第一章會議管理會議籌備方案的內容：確定會議的主題與議題、確定會議的名稱、確定會議的議程、確定會議的時間和地點、確定會議所需的設備和工具、確定會議文件的范圍、確定會議與會代表的組成、確定會議經費預算、確定會議住宿和餐飲安排、確定會議的籌備機構。確定會議主題的要素：有切實的依據、必須結合本單位的實際、有明確的目的。議題是對會議主題的細化。會議籌備方案的作用：確保會議的周密組織，確保會議服務質量和溝通協調到位，確保領導的意圖得以貫徹執行。電話會議交流信息的特點：A、方便靈活B、缺少身體語言，難以進行互動交流，難以傳遞大量細節信息，缺少文本C、可以搭配使用其它通信方式，增進信息的傳輸與交流。電話會議適用于分公司不遠、規模不大的企業。電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實現文字的同步傳輸，需要做好會議書面信息的分發工作。人數較少或單位個人參加會議，可直接使用帶有免提揚聲器的電話機。視頻會議適用于：布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施的情況。視頻會議的特點：A實現了聲音和圖像同時傳送。B、打破了空間的限制。C、節省時間、費用。D、交流效果較好。E、視頻會議的局限：準備時間長，投入成本高，沒有互動效果。視頻會議的要求：A、發出開會信息。B、分發文件信息資料。C、布置會場。D、設置與檢查會場信息傳輸設備。E、做好會議信息準備。會場的環境要安靜、清潔。主會場和分會場要懸掛會標，突出會議的主題，同時便于電視宣傳報道。會場內可以配備高速傳真機。場內會議設備要落實專業技術人員調試、檢測。視頻會議時間緊，能夠發言的人數較少，發言的時間相對較長。遠程會議可以節省時間和金錢、與電話服務機構商定使用錄音帶的形式作永久記錄、交流更加直接與簡短。會議籌備方案的制定程序：組建會議籌備委員會，分成籌備小組，形成籌備方案，領導審核方案。電話會議語言使用應該注意：A、內容集中、體現會議主題。B、保證時間。C、講話內容要簡明易懂，盡量不使用方言、拗口和容易產生歧義的字詞及語句。大中型會議座位安排：劃好區域，貼上標識牌、指示牌、座位名簽等，使與會人員順利入座。表彰總結會議座位安排：被表彰、受獎勵的對象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。報告會、表彰會、聯席會座位安排：報告人和主辦單位負責人或聯席的各單位負責人相間的方法。會前準備工作的基本要求：充分、周密、安全。大型會議在禮堂、會堂、體育場館舉行，采取大小方形和半圓形。中小型會議在會議廳、會客室、會議室進行，可以擺放成方拱形、半月形、橢圓形、圓形、長方形和T字形等，使與會人員坐的比較緊湊，便于討論和發言。主席臺座次的安排：A、依據職務的高低和選舉的結果安排，先左后右、由前至后。B、會議主持人有時需要在前排的邊座就座，可以按職務順序就座。C、主席臺桌上左側放置姓名臺簽。影響會議質量的因素：溫度和濕度、光線、空氣流通、安靜程度、家具舒適度、會間休息等，還有會議所需文具、茶水、毛巾等是否齊全。檢查會場布置情況：是否與會議議題相適應，會標是否端莊醒目、主席臺是否按議定座次擺放，領導者名簽安排是否妥當，旗幟、鮮花等烘托氛圍的裝飾物是否放置得體。會務籌備情況檢查結果的形式：書面、口頭、協調會三種形式、會務籌備情況檢查的方法：聽取會議籌備人員的匯報，會前現場檢查，確保所有的事項都條理清晰，注意氣味。對檢查所發現問題的糾正：A先要對問題的性質和范圍進行分析，確定問題對會議質量的影響程度。B、找出原因，尋求解決方法。C、在人財物方面為糾正偏差做好相應的準備。D、責任到人，抓緊落實，及時將糾偏的結果進行通報。會議文件審核的內容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件的具體內容，審核會議文件的具體內容包括：審核會議文件與會議主題的關系，偏離會議主題的內容要進行修改和提煉；審核會議文件內容事先是否經過調查研究，是否與實際相符；提交會議討論的文件涉及有關單位和部門事先是否進行了會商。