第一節總體實施原則與流程 2一、實施原則 2二、總體工作流程 4第二節數字化加工流程及主要技術方案 6一、入庫提卷、拆卷 6二、標引著錄 7三、檔案掃描 7四、圖像處理 10五、全文識別（OCR）及生成雙層FDF、版式還原及格式轉換 11六、總質檢 12七、批量掛接 13八、還卷及數據備份提交 14第三節歷史檔案掃描的工作流程方案 15一、分組實施方案 15二、總體流程 16三、實施流程 18（一）檔案交接 18（二）檔案整理 21（三）掃描加工 24（四）圖像處理 29（五）異常處理 32（六）質量抽檢 36（七）裝訂還原 37四、主要環節實施標準 38第四節圖像處理方案 40一、圖像標準化處理 40二、特殊圖像的處理 42第五節特殊紙張處理方案 43第六節圖像數據掛接方案 45第七節檔案編碼方案 45第八節文件存儲方案 46第九節數據備份方案 46第一節總體實施原則與流程XX單位本次掃描加工是館藏約XX千卷檔案，為了加快檔案信息化發展，促進館藏檔案信息的廣泛利用，我司將從技術工藝、過程監管、質量控制、進度保障、安全生產和信息保密等多方面進行規劃和資源配置，全方位保障各項實施工作的良性發展以及整體項目的順利完成。一、實施原則我方的總體實施原則如下：1.詳細規劃、細致安排，將每項工作任務、每個工作環節都想到、做好，無遺漏、無差錯；2.設立完善的項目管理體系和保障體系，為應對多方面已知、未知的情況做好準備工作；3.加強人員審查和員工管理工作，制訂并執行高效的安全管理制度和保密制度，杜絕各類問題事故的發生，確保項目的安全實施；4.對紙質檔案數字化的各個環節建立起完整、規范的記錄。并使用加工流水表單詳細記錄加工過程及相關問題。5.增加管理人員的投入，增強現場的監管力度，明確監管措施落實到位；6.集中優勢資源，從資金、技術、人員、工藝、和管理等多方面保障項目的順利實施；7.全力保障品質檢查，以多層次、多級別的檢查管理，確保提交給用戶的產品全部符合質量要求；8.全力保障信息安全和保護檔案實體安全。我公司擁有管理精細化、加工流程化、質量標準化的專業檔案數字化團隊，可提供對各類文書、圖紙、資料、業務檔案等紙質、影像檔案進行整理分類和檔案數字化加工服務，通過建立圖文數據庫，對數據進行規范性校驗，實現紙質檔案與電子檔案一一對應關系,最終將成果檔案數據與業務系統掛接，形成一個有序結構的檔案數據庫，及時提供利用,實現信息共享，為未來人工智能及大數據應用打下堅實基礎。（根據項目實際情況修改）二、總體工作流程（一）檔案分類整理：按照檔案情況，年度、類別、長短期等進行分類整理，將部門編制不統一的進行統一分類，以便數字化后方便查找與管理。（二）檔案交接：分類整理后的檔案按年度、類別提出，提卷時數字化加工方的提卷人員按照要求，編寫檔案的頁號和需要掃描錄入的文件頁號后及抽取不需掃描的頁面，并按實際頁數填寫詳細的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。（三）標引著錄：標引著錄是為了方便查閱與管理，對文字錄入的準確性要求較高，實際項目中將會按照統一的標準制作相應的《文字錄入工作說明書》，供錄入員和校對人員參考。（四）檔案拆分：檔案拆分前要對檔案進行統一的編號，編制總頁號后，要從中選中需要掃描的頁面。再一次編制所需掃描的頁號，兩個頁號需要用鉛筆的顏色或位置區分，以確保檔案還原時能夠清楚區別和核實頁數，檔案拆分時要嚴格按照要求對不需掃描的頁面進行標注。（五）檔案的掃描：原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描。掃描使用金檔科技自主研發的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據原稿質量，對系統進行定義，如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處理功能。在由系統自動處理功能的同時，掃描人員根據原件的實際情況做相應的調整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時可根據不同原件的情況，調整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質量清晰的情況下，使原件完好無損。（六）圖像處理：采用自動化處理和人工處理相結合的方式，確保圖像質量的完美。通過校對系統對圖像進行校對，確保圖像順序正確、去斑點、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗。在校對時發現不合格圖像及時返回前一工序進行改正。（七）質量檢驗：對掃描處理完成后的圖像頁面進行檢驗，對檔案拆分、掃描、修正、去污、圖像的處理以及文本和圖像頁的匹配等質量進行全面檢驗。