“十四五”職業(yè)教育國家規(guī)劃教材文秘專業(yè)新形態(tài)一體化教材秘書實務(wù)（第五版）引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第五章會議組織與服務(wù)

第一節(jié)會議概述第二節(jié)會議籌備階段的工作第三節(jié)會議進行階段的工作第四節(jié)會議結(jié)束階段的工作主要內(nèi)容第五章會議組織與服務(wù)

電子教案模版配色（1）（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)1.知識目標(biāo)了解會議的作用與要素2.能力目標(biāo)掌握會議前期的準(zhǔn)備工作掌握會議期間的服務(wù)工作熟悉會議結(jié)束的善后工作學(xué)習(xí)提示3.素養(yǎng)目標(biāo)追求完美，不斷進取審美高雅，儀態(tài)大方遵紀(jì)守法，節(jié)約辦會周到服務(wù)，耐心細致（二）學(xué)習(xí)重點會議的前期準(zhǔn)備工作會議進行中的服務(wù)工作（三）學(xué)習(xí)難點會議開始前的準(zhǔn)備工作妥善處理會議進行中的突發(fā)情況學(xué)習(xí)提示一片混亂的頒獎儀式

1月27日下午1點，宏達公司在公司大禮堂召開年度總結(jié)表彰大會。下午兩點30分，頒獎儀式正在進行。盛裝的禮儀小姐在熱烈的樂曲聲中依次出場，手捧獎品交給在主席臺就座的領(lǐng)導(dǎo)同志準(zhǔn)備頒獎。不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒有緊跟上，把應(yīng)交給前面的一個領(lǐng)導(dǎo)的獎品，卻遞給了下一個位置的領(lǐng)導(dǎo)。而排在隊伍末尾的禮儀小姐卻為送不出獎品而驚慌失措，逃回后臺。手上沒有獎品的領(lǐng)導(dǎo)左顧右盼，未見禮儀小姐再送獎品，此時上臺領(lǐng)獎的人又已登臺。由于少了一位頒獎人，領(lǐng)獎的人上臺后，發(fā)覺沒有給自己頒獎，只好尷尬地跑下臺。而由于原定的頒獎順序打亂，領(lǐng)導(dǎo)手拿獎品卻找不到來領(lǐng)獎的人。一時間，你問我，我問他，你跟我換位置，他跟我換獎品，主席臺上一片混亂，表彰會應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛大受影響。負責(zé)會議現(xiàn)場協(xié)調(diào)的總經(jīng)理秘書孫婷呆住了。問題：

1．如果你是會務(wù)人員，如何避免禮儀小姐出現(xiàn)的錯誤？

2．會議現(xiàn)場出現(xiàn)了問題，總經(jīng)理秘書孫婷應(yīng)如何處理？引入案例第一節(jié)會議概述一、會議的含義會議是一種圍繞特定目標(biāo)進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計劃的商議活動。會議有廣義和狹義之分：狹義的會議是指至少有三人參加的集體性商議活動，即傳統(tǒng)的會議；廣義的會議還包括兩人或雙方之間的會見與會談以及各種儀式。二、會議的作用1．集思廣益、科學(xué)決策的作用2．發(fā)揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用3．傳達信息、資源共享、學(xué)習(xí)交流、開拓思路的作用4．協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思想、促進生產(chǎn)、推動工作的作用5．國際交流、跨文化的溝通作用第五章會議組織與服務(wù)

三、會議活動的基本要素會議方式會議地點會議時間會議議題會議名稱會議人員會議結(jié)果會議活動的基本要素第五章會議組織與服務(wù)

1．會議人員會議人員是指參與會議整個過程的人員，可具體分為會議主體、會議客體以及其他與會議有關(guān)的人員。（1）會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。（2）會議的客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。（3）其他與會議有關(guān)的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務(wù)人員等。

第五章會議組織與服務(wù)

實用范例

首屆中國國際進口博覽會的組織單位2018年11月5日至10日，首屆中國國際進口博覽會在上海國家會展中心舉行。會議的組織單位如下：主辦單位：中華人民共和國商務(wù)部、上海市人民政府合作單位：世界貿(mào)易組織、聯(lián)合國貿(mào)易和發(fā)展會議、聯(lián)合國工業(yè)發(fā)展組織等國際組織承辦單位：中國國際進口博覽局、國家會展中心（上海）有限責(zé)任公司

特裝施工服務(wù)商：上海靈碩會展服務(wù)有限公司等

第五章會議組織與服務(wù)

電子教案模版配色（1）2.會議名稱會議的名稱一般要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等等。

例1：“2019年環(huán)境污染與大眾健康學(xué)術(shù)會議”，此會議名稱顯示了時間、內(nèi)容、性質(zhì)；例2：“可口可樂（中國）飲料有限公司2019年銷售會議”的會議名稱則顯示了單位、時間、性質(zhì)；例3：“四川長虹2018年度股東大會”則顯示了單位、時間、范圍、規(guī)模、性質(zhì)、參加對象。第五章會議組織與服務(wù)

3．會議議題會議的議題是根據(jù)會議目標(biāo)來確定并付諸會議討論或解決的具體問題，是會議活動的必備要素。會議議題的主要作用是：（1）準(zhǔn)確、具體地體現(xiàn)會議的目標(biāo)，為目標(biāo)服務(wù)。（2）引導(dǎo)和制約會議的發(fā)言。第五章會議組織與服務(wù)

電子教案模版配色（1）4．會議時間會議時間是指會議的召開時間和會期兩方面。5．會議地點會議地點是指會議召開的舉辦地或會場。會場的決定主要是考慮大小、交通、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。6．會議方式會議方式是為了提高會議效率，實現(xiàn)會議目標(biāo)而采取的各種形式或手段，如現(xiàn)場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、電話會議等。7．會議結(jié)果

會議結(jié)果，即會議結(jié)束時實現(xiàn)目標(biāo)的情況。第五章會議組織與服務(wù)

微型案例《2021全球會議目的地競爭力指數(shù)報告》發(fā)布成都位列第五據(jù)報告顯示，香港、臺北、上海、北京、成都、廣州、澳門、深圳、杭州、青島分列會議目的地城市競爭力指數(shù)前十位，排名前列的會議目的地城市均具有優(yōu)良的會議目的地專業(yè)競爭力，同時還重視提升整體環(huán)境競爭力、配套支撐競爭力與形象感知競爭力值得關(guān)注的是，從統(tǒng)計的中國37個樣本城市的會議目的地競爭力指數(shù)總體排名中可知，成都位列第五。“在構(gòu)成‘國際會展之都’的三個要素——會議、展覽與節(jié)慶中，會議是最具能動性的，通過積極努力可以在兩到五年內(nèi)取得比較好的成績，為成都實現(xiàn)‘國際會展之都’的戰(zhàn)略目標(biāo)做出了重要貢獻。”成都市博覽局相關(guān)負責(zé)人表示，舉辦重要國際會議有利于擴大目的地的影響力，提升會議發(fā)展整體水平，優(yōu)化完善會展產(chǎn)業(yè)鏈。電子教案模版配色（1）四、會議的種類1．按會議的規(guī)模。可以劃分小型會議、中型會議、大型會議、特大型會議2．按會議內(nèi)容。可以劃分綜合性會議、專題性會議3．按會議的性質(zhì)。可以劃分決策性會議、非決策性會議4．按會議所跨的地域范圍。可以劃分國際性會議、全國性會議、地區(qū)性會議、個體性會議

5．按會議的職級。可以劃分股東會議、董事會、高級管理人員會議、中層管理人員會議、職工大會部門會議第五章會議組織與服務(wù)

第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作一、擬定會議計劃（一）確定會議名稱、議題、時間、地點等基本要素（二）成立會務(wù)工作機構(gòu)大中型會議的籌備和服務(wù)工作，不可能靠一兩個人完成，這就需要組建會議籌備機構(gòu)。一般來講，會務(wù)籌備機構(gòu)分成會務(wù)組、接待組、秘書組等幾個小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，既熟記本崗位職責(zé)，又要胸有全局。一般的小型會議，只設(shè)立會務(wù)組負責(zé)全部事宜。有些單位，會務(wù)工作由辦公室全部負責(zé)。第五章會議組織與服務(wù)

實用范例問題不過夜、細節(jié)不放過、改進不停步！－－應(yīng)勇檢查進博會籌備工作并現(xiàn)場辦公上海發(fā)布2018年10月30日

首屆中國國際進口博覽會開幕在即，市委副書記、市長、進口博覽會執(zhí)委會主任應(yīng)勇今天（30日）下午赴國家會展中心實地檢查進口博覽會籌備工作并召開現(xiàn)場辦公會。應(yīng)勇強調(diào)，越是臨近開幕，越是要全神貫注、全力以赴。要按照實戰(zhàn)要求、實戰(zhàn)標(biāo)準(zhǔn)，堅持問題導(dǎo)向、需求導(dǎo)向，聚焦重大活動組織和各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不斷排查匯總問題，及時研究解決問題，切實做到問題不過夜、細節(jié)不放過、改進不停步，堅決打好這場硬仗，為把進口博覽會辦成國際一流的博覽會作出更大貢獻。第五章會議組織與服務(wù)