會議文件審核的方法：對校法，折校法，讀校法。會議文件的審核：會議文件涉及的部門較多要進行必要地會商，在會議文件審核修改之后，要由主要領導或主管領導進行終審。與領導溝通會議有關事宜的原則：時間性、及時性、全面性。與領導溝通會議有關事宜的時機：會議籌備階段，會中階段，會后階段。與領導溝通會議有關事宜的效果檢查時應注意：要堅持與會議的主管領導保持定期的溝通，并將落實的情況及時向領導反映；溝通在會前、會中、會后要突出各自的重點。會議協調的目的：妥善的協調處理各種關系、矛盾和糾紛，保證會議的勝利召開、順利進行和圓滿結束，其實質是統一認識、調整關系、解決矛盾、協調行動。會議舉行過程中可能出現的問題：人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為。大中型會議事先要安排好醫護人員在會場應急。擬定會議應急方案時應注意的事項：A、住宿安排要妥善。B、餐飲服務要周到。C、醫療衛生工作要有備無患。D、交通保障應落實到位。E、會議通訊服務力求標準、可靠、穩定、迅速。F、在娛樂生活上要豐富多彩。G、會議值班要制度健全，人員要堅守崗位。會議應急方案的特點：有的放矢、預防為主、留有余地。會議按計劃進行的程序：了解議題和議程，準時宣布開會，有效引導議題。在會議開始前，明確的向與會人員宣布會議開始和結束的時間，并保證做到準時開會和散會。如果會議時間較長，可以通過安排短暫的休息來提示會議按計劃進行。多議題會議的議題安排次序應科學合理，一般情況下，需要大家開動腦筋，集中獻計獻策的議題建議放在會議前半部分進行。會議經費的類型包括：與會人員交費，參展商交費，聯合主辦者交費，廣告贊助和捐助，公司分配，其他收入項目。與會人員交費=預期的與會人員人數*交費額+預期陪同人數*交費額-交費折扣額其它開支包括各種不可預見的臨時性開支。會議經費使用的監督方法：報告和會議，授權與自我授權，質量，損益平衡表，比率分析，審核時要逐項細審。企業工作人員國內外出差的費用，經常由秘書辦理或協助辦理。提出會議預算方案，首先要以成本觀念、時間觀念、效率觀念為指針，盡量減少會議的有形和無形支出，控制會議的數量，壓縮會議的時間。會中突發事件的類型：人員問題，健康與安全問題，行為問題。會議總結的目的：A、檢查會議目標的實現情況。B、檢查各個小組的分工執勤情況。C、員工將自我總結和集體總結相結合。D、獎懲相關人員。會議總結的內容：A、會議的名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題。B、參加會議的上級領導人。C、會議的主持者。D、領導報告或講話的要點。E、對會議的基本評價和貫徹要求。F、會議的決議情況和今后的工作任務布置。撰寫新聞稿件應注意及時準確、送領導審核。會議的效率是會議所取得的效果和會議成本之間的比值，比值越大，效率越高。因此，提高會議效率，即提高單位工作效率，是節省開支、降低成本，提高單位綜合效益的有效手段。構成有效會議的要素：清晰的目標、適當的時間、合適的地點、恰當的形式、順暢緊湊的議程、準確的信息傳遞、周密的前期準備、精心挑選的參會人員、參會人員得當的表現、領導人員良好的控制力、合理的內容安排。影響會議成效的原因：A、會議多、長、高、大。B、會議支出超標，浪費驚人。C、會議準備不充分，會議質量不高。D、組織者組織不當。會議評估力求科學高效。對主持人的評估：主要側重于對主持能力、業務水平、實現會議目標的能力、工作作風和對會議進程的控制能力的評估。會議評估表格設計成問卷的形式，表格的質量將影響會議反饋數據的質量，應該考慮的因素：表格的長度，填寫的難易程度，所問的問題，問卷的方式，分析數據方式。通常所有反饋數據的分析報告需遞交給主管領導。評價會議是否成功，首先要分析確定影響會議效果的因素有哪些。