2024/4/3往來賬款管理軟件知識2024/4/2往來賬款管理軟件知識1學習目標與要求學習目標

系統學習應收應付款系統初始化的一般方法，日常業務處理的基本知識和操作方法。學習要求：

掌握：應收應付款系統只與總賬系統組合時的基本功能和操作方法。主要包括應收款系統初始化的主要內容和操作方法，日常業務處理中應收單據及收款單據的處理方法、核銷的方法及轉賬業務的處理方法。了解：單據錯誤的修改方法及單據查詢的內容和方法。學習目標與要求學習目標2思考題

1.初始設置的內容有哪些？在什么情況下需設置壞賬準備的內容？2.應如何進行計量單位的設置？3.對于一筆已經收到開具銷售發票并已收款的業務應完成哪些操作？4.對于一筆已經生成記賬憑證的收款單發現錯誤應如何進行修改？5.

取消操作主要包括哪些內容？思考題1.初始設置的內容有哪些？在什么情況下3第一節期末業務處理一、啟動應收款管理系統(一)啟用應收應付款管理系統

(二)啟動應收款系統第一節期末業務處理一、啟動應收款管理系統(一)啟用應收應付4第一節期末業務處理二、初始設置在第一次使用應收應付款系統時，應設置本系統運行所需要的參數及常用科目等內容，以便系統根據用戶所設定的參數等初始內容進行相應的業務處理。第一節期末業務處理二、初始設置在第一次使用應收應付5第一節期末業務處理二、初始設置賬套參數設置包括常規設置、憑證設置和權限與預警設置三項內容。(一)賬套參數設置1.常規設置2.憑證設置

3.權限與預警設置第一節期末業務處理二、初始設置賬套參數設置包括常規6第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置1.設置科目(1)設置基本科目企業中形成應收賬款的主要原因是賒銷商品產品，因此，形成應收賬款時的賬務處理主要涉及到應收賬款科目、銷售收入科目、應交增值稅科目及預收科目等。通過基本科目的設置可以在發生應收賬款業務時由系統自動生成相應的記賬憑證。注意

?在進行基本科目設置時輸入的科目必須是總賬系統中的末級科目。

?在基本科目設置中所輸入的應收科目、預收科目、銀行承兌科目、商業承兌科目，必須是已在總賬系統中被設為“客戶往來”的會計科目并且受控于應收系統。第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置1.7第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置1.設置科目(2)設置控制科目如果在總賬系統中針對客戶（客戶分類、地區分類）分別設置應收及預收科目，則應在應收系統中通過“控制科目設置”錄入每一個客戶（客戶分類、地區分類）所對應的應收、預收科目，否則，不需要設置控制科目。即如果核算每一客戶（客戶分類、地區分類）的應收賬款或預收賬款的科目與基本科目設置的一樣，則不需在此處設置。第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置1.8第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置1.設置科目(3)設置產品科目如果在總賬系統中針對不同的存貨（或存貨分類）分別設置銷售收入科目、應交稅金科目和銷售退回科目，則應在應收系統中通過“產品科目設置”錄入每一存貨（存貨分類）所對應的銷售收入、應交稅金及銷售退回科目。否則，不需設置產品科目。即如果核算某個存貨（存貨分類）的銷售收入、應交增值稅、銷售退回科目與基本科目設置的一樣，則不需在此處設置。第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置1.9第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置1.設置科目(4)設置結算方式科目在進行應收款項的核算時，采用不同的結算方式則在進行賬務處理時將會使用不同的會計科目。為了方便地進行不同結算方式下的應收款項的核算，可以在初始設置時針對不同的結算方式設置相應的會計科目，以便在進行會計核算時由系統根據所選擇的結算方式直接生成記賬憑證中相應的會計科目。注意

?在設置結算方式科目時應已經設置了結算方式。

?會計科目核算的幣種必須與結算方式對應的幣種相同。?