下午，應(yīng)勇與副市長吳清、龔道安一行首先來到國家會展中心南廣場，察看景觀布置情況。立體花墻上，進口博覽會吉祥物“進寶”熱情迎客，迎風(fēng)飄揚的旗林、兩側(cè)矗立的花柱，營造出迎接盛會的濃厚氛圍。隨后，市領(lǐng)導(dǎo)又檢查了主會場、停車場等設(shè)施，詳細了解安檢流程、入場和散場路線等情況，詢問還存在哪些問題。應(yīng)勇指出，要切實以提高中外賓客參加進口博覽會的便利度和感受度為出發(fā)點，進行全流程推演和預(yù)演，更加注重細節(jié)，更加強化銜接，不斷查漏補缺，把各項服務(wù)保障工作想得更周全，做得更到位。“不要一般性匯報工作，而要聚焦研究解決問題。”在現(xiàn)場辦公會上，應(yīng)勇開門見山，就城市保障領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室梳理匯總的問題，與相關(guān)部門負責(zé)人研究討論，當(dāng)場推動解決。應(yīng)勇指出，越是臨近進口博覽會開幕，就越是要以百倍的干勁，抓實抓好城市服務(wù)保障工作。相關(guān)部門要主動跨前一步，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，形成推進合力，確保各項工作有效銜接，確保措施方案落實落地。有問題并不可怕，發(fā)現(xiàn)不了問題才是最大的問題。要鍥而不舍、不厭其煩、精益求精，對各項工作再排摸、再梳理、再對接，對各項方案再細化、再打磨、再完善，切實做到心中有數(shù)、措施有力，以高質(zhì)量的服務(wù)保障迎接進口博覽會召開。分析：雖然一般性的會議與博覽會是有區(qū)別的，但是在會議的籌備檢查方面是相通的。從案例內(nèi)容易知，會議執(zhí)委會主任應(yīng)勇在現(xiàn)場不僅就重大活動組織和各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行排查。還對會場外部的景觀布置情況、主會場、停車場等設(shè)施，詳細了解安檢流程、入場和散場路線等情況進行檢查。要求相關(guān)負責(zé)部門進行全流程推演和預(yù)演，更加注重細節(jié)，更加強化銜接，不斷查漏補缺，把各項服務(wù)保障工作想得更周全，做得更到位。應(yīng)勇還召開了現(xiàn)場辦公會，就城市保障領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室梳理匯總的問題，與相關(guān)部門負責(zé)人研究討論，當(dāng)場推動解決。各會務(wù)工作組的分工會務(wù)組：負責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書組：負責(zé)擬寫會議方案，準(zhǔn)備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀(jì)要、簡報等工作。接待組：負責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。宣傳組：負責(zé)會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報道。財務(wù)組：負責(zé)會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付帳工作。保衛(wèi)組：負責(zé)防火、防盜、人身安全和財務(wù)安全、保密工作。小知識第五章會議組織與服務(wù)

（三）制訂會議預(yù)算會務(wù)人員應(yīng)本著勤儉辦會的原則，對會議的經(jīng)費做出預(yù)算，并提出籌集會議經(jīng)費的方法、渠道，報領(lǐng)導(dǎo)審批。1．會議經(jīng)費的構(gòu)成（1）交通費用；（2）會議室費用；（3）住宿費用；（4）餐飲費用；（5）參觀與旅游費用；（6）培訓(xùn)費、講演費及演出費用；（7）預(yù)算外支出2．會議經(jīng)費的籌措（1）行政事業(yè)經(jīng)費劃撥（2）主辦者分擔(dān)（3）與會者分擔(dān)個人費用（4）社會贊助（5）轉(zhuǎn)讓會徽等無形資產(chǎn)使用權(quán)第五章會議組織與服務(wù)

會議經(jīng)費預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理。要根據(jù)實際需要科學(xué)合理地分配各項預(yù)算開支。（2）總量控制。所有的支出都應(yīng)控制在總量范圍之內(nèi)。（3）確保重點。在實行總量控制的前提下或當(dāng)經(jīng)費不足時，要確保重點，把有限的經(jīng)費確實用在刀口上。（4）精打細算。對會議的每一項支出都要嚴(yán)格審核，在做到科學(xué)合理的同時，盡可能節(jié)省經(jīng)費。（5）留有余地。由于會議活動的過程可能會產(chǎn)生一些事先無法預(yù)料的情況，需要臨時支出一些經(jīng)費，因此，在預(yù)算時要適當(dāng)留有余地。小提醒第五章會議組織與服務(wù)

（四）擬定會議議程、日程、程序1.會議議程、日程、程序的含義（1）會議議程會議議程是會議主要活動的順序安排，它是對議題性活動的程序化，即將會議的議題的根據(jù)主次、輕重、先后次序編排。（2）會議日程會議日程是把一天中會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。（3）會議程序會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細的活動步驟。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，一般只制定會議程序。第五章會議組織與服務(wù)

會議議程安排表日期：××年12月08日（星期二）會場：東京三田共用會所3F會議室時間議程發(fā)言人發(fā)言人職務(wù)10:30開幕式池內(nèi)幸司國土交通省河川計劃課課長10:35日方代表團團長致詞佐藤直良國土交通省河川局局長中方代表團團長致詞劉之平中國水利水電科學(xué)研究院副院長10:50雙方團長介紹團員佐藤直良劉之平國土交通省河川局局長中國水利水電科學(xué)研究院副院長10:55議事進行確認池內(nèi)幸司國土交通省河川計劃課課長交流議題1：應(yīng)對氣候變化的措施11:00（中方）氣候變化對中國水資源影響王建華中國水利水電科學(xué)研究院11:30答疑和討論11:45（日方）適應(yīng)氣候變化的水危害和風(fēng)險評估池內(nèi)幸司國土交通省河川計劃課課長12:15答疑和討論12:30午餐13:45合影實用范例：第五章會議組織與服務(wù)

第五章會議組織與服務(wù)

第五章會議組織與服務(wù)

第五章會議組織與服務(wù)

2.會議議程制作要點會議議程設(shè)計的注意事項（1）應(yīng)按照議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。（2）議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質(zhì)的問題排列在一起。（3）保密性較強的議題，一般放在后面。這樣有利于安排無關(guān)人員退場及有關(guān)人員到場。（4）各項報告中，財務(wù)報告放在最前面，人事報告放在最后面，其他類似報告排在一起。第五章會議組織與服務(wù)

×××公司董事會會議議程

請見教材第130-131頁。實用案例第五章會議組織與服務(wù)

（五）制發(fā)會議通知會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。一般來說，規(guī)模較大、較為重要的會議都應(yīng)發(fā)書面通知。如果參加對象與人數(shù)不明確，可在報上刊登公告。如上市公司的股東大會采用公告的形式通知會議。有些重要的會議通知，必須確認被通知人收到通知，并取得一定的證明(例如簽收、回執(zhí)、掛號信單據(jù)等)，以免事后相互推卸責(zé)任。第五章會議組織與服務(wù)

微型案例第五章會議組織與服務(wù)

1.會議通知的種類與方式（1）按通知的形式

口頭通知和書面通知（2）按通知的性質(zhì)預(yù)備性通知和正式通知（3）按通知的名稱會議通知、邀請信(函、書)、請柬、海報、公告等第五章會議組織與服務(wù)

2.會議通知的內(nèi)容會議通知包括標(biāo)題、通知對象、正文、落款與日期四大項。（1）標(biāo)題最常用的寫法是“機關(guān)名稱”+“會議名稱”十“通知”，一般用于正式的、重要的會議。如“上海××公司關(guān)于召開××?xí)h的通知”。也可以只寫“會議通知”或“通知”。這種寫法一般用于事務(wù)性或例行性會議。（2）通知對象通知對象可以是單位的，也可以是個人。第五章會議組織與服務(wù)

（3）正文會議的目的、名稱和主題。會議的時間。包括開始時間、報到時間、結(jié)束時間。會議的地點。必要時畫出交通簡圖，標(biāo)明地理方位及抵達的方法。參加對象。其他事項。如參加會議的費用、報名的方式和截止日期、有關(guān)論文撰寫和提交的要求、入場憑證(如“憑入場券入場”、“憑本通知入場”)、聯(lián)絡(luò)信息(如主辦單位的地址、郵編、銀行賬號、電話和傳真號碼、網(wǎng)址、聯(lián)系人姓名)等等。（4）落款與日期如有必要，可附回執(zhí)。第五章會議組織與服務(wù)