一個高效的會議往往取決于多種因素和條件：A、會議要開的短。B、安排較多的活動，使會議獲得最大限度的價值。C、特別注意選擇地點。D、對與會人員名單要精益求精。E、如果請公關公司籌辦會議，應多看多問。F、討價還價。第二章事務管理接待1涉外接待的原則①不卑不亢，不卑不亢是涉外接待時我們應始終堅持的原則，作為個人，保持不卑不亢的態度，是高貴人格的體現；②依法辦事，國際間的交往合作都要依法而行，不僅遵守我國的法律，也要遵守對方國家的法律，特別是我國加入WTO以后，對外貿易交往還要遵守WTO的各項規則；③內外有別，有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密；④尊重個人，強調以人為本，人是生而平等的，個人尊嚴不容侵犯；尊重個人的理念，喝多酒喝少是你個人的選擇，與主人的臉面沒有關系，相反主人是要尊重客人選擇的；⑤女士優先，這一禮儀由來已久人們認為它是男士紳士風度的一種體現。照顧女性、幫助女性，是男性的職責，是基本的教養；⑥入鄉隨俗，到了哪個地方，就要遵守法當地的習俗禮儀，這就是“入鄉隨俗”。2.各國都有自己特別的風俗習慣和禮儀。國際禮儀是人們在長期的國際往來中，經過求同存異的遴選兒逐漸建立起來的行為舉止規范，它是人類文明的體現。涉外接待遵循的正是國際禮儀。3.禮賓次序商務人員在涉外接待工作中應堅持依照禮賓次序來處理自己所遇到的一切情況，這是唯一切實可行而又合乎禮儀規范的做法。它主要適用于在多變邊性商務交往中如何同時兼顧謙卑有序，平等待人這兩項基本禮儀原則，處理實踐中難以回避的順序與位次的排列問題。 4.禮賓次序常見的五種排列方法①依照來賓所在國家或地區名稱的拉丁字母先后順序排列其次序；②依照來賓的具體身份與職務的高低來排列其次序，可運用于正式的政務、商務、科技、學術、軍事交往中；③依照來賓抵達現場的具體時間早晚來安排其次序；④依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間先后順序排列其次序；⑤不排列。5.在禮賓實踐中，上述五種方法可以交叉采用。一般的習慣是：首先按照來賓的身份、職務的高地排列；身份相同者，按國家地區名稱的拉丁字母順序排列；名稱的第一個字母相同者，再按某種時間順序排列。6.①按禮賓次序排列座次，代表團在開會時要坐在前排，在宴請時，團長坐在主人右側的這個上座；②按禮賓次序排列名次，掛在主席臺上的各國國旗依禮賓次序從右向左排列，東道主的排在最左邊；③按禮賓次序排列出場次序。7.涉外迎送儀式，通過這種迎送活動表達東道主的誠意，展現主人形象，使雙方建立友好的商務關系。8.迎賓禮儀的程序①發出邀請（規格對等的含義是在涉外邀請時，我方出面進行邀請的人士的職務、地位、身份應當大體上與被邀請者的職務、地位、身份相當。）邀請一般采用書面形式②準備工作（搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況，如總人數、是否包括主可擋住熒光屏的玻璃碎片。⑷切勿向失火的電視機或電腦潑水，因為溫度突降會使熾熱的顯像管爆裂。16.督查工作是直接為上司服務、為實施上司的決策和實現上司決策的目標而進行的一項工作。因此，秘書要圍繞中心，突出重點，根據上司的工作習慣和重視程度來確定督查工作任務。17.秘書督查工作的特點有：復雜性，原則性，時限性和權威性18.督查工作具有明顯的政策性、全局性和復雜性督查工作的原則有：（1）實事求是的原則；（2）主動性的原則；（3）分層次落實原則；通過督查促進決策和上司指示的落實，是督查工作的本質要求和基本目的，也是督查工作的出發點和歸宿；（4）時效性原則；（5）督查與幫辦相結合的原則。19.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書面督查；（2）電話督查；主要用于情況比較緊急而內容比較簡單的督查事項；（3）專項督查；（4）會議督查；（5）調研督查。20.