分配預(yù)先通知和會者；3.10會議注意要項(xiàng)：3.10.1講話語內(nèi)容不得偏離議題；3.10.2講話內(nèi)容不能出于個(gè)人利害或進(jìn)行人身攻擊；3.10.3個(gè)人講話時(shí)間不可長篇大論、滔滔不絕或過于冗長；3.10.4不可取用不正確資料；3.10.5不要盡談些期待性估計(jì)；3.10.6講話不可不懂裝懂，胡言亂語；3.10.7盡可能不要談到抽象論或觀念論；3.10.8講話內(nèi)容應(yīng)該朝著結(jié)論推進(jìn)；3.10.9主持人應(yīng)該引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論；3.10.10討論公議講話者不可過于集中于一些人；3.10.11小組討論會議不可從頭到尾緘默到底；3.10.12全體會議人員均須認(rèn)真用心聆聽講話；3.10.13不可隨意打斷她人講話；3.10.14不可對講話者吹毛求疵；3.10.15不可隨意中途離席；3.10.16在必需延長會議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家同意后方可決定延長時(shí)間；3.10.17就當(dāng)把整理出來結(jié)論交結(jié)全體和會人員表決確定；3.11會議步驟3.11.1會議申請步驟1)例會2)臨時(shí)性緊急會議3.11.2會議召開步驟工作文件文件編號：XZ-17版本：B改次：0會議管理措施頁碼第4頁共5頁1)會議召集人依人事確定之會議召開時(shí)間和場所，事先到會場部署，行政部給予幫助；2)任何會議之會議和會人員，全部應(yīng)按時(shí)參與，應(yīng)到未到者應(yīng)事先向會議主持人請假，不然依考勤缺勤論處；3)會議必需有專門或指定會議統(tǒng)計(jì)人，負(fù)責(zé)做好具體會議統(tǒng)計(jì)并依要求會議統(tǒng)計(jì)格式打印、簽核并存，并依會議之決議進(jìn)行確定、追蹤和落實(shí)。4.0培訓(xùn)室（會議室）使用管理要求4.1本要求之使用范圍：三樓培訓(xùn)室4.2會議室使用管理細(xì)則4.2.1除企業(yè)部門主管級例會外，其它全部會議需要使用培訓(xùn)室時(shí)，須行政主管同意方可使用；4.2.2如其它會議和此預(yù)約沖突時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理；4.3培訓(xùn)室使用注事項(xiàng)4.3.1培訓(xùn)室一切公物未經(jīng)行政部許可，一律不得隨意搬離培訓(xùn)室；4.3.2培訓(xùn)室日常衛(wèi)生列入清潔部日常清潔范圍，由行政部幫助日常維護(hù)；4.3.3會議結(jié)束后，各部門需自覺將燈、窗、空調(diào)、投影機(jī)等電器設(shè)備開關(guān)關(guān)閉，桌椅等會議室原擺設(shè)應(yīng)放擺放整齊或搬回原位，地面需清理潔凈，維持培訓(xùn)室整齊；4.3.4茶杯、飲料杯（罐）應(yīng)自行帶走或清理，如有大件垃圾，應(yīng)立即通知清潔部給予尤其清理；4.4其它4.4.1培訓(xùn)室室內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩；4.4.2珍惜培訓(xùn)室設(shè)施及桌椅，嚴(yán)禁在桌椅上亂涂亂畫；5.0本措施制訂、修訂、廢止和實(shí)施5.1本措施由行政部制訂,并經(jīng)經(jīng)理核準(zhǔn)后方才生效；5.2本措施由行政部負(fù)責(zé)制訂、修訂和廢止,經(jīng)經(jīng)理核準(zhǔn)后生效；工作文件文件編號：XZ-17版本：B改次：0會議管理措施頁碼第5頁共5頁5.3本措施由行政部負(fù)責(zé)解釋并監(jiān)督實(shí)施；6.0參考資料：6.1XZ-17-R01《會議簽到表》6.2XZ-17-R02《會議統(tǒng)計(jì)》