第五章會議組織與服務(wù)

常用回執(zhí)格式1．表格式回執(zhí)

小知識第五章會議組織與服務(wù)

常用回執(zhí)格式2．簽收式回執(zhí)

小知識第五章會議組織與服務(wù)

實用范例高職高專教育文秘類專業(yè)基礎(chǔ)課程骨干教師培訓(xùn)班通知

請見教材第135-136頁。第五章會議組織與服務(wù)

二、準(zhǔn)備會議材料與物品（一）需要準(zhǔn)備的會議材料和物品1．需準(zhǔn)備的會議文件資料（1）會議的指導(dǎo)文件。如上級下發(fā)的政策性、部署性文件（2）會議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、經(jīng)驗介紹材料等。（3）會議程序文件。包括議程文書、日程、程序等。（4）會議參考文件。如統(tǒng)計報表、技術(shù)資料等書面材料。（5）會議管理文件。包括會議通知、保密制度等文件。2．需準(zhǔn)備的會議物品與設(shè)備常用文具、印刷設(shè)備、會場裝飾用品、視聽器材、通信設(shè)施、交通工具、生活衛(wèi)生用品、專門用品等。第五章會議組織與服務(wù)

（二）準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿1．開幕詞（1）定義。開幕詞是在會議開始時，由會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會所做的重要講話。（2）內(nèi)容。開幕詞的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：標(biāo)題：會議名稱加“開幕詞”，或只寫“開幕詞”。日期：用圓括號標(biāo)于標(biāo)題正下方。稱謂：“同志們”、“各位來賓”“女士們，先生們”等。正文：宣布會議開幕，簡述會議的背景、目的、主要任務(wù)等；提出對與會者的希望與要求；最后是祝詞。第五章會議組織與服務(wù)

第五章會議組織與服務(wù)

2．祝酒詞（1）定義。祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會上發(fā)表的講話。主方的祝酒詞主要是表示對來賓的歡迎；客方的祝酒詞主要是表示對主方的謝意。（2）寫法。首先，開頭部分表示歡迎、問候或感謝。其次，簡略地表述主人必要的想法、觀點、立場和意見，既可以追述已經(jīng)獲得的成績，也可以暢敘友情發(fā)展的歷史，還可以展望未來。最后，結(jié)尾可用“讓我們?yōu)椤杀被蛞浴盀榱恕屛覀兏杀北磉_禮節(jié)性的祝愿。第五章會議組織與服務(wù)

第五章會議組織與服務(wù)

3．講話稿（1）定義。講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會中所作的講話稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對會議的指示和關(guān)心。（2）寫法。講話稿的寫法，就內(nèi)容來講，應(yīng)注意以下幾點：肯定會議的重要性；評價過去的工作；點出當(dāng)前值得注意的問題；指明今后的方向和目標(biāo)；評價會議中心議題；提出原則性的意見，向大會提出希望。第五章會議組織與服務(wù)

4．閉幕詞（1）定義。閉幕詞是黨政機關(guān)、群眾團體、企事業(yè)單位舉行隆重會議閉幕時，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會議所作的總結(jié)性講話。（2）寫法。閉幕詞的基本寫法。閉幕詞的寫法相對開幕詞而言形式可更靈活一些，沒有固定形式。一般來說，閉幕詞主要包括以下內(nèi)容：首先，對會議完成任務(wù)的概括；其次，對會議的評價；最后，對服務(wù)部門與人員的感謝。第五章會議組織與服務(wù)

第五章會議組織與服務(wù)

（三）起草會議報告、決議草案會議報告是會議文件的一種。會議報告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機構(gòu)或有關(guān)代表會議所做的工作匯報。一經(jīng)會議討論通過，會議報告便由陳述性文件轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，成為指導(dǎo)和保證會議成功的主要文件，成為引導(dǎo)代表展開討論的重要基礎(chǔ)，會后將成為有關(guān)方面工作的綱領(lǐng)。第五章會議組織與服務(wù)

（四）準(zhǔn)備會議材料的要求秘書草擬會議所需文件目錄，領(lǐng)導(dǎo)確認后，著手準(zhǔn)備。準(zhǔn)備每人一個文件袋，如有必要可在文件袋上寫上與會者的姓名。認真校對會議文件做好會議文件的分發(fā)工作分發(fā)重要文件一般要編號、登記。一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。秘書在為會議準(zhǔn)備齊全后，制作文件資料目錄，將所有文件統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會人員。分裝文件要認真、細致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。

第五章會議組織與服務(wù)

（五）準(zhǔn)備會議物品和設(shè)施1.常用文具。如筆、紙等常用文具。2.會場裝飾用品。如花卉、旗幟、會標(biāo)、會徽、宣傳畫、標(biāo)語口號。3.印刷設(shè)備。如打字機、打印機、掃描儀、復(fù)印機等。4.會場基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設(shè)施等。5.視聽器材。如麥克風(fēng)、幻燈機、投影儀、黑（白）板、電子書寫板、攝像機、錄音機、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等。6.通信設(shè)施。如傳真機、電話機、電視機、計算機以及相應(yīng)的通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。7.交通工具。如小轎車、大巴士等接送與會者的車輛。8.生活用品。如茶水、茶杯、紙巾以及其他生活用品。9.特殊用品。即特殊性會議上所使用的物品，如頒獎的獎品與證書，選舉的選票、投票箱、開幕式剪彩時用的彩帶和剪刀等。第五章會議組織與服務(wù)

三、制發(fā)會議證件會議證件是表明與會議有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。（一）會議證件的作用與種類1．會議證件的作用（1）表明會議期間各種人員的身份，便于接待和管理。（2）便于代表之間的相互辨認和聯(lián)系、交流。（3）憑證出入會場，保證會議安全。（4）便于統(tǒng)計出席人數(shù)。（5）給與會者留作紀(jì)念。2．會議證件的種類主要有出席證、列席證、旁聽證、來賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。第五章會議組織與服務(wù)

（二）會議證件上的內(nèi)容1．會議名稱，必須寫全稱。2．會徽。會議如有會徽，可將其印在會議證件上。3．姓名。4．照片。5．證件種類，即標(biāo)明“出席證”、“列席證”等等6．組別或代表團名稱。7．證件編號。8．會議日期。第五章會議組織與服務(wù)

（三）會議證件的樣式與制作1．佩戴在與會者身上的證件。（1）系帶的卡片（2）粘性標(biāo)簽（3）有夾子的卡片2．臺簽式的姓名卡片（“桌簽”）及坐簽式的姓名卡片（“坐簽”）（1）桌簽。它是開會時放在桌子上使用的，用以標(biāo)明桌號和就坐人身份的標(biāo)簽。（2）坐簽。就是會務(wù)人員在會議的各席位上標(biāo)明就坐人姓名的標(biāo)簽。（四）會場路線指示牌或會場周邊設(shè)施圖在會場門前最好樹立指示標(biāo)牌，指引與會人員進入會場或安排專門的人員在會場門前引導(dǎo)。第五章會議組織與服務(wù)

（五）證件設(shè)計的注意事項內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。在設(shè)計上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認會場內(nèi)各種人員的身份，同一會議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計會議證件或姓名卡片。姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟適用美觀大方。姓名卡片在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。會議證件的設(shè)計格調(diào)要與會議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。涉外會議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。第五章會議組織與服務(wù)

四、安排會議生活安排會議生活主要包括預(yù)定交通工具，安排食宿，聯(lián)系與安排參觀、訪問活動，確定醫(yī)療、保衛(wèi)人員。所有會議生活安排，秘書要嚴(yán)格按照會議議程和日程進行安排。秘書必須提前預(yù)定，會前確認，掌握各聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式，以便隨時聯(lián)系。如會議期間，日程臨時變動，秘書要及時作好會議生活的協(xié)調(diào)工作。第五章會議組織與服務(wù)

接待的同志“傻眼”了

×市有風(fēng)景秀麗的風(fēng)景區(qū)，鄰市A公司組織會議參觀人員14人前來旅游觀光，請×市協(xié)作單位B公司代為辦理訂購門票、安排住宿等事宜。因是旅游旺季，B公司費了很大的勁，好不容易才找到某賓館正好有7個房間、14個床位，就立即預(yù)訂下來。鄰市A公司旅游團隊傍晚到達時，×市B公司負責(zé)接待的同志傻眼了！因為帶隊的團長是一位女同志，其他同志是男同志，根本無法按兩個人一個房間的設(shè)想安排住宿。再要求增加房間，賓館已經(jīng)住滿了。微型案例第五章會議組織與服務(wù)

五、會場布置（一）會場形式的布置會場形式的安排，要根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來確定。不同的會場布置形式，體現(xiàn)不同的意義、氣氛和效果，適用于不同的會議目的。根據(jù)參會人員座次安排，整體上可分為：相對式、全圍式、半圍式、分散式四種。第五章會議組織與服務(wù)

