一、辦公自動化知識介紹1.辦公自動化系統定義與開展歷程辦公自動化系統(OfficeAutomation，OAS)是指引進現代化的管理方法和科技手段，應用先進的IT技術及設備，局部或全部替代辦公室人員的手工信息處理，實現辦公自動化或半自動化的人機辦公信息系統。OAS目前是組織中應用十分廣泛的一類信息系統。OAS已經歷了三個階段開展歷程。2OAS已經歷的三個階段開展歷程第一代辦公自動化系統，是從20世紀80年代中期起步的，它是以個人電腦、辦公套件〔如常用的微軟的Office套件和國產的WPSOffice套件〕應用為主要標志，實現數據統計和文檔寫作的電子化。第二代OAS是以網絡技術和協同工作技術為主要特征，實現工作流程自動化，實現收發文從傳統的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。第三代OAS強調以知識管理為中心，并提供豐富的學習功能與知識共享機能，確保每一個使用者都能夠隨時隨地根據需要向專家學習、向企事業現有知識庫學習，使員工在辦公自動化系統中的地位從被動向主動轉變，從而使OAS在充分利用已有的信息資源，提升每個員工創造能力的同時，也大大提高了組織整體創新和應變能力。3辦公人員辦公機構辦公制度辦公信息辦公環境OAS技術工具辦公人員分為三類。第一類是信息使用人員；第二類是使用辦公自動化設備完成自己辦公業務的人員；第三類是為辦公自動化效勞的人員；2.OAS構成要素辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務處理政策法規庫內部論壇人員與權限管理3.OAS的功能包括公文的收發起草、傳閱簽批、催辦下發、歸檔、查詢統計等這些根本功能，初步實現公文處理的網絡化、自動化和無紙化。辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務處理政策法規庫內部論壇人員與權限管理在整個辦公過程中通過立項催辦、調查歸檔、反響等程序來監督和評價整個系統運行的辦公效果。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務處理政策法規庫內部論壇人員與權限管理能夠及時在網絡門戶上發布各種消息、通知、大事記和電子公告等各種公共信息，保障內部信息的及時流動和與外部環境的溝通、聯系。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務處理政策法規庫內部論壇人員與權限管理針對辦公環境內部檔案的收集整理、保管、統計和提供利用查詢的工作工程。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務處理政策法規庫內部論壇人員與權限管理工作時通知與會人員和會議日期，安排管理會議室，協調會議事項等這些呢，都能夠在網絡的環境中來實現，到達方便快捷的效果。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務處理政策法規庫內部論壇人員與權限管理把領導或組織每月、每周、每天的主要活動納入到方案當中，并下發給相關的組織單位或部門及個人通知。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務處理政策法規庫內部論壇人員與權限管理能夠對各個部門的事務進行統一的管理，包括部門值班、休假安排、工作方案總結、部門活動等各項事宜的處理。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務處理政策法規庫內部論壇人員與權限管理這是一個內部的數據庫系統，用來保存辦公活動中的各項政策法規、和信息數據，以實現內部信息的存儲、流通和共享。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務處理政策法規庫內部論壇人員與權限管理面向內部員工們所提供的一個資源共享、內部通信交流以及信息娛樂的電子網絡場所。3.OAS的功能辦公自動化的典型功能公文管理督查管理信息管理檔案管理會議管理日程活動安排部門事務處理政策法規庫內部論壇人員與權限管理對辦公自動化中的工作人員進行統一管理和設限，主要包括工作人員在辦公系統中的權限分配、口令授權等。3.OAS的功能二

辦公自動化系統的開發輸入輸出設計程序設計與系統調試運行與維護用戶需求分析系統總體設計保密措施設計1.用戶需求分析需求分析的內容：進行用戶需求調查與分析，以確定系統目標，這是系統建設的重要環節。需求分析是在用戶和設計人員的共同協作下，分析用戶最根本的需求。需求分析的對象：需求對象包括高層的管理者，也包括所有的使用系統的用戶群體。需求分析的途徑：信息分析的途徑可以通過與用戶交談，制作調查問卷，在開發時還可以對已有的系統軟件進行用戶測試。2.系統總體設計開發平臺設計：系統的開發工具；功能模塊設計：系統能夠提供哪些功能；流程設計：系統設計的重點和難點；實現目標是系統的自動化、電子化和便于擴展。系統總體結構的設計是要根據系統分析的要求和組織的實際情況，來對新系統的總體結構形式和可利用的資源進行大致設計。它是一種宏觀總體上的設計和規劃。系統的需求分析階段是解決做什么，總體設計是解決怎么做的過程。3.保密措施設計信息平安要求做到信息的保密性、完整性和可靠性。需建立一個嚴密的平安體系，不僅提供了嚴密的權限分級管理體系，不同操作者只能對自己權限范圍內的工作進行操作，并且對重要的操作步驟進行了記錄跟蹤。主要涉及技