對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數進行對比，對掃描前的圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數進行對比，發現不合格的登記并退回上一流程重新處理。（八）圖像與索引掛接：文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品，按年度進行文字圖像與系統的掛接，不需手工掛接即可實現文本與圖像頁與系統的掛接。掛接到檔案管理系統中后，進行再次的成品驗收，對各種使用習慣逐頁進行檢驗，驗收合格后移交驗收小組驗收。（九）案卷整理還原：檔案整理工作嚴格按照國家檔案局規定的相關標準進行有序的整理，公司安排專人負責案卷整理與還原。第二節數字化加工流程及主要技術方案檔案數字化加工主要流程包括：提卷—拆卷—檔案著錄—掃描—圖像處理—OCR—校對—版式還原—轉雙層PDF—終驗—掛接。一、入庫提卷、拆卷1.從檔案室移交檔案，嚴格執行原始檔案的交接手續，使用雙方項目負責人確認的檔案交接清單（完成清點登記）。2.檔案整理：編寫頁碼、核對紙質檔案頁碼、對可拆釘的文件做拆釘處理以適應掃描的要求、對需要修復的檔案進行歸并整理（如果發現破損嚴重，無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理后再進行掃描，發現破損嚴重的檔案須立即報知項目相關負責人）制作卷內目錄，掃描文件抽取3.按照掃描處理量明確交接周期和檔案交接量（雙方項目負責人簽字，以保在施工過程中檔案不損失、不丟失。）4.裝訂案卷應保證裝訂牢固，案卷整齊，卷內材料不松動，脫落，保持與原案卷一致。二、標引著錄按要求將文件所需信息錄入到軟件數據庫里，標引著錄按照國家檔案局有關標準結合用戶檔案著錄的具體要求進行。1.錄入方式采用手工錄入的方式2.校對方式校對以軟件校對和打印輸出、對比校對相結合，錯誤率在萬分之二以下。案卷目錄和卷內目錄按照檔案的原始數據錄入。卷案目錄和卷內目錄的樣式經用戶同意可做相應調整。對檔案目錄數據修改和補充的數據，須填寫更改資料、更改資料放入原案卷內，卷內目錄及其他不全的需補充完整。三、檔案掃描1.掃描方式：根據檔案幅面的大小選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。大幅面檔案可采用加長式掃描或者圖像拼接處理方式處理，同一頁面有兩個以上文件，需分別掃描。2.掃描色彩模式：以黑白二值掃描為主，附有灰度（彩色）照片及原件分明度很低的檔案，可視情況采取灰度和24位真彩色掃描。然后以黑白二值保存。例：藍底招生名冊，此種檔案長見為A3幅面、紙張很薄，底色與文字的分明度很低。實物檔案查看時都顯吃力，此種檔案如果用黑白二值掃描，則會出現大幅暗面，文字顯現不清；如果使用彩色掃描，文字部分明度很低。只有使用灰度掃描，效果相對好一些。掃描后的圖像再輔以黑白二值保存，則最大限度的提高了圖像質量。3.分辨率：無全文檢索需求的文檔分辨率調整為200DPI最為合適。需要全文檢索而做ocr識別的文檔，黑白二值掃描分辨率最佳為400dpi，此分辨率下識別成功率最高。24位真彩色掃描分辨率標準為200dpi。4.圖像文件的大小：黑白二值掃描A3頁面：20K—40K；灰度或彩色掃描A3頁面：100—150K。5.如遇字間距和行間距過密、原件本身是復印件等字跡不清楚的情況，可適當增加掃描的分辨率，但要保證圖像清晰的同時，又不影響遠程查詢和瀏覽的速度。6.清晰度：掃描圖像字跡清晰、顏色恰當，不宜過淺或過深，并且不得出現字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況，即使原檔案存在銹斑變質、顏色過淺或深淺不一致，也保證掃描圖像可讀，掃描留下的墨跡寬度不得超過0.5厘米，并且指印和黑線不能覆蓋或影響正文內容。7.根據檔案實體情況，在檔案電子文件中相對應目錄設置“復制件”、“原件不清”標志。目錄以原有檔案目錄為準，在實際處理過程中著有未歸類的新目錄。可根據情況修改目錄，增加或調整標準目錄，對檔案原目錄數據修改或補充的數據，需填寫更改資料，更改資料放入原案卷內，能實現一條目錄對應多個圖像和一個圖像對應多條目錄的編目。8.圖像內容：（1）實時在屏幕上監控掃描全過程，遇有漏掃、重張，圖像黑邊、偏斜、折角、不清晰等情況，則進行重掃或補掃。（2）檢查掃描件是否合乎要求，掃描圖像必須與原圖頁面一一對應，不得出現顛倒、缺頁、重頁或錯頁情況，不能有遺漏、重復，掃錯的現象（3）掃描的頁面內容居中顯示，不可出現明顯偏左或偏右的現象，正文內容、頁眉、頁腳、反面印章、附件、手寫注釋等信息完整；圖像內容與書本面完全對應，不得出現書頁內容殘缺或將旁邊頁面信息掃入本頁的現象。