（一）會場形式的布置1．相對式這種會場布置形式的主要特征是主席臺和代表席采取上下面對面的形式。從而突出了主席臺的地位。由于專門設(shè)立了主席臺。整個會場氣氛顯得比較嚴(yán)肅和莊重。第五章會議組織與服務(wù)

2．全圍式全圍式會場布置形式的主要特征是不設(shè)專門的主席臺，會議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會者圍坐在一起。這種布置形式的優(yōu)點是容易形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神第五章會議組織與服務(wù)

3．半圍式半圍式這種布置形式介于相對式和全圍式之間，即在主席臺的正面和兩側(cè)安排代表席，形成半圍的形狀。既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛。第五章會議組織與服務(wù)

4．分散式這種會場布置的形式，就是將會場分成若干個中心，每個中心設(shè)一桌席。其中領(lǐng)導(dǎo)人和會議主席就座的桌席稱作“主桌”。這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同時，又給與會者提供了多個談話、交流的中心，使會議氣氛更為輕松、和諧。第五章會議組織與服務(wù)

（二）會場座位安排1.橫排法這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個代表團、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向為準(zhǔn)，從左至右橫向依次排列座次。

第五章會議組織與服務(wù)

2.豎排法這種排列方法的要領(lǐng)是，按照既定的次序把對參會的每個代表團、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按順序從前向后依次縱向排列。第五章會議組織與服務(wù)

3.左右排列法這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個參會的代表團、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯擴展排列座次。

第五章會議組織與服務(wù)

4.座次標(biāo)識方法（1）在主席臺或會議桌上擺放名簽（2）在與會人員出席證上注明座次(某排某號)（3）印制座次圖表第五章會議組織與服務(wù)

（三）環(huán)境布置1．主席臺的裝飾設(shè)有主席臺的會場，主席臺是裝飾的重點。一般應(yīng)在主席臺上方懸掛紅色的會標(biāo)(亦稱橫幅)，會標(biāo)上用美術(shù)字標(biāo)名會議的名稱。主席臺背景處(亦稱天幕)可懸掛會徽或紅旗以及其它藝術(shù)造型等，主席臺上或臺下可擺放花卉。2．會場背景的裝飾會場背景的裝飾除了主席臺的裝飾之外，主要指會場四周和會場的門口，這些地方可懸掛橫幅標(biāo)語、宣傳畫、廣告、彩色氣球等，還可擺放鮮花等裝飾物，一些禮節(jié)性會見，可多擺些鮮花。第五章會議組織與服務(wù)

3．色調(diào)的選擇色調(diào)在這里主要是指會場內(nèi)色彩的搭配與整體基調(diào)。與會議內(nèi)容相協(xié)調(diào)的色調(diào)，可以給與會者的感官形成一定的刺激，在其心理上產(chǎn)生積極的影響。可以通過對主席臺、天幕、臺布、場內(nèi)桌椅及其裝飾物色彩的調(diào)節(jié)而烘托整體的色調(diào)。4．花卉的布置花卉的布置對人的情緒會產(chǎn)生一定的影響。在世界上許多國家都有花語，比如鐵樹、棕櫚代表莊嚴(yán)；萬年青、君子蘭表示友誼長存，萬事如意；菊花表示高潔；月季、玫瑰表示喜慶；牡丹表示富貴等。根據(jù)會議內(nèi)容，恰當(dāng)?shù)嘏渲没ɑ埽梢允谷诵那橛淇臁５谖逭聲h組織與服務(wù)

第五章會議組織與服務(wù)

5．會場的氣味效應(yīng)會場之內(nèi)淡淡的清香，可以使人的心情變得舒暢；反之，如果會場內(nèi)有異味彌漫，會使人心情變得煩躁，產(chǎn)生焦慮情緒，急于離開會場。改善會場的氣味環(huán)境的方法有兩種：在會議室里放置有清香氣味的鮮花(如米蘭、茉莉、月季和蘭花等)在會議室提前噴灑少量的具有清香氣味的空氣清新劑(以檸檬和薰衣草香型為好)，但不可過于濃郁。第五章會議組織與服務(wù)

（四）主席臺布置技巧1．主席臺座次的排列（1）國內(nèi)會議主席臺座次排列。通常的做法是：身份最高的領(lǐng)導(dǎo)人就座于主席臺前排中央，其他領(lǐng)導(dǎo)人則按先左后右。（2）國際性會議主席臺的座次的排列。一般為主辦方身份最高的出席者居中，其他來賓按身份高低先右后左向兩邊排開。這一點與國內(nèi)會議先左后右排列方法正好相反。第五章會議組織與服務(wù)

第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作一、會議報到與引導(dǎo)工作（一）會議接站1．確定迎接規(guī)格2．做好接站準(zhǔn)備3．豎立接待標(biāo)志4．掌握抵達情況5．介紹賓主雙方第五章會議組織與服務(wù)

（二）會議報到1．會議報到的方式。會議報到可以由與會者本人或他人持會議通知或單位介紹信報到。2．與會者報到時，秘書人員要做好的工作查驗證件，確認與會者的參會資格。請與會者在登記表上填寫姓名、單位、職務(wù)等有關(guān)信息。統(tǒng)一接收與會者帶來的需要在會上分發(fā)的材料。分發(fā)會議文件、證件、文件袋等會議用品。如會議要贈送禮品，會務(wù)組一般將禮品同資料一起發(fā)放。預(yù)收會務(wù)費、食宿費、資料費等費用，當(dāng)場開具收據(jù)。安排與會者住宿。

第五章會議組織與服務(wù)

第五章會議組織與服務(wù)

（三）會議簽到簽到，是為了及時了解該到會的人是否都已到會，并準(zhǔn)確地統(tǒng)計出到會的實際人數(shù)。

第五章會議組織與服務(wù)

（四）會議引導(dǎo)引導(dǎo)是指會議活動期間會務(wù)工作人員為與會者指引會場、座位、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會者問詢的路線、方向和具體的位置。

引導(dǎo)工作貫穿于整個會議期間，每一位會務(wù)工作人員都應(yīng)當(dāng)履行為與會者引導(dǎo)的義務(wù)。但在大型的或重要會議報到以及進入會場時應(yīng)當(dāng)派專人負責(zé)引導(dǎo)，這類專職引導(dǎo)人員常常稱為禮儀人員。負責(zé)引導(dǎo)的禮儀人員要統(tǒng)一著裝，熟悉會場的布局以及各種配套設(shè)施的情況。大型會議活動的禮儀人員還要了解本地的交通、旅游、購物等情況，以備與會者隨時咨詢。國際性會議的禮儀人員還要掌握外語會話能力。第五章會議組織與服務(wù)

二、組織會議進行的工作（一）檢查會場準(zhǔn)備情況會議當(dāng)天會議準(zhǔn)備情況的檢查主要包括以下幾個方面：設(shè)備安全工作情況桌椅數(shù)量是否足夠煙灰缸的準(zhǔn)備水和水杯的準(zhǔn)備會標(biāo)、花卉的準(zhǔn)備等細節(jié)第五章會議組織與服務(wù)

不協(xié)調(diào)的煙灰缸12月20日，宏達公司深受眾人愛戴的工會主席去逝了。在治喪委員會的會議上，氣氛非常莊嚴(yán)肅穆。忽然間，唐主任發(fā)現(xiàn)會場中的煙灰缸都是喜慶的大紅色，會場氣氛一時間非常尷尬。唐主任十分的不快，會后，批評了秘書小潘辦事不力。秘書也覺得很委屈，會議室里的煙灰缸一直都是紅色的那一套，那還是去年公司成立30周年慶典時新買的。為了一次會議就買一套新的，未免也太浪費了。于是，在下一次采購煙灰缸的時候，潘秘書選擇了無色的玻璃煙灰缸。這一下總算是省去了麻煩。微型案例第五章會議組織與服務(wù)

（二）會場的安全保衛(wèi)與保密工作1．與會人員入場時的驗證與收票工作。2．保持會場內(nèi)的秩序，維護場內(nèi)設(shè)備。3．關(guān)注會場內(nèi)各種設(shè)備的使用情況。4．做好會場內(nèi)安全保衛(wèi)工作。5．會議期間，應(yīng)有相應(yīng)的值班制度與要求；6．對保密文件的分發(fā)、收回以及會議內(nèi)容的保密要制定一套嚴(yán)格的程序與制度。第五章會議組織與服務(wù)

（三）會議交通服務(wù)1．籌齊會議用車。2．?dāng)M定會議用車制度和紀(jì)律。3．合理調(diào)度會議用車，確保會議進程按計劃實施。4．對駕駛?cè)藛T的管理。5．對車輛的維修、保養(yǎng)及汽油供應(yīng)。6．意外事故的應(yīng)急處理措施等。第五章會議組織與服務(wù)