結算方式對應的科目必須是總賬系統中的末級會計科目。第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置1.10第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置2.壞賬準備設置壞賬準備內容的設置取決于在設置賬套參數時所選取的壞賬處理方式。如果在設置賬套參數時將壞賬處理方式設置為“應收余額百分比法”或“銷售收入百分比法”則應設置的壞賬準備的有關內容包括“提取比率”、“壞賬準備期初余額”、“壞賬準備科目”及“對方科目”；如果將壞賬處理方式設置為“賬齡分析法”則應設置的壞賬準備的有關內容包括、“壞賬準備期初余額”、“壞賬準備科目”、“對方科目”、“賬齡”及“提取比率”；如果將壞賬處理方式設置為“直接轉銷法”則應在初始設置的“基本科目”設置中設置“壞賬入賬科目”，而不需要進行壞賬準備的設置。第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置2.11第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置2.壞賬準備設置注意

?在設置賬套參數時，選擇的壞賬處理方式不同，相應的壞賬準備內容也不同。

?在第一年使用應收款系統時，壞賬準備期初余額直接輸入，以后年度由系統自動生成。進入下一年度可以修改計提比率及會計科目。?

計提壞賬準備后的各參數將不允修改，只能查詢。第一節期末業務處理二、初始設置(二)初始設置2.12第一節期末業務處理三、基礎設置根據企業業務中所使用的各種單據的不同需要，由用戶自己設置各種單據類型的編碼生成原則，系統默認為各種單據均由系統自動編號，如果企業中需要自行編制有關單據的編號，則應進行單據編號的設置。(一)單據編號設置注意

?如果不在“單據編號設置”中設置“允許手工修改”某一單據的編號，則在填制這一單據時其編號由系統自動生成而不允許手工錄入編號。

?在單據編號設置中還可以設置“重號時自動重取”及“按收發標志流水”等。第一節期末業務處理三、基礎設置根據企業業務中所使用13第一節期末業務處理三、基礎設置在對存貨進行核算時會涉及到多種計量單位，甚至一種存貨就會有多種計量方法，在對存貨進行核算之前應設置計量單位。系統中把計量單位分成了三大類。無換算、浮動換算和固定換算。系統約定，每個計量單位組中有一個主計量單位、多個輔助計量單位，可以設置主輔計量單位之間的換算率。在設置計量單位時必須先增加計量單位組，再增加每組中具體的計量單位的內容。(二)計量單位設置第一節期末業務處理三、基礎設置在對存貨進行核算時會14第一節期末業務處理三、基礎設置(二)計量單位設置注意

?此時主計量單位為千克，輔計量單位為噸。通常將小的計量單位作為主計量單位。

?在設置計量單位時，應先設置計量單位組，再針對不同的計量單位組設置計量單位。

?主計量單位的換算率為1，本計量單位組的其他單位以此為依據，按照換算率折合。?

被存貨引用后的主、輔計量單位均不允許刪除，但可以修改輔計量單位的使用順序及其換算率；如果在單據中使用了某一計量單位，該計量單位的換算率就不允許再修改。第一節期末業務處理三、基礎設置(二)計量單位設置注意15第一節期末業務處理三、基礎設置(二)計量單位設置注意

?浮動換算率組可以修改為固定換算率組。浮動換算的計量單位只能包括兩個計量單位。同時，其輔計量單位換算率可以為空，在單據中使用該浮動換算率時需要手工輸入換算率，或通過錄入數量、件數，系統自動計算出換算率。第一節期末業務處理三、基礎設置(二)計量單位設置注意16第一節期末業務處理三、基礎設置當企業存貨較多時，可以對存貨進行分類，以便對存戶進行分類統計和匯總等分類管理。(三)存貨分類設置注意

?只有在建立賬套時設置了對存貨分類，才能在此設置存貨分類，否則，不能設置存貨分類。

?存貨分類編碼必須唯一，且必須符合編碼規則。?存貨分類編碼必須與所設定的編碼級次結構相符。

?由于運輸費、裝卸費等也是構成企業存貨成本的一個組成部分，并且它們擁有不同于一般存貨的稅率。為了能夠正確反映和核算這些勞務費用，一般在存貨分類中可以單獨設置一類存貨，如“應稅勞務”或“勞務費用”。第一節期末業務處理三、基礎設置當企業存貨較多時，可17第一節期末業務處理三、基礎設置如果企業需要對存貨進行庫存管理，那么必須將企業中存貨的詳細信息錄入到存貨檔案中，以便對存貨數據進行統計、匯總和查詢等處理。(四)存貨檔案設置注意