（對圖像黑邊、偏斜、折角、不清晰等情況進行處理，以達到用戶需求）（4）紙張較差檔案掃描方案：由于進行數字化的檔案會有部分為歷史檔案，紙張質量比較差，對于這部分紙張質量較差的歷史檔案掃描，我們本著以下原則：9.掃描登記：認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。四、圖像處理1.逐張檢查圖像質量（包括黑邊、折角、圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查，發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理），檔案順序（頁號）是否正確，有無漏掃、重張等情況（發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。）2.糾偏：圖像整體傾斜不得超過1度，不得出現圖像的一部分傾斜或扭曲而影響閱讀的現象。如果檔案頁面存在部分傾斜的，以頁面中標題糾正為準。3.去污：所有掃描留下的黑線、指印、陰影或污點都必須清除干凈（在放大50%的情況下）由于印刷質量或紙張質量等造成的頁面上有零星的污點和反面倒映文字污點比較多，如果在頁面視圖下看不清楚，或該污點嵌在文本行中無法清除，可以不清除，但應盡量保證圖像可讀。4.全文頁面及局部文字的加深和變淺的處理：原始檔案的清晰度較低時，可提高圖像的清晰度，修正原資料中存在的字間距和行間距過密，文字較深或較淺，字跡不清楚的缺陷，確保文字及圖像信息清晰可辨。5.圖像拼接：對大幅面檔案進行分區掃描形式的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性和數字化檔案的準確可讀。6.照片頁處理：必要時采用專業的圖像處理軟件進行處理，確保照片的清晰度。7.圖像存儲：存儲格式以G-4壓縮TIFF格式保存。A4幅面檔案保存文件不得大于100K；其他幅面檔案掃描形成文件在保證影像質量的前提下，盡量縮小文件占用空間。掃描文件存儲命名必須與條目檔案號一一對應。五、全文識別（OCR）及生成雙層FDF、版式還原及格式轉換將掃描處理完成后的文檔利用專業的識別軟件進行全文OCR，如甲方對識別成功率有嚴格要求的，還需另外進行人工校對，校對結束后將版式還原及轉換成雙層PDF文件格式。根據用戶對識別率的要求，可選擇性進行人工校對。進行人工校對和不進行校對的優缺點對比：1.不進行人工校對：其原理是在單層PDF的基礎上利用計算機軟件進行全文OCR識別后生成雙層PDF文件。從而激活了圖片中所反映的文字，而達到提取文字和利用原文所包含的文字進行檢索的目的。但是不進行人工校對和版式還原，識別的準確率取決于原始資源的情況及保存現狀。（1）優點：效率高、成本低、能利用原文檢索、瀏覽速度快。（2）缺點：識別準確率取決于原件的質量，所以準確率不穩定。（3）適應范圍：1）原件版面干凈及保存完好的資源。（準確率可達95%以上）2）原文中只含部份核心檢索內容的資源。（如學籍檔案，檢索的重點只是圍繞學生的身份信息）2.進行人工校對：其原理是在OCR的基礎上，為了確保識別的準確率而增加了人工校對和版式還原的工序。可實現無障礙的全文檢索。（1）優點：全文檢索無差錯，準確率可達99%，且文本層和圖像層一一對應。（2）缺點：效率極低、成本極高、因為進行了版式還原，所以原真率不到98%，而且存儲空間很大而致瀏覽速度降低。（3）適應范圍：1）所載信息珍貴且使用頻率很高的資源。2）數字化項目資金預算充裕且項目實施時間寬松的資源。3）有很好的硬件環境支持的數字化項目。六、總質檢1.對掃描處理完成后的圖像頁進行檢驗，對檔案拆分、掃描、修正、去污、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質量進行全面檢驗，對于質量達不到要求的進行重掃、補掃等操作。2.對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號和頁數進行對比，對掃描前圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數進行對比，發現不合格的登記清單重新處理。3.對圖像質量的檢查，確保圖像版面清晰，干凈，大小一致，方向一致。4.主要質檢標準：（1）加工后的電子影像在總數量、完整性、清晰度上與源文件保持一致。（2）案卷著錄、按文件的屬性著錄數據庫字段，檢查“文件路徑”字段與文件實際存儲位置一致，差錯率控制在千分之五以內。（3）電子影像檔案件信息定義數據差錯率控制在百分之二以內。（4）電子影像檔案卷內頁碼差錯率控制在千分之一以內。（5）每頁電子影像左右端正度控制在三度以內。（6）電子影像漏掃，壓邊率控制在千分之一以內。（7）電子檔案與條目數據的掛接一致，差錯率小于千分之一以內。七、批量掛接1.