（四）會議記錄、會議紀(jì)要與會議簡報1.會議記錄（1）會議記錄的格式。分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。記錄頭的內(nèi)容有：會議名稱，會議時間，會議地點，會議主席(主持人)，會議出席、列席和缺席情況，會議記錄人員簽名。（2）會議記錄的要求。快速是對記錄的基本要求；二是真實性要求。準(zhǔn)確——不添加，不遺漏，依實而記；清楚——首先是書寫要清楚，其次是記錄要有條理，突出重點。（3）會議記錄的重點。會議記錄并不是要逐字記錄會議內(nèi)容，一般只要記錄下討論的要點即可。第五章會議組織與服務(wù)

第五章會議組織與服務(wù)

例一：某臺資公司工作例會會議記錄表格例二：某公司會議記錄以上案例，請見教材第160-161頁。實用范例第五章會議組織與服務(wù)

2．會議紀(jì)要會議紀(jì)要是根據(jù)會議的主旨，用準(zhǔn)確而精煉的語言綜合記述其要點的書面材料。（1）會議紀(jì)要的內(nèi)容一是會議情況簡述。包括召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點、參加會議的人員、會議討論的問題及會議的成果。二是對會議主要精神的闡發(fā)。這是會議紀(jì)要的主體部分。（2）會議紀(jì)要的擬寫要求會議紀(jì)要的擬寫，應(yīng)做到“記實、記要”。即忠實于會議實際，又內(nèi)容集中概括、精煉、邏輯條理清楚。第五章會議組織與服務(wù)

3.會議簡報主要反映會議交流、進展情況。它具有“快、新、實、短”的特點。4．新聞報道根據(jù)會議的性質(zhì)與目的，如果需要將會議的內(nèi)容或精神宣傳出去，秘書在會前就應(yīng)與新聞媒體記者聯(lián)系好，邀請他們到會報道，及時地將會議的精神宣傳出去。第五章會議組織與服務(wù)

三、會議期間的生活服務(wù)工作（一）及時訂購回程票（二）打印并分發(fā)會議代表通訊錄（三）組織拍攝會議集體照及活動照第五章會議組織與服務(wù)

（四）會議期間的旅游、娛樂與陪同工作1．會議期間旅游服務(wù)（1）提供當(dāng)?shù)芈糜涡畔ⅲ?）統(tǒng)一安排一次或兩次當(dāng)?shù)芈糜位顒勇糜钨M用一般應(yīng)在會議前期就已做好了安排，并進行了預(yù)算，計算在會務(wù)費或其他會議收費中。所以，應(yīng)按計劃支出，并向與會者講明，哪些是統(tǒng)一安排，由會務(wù)組開支；哪些是自費項目，由個人承擔(dān)。2．會議期間娛樂服務(wù)（1）確定娛樂活動的內(nèi)容和形式；（2）做好各項組織工作3．會議期間陪同服務(wù)第一，了解客人出行的意圖、方式、線路、目的地和日程時間安排。第二，通知有關(guān)方面做好各項接待準(zhǔn)備，必要時進行事先檢查。第三，對陪同過程中可能會出現(xiàn)的問題進行分析預(yù)測，制定相應(yīng)的預(yù)案。（五）會議餐飲服務(wù)宴會程序第一，迎賓第二，入場第三，宣布宴會開始第四，介紹主要來賓第五，致辭第六，祝酒第七，散宴和送別第五章會議組織與服務(wù)

.第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作第五章會議組織與服務(wù)

一、送別會議代表1．結(jié)清會議費用2．發(fā)放回程票，安排人員送站二、會場的善后工作1．清理會場（1）拿走通知牌和方向標(biāo)志。（2）清理會場內(nèi)其他物品。（3）通知配電人員和服務(wù)人員。2．歸還所借物品3．結(jié)算會議開支費用第五章會議組織與服務(wù)

三、整理會議文件1．整理分發(fā)會議記錄。2．形成大會決議、簡報或紀(jì)要3．寫總結(jié)向上級匯報會議情況4．收全會議材料，匯編會議文件，并分類、立卷、歸檔第五章會議組織與服務(wù)

四、會務(wù)工作的總結(jié)與反饋工作（一）會務(wù)工作總結(jié)1．會務(wù)工作總結(jié)的主要內(nèi)容（1）檢查會議預(yù)案所制定的各項會務(wù)工作是否準(zhǔn)確到位，有無遺漏與重復(fù)之處；（2）檢查會務(wù)工作機構(gòu)之間及與相關(guān)部門、單位的協(xié)調(diào)狀況；（3）檢查每個會務(wù)工作人員的工作是否完成及完成的質(zhì)量；（4）總結(jié)進一步提高會議的效率與效益的方法。第五章會議組織與服務(wù)

四、會務(wù)工作的總結(jié)與反饋工作（一）會務(wù)工作總結(jié)2．會務(wù)工作總結(jié)的方法（1）會務(wù)工作人員會后進行個人書面小結(jié)；（2）各會務(wù)工作部門或相關(guān)部門分別進行小組總結(jié)和相互評議；（3）必要時進行大會交流、總結(jié)與表彰，以起到激勵與鼓勁的作用。第五章會議組織與服務(wù)

（二）會后的信息反饋工作會后信息反饋是將會議精神在傳達、貫徹中產(chǎn)生的影響和結(jié)果或問題等信息向主辦會議的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)做及時的匯報。秘書人員在會后應(yīng)當(dāng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好這項工作。第五章會議組織與服務(wù)

本章小結(jié)第五章會議組織與服務(wù)

案例一：忙中出錯的簽到工作案例內(nèi)容（略，請見教材第170頁）問題：如果你是李芳，你認為應(yīng)該如何將簽到工作做到有條不紊？案例分析第五章會議組織與服務(wù)

案例一：忙中出錯的簽到工作參考答案：這次會議簽到工作出錯的原因可以歸結(jié)為以下四點：第一，負責(zé)簽到工作的李芳秘書工作態(tài)度有問題。她沒有認識到會議簽到是一件很重要的事，是一件必須認真、細致才能做好的事；第二，李芳秘書缺乏會議簽到方面的工作經(jīng)驗；第三，會務(wù)負責(zé)人安排會議簽到工作人員不夠。如果客人較多，會務(wù)負責(zé)人就應(yīng)該多安排幾個接待簽到的工作人員，以免造成擁堵的現(xiàn)象。第四，總經(jīng)理助理林麗現(xiàn)場協(xié)調(diào)工作沒有做好。林麗既然看到李芳秘書遲到，并且有很多客人等在簽到處，她就應(yīng)該自己或安排人手幫助李芳秘書協(xié)調(diào)處理好簽到工作。案例二：放飛夢想，共創(chuàng)輝煌案例內(nèi)容見第171-173參考答案：公司內(nèi)部的年會一般包括年會的目的、主題、時間、地點、參會人員、流程安排、工作分配與經(jīng)費預(yù)算。訓(xùn)練一：

1．實訓(xùn)目標(biāo)通過訓(xùn)練讓學(xué)生掌握會場布置。2．實訓(xùn)內(nèi)容

訓(xùn)練任務(wù)一：1月17日，上海宏達有限公司在其公司的大禮堂，舉行年度總結(jié)暨表彰大會，辦公室主任安排你布置會場。訓(xùn)練任務(wù)二：XX電動自行車有限公司是一家全國知名的電動車專業(yè)生產(chǎn)單位，產(chǎn)品質(zhì)量深受行內(nèi)專家和消費者的好評。為爭當(dāng)行業(yè)內(nèi)的領(lǐng)頭羊，公司設(shè)計了一批符合市場需求和環(huán)保要求的電動車。為此，公司準(zhǔn)備召開全國客戶洽談會暨產(chǎn)品發(fā)布會。請問，你如何布置會場？

3.實訓(xùn)要求（1）以小組為單位，分別完成以上兩項任務(wù)；（2）操作中需要使用的物品，要求學(xué)生課前準(zhǔn)備或制作。如制作擺放在主席臺的名牌。有些物品比較難準(zhǔn)備：如麥克風(fēng)，可以用紙制作成道具而代替。（3）完成后，由一名成員向全班同學(xué)，講解會場的布置及布置的原因。實踐訓(xùn)練第五章會議組織與服務(wù)

訓(xùn)練二：1．實訓(xùn)目標(biāo)通過訓(xùn)練讓學(xué)生掌握領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿的寫作。2．實訓(xùn)內(nèi)容金秋十月，你校要舉行第六屆秋季運動會，請你為校長寫一份在運動會開幕式上的講話。3．實訓(xùn)要求（1）開幕詞字數(shù)不少于200字，語言要求口語化、富有感情色彩，又要求生動活潑，語氣要熱情、友好。（2）教師隨機地抽取兩到三名同學(xué)到講臺上，以校長的身份向同學(xué)們致開幕詞，教師對學(xué)生的文稿及演講進行評判。實踐訓(xùn)練第五章會議組織與服務(wù)