?存貨檔案必須在最末級存貨分類下增加。

?若左框中無存貨分類，則將存貨歸入無存貨分類。第一節期末業務處理三、基礎設置如果企業需要對存貨進18第一節期末業務處理三、基礎設置由于企業在開具銷售發票時需要列示本企業開戶銀行的信息，以便與客戶之間進行收付結算，因此，在日常業務處理之前應設置本單位的開戶銀行。(五)開戶銀行設置第一節期末業務處理三、基礎設置由于企業在開具銷售發19第一節期末業務處理四、期初余額應收款系統的期初余額是指企業已形成的應收款項到目前為止尚未結算的余額。為了便于以后核銷賬務，在初次使用應收款系統時，應將未處理完的單據全部錄入到本系統中。在第二年進行業務處理時，系統自動將上年度未處理完全的單據，轉成下一年度的期初余額。由于應收款項業務形成的原因不同，使得形成應收款項的原始單據也有所不同。形成應收款項的單據主要有銷售專用發票、銷售普通發票、預收單及其他應收單等。當完成全部應收款期初余額錄入后，通過對賬功能可將應收款系統與總賬系統期初余額進行核對。注意

?正向表示銷售發票為藍字發票，而負向則表示紅字銷售發票。

?當差額為零時說明應收期初與總賬期初核對結果完全一致。第一節期末業務處理四、期初余額應收款系統的期初余20第二節日常業務處理一、應收單據處理(一)應收單據錄入1.錄入銷售發票并審核當銷售業務發生時應將銷售發票錄入到應收款系統中，形成應收賬款。注意

?銷售發票可以在“銷售專用發票”窗口中直接審核，也可以在“單據明細表”中集中審核。

?銷售發票審核后才能生成記賬憑證。

?在“是否立即制單”對話框中，如果選擇“否”，則此時可以先不生成記賬憑證，而后在“制單”功能中再生成相應的記賬憑證。第二節日常業務處理一、應收單據處理(一)應收單據錄入21第二節日常業務處理一、應收單據處理(一)應收單據錄入注意

?由系統自動生成的記賬憑證，必須單擊“保存”按鈕保存，保存后的記賬憑證將直接傳遞到總賬管理系統。?如果應收款系統與銷售管理系統集成使用，則銷售發票只能在銷售管理系統填制。

?發票未審核之前如果發現有錯，可以在“單據明細表”中選擇錯誤的發票直接修改或刪除。已審核的發票則應在進行“取消操作”后才能修改。第二節日常業務處理一、應收單據處理(一)應收單據錄入注意22第二節日常業務處理一、應收單據處理(一)應收單據錄入2.錄入應收單注意

?其他應收單中的“單據編號”，在填制完成并按保存按鈕后由系統自動生成。

?其他應收單中的“科目”是指該筆業務應記入的應收款項的科目，該科目必須是已在總賬管理系統中設置為“客戶往來”類的會計科目。

?其他應收單中的“方向”是指與應收款相對應的科目的方向。?其他應收單中的對應科目，是指與應收款相對應的科目。?在銷售管理系統與應收款系統集成使用時，代墊運費的單據應在銷售管理系統中填制，而應收款系統中的其他應收單只能填制與銷售沒有直接關系的應收款單。第二節日常業務處理一、應收單據處理(一)應收單據錄入23第二節日常業務處理一、應收單據處理(二)應收單據審核錄入應收單據后應進行審核，否則將不能進行后續的處理。應收單據的審核既可以在填制應收單據后直接審核，也可以在應收單據審核功能中審核。在應收單據審核功能中可以進行手工審核或自動批審。這里以手工審核的方式，學習應收單據的審核方法。注意

?在對應收單據列表中的單據進行審核后，系統并不要求直接進行制單處理，制單的操作應在制單功能中進行。第二節日常業務處理一、應收單據處理(二)應收單據審核24第二節日常業務處理二、收款單據處理(一)收款單據錄入收款單據錄入，是將已收到的客戶款項或退回客戶的款項，錄入到應收款管理系統。包括收款單和付款單（即紅字收款單）的錄入。收款單用來記錄企業所收到的客戶的款項，款項性質包括應收款、預收款、其他費用等。其中應收款、預收款性質的收款單將與發票、應收單、付款單進行核銷勾對。注意