工作程序:上司交辦事項督查的程序為：交辦→立項→登記→轉辦→承辦→催辦→檢查→辦結→辦結回告→審核→立卷→歸檔。21.督查工作的注意事項有：（1）實事求是；（2）授權督查；（3）時限要求；（4）辦實事；(5)謙虛謹慎。22.按不同的分類標準，辦公室工作計劃可以有不同的種類：（1）按照時間序列，辦公室工作計劃可以分為長期計劃、中期計劃、短期計劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計劃、目標型計劃、規劃型計劃、方法型計劃、程序型計劃五種類型。方法型計劃描述了業務單位或部門必須完成某項具體的委派而要履行各項任務的方法和順序。23.制定工作計劃的方法:（1）根據組織確定的工作目標和期限要求，一項項列出本團隊要完成的所有任務。可以使用專門制作好的人物表格，將要做的工作內容列出，也可以將工作任務逐項寫下。（2）區別重要的任務和緊急的任務，通常按ABCD法則（參見四級秘書），先做重而急的任務，再做重而不急的任務，后做急而不重的工作，安排好工作的優先次序。（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數字編號標記出任務完成時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。（4）列出完成每一項任務所需的資源和相關信息，包括人力、物力、財力等。（5）明確完成每一項任務的各個階段指標和估算的時間要求。（6）指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人。（7）從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應在何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中。（8）明確工作進展的情況和出現的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施。（9）明確工作進展的情況的質量如何監督和管理。24.行動計劃是用于管理時間和工作任務的文件行動計劃或計劃表與時間表雖然都從起始時間、階段時間和最終期限上對任務做了要求，但是行動計劃或計劃表還必須指明所管理的項目或團隊工作的其他一些重要方面。具體包括：(1)每一項任務的具體目標。(2)每一項任務的數量要求和質量要求。(3)每一項任務所需的資源。(4)每一項任務所分配的負責部門或承擔人以及負責人。(5)在計劃的文件中還寫明如何監督工作進展和質量。25.編制常見的工作計劃：通常的工作計劃中都要指明一段時期預先決定做什么，怎么做，何時做，由誰做等具體問題，它是在為一個團隊的現實狀況與目標之間鋪橋搭路。26.承辦期限：謂承辦期限是指企業接到客戶或查詢者的問題后處理并回復的時間規定。27.辦公室工作評估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機構的建制.(3)促進了員工承擔責任.(4)有助于進行控制和監督工作。28..對辦公室工作進行目標管理過程：(1)建立一套完整的目標體系;從企業的最高主管部門開始，由上向下逐級的確定目標。上下級的目標之間通常是一種“目的---手段”的關系。(2)確定目標，目標體系應與組織結構相吻合，從而使每個部門都有明確的目標；(3)組織實施(4)檢查評估29.對辦公室工作進行量化管理辦公室工作量化管理是指在組織開展工作過程中，運用科學方法（如預測、概率估算、實測、預定動作世間法等）對各個工作項目做出工作定額來實行定量考核的管理方法。⑴優化勞動組合⑵定員定編⑶工作定額⑷定量考核1.獲得設備使用權的方式：購買和租用。2.購買：是指從組織外部購買該設備，從面獲得設備的使用權。優點：設備歸購買者所有，使用方便。缺點：一次性付款費用較高，而且過了保修期后，需要額外支出設備的維護和修理費用。