訓(xùn)練三：1．實訓(xùn)目標(biāo)通過訓(xùn)練讓學(xué)生掌握會議通知的寫作。2．實訓(xùn)內(nèi)容廣東天瑞公司準(zhǔn)備在4月10日至11日在廣東省廣州市香格里拉酒店召開2019年訂貨會議，于2月20日發(fā)出會議通知。會期為2天，4月9日報到。報到地點在香格里拉酒店1506房。請各地重要經(jīng)銷商參與，會務(wù)費自理。請根據(jù)以上材料擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。3．實訓(xùn)要求（1）要求格式規(guī)范，條款清晰，語言得體。（2）會議通知的字數(shù)不限，但要涵蓋材料中的所有要點。第五章會議組織與服務(wù)

1．為什么要召開會議？2．如何布置會場？3．召開會議的前期準(zhǔn)備工作有哪些？4．為什么主席臺是會場布置的重點？應(yīng)該如何布置？5．會議議程、日程和程序的含義是什么？6．上海某公司根據(jù)市里關(guān)于加快招商引資的指示，準(zhǔn)備召開一個大型的招商引資洽談會，與會人員200多人，你作為負責(zé)會議引導(dǎo)服務(wù)的工作人員，將如何做好引導(dǎo)就座的工作？課后練習(xí)第五章會議組織與服務(wù)

第六章商務(wù)活動引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)會見與會談活動第二節(jié)開放參觀與簽約儀式第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式第四節(jié)新聞發(fā)布會第五節(jié)宴請活動第六節(jié)商務(wù)旅行主要內(nèi)容第六章商務(wù)活動電子教案模版配色（1）（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)1.知識目標(biāo)了解常用商務(wù)活動的基本知識2.能力目標(biāo)掌握常用商務(wù)活動的籌備工作熟悉常用商務(wù)活動的程序掌握商務(wù)活動的服務(wù)工作學(xué)習(xí)提示3.素養(yǎng)目標(biāo)儀態(tài)大方，氣質(zhì)高雅服務(wù)意識，熱情周到業(yè)務(wù)熟練，流程規(guī)范遵紀(jì)守法，切忌鋪張（二）學(xué)習(xí)重點商務(wù)活動的籌備工作常用商務(wù)活動的程序（三）學(xué)習(xí)難點商務(wù)活動的籌備工作妥善處理商務(wù)活動進行中的突發(fā)狀況學(xué)習(xí)提示引導(dǎo)案例第一節(jié)會見與會談活動會見，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。就會見的內(nèi)容而言，有禮節(jié)性的、政治性的、事務(wù)性的會見。會談。指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強。會見與會談往往相輔相成。上司出面會見客人，往往為正式會談定下基調(diào)，或創(chuàng)造條件。會見中雙方達成的原則性共識，往往要通過具體而細致的會談加以具體化；有時會談也是為上司之間的高峰會見做準(zhǔn)備。第六章商務(wù)活動第一節(jié)會見與會談活動一、會見與會談的準(zhǔn)備工作1．收集對方的相關(guān)資料2．通知主方參加會見與會談的人員3．了解會見與會談的地點和時間4．通知對方5．場所的布置及座位安排

5月14日，

2019年5月14日，國家主席習(xí)近平在北京釣魚臺國賓館會見來華出席“一帶一路”國際合作高峰論壇的俄羅斯總統(tǒng)普京。

第六章商務(wù)活動第三章秘書的溝通與協(xié)調(diào)

電子教案模版配色（2）第五章商務(wù)活動一、會見與會談的準(zhǔn)備工作會見與會談的座次安排第六章商務(wù)活動2018年6月20日，國家主席習(xí)近平在北京釣魚臺國賓館會見朝鮮勞動黨委員長金正恩。會見與會談的座次安排第六章商務(wù)活動2018年4月8日下午，國務(wù)院總理李克強在釣魚臺國賓館會見來華進行國事訪問的奧地利總統(tǒng)范德貝倫。二、會見與會談的基本程序第六章商務(wù)活動第二節(jié)開放參觀與簽約儀式一、開放參觀活動開放參觀也即企業(yè)主動地開放一些項目供外部人員參觀，從而達到宣傳、溝通等作用。（一）開放參觀的主要項目組織的展覽室；生產(chǎn)設(shè)備和工藝流程；廠區(qū)環(huán)境；員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施；組織的服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。第六章商務(wù)活動（二）開放參觀活動面對的群體組織對外開放參觀所面對的公眾群體通常包括以下幾類：目標(biāo)公眾：包括經(jīng)銷商、消費者、生產(chǎn)協(xié)作者、代理商等。一般公眾：包括社會團體、社會各界代表、文化單位、職工家屬、社區(qū)居民、學(xué)生等。內(nèi)部公眾：包括職工、股東等外部公眾：包括政府部門、新聞界、社會名流、金融界等。第六章商務(wù)活動（三）開放參觀活動的操作流程第六章商務(wù)活動第六章商務(wù)活動第三章秘書的溝通與協(xié)調(diào)

電子教案模版配色（2）第六章商務(wù)活動二、安排簽字儀式在商務(wù)活動中，通過洽談產(chǎn)生的正式文件一般都需要舉行簽字儀式正式簽署方能生效。簽字儀式是表明會談各方對文件約束力的認可，體現(xiàn)各方對會談成果的重視，同時簽字儀式還具有見證和宣傳的作用。第二節(jié)開放參觀與簽約儀式第六章商務(wù)活動（一）簽字儀式的準(zhǔn)備工作1．布置好簽字廳2．準(zhǔn)備好簽字用具3．簽署涉外商務(wù)合同時，需在簽字桌上擺放雙方國旗4．合同文本的制作二、安排簽字儀式第六章商務(wù)活動第六章商務(wù)活動第六章商務(wù)活動(二)簽字儀式的正式程序1．簽字儀式正式開始2．簽字人正式簽署合同文本3．簽字人正式交換已經(jīng)由各方正式簽署的合同文本4．共飲香檳酒互相道賀第六章商務(wù)活動慶典，是各種慶祝儀式的統(tǒng)稱。為了擴大組織自身在社會的知名度，使組織與公眾之間、與其他組織之間等的相互了解，促進合作，一般在組織成立或有重大活動時都舉行慶典。剪彩儀式是在開業(yè)典禮、奠基儀式、竣工典禮、開工典禮、展銷會等典禮活動中都需要舉行的一種剪彩活動。第三節(jié)慶典活動與剪彩儀式第六章商務(wù)活動一、慶典活動（一）慶典活動的類型1.開業(yè)典禮。2.周年紀(jì)念慶典。3.竣工典禮。4.本單位榮獲某項榮譽的慶典活動。第六章商務(wù)活動第六章商務(wù)活動（二）慶典活動的準(zhǔn)備工作1．精心確定慶典的出席人員名單。主要包括：上級領(lǐng)導(dǎo)、社會名流、大眾傳媒、合作伙伴、單位員工等2．精心安排好來賓的接待工作3．精心布置好舉行慶祝儀式的現(xiàn)場。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，可在現(xiàn)場張燈結(jié)彩，懸掛彩燈、彩帶，張貼一些宣傳標(biāo)語，并且張掛標(biāo)明慶典具體內(nèi)容的大型橫幅。如果有能力，還可以請由本單位員工組成的樂隊、鑼鼓隊或請專業(yè)人員屆時演奏音樂或敲鑼打鼓，渲染熱烈喜慶的氣氛。第六章商務(wù)活動（三）慶典的具體程序（1）預(yù)備。請來賓就座，介紹嘉賓。（2）宣布慶典正式開始。全體起立奏國歌或唱本單位之歌。（3）本單位主要負責(zé)人致辭。其內(nèi)容是，對來賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，重點是報捷以及慶典的可“慶”之處。（4）邀請嘉賓講話。嘉賓是出席此次慶典的上級主要領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位或政府官員。嘉賓講話的重點是表示祝賀與祝福。（5）安排文藝演出。這項程序可以省略。（6）邀請來賓進行參觀。慶典后可安排餐飲活動。第六章商務(wù)活動第六章商務(wù)活動二、剪彩儀式剪彩儀式，指的是有關(guān)單位為了慶祝組織開業(yè)，賓館、商店等機構(gòu)的開張，高樓大廈的落地啟用，道路或航線的開通等活動隆重舉行，而聘請知名人士用剪刀剪斷紅色緞帶的慶典活動。剪彩儀式的會場布置要求喜慶、熱鬧。第六章商務(wù)活動第六章商務(wù)活動（一）剪彩儀式的準(zhǔn)備工作1.剪彩的用具準(zhǔn)備剪彩儀式上需要用的一些特殊的物品，如紅色綢帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤以及紅色地毯等要事先準(zhǔn)備，以免臨場慌亂。2.剪彩人員的確定在剪彩儀式中，除了需要選定主持人外，還要選定剪彩者和禮儀小姐。第六章商務(wù)活動（二）剪彩儀式的程序1．請來賓就座2．宣布剪彩儀式開始3．請來賓就座4．奏國歌5．領(lǐng)導(dǎo)致詞6．剪彩