?結算科目由系統從用戶在初始設置時所設置的結算科目中取得，也可以修改。?收款單可以在“收款單”窗口中直接審核，也可以在“收款單據審核”中集中審核。?收款單審核后才能生成記賬憑證。第二節日常業務處理二、收款單據處理(一)收款單據錄入25第二節日常業務處理二、收款單據處理(一)收款單據錄入注意

?在一張收款單中，若選擇表體記錄的款項類型為應收款，則該款項性質為沖銷應收款；若選擇表體記錄的款項類型為預收款，則該款項用途為形成預收款；若選擇表體記錄的款項類型為其他費用，則該款項用途為其他費用。對于不同用途的款項，系統提供的后續業務的處理不同。對于沖銷應收款及預收款的款項，后續可進行核銷處理，即將收款單與銷售發票或應收單進行核銷勾對，沖銷客戶債務。對于其他費用用途的款項則不需進行核銷，直接記入費用科目。?如果發現已生成憑證的收款單有錯，應先在【單據查詢】|【憑證查詢】功能中刪除錯誤的憑證，而后再取消對收款單審核，最后再到“收款單據錄入”功能中修改錯誤的收款單。第二節日常業務處理二、收款單據處理(一)收款單據錄入注意26第二節日常業務處理二、收款單據處理(二)收款單據審核當收款單據錄入后可以由專人集中在“收款單據審核”功能中進行集中審核。系統提供了手工審核和自動批審核兩種方法。在“收款單據審核”功能中既可以對收款單據進行審核，也可以分別查看已審核和未審核的收（付）款單，同時還可以對收（付）款單進行棄審或刪除等操作。第二節日常業務處理二、收款單據處理(二)收款單據審核27第二節日常業務處理三、核銷處理核銷處理是指日常工作中所進行的收款核銷應收款的工作。單據核銷的作用是對收回客戶款項核銷該客戶應收款的處理工作，建立收款與應收款的核銷記錄，監督應收款的及時收取，加強往來款項的管理。系統提供了手工核銷和自動核銷兩種方法。在手工核銷的情況下，一次只針對一個客戶的單據記錄進行核銷，也只能針對一種單據類型進行核銷。自動核銷可以一次對多個客戶進行核銷處理，依據核銷規則對客戶單據進行核銷處理。我們以手工核銷為例進行說明。第二節日常業務處理三、核銷處理核銷處理是指日常工作28第二節日常業務處理三、核銷處理(一)收款單與原有單據核銷1.完全核銷注意

?“本次結算”即本次銷賬金額。“本次結算”欄錄入的結算金額應小于等于“本次結算金額”（本次收到的金額）加上本次使用預收款的合計。?“本次結算”欄錄入的結算金額小于“本次結算金額”時，其差額將自動形成預收款。?如果發現已核銷的收款單有錯，可以通過“取消操作”功能，取消核銷，然后再修改相應的收款單。第二節日常業務處理三、核銷處理(一)收款單與原有單據核銷29第二節日常業務處理三、核銷處理(一)收款單與原有單據核銷2.核銷時使用預收款注意

?已經核銷的內容，在此不再顯示。如果客戶事先預付了一部分款項，在業務完成后又支付剩余部分的部分或全部款項，并且要求這將兩筆款項同時結算，則在核銷時使用預收款。第二節日常業務處理三、核銷處理(一)收款單與原有單據核銷30第二節日常業務處理四、轉賬處理(一)應收沖應收應收沖應收是指將一家客戶的應收款轉入到另一家客戶中。第二節日常業務處理四、轉賬處理(一)應收沖應收應收31第二節日常業務處理四、轉賬處理(二)預收沖應收預收沖應收是指將對客戶的預收賬款與對該客戶的應收賬款進行轉賬處理。注意