掃描處理后的圖像成品，按年度、機構上傳至檔案專用服務器，利用檔案管理軟件中的對應掛接功能將掃描圖像信息與錄入到檔案管理軟件系統中的目錄進行對應掛接，確保目錄與原文的一一對應。2.掛接到檔案管理系統中區，進行再次的成品驗收。八、還卷及數據備份提交1.原始檔案還原工作嚴格按照國家檔案局規定的相關標準和實際情況進行有序的還原，將還原的檔案資料逐卷精心檢查，確實沒有落頁、掉頁、折頁等問題后再歸還檔案管理人員，經雙方仔細核實無誤后，在還卷交接單上簽字確認。2.在數據化加工過程中的各項工作記錄，在數據轉移完成后、提交給用戶方。3.為了有效地保護數據，因此建立數據備份制度，在數字化加工項目工作結束，并經用戶在終驗報告上簽字確認后，將通過驗收后的數據利用用戶軟件的光盤制作功能刻錄成光盤，刻錄到DVD光盤中，刻錄完成后再制作一個光盤備份，或用移動硬盤等存儲介質，將所有成品數據備份，提交給用戶。4.刻錄光盤要求：（1）光盤制作兩份，制作成檔案數據格式為多頁TIFF的光盤單盤調閱。（2）同一份文件不跨越二片DVD片號（同一份文件頁數需在同一DVD內）（3）電子檔案存在于符合標準的單片包裝光盤（4）光盤標示光盤編號，單片包裝盒上注明光盤內主要信息（5）在光盤刻錄完成后，與硬盤系統中電子檔案進行一次比對，確保檔案資料無遺漏及正確性。（6）制作光盤人員對于所有光盤序號進行標記，并提交相應表格。第三節歷史檔案掃描的工作流程方案一、分組實施方案本項目加工使用小循環操作，共分XX個小組，其中：XX個整理、XX個掃描、XX個修圖、XX個質檢與掛接，其他如交接及還原工序將統一完成。我公司現場安排XX個項目主管（負責整體管理、控制與溝通），XX個質量主管（負責交接、培訓與總檢）；和XX個安全主管（負責人員管理與安全控制）。采購單位現場安排XX名管理人員，負責交接與現場安全管理和質檢、處理異常情況、實時驗收等；驗收時，采購單位將另外安排人員組織驗收。每小組實施流程如下圖所示：二、總體流程我司數字化加工的標準流程可以分為檔案交接、整理、目錄數據檢查糾錯、掃描加工、圖像處理、圖像質檢、數據掛接、數據校驗、分盤刻錄和數據交付等工序。其中，本項目條目著錄已完成，我司負責對目錄進行校驗。整個加工流程由我司庫房保管員將待加工檔案分配給XX個加工小組，完成后統一進行裝訂還原，并進行數據校驗，實施流程如下圖所示：主要工序簡要說明如下：1.領用交接：從檔案庫房提取需要進行數字化加工的檔案原件到加工現場（可以按工作日、班次或批次提取），根據需要清點到盒（卷），記錄每盒（卷）檔案件數及頁數，不出現遺漏登記或重復登記。2.檔案整理：整理人員對領出的檔案原件進行數量清點和紙張檢查，發現問題及時登記并提交用戶審核處理，對沒有問題的檔案才進行拆卷處理。然后進行拆卷、糾正、平整、裱糊、鑒定、分頁等處理工作。其中，整理人員需要進行目錄質檢，即要與實體核對，如核對有問題，須當場提出，由采購單位的人員進行目錄的修改后，重新導出目錄給加工小組（一般是第二天提供正確的目錄），當天的這一卷案卷須封存，第二天才能繼續進行。3.掃描加工：掃描操作員將整理好的檔案原件，根據紙張狀況和工作任務進行掃描。4.圖像處理：利用計算機對掃描后形成的影像文件進行精細處理，包括糾偏、去污、裁剪、色彩調整等修飾工作。5.分盤刻錄：對數字化加工成果按目錄刻盤，光盤出現問題時能夠使用硬盤還原重新刻錄。6.數據交付：將質量合格的掃描數據更新到服務器，并定期備份。7.著錄掛接：通過軟件著錄檔案條目，并與檔案掃描圖像進行正確掛接。根據項目的特殊需要，在數字化加工過程中可能會另外對掃描件進行文字識別、圖紙影像進行矢量化、最終數據制作成電子書籍或圖冊。這些操作根據項目要求而定，在加工流程安排時在適當的位置進行嵌套。三、實施流程（一）檔案交接檔案交接流程圖如下所示。說明如下：1.檔案交接員確定待領取檔案的全宗、年份、保管期限、目錄號，填寫《檔案交接記錄表》。檔案領取需及時，以保證項目組正常運作，項目組內應留存待加工檔案數量為一天所加工量。2.用戶從檔案庫房領取檔案，檔案交接員仔細確定領取檔案案卷數量，保證所領取的檔案是正確的，填寫《檔案交接記錄表》和《檔案數量確認單》。3.如果檔案交接員發現檔案在頁碼數和紙張數方面有偏差，則填寫《檔案交接異常情況登記表》，提交用戶進行處理。如果沒有偏差，則雙方簽字確認。4.檔案交接員將領取的檔案交給內部周轉庫房保管。5.周轉庫房管理員確認和接收領取的檔案。6.領取的檔案數字化加工流轉完畢后，周轉庫房管理員準備待歸還檔案，交給檔案交接員。7.檔案交接員對待歸還檔案進行檢查確認，填寫《檔案交接記錄表》，提交用戶。8.用戶對檔案清點檢查，發現問題有檔案交接員登記《檔案交接異常情況登記表》，交給周轉庫房管理員進行處理。9.確認無誤后，用戶將歸還的檔案入庫，雙方簽字確認。（二）檔案整理檔案整理由整理人員對檔案進行紙張數量確定、鑒定（區分掃描件與非掃描件）、分頁、編制頁碼（檔案本身編有頁碼，但因底稿不掃，造成影像文件頁碼不連續，且原有頁碼編制不規范，文件背面未編，所以不可用，為保證質量與效率，頁碼需重新編制）等工作，工作流程圖如下所示。