7．陪同參觀

第六章商務(wù)活動第四節(jié)新聞發(fā)布會新聞發(fā)布會是社會組織為了宣布某項重要消息，把有關(guān)新聞機構(gòu)的記者召集在一起，進行信息發(fā)布的一種特殊形式的會議。第六章商務(wù)活動一、新聞發(fā)布會前的準(zhǔn)備工作1.確定新聞發(fā)布會的主題2.選定新聞發(fā)布會舉行的時機3.確定新聞發(fā)布會舉行的地點4.確定邀請的對象5.選擇新聞發(fā)布會的主持人和發(fā)言人6.預(yù)算會議所需費用7.其他準(zhǔn)備工作第六章商務(wù)活動二、新聞發(fā)布會的程序1．簽到。2．分發(fā)會議資料3．宣布會議開始4．發(fā)言人講話。5．回答記者提問。6．接受重點采訪。7．宣布會議結(jié)束。第六章商務(wù)活動第六章商務(wù)活動三、發(fā)布會后的工作1．了解新聞界的反應(yīng)2．整理保存會議資料3．酌情采取補救措施。第六章商務(wù)活動第五節(jié)宴請活動一、宴請概述宴請活動是商務(wù)人員在社會交往最常見的一種商務(wù)活動。宴請是在商務(wù)交往中為表示感謝、慶祝、歡迎等以增進友誼和融洽氣氛的重要活動方式。第六章商務(wù)活動二、宴請的準(zhǔn)備工作1．列出賓客名單，發(fā)出正式請柬2．確定宴請時間，選好宴請場所3．宴會現(xiàn)場的布置4．確定菜單5．排定座次第六章商務(wù)活動小知識

第六章商務(wù)活動小知識

第六章商務(wù)活動三、宴請程序（1）迎客（2）入席（3）宣布宴會開始（4）致辭（5）祝酒（6）交談（7）散席2017年7月13日，法國總統(tǒng)馬克龍夫婦在埃菲爾鐵搭“儒勒·凡爾納”餐廳宴請美國總統(tǒng)特朗普夫婦第六章商務(wù)活動四、商務(wù)人員赴宴的禮儀1.應(yīng)邀及時回復(fù)2.準(zhǔn)時出席宴會3.衣著得體赴宴4.入座。到達后，應(yīng)向主人問候，并向其他來賓致意后。按照主人事先安排好的席位入座，不可隨意亂坐。

4.進餐。應(yīng)待主人招呼后，方可進餐。5.飲酒。與尊者碰杯時，應(yīng)稍欠身點頭，杯沿比對方杯沿略低則表示尊敬。

6.禮貌告辭。宴會結(jié)束，客人應(yīng)向主人致謝。第六章商務(wù)活動第六節(jié)商務(wù)旅行電子教案模版配色（2）第六章商務(wù)活動商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作1．訂車票、機票2．預(yù)訂房間3．準(zhǔn)備必備的文件資料及隨身攜帶的用品4．預(yù)支差旅費第六章商務(wù)活動小知識

第六章商務(wù)活動制定商務(wù)旅行計劃第六章商務(wù)活動第六章商務(wù)活動本章小結(jié)第六章商務(wù)活動烤鴨來的真不是時候上海宏達公司北京分公司在全聚德王府井店的宴會大廳里舉行年度公司聚餐。宴會廳門口簽到處的桌子罩著棗紅色的絨布，上面擺放著鮮艷的花卉。入口兩邊擺放著美麗的花籃，四周掛滿了五顏六色的氣球與彩帶。宴會廳內(nèi)整體以紅色為基調(diào)，在輝煌的燈光照耀下，歡快的暖場音樂將氣氛烘托得熱烈而喜慶。飯店服務(wù)員面露微笑，氣質(zhì)挺拔候在宴會廳內(nèi)。在主持人宣布宴會開始，請總經(jīng)理上臺致詞時，宴會廳內(nèi)響起了雷鳴般的掌聲。正當(dāng)總經(jīng)理講得熱情激動時，大家的目光都轉(zhuǎn)向了另一邊，只見一列戴白色帽子、束白色圍裙的廚師帥氣十足地邁著整齊的步伐推著香噴噴、冒著熱氣的烤鴨走了進來。頓時負責(zé)宴會協(xié)調(diào)工作的辦公室主任秘書呆住了，心想：“這烤鴨來得真不是時候”。問題：如果你是負責(zé)宴會工作的秘書，如何避免這種情況的出現(xiàn)？案例分析案例一：烤鴨來的真不是時候參考答案：（1）宴會前，將宴會的安排流程與酒店負責(zé)本廳的經(jīng)理溝通好，避免問題的出現(xiàn)；（2）宴會正式開始前，秘書人員不應(yīng)入席，應(yīng)該在門口的位置，時刻觀察著發(fā)生的一切。如果發(fā)現(xiàn)廚師前來，應(yīng)該擋在門外，等總經(jīng)理發(fā)言完畢，再請其進來。案例二：強強聯(lián)手

共譜新篇紹興市城投集團與藍城集團合作簽約儀式圓滿舉行內(nèi)容請見第206-207頁案例二：強強聯(lián)手

共譜新篇分析案例可知，此簽約儀式的要點如下：2023年10月6日，紹興市城投集團與藍城集團簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議，結(jié)成深度戰(zhàn)略合作伙伴。兩家公司的高層管理人員參加了簽約儀式。在場的最高職位的領(lǐng)導(dǎo)分別發(fā)表了講話。雙方將在房產(chǎn)開發(fā)、建設(shè)、物業(yè)服務(wù)三方面展開國企混改制合作模式，推動國有企業(yè)做強做優(yōu)做大，不斷提升國有企業(yè)的市場核心競爭力，加快構(gòu)建綜合影響力的城市服務(wù)品牌。紹興市城投集團與藍城集團此次戰(zhàn)略合作的達成，將為雙方業(yè)務(wù)發(fā)展打開新的局面，依托各自優(yōu)勢資源和有利條件，不斷深入戰(zhàn)略合作關(guān)系，為紹興帶來更加美好的生活！訓(xùn)練一：簽字儀式1．實訓(xùn)目標(biāo)通過訓(xùn)練，學(xué)生掌握簽字儀式的準(zhǔn)備工作及簽字儀式的程序。2．實訓(xùn)內(nèi)容北京遠達公司是一家大型私營企業(yè)，最近，公司即將與德國的一個同行企業(yè)簽訂技術(shù)合作業(yè)務(wù)，共同研制了一種新型的產(chǎn)品，并于近期簽訂了合同。請組織模擬此次簽約儀式。3．實訓(xùn)要求（1）以小組為單位，共同完成此項任務(wù)；（2）操作中需要的物品及文字材料，要求學(xué)生課前準(zhǔn)備或制作。如條幅、簽字筆、合同書、文件夾、國旗、托盤等。，如果沒有，可以用替代物或自行制作。（3）完成后，由每組一名成員向其他同學(xué)，講解會場的布置及對整個簽字儀式操作過程的總結(jié)。實踐訓(xùn)練第六章商務(wù)活動訓(xùn)練二：新聞發(fā)布會1．實訓(xùn)目標(biāo)通過訓(xùn)練，學(xué)生能夠掌握新聞發(fā)布會的準(zhǔn)備及程序。2．實訓(xùn)內(nèi)容深圳常泰制藥廠研制出新型綠色減肥藥，無毒無副作用。為了保證新產(chǎn)品上市順利，公司決定在7月28日上午10：00中在本公司的會議室召開新聞發(fā)布會，向外界全力推出新產(chǎn)品。請模擬操作此次新聞發(fā)布會。2．訓(xùn)練要求（1）以小組為單位，共同完成此項任務(wù)；（2）操作中需要使用的物品及文字材料，要求學(xué)生課前準(zhǔn)備或制作。（3）完成后，由小組成員向其他同學(xué)，分析此次新聞發(fā)布會的成功與不足之處。

實踐訓(xùn)練第六章商務(wù)活動1．開業(yè)典禮的程序是什么，主辦方應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作？2．新聞發(fā)布會的程序是什么，主辦方應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作？3．企業(yè)應(yīng)該如何做好開放參觀活動？4．舉行宴請活動應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作？5．簽約儀式的程序是什么？6．秘書應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？課后練習(xí)第六章商務(wù)活動引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第七章文書處理與檔案管理