?預收沖應收窗口中有兩個頁簽，一個是預收款頁簽，另一個是應收款頁簽，系統默認的頁簽是預收款頁簽。

?預收款可以全額沖銷應收款，也可以沖銷部分應收款。?預收沖應收窗口中的類型包括收款單和付款單，如果選擇付款單，則系統只提供過濾紅字的單據進行轉賬處理。

?每一筆應收款的轉賬金額不能大于其余額。應收款的轉賬金額合計應等于預收款的轉賬金額合計。

第二節日常業務處理四、轉賬處理(二)預收沖應收預收32第二節日常業務處理五、壞賬處理在實際工作中壞賬處理的內容主要包括壞賬計提、發生、收回及取消壞賬處理等。第二節日常業務處理五、壞賬處理在實際工作中壞賬處理33第二節日常業務處理五、壞賬處理發生壞賬是指在應收賬款不能收回時所進行的確認。(一)發生壞賬第二節日常業務處理五、壞賬處理發生壞賬是指在應收賬34第二節日常業務處理五、壞賬處理收回壞賬是在收回已確認為壞賬的應收款項時所進行的操作。(二)收回壞賬當已做為壞賬處理的應收賬款又收回時，應首先在“收款單據錄入”功能中填制一張收款單，而后再在“壞賬處理”功能中進行收回金額的錄入并生成記賬憑證。注意

?已做為壞賬處理的應收賬款又收回時所填制的收款單應不予核銷，否則將不能做為壞賬收回處理。?已做為壞賬處理的應收賬款又收回時所填制的收款單不需要審核。?壞賬收回金額必須等于收款單的金額。第二節日常業務處理五、壞賬處理收回壞賬是在收回已確35第二節日常業務處理五、壞賬處理計提壞賬準備是將預計不能收回的應收賬款的損失，按系統設置的壞賬處理方法和規定比例，及時計入壞賬準備。系統提供的壞賬計提方法主要有應收賬款余額百分比法、銷售收入百分比法及賬齡分析法。(三)計提壞賬準備在實際工作中可以根據預先設置的計提壞賬準備的方法在“壞賬處理”功能中執行“計提壞賬準備”功能，即可由系統自動計提相應的壞賬準備并做出賬務處理。第二節日常業務處理五、壞賬處理計提壞賬準備是將預計36第二節日常業務處理六、制單在應收款系統中可以根據銷售發票、應收單等原始單據生成相應的記賬憑證并傳遞到總賬管理系統。系統提供了即時制單和成批制單的功能，用戶可以根據實際工作情況，決定在填制有關單據后立即制單或集中成批制單。成批集中制單是在“制單”功能中完成的。注意

?制單日期系統默認為當前業務日期。制單日期應大于等于選中的單據的最大日期，但小于等于當前的系統日期。?如果同時使用了總賬系統，且總賬選項要求制單序時，所輸入的制單日期應該滿足制單日期序時的要求，即大于等于同月同類憑證的最大日期。第二節日常業務處理六、制單在應收款系統中可以根據37第三節賬表查詢及其他處理一、單據查詢單據的查詢主要包括對發票、應收單、結算單和憑證的查詢。還可以查詢已經審核的各類型應收單據的收款情況、結余情況；查詢結算單的使用情況以及應收款系統中所生成的記賬憑證。第三節賬表查詢及其他處理一、單據查詢單據的查詢主要38第三節賬表查詢及其他處理一、單據查詢(一)發票查詢注意

?在發票查詢窗口中，選擇“已審核”復選框，則在查詢結果中只顯示已審核的銷售發票；選擇“已核銷”復選框，則在查詢結果中只顯示已核銷的銷售發票。?查詢條件為空時表示查詢所有銷售發票。?在“發票查詢”窗口中，單擊“單據”按鈕，可以查詢當前記錄的銷售發票；單擊“詳細”按鈕，可以查看當前記錄的收款情況；單擊“憑證”按鈕，可以查看根據當前銷售發票所生成的記賬憑證。第三節賬表查詢及其他處理一、單據查詢(一)發票查詢注意39第三節賬表查詢及其他處理一、單據查詢(二)憑證查詢注意

?在“憑證查詢”窗口中，單擊【單據】”按鈕，可以查詢形成當前記錄的單據；單擊【憑證】按鈕，可以查看當前記錄的記賬憑證。?單擊【刪除】按鈕，可以刪除當前記錄的記賬憑證。第三節賬表查詢及其他處理一、單據查詢(二)憑證查詢注意40第三節賬表查詢及其他處理一、單據查詢(三)業務賬表查詢通過業務賬表查詢功能可以查看客戶、客戶分類、地區分類、部門、業務員等在一定月份期間所發生的應收款、已收款及余額情況。第三節賬表查詢及其他處理一、單據查詢(三)業務賬表查詢