說明如下：1.整理人員向周轉庫房管理員領取本組待處理案卷，填寫《檔案數量確認領卷單》。2.周轉庫房管理員將檔案交給整理人員，整理人員根據案卷信息填寫《檔案數量確認單》中相應項：檔號、卷皮標明的張、頁數。3.整理人員逐頁清點案卷張、頁數。如數量不符、紙張破損嚴重等異常情況，則填寫《異常情況登記表——檔案數量確認》，同時立即報告由值班主管處理，值班主管報知用戶，雙方協調解決。4.整理人員清點完成，填寫《檔案數量確認單》中相應項：實際張、頁數、偏離數、偏離情況等。5.完成一批（10卷）雙方簽字確認，填寫《工作流程單》。6.整理人員按檔號順序從周轉庫房領取一批檔案，10本為一批。7.整理人員確認該批檔案檔號（全宗號、目錄號、年度、案卷號、保管期限），在《工作流程單》》上登記該批檔案情況，登記內容為檔號。8.整理人員拿出一本案卷，在案卷左邊案卷脊背上確認檔號，并把該檔號準確無誤的填寫到案卷封皮正面左下方相應欄目內，使用鉛筆填寫。9.整理人員拆卷，拆卷順序按照檔案原有編排順序依次進行。10.整理人員檢查文件完整性，文件紙張若有折疊（包括邊角），需展開撫平；若有破損，小心用修補；若有多頁粘連，不需撕開。特殊紙張（如：已破碎的文件）將根據實際情況進行必要的處理，如復印、加薄膜等，以防止在掃描工序中對紙張造成二次傷害。如有異常情況（缺頁，內容與目錄不符和等），則在《工作流程單》“備注”欄內注明情況備查，并填寫《異常情況登記表——檔案前處理》。11.我方整理人員拆卷對必須分頁才能掃描的紙張，經用戶同意后，用裁紙刀沿文件原邊緣折痕裁切；并將所有卷內文件平放整齊。12.整理人員編制頁碼，頁碼從1開始按順序編制，對A3紙張頁碼編制：開放內容（表格）則視為單頁，只打一個頁碼；單獨封閉內容（表格）視為兩頁，按內容順序打兩個頁碼。編制要求為：（1）所有掃描稿按順序重編頁碼，所有有內容頁面均要敲頁碼，保證每張影象編制一個頁碼（2）掃描頁碼編制位置在文件左下角，裝訂線內（3）掃描頁碼位數不定，無前置零，以跟原頁碼區分。13.頁碼編制完成，在《工作流程單》相應欄目內填寫本卷需掃描張數，即最后頁碼，并簽字確認。（三）掃描加工檔案掃描加工的流程如下所示。說明如下：1.掃描員填寫《檔案掃描領卷單》，從周轉庫房領取本組待掃描案卷。2.掃描員檢查案卷脊背檔號與封皮左下腳檔號是否一致，若一致則將檔號、需掃描頁數填寫到《工作流程單》相應欄目中；若不一致，則以與整理人員核對，確認改卷正確檔號。3.掃描員打開XX數字化加工信息系統，錄入正確的檔號。4.掃描員上紙，操作步驟如下：（1）將檔案原件從檔案案卷中取出，分別從兩個方向將檔案展開，觀察是否有檔案粘連、其他夾頁、釘書釘或大頭針等雜物。發現檔案粘連，若對檔案內容不影響，則進行分離處理，但決不可造成檔案破損；若對檔案內容有影響，則立即報告用戶方檔案管理人員處理并做好處理記錄。發現夾頁應立即報告用戶方檔案管理人員處理，并對處理結果進行記錄。發現其他雜物要進行清除，但決不可造成檔案破損。（2）將檔案向進紙方向展開，觀察側面標記是否有檔案反相及檔案及四角曲折。若有進行處理。（3）將檔案展開撫平后放入掃描儀掃描板，將掃描儀蓋板蓋緊，防止紙張起皺。5.掃描員按照案卷標明的頁碼順序掃描，案卷內沒個掃描頁碼張均要掃描成單獨影像頁。對于附著在主頁上的小紙片作為另頁掃描，另頁掃描的命名時放在主頁之前掃描。（1）對于同一份檔案中有鉛筆、鋼筆、圓珠筆同時存在的，以文件主要部分的清晰為準，需進行灰度補償處理。（2）為了保證檔案資料的載體安全，掃描時應根據紙張情況選用合適的掃描生產線，對于紙張較薄或較脆容易破損的要使用平板掃描。對特殊紙張或檔案原件清晰度不高的，我們可通過增加分辨率，調整亮度、對比度等技術參數，直至掃描圖像清晰為止。對于同一份檔案，清晰度不同，特別是鉛筆、鋼筆、圓珠筆同時存在的，以文件主要部分的清晰為準，一般要求如下：1）色彩選擇：紅頭全文字黑白原稿檔案采用（300dpi）TIFF格式黑白掃描，含彩色內容的檔案、圖紙采用（300dpi）JPG彩色掃描，照片以原色彩為準用（300dpi）TIFF彩色掃描。2）存儲格式：300dpi以上，彩色JPEG；黑白TIFF。3）掃描完畢圖像文件進行糾偏，頁面端正，無明顯傾斜，傾斜度不大于1°；4）掃描時按照紙質檔案的原始大小掃描成像，打印時按標準A4等標準尺寸輸出；5）對一些大圖形的材料，要采用專業零邊距掃描儀掃描后拼接。6.掃描過程中認真觀察掃描圖像質量，確保掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。發現圖像質量問題立即暫停掃描進行處理。問題及處理方法如下：（1）圖像有雜點。檔案有污染。找出檔案，觀察污染情況，可清除的污染物，進行清除；對檔案涂改造成的字跡不清，決不可進行處理，按原檔案掃描并做好記錄。