第一節(jié)文書處理第二節(jié)歸檔文件的準(zhǔn)備第三節(jié)文件的整理與歸檔第四節(jié)檔案管理第五節(jié)電子檔案管理主要內(nèi)容第七章文書處理與檔案管理

電子教案模版配色（1）（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)1.知識目標(biāo)了解文書處理的行文關(guān)系及行文方式2.能力目標(biāo)掌握文書處理的收文及發(fā)文程序掌握檔案分類的方法熟練編制檔案目錄學(xué)習(xí)提示3.素養(yǎng)目標(biāo)敬業(yè)奉獻，認真細致遵紀(jì)守法，依法辦理業(yè)務(wù)熟練，操作規(guī)范開拓創(chuàng)新，勇挑重擔(dān)（二）學(xué)習(xí)重點文書處理的程序檔案的分類與編目（三）學(xué)習(xí)難點檔案的分類與編目學(xué)習(xí)提示第七章文書處理與檔案管理

第一節(jié)文書處理一、文書處理的原則1.實事求是的原則

要求文書處理活動中做實事求實效，深入實際，調(diào)查研究，反映真實情況，解決實際問題，判斷合乎實際，措施切實可行。2.準(zhǔn)確規(guī)范的原則要求做到公文內(nèi)容、文字和形式準(zhǔn)確周密，符合規(guī)范；運轉(zhuǎn)處理組織科學(xué)，設(shè)計合理，權(quán)責(zé)清楚，手續(xù)齊全，方法縝密。3.精簡高效的原則精簡是使公文處理活動能夠更加準(zhǔn)確、便捷、高效的保證。高效要求辦文及時，規(guī)定公文辦理時限4.安全保密的原則安全保密的原則要求確保公文在政治上和實體上的安全。第七章文書處理與檔案管理

二、行文規(guī)則

（一）理順行文關(guān)系1.行文關(guān)系的類型（1）領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，存在于同一組織系統(tǒng)上、下級機關(guān)單位之間。（2）業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，存在于同一組織系統(tǒng)上下級業(yè)務(wù)對口部門之間，有的也是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。（3）平行關(guān)系，存在于同一組織系統(tǒng)同級機關(guān)單位、部門之間。（4）不相隸屬關(guān)系，存在于非同一組織系統(tǒng)的任何機關(guān)單位、部門之間。（1）與（2）行文機關(guān)之間具有隸屬關(guān)系，（3）與（4）的行文機關(guān)之間不具有隸屬關(guān)系，行文關(guān)系為平行文關(guān)系。第七章文書處理與檔案管理

第七章文書處理與檔案管理

對口行文聯(lián)合行文橫向行文越級行文公開行文直達行文多級行文逐級行文授權(quán)行文轉(zhuǎn)發(fā)行文行文方式

（二）選對行文方式三、文書處理程序第七章文書處理與檔案管理

三、文書處理程序（一）公文擬制公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序1.起草第七章文書處理與檔案管理

2.審核審核主要有三關(guān)：行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)第七章文書處理與檔案管理

3.簽發(fā)簽發(fā)即由機關(guān)單位負責(zé)人或被授予專門權(quán)限的部門負責(zé)人對審核后的文稿進行終審，簽署核準(zhǔn)意見、姓名和完整日期的環(huán)節(jié)。第七章文書處理與檔案管理

微型案例聰明的“亡羊補牢”之術(shù)小何剛開始做文書處理工作時，對文書處理的手續(xù)掌握不嚴(yán)，文件的傳、借全無記載。因此，工作不到三個月的時間，就有兩次調(diào)不出文件來，影響了工作。事實使她認識到，文書處理工作是一項重要和細致的工作，要求從業(yè)人員具備一定的業(yè)務(wù)水平和辦事能力；同時，要建立并嚴(yán)格執(zhí)行文書處理制度，以保證工作質(zhì)量。于是，她采取了一系列的措施：首先，固定文書處理人員。由她們負責(zé)文件的工作，并專門設(shè)一個監(jiān)管人員負責(zé)把關(guān)。

其次，建立了責(zé)任制。簡化手續(xù)，只用收文簿和借閱卡片2種。具體做法是：來文在收文簿上登記，傳閱文件交給該處室管理人，并在此簿上讓收文人簽字，并注明“已辦”。借閱文件都要卡片。另外，建立時間制度。規(guī)定時間傳、借文件，文件收回后，一般是即時歸檔，文件歸檔后，在收文簿上寫“存”。

在各方面的協(xié)作努力下，小何出色的完成了文書處理工作任務(wù)。（二）公文辦理公文辦理包括發(fā)文辦理、收文辦理和整理歸檔。１．發(fā)文辦理（1）復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。（2）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。（3）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。（4）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。2.收文辦理收文辦理即機關(guān)單位對來自外部或內(nèi)部的公文進行接收、辦理的活動，是使收文通過辦理產(chǎn)生實際盜用的重要過程。包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦和答復(fù)等。2.收文辦理（1）簽收。簽收即機關(guān)單位的文書接收者按照規(guī)定手續(xù)，收取外單位發(fā)來的公文的環(huán)節(jié)。在實際工作中，文件的發(fā)送者在發(fā)送文件時，往往是將送文登記表（或簿）交文件的接收者填寫。填寫后的送文登記表由文件的發(fā)送者保管。送文登記表的一般格式如表7-1所示。（2）登記。也稱為收文登記，公文的接收者對收文逐份編收文號并加蓋收文章，然后對收文的主要信息和辦理情況進行詳細記載。收文登記表的一般格式如表7-2所示。2.收文辦理（3）初審。文書工作機構(gòu)對收到的公文應(yīng)當(dāng)進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。（4）承辦。即通過對公文的閱讀傳達、貫徹執(zhí)行與辦理（回復(fù)），具體辦理和解決其內(nèi)容所針對的事務(wù)和問題的環(huán)節(jié)。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機關(guān)負責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。（5）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。批示性文件傳閱登記表的一般格式如表7-3所示。如果僅僅是閱知性的文件傳閱單，則不需要“批示”那一列。（6）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負責(zé)催辦。催辦登記表的一般格式如表7-4所示。（7）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（三）公文管理公文管理，即收發(fā)文管理，即通過具有管理性質(zhì)的若干環(huán)節(jié)對收發(fā)文流程運行進行溝通協(xié)調(diào)和監(jiān)督控制的活動。1.公文的保密管理（1）涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。（2）公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。（3）涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關(guān)確定。（4）復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。（5）涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進行清退或者銷毀。2.公文的歸檔（1）需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔（2）不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。（3）機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。（4）工作人員離崗離職時，所在機關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。3.公文的統(tǒng)一管理黨政機關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委（黨組）的縣級以上單位應(yīng)當(dāng)建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。4.公文的印發(fā)傳達范圍公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。5.公文的撤銷和廢止公文的撤銷和廢止由發(fā)文機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。歸檔文件就是指納入歸檔范圍，也已確定作為檔案保存的文件（或文件材料）。第二節(jié)歸檔文件的準(zhǔn)備第七章文書處理與檔案管理

一、歸檔文件的鑒定1．文件材料的歸檔范圍《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》第三條規(guī)定了機關(guān)文件材料歸檔范圍。（1）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；（2）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（3）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；（4）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。第七章文書處理與檔案管理

2．文件材料的不歸檔范圍（1）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（2）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（3）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。第七章文書處理與檔案管理

文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1．永久保管的文書檔案永久保管的文書檔案主要包括：（1）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（2）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；（3）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（4）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；(5)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(6)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(7)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；(8)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。第七章文書處理與檔案管理

2．定期保管的文書檔案《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》第八條規(guī)定：定期保管的文書檔案主要包括：（1）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（2）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（3）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（5）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；（6）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（7）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（9）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。第七章文書處理與檔案管理

二、歸檔文件的整理（一）歸檔文件的整理原則1．遵循文件材料的形成規(guī)律和特點2．保持文件之間的有機聯(lián)系3．區(qū)別不同價值并便于保管和利用（二）歸檔文件整理的質(zhì)量要求1．應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整2．必須注意保持文件之間的有機聯(lián)系3．歸檔文件整理必須符合規(guī)范，便于保管和檢索利用第七章文書處理與檔案管理

三、歸檔文件的分類與組卷1.年度分類法年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度對檔案進行分類。年度的處理主要有以下幾種情況：（1）跨年度的文件處理。通常收文以收到年度為準(zhǔn)；發(fā)文以文件簽發(fā)的年度為準(zhǔn)；內(nèi)部文件以定稿時間為準(zhǔn)。（2）某些文件的形成時間與文件內(nèi)容涉及的年度不一致，則以文件內(nèi)容針對的年度為準(zhǔn)。（3）專業(yè)年度的文件處理。如，教育部門在教學(xué)活動中是按學(xué)年計算。另外，有一些文件由于某種原因沒有標(biāo)注或找不