（2）條碼部分圖像不清。條碼印制質量不好。找出檔案，調整亮度參數后重掃。對亮度過高造成的掃描后圖像雜點進行處理，但決不可改變任何原有筆跡。對難以修正的檔案，應立即報告用戶方檔案管理人員處理并做好記錄。（3）圖像有橫向黑線。感光陣列有臟物。打開掃描儀，用酒精棉擦凈，然后用風球吹干。將有黑線的圖像刪除，按最后一個圖像的編號，找到后一張檔案繼續掃描。每掃一千張左右對掃描儀進行一次清潔。（4）圖像標題反向。檔案放置反向。將反向檔案找出，重掃并將原圖像替換。（5）圖像部份內容反向。答題者寫反。將檔案找出，報告用戶方檔案管理人員處理并做好記錄。（6）圖像角部、黑邊、檔案折角（邊）。若影響檔案內容，找出檔案整理折角后重掃；若不影響檔案內容，則用擦涂工具進行清除。檔案缺角（邊）。若影響檔案內容，找出檔案報告用戶方檔案管理人員處理并做好記錄；若不影響檔案內容，則用擦涂工具進行清除。（7）圖像太淡、不清。檔案用淡藍色墨水填寫或用修正液涂改。找出檔案，調整亮度參數后重掃并將原圖像替換。由于亮度過高造成圖像雜點，要對影響影像檔案內容的雜點進行清除。7.一個批次（目錄）的檔案掃描完成后，掃描員核對圖像數與本案卷待掃描頁數是否一致，若不一致則查明情況并做相應處理（例如檢查檔案袋中是否有遺留檔案），一般情況為漏掃、多掃等，并登記《異常情況登記表——檔案掃描》。8.一個批次的檔案掃描完畢后，掃描員將掃描儀出紙口的檔案取出，按原始順序放回檔案袋，在檔案袋上加蓋“已掃”印章。9.每掃完一批檔案，掃描員將圖像數據發送到服務器，注意彩色圖像與黑白圖像分開保存。10.掃描員完成已分發的檔案掃描后，填寫《工作流程單》，打開掃描儀進行清潔并散熱。（四）圖像處理圖像處理人員和圖像質檢人員使用“XX數字化加工信息系統”進行圖像處理（區別在于質檢人員僅檢查和登記問題，處理人員解決問題），流程如下所示。說明如下：1.圖像處理人員打開XX數字化加工信息系統，在任務步驟欄選擇“影像處理”步驟。點擊“任務獲取”，在任務列表中按年份先后選取一條待處理任務，關閉任務列表。點擊“刷新”按鈕，雙擊任務記錄，打開圖片窗口。2.圖像處理人員確認任務列表中檔號與封皮影像中檔號一致，如不一致則登記《異常情況登記表——圖像處理》，并報告值班主管，立即查明情況并處理。如果需要與檔案原件核對，則填寫《圖像處理異常情況處理臨時領卷單》，向周轉庫房管理員領取領取檔案。3.圖像處理人員確認檔號無誤后，然后核對影像數量是否正確（需要一次性查明整卷情況，1張封皮+N張目錄+最后頁頁碼=本卷影像數）。通過軟件翻到最后頁確認頁碼。如影像數量有誤，則登記《異常情況登記表——圖像處理》，并報告值班主管協助處理。確認后在《異常情況登記表——圖像處理》中登記和使用新編制掃描頁碼。4.圖像處理人員對圖像進行檢查并處理發現的問題，處理手段包括旋轉、糾偏、去污、居中、色彩調整等。處理過程中注意是否有非掃描件影像（標準見檔案整理）、色彩模式是否正確（標準見檔案掃描）、影像內容是否清晰（主要是黑白影像）。處理要求如下：（1）對于圖像模糊不清情況，填寫《異常情況登記表——圖像處理》交由掃描主管簽字，找出檔案由掃描人員調節掃描參數進行圖像的再掃描，確實因填寫用筆不當導致掃描圖像模糊的，需請用戶簽字確認。（2）對掃描圖像進行糾偏，頁面端正，無明顯傾斜，傾斜度不大于1°。對于圖像嚴重傾斜而致使圖像無法處理，填寫《異常情況登記表——圖像處理》交由掃描主管簽字，找出檔案由掃描人員進行重新掃描，并向用戶作出說明。（3）對于掃描后圖像文件中的污點、黑邊等進行去除，保證圖像文件的干凈、整潔和美觀。對于黑邊影響識別的需填寫《異常情況登記表——圖像處理》，交由掃描主管簽字，找出檔案由掃描人員進行重新掃描，并向用戶作出說明。（4）保持掃描圖像內容居中，上下左右四邊尺寸合理，邊距過寬的進行裁邊，邊距過窄的進行加寬。（5）對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調整，保證圖像符合正常的閱讀習慣。圖像偏度不得大于3度，圖像拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。圖像深淺不一時，采用平衡功能，調整圖像深淺一致.5.圖像處理人員完成一批圖像后保存圖像，填寫《工作流程單》。（五）異常處理1.檔案原件異常情況（A類）1）檔號類：①檔號模糊不明確：是指同批案卷中存在個別案卷的全宗號、目錄號、年度、保管期限不統一；②案卷號缺失：是指一批案卷中相鄰兩卷案卷標識案卷號不連續；③重名：是指不同案卷內容案卷號相同。2）頁碼類：①跳號：是指案卷中相鄰兩張獨立紙張都存在標識頁碼但頁碼標識不連續，排列如：3、5或3、9等；②漏敲：是指案卷中存在獨立紙張無標識頁碼；③頁碼重復：是指案卷本身只有一套頁碼標識系統，其中存在單張獨立紙張頁面存在2兩個或以上頁碼標識；④開放頁碼系統：是指案卷獨立紙張起始頁碼不為1，或結束頁碼與案卷封皮總頁碼（或目錄結束頁碼）不符合；⑤附頁：是指案卷中存在附頁且附頁且未按該卷頁碼系統標識頁碼號；⑥目錄錯亂：是指案卷原件卷內目錄所標識頁碼號與實際卷內文件標識頁碼、內容三者不相符。3）紙質類：①紙張破損：是指檔案紙張破損程度遠超改卷其他紙張，無法進行正常處理；②紙張粘連：是指相鄰紙張粘連程度遠超處理標準的、影響掃描影像成像內容。4）其他類：本流程未定義、但無法按正常流程標準加工的紙張類型。2.影像文件異常情況（B類）（1）影像文件損壞：是指加工系統軟件無法正常讀取、顯示、編輯、保存等操作的影像文件；（2）影像文件內容缺失：是指非正常內容缺失的無法確定的內容不完整影像；（3）本流程未定義、但無法按正常流程標準加工的影像文件類型。3.加工系統軟件異常情況（C類）軟件報錯：是指按正常操作規范操作而產生的軟件報錯、無征兆關閉等一切非正常情況。4.硬件設備異常情況（D類）所有硬件設備（掃描儀、PC等）因故障無法工作或非正常情況，如過大噪音、反應遲緩等。異常處理相關人員對照表：類型相關人員A類B類C類D類公司方現場主管★★★★項目經理★★★★商務部★軟件部★客戶方現場值班員★★客戶主管★★流程規范：1.發現情況；并再三確認情況屬實2.呼叫現場有關管理人員確認情況屬實；3.填寫《異常情況登記表》、《工作流程單》“備注欄”項，如涉及紙張、案卷數量問題則須同時填寫《檔案交接登記表》“備注欄”項；4.由項目經理負責與相關方面溝通，協商解決辦法并形成書面處理意見；5.處理方法意見報送相關主管審核；6.審核通過，交由項目組執行解決；不通過則另行協商直至審核通過；7.項目經理負責監督處理執行過程及處理結果確認，并最終報備相關方面主管；8.流程結束，相關文檔歸檔保存。（六）質量抽檢質量抽檢的流程如下圖所示。說明如下：1.質檢人員打開XX數字化加工信息系統，在任務步驟欄選擇“檔案質檢”步驟。點擊“任務獲取”，在任務列表中按年份先后選取一條待處理任務，關閉任務列表。點擊“刷新”按鈕，雙擊任務記錄，打開圖片窗口。2.質檢人員確認任務列表中檔號與封皮影像中檔號一致，如不一致則登記《異常情況登記表——總檢》，并報告值班主管，立即查明情況并處理。如果需要與檔案原件核對，則填寫《總檢異常情況處理臨時領卷單》，向周轉庫房管理員領取領取檔案。3.質檢人員確認檔號無誤后，然后核對影像數量是否正確（需要一次性查明整卷情況，1張封皮+N張目錄+最后頁頁碼=本卷影像數）。4.質檢人員逐頁翻看檢查影像，右鍵點擊卷內目錄檢查影像與條目對應情況，如果發現問題，則登記在《異常情況登記表——總檢》中。5.抽檢完成后，如果質量合格填寫《質量抽檢驗收單》，并填寫《工作流程單》。（七）裝訂還原裝訂還原將經過拆分掃描及完成影像處理的檔案原件重新裝訂，流程圖如下。說明如下：1.檔案還原人員從周轉庫房領取已加工完畢的檔案。2.將案卷內文件整理整齊，標準是優先左邊、底邊對齊，然后是右邊對齊。按以下要求裝訂案卷：（1）嚴禁將紙張放反、放倒、頁碼順序錯亂。（2）大紙張按原折痕折疊好。（3）檔案紙張過窄的，用白紙在裝訂邊（一般為左邊）補齊。3.夾子夾緊后打孔，打孔位置盡可能在原孔位置上打，但以保證不脫頁優先。頁數少的案卷用襯條加厚，檔案線盡可能拉緊些，防止松動。4.在還原過程中，如果發生問題，登記《異常情況登記表——檔案還原》。5.裝訂好后檔案按順序分年度排放。6.還原人員填寫《工作流程單》。四、主要環節實施標準（一）目錄補錄掃描文件的目錄，由采購單位提供，對于個別文件需要補錄目錄的，則由我公司進行補錄。目錄補錄要求，按×××采購單位所提供的文件目錄數據庫結構與著錄要求進行。（二）檔案整理掃描之前，在保護檔案不受損害的前提下，拆除裝訂物（資料及檔案內的成冊材料不拆），按采購單位的要求區分掃描件和非掃描件，并對折皺不平影響掃描質量的原件先進行相應處理（壓平或熨平等），確保較薄紙張（如信紙、便箋紙）、破損紙張、底灰較深（如草漿紙、油印紙）、字跡較淺（如鉛筆字跡）等紙張質地狀況較差的檔案掃描圖像清晰；掃描完成后，拆除過裝訂物的檔案按原檔案保管單位重新裝訂，并保持每頁檔案原有的排列順序不變，案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。卷皮破損嚴重的，調換卷皮。舊卷皮需全部交還采購單位。（三）檔案掃描加工掃描檔案文件正稿、附件、草稿、修改稿及輪閱單等。檔案掃描采用彩色和黑白二種方式。全文字黑白原稿檔案采用（300dpi）TIFF格式黑白掃描，含彩色內容的檔案、圖紙采用（300dpi）JPG彩色掃描，照片以原色彩為準用（300dpi）TIFF彩色掃描，均保持原檔方向。最終再轉成PDF格式文件。掃描時，根據紙張質地、底色、薄厚程度等因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度設置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。根據檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應掃描儀。其中大幅面檔案采用小幅面掃描后進行圖像拼接處理；同頁有兩個以上文件，分別掃描后再進行合頁。為保護檔案原件，我公司盡量使用平板掃描儀掃描，對于現代檔案紙張質量較好適合高速掃描的，事先征得采購單位同意，并做好記錄；對資料等成冊材料不宜拆卷的，必須使用不拆卷掃描儀掃描。掃描時應在《紙質檔案掃描工作流程表》上認真登記掃描的頁碼和頁數，并核對每份文件的掃描頁碼、頁數與實際的文件頁碼、頁數是否一致，不一致時注明具體原因和處理方法。第四節圖像處理方案我司擁有自主檔案數字化加工應用管理軟件，掃描圖象處理具有能批量自動糾偏、去污、去除多余白邊等功能，掃描圖象處理能一次完成。對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調整，保證圖像符合正常的閱讀習慣。圖像偏度不大于3度，圖像拼接處信息完整，不缺少任何信息。圖像深淺不一時，采用平衡功能，調整圖像深淺一致。一、圖像標準化處理（一）影像糾偏影像糾偏功能包括：自動糾偏和手動糾偏兩種，自動糾偏根據預設角度對圖像進行自動糾正，但部分圖像因為角度糾正后可能會出現內容變形的情況，因此還需要手動進行角度的偏轉，偏轉最小值為1度。（二）頁面去污頁面去污功能也包括自動去污和手動去污兩種，自動去污功能是根據預設的污點像素大小對小于設定值的點進行自動去除，但超出設定值的污點需手動去除。自動去污一般預設值都較小，以防止將標點符號或虛線當成污點清除。去污功能類似于繪圖軟件中的橡皮擦功能。（三）消除折痕折痕是由于紙張對折出現的印跡經掃描后在圖像上產生的黑線，由于折痕多覆蓋在內容信息的上面，因此必須用手工去痕的方法進行處理。去折痕功能類似于繪圖軟件中的自動清除選定區域功能。（四）去除黑邊系統可以根據每一批檔案的邊距情況調整黑邊的出現范圍，由系統自動根據設定范圍進行清除黑邊處理。對于黑邊超過預設范圍的系統也提供了手動的擦除黑邊的工具。此功能也類似于繪圖軟件中的自動清除選定區域功能。（五）去裝訂孔由于裝訂孔位置較為靠近圖像內容，因此我們采用手動修圖的辦法來擦除裝訂孔圖案。（六）尺寸調整對于圖像尺寸不一致的情況，我們將對邊緣空白過寬的進行裁切，對于過窄的進行補邊，使同幅面檔案大小美觀、一致。（七）色彩調節針對圖像中色彩較近，內容與底色反差不大，明暗度太淺的情況，我們的系統可以對圖像進行色彩及亮度、對比度等的任意調節。（八）圖片合頁對于同一頁上粘貼的多頁紙張在掃描后生成了眾多的單個影像，再通過此合頁功能可以將它們合成到同一頁中來，但其效果并不同拼接。（九）影像拼接對于超過掃描儀寬度的大幅面檔案和圖紙我們將采用零邊距掃描儀進行局部掃描后再無縫拼接，為了保障拼接的效果因此必需使用零邊距掃描儀。二、特殊圖像的處理（一）內容較淺對于影像中內容較淺的情況，將采用減小色彩中間值的處理方法進行字跡加深處理。同時還可以采取調節明暗對比度或光亮度等手段進行測試，直至內容更為清晰，適于閱讀為止。（二）帶有紅眼采用圖像處理軟件中的去紅眼技術直接進行過濾。（三）局部變色對于紙張局部變色后掃描出來的影像底色不一致的情況，如果用戶允許頁面美化處理，則采用圖像處理軟件進行手工填色處理。（四）麻點過多對于掃描影像麻點過多的情況將采用調節閥值的技術最大程度的淡化麻點。局部麻點采用圖像處理軟件手工去污處理。（五）文字背透對于較淺的文字背透情況將采用加襯紙的方式進行重掃處理，減少反光度從而降低文字背透印跡。如果是墨跡已透紙而出，則進行登記后將盡量用圖像處理軟件進行放大后處理。第五節特殊紙張處理方案一、較薄的紙張1.采用純平板掃描儀進行掃描，確保無損壞；2.在紙張下方墊用相似條件的紙張作為參照物確保掃描后的影像質量無透光現象；3.公司擁有相應的效果處理軟件加以控制，確保影像質量；4.本公司與掃描儀廠商建立了長期戰略合作伙伴關系，提供各類紙張的標準色表，確保影像質量。二、發脆的紙張拆卷后采用平板掃描儀加工，紙質太差的使用專用檔案襯紙襯底裱糊處理。三、破損的紙張1.對于已經破損的文件，用專用檔案修補紙和膠水、膠帶等進行修補，破損情況嚴重，無法修補的，用專用紙在背面托襯進行文件的修復；2.掃描過程中，按規定的操作方法進行操作，避免因操作不當造成文件的破損；3.對于所有破損文件進行記錄備案，處理前與客戶方進行溝通確認。四、變色的紙張1.在掃描儀硬件方面，調用各類廠商提供的插件、控件進行第一次處理；2.根據紙張具體情況調節掃描儀的各項參數，主要包括：伽碼值、對比度、亮度、色表等；3.利用本公司專用掃描軟件進行最后的影像優化處理；包括：邊緣銳化、色彩溫和度調整、折皺處理等；4.采用廠家的去底色技術處理。五、色