另外，設備還可能很快果實。3.租用：通過租用的形式也可以取得設備的使用權。優點：最初的費用較低，費用可以由不斷獲得的利潤進行補償，租用協議都包括了維護和修理的費用，另外，可以隨時更換和升級。缺點：如果租期較長支付的費用將會較多，甚至超過購買的費用；另外如果在租賃合同到期之前終止合同，違約金將會很高。4．政府采購遵循的原則：公開、公正、公平、效益及維護公共利益的原則。5.我國政府采購的主要方式有5種：即公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。公開招標采購是指采購機關或其委托的政府采購業務代理機構（統稱招標人）以招標公告的方式邀請不特定的供應商（統稱投標人）投標的采購方式。6.國家財政部及省（自治區、直轄市）級政府財政部門為政府采購管理機關，負責合同的監督管理。7.采購的工作程序：（1）提出購買申請；（2）審批，落實經費；（3）招標、選擇供應商；（4）簽訂供貨合同；（5）貨物入庫；（6）支付貨款。會計部門收到發票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，三單貨名、數字應當相符，經財務主管簽字批準，支付貨款。8.采購預算方案制定的原則：（1）真實性原則。（2）重點性原則。（3）目標相關性原則。（4）經濟合理性原則。9.編制采購預算的一般程序：（1）確定預算的核算基數。確定預算的核算基數實際上是要確定采購費用的總額。（2）進行市場調研。（3）確定采購產品的種類及型號價格。（4）編寫預算方案。預算方案要進行科學的可行性論證，提出項目的效益目標、技術標準、動用的公共資源、支出標準和測算依據等。10.預算的方法：（1）傳統預算法。是指承襲上年度的經費，再加上一定比例的變動。優點：這種預算法核算比較簡單，核算成本也較低。缺點：這一方法的邏輯前提是上年度的每個支出項目均為必要，而且是必不可少的，因而在下一年度里都有延續的必要，這在實際上是存在問題的；容易導致一些不良傾向。（2）零基預算法。零基預算發是以零為基數編制的預算。資金和其他資源的分配是以重新排出的優先次序為基礎的，而不是采取過去那種外推的辦法。11.零基預算的優勢：=1\*GB3①有利于管理層對整個活動進行全面審核；=2\*GB3②有利于提高主管人員計劃、預算、控制與決策的水平；=3\*GB3③有利于將組織的長遠和具體目標以及要實現的效益三者有機結合起來。缺點：影響了其廣泛推廣，花費大量的人力、物力和時間。12.辦公室資源就是實行辦公室資源統一規范管理，減少資源浪費，合理地調配和利用辦公室資源，提高辦公室資源的使用效率。一般而言，規模較小的單位人員少，涉及的辦公室資源較少，一個稱職的秘書人員可以對單位的辦公室資源如數家珍，便于調配。13.以日常辦公用品的管理為例，軟件一般包括登記、領用、盤存3大功能。14.信息開發的特性：信息開發是對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。信息開發具有多次性。信息具有共享的特性。15.信息開發的類型：按照對信息加工的層次分，有一次信息開發、二次信息開發、三次信息開發。以此信息開發，主要是將無序信息轉變為有序信息，提高信息的利用率，如剪報、外文文獻編譯。二次信息開發，是對一次信息進行加工整理后而形成的新信息，提供信息線索，便于人們對信息進行概括了解。三次信息開發，是在一次、誒此信息的基礎之上，通過分析概括而形成更深層次的信息。16.信息開發的主要形式：（1）剪報。剪報屬于一次信息開發，開發成本相對較低，獲得信息量較多，但信息零散，有的信息缺乏時效性、可靠性。（2）索引。屬于二次信息開發。信息資料索引有篇目索引和內容索引。篇目索引用于指明信息的出處；內容索引摘錄信息中的事件、人名、地名等。（3）目錄編制。屬于二次信息開發。（4）文摘。屬于二次信息開發。（5）信息資料冊。（6）簡訊。屬于三次信息開發。（7）調查報告。屬于三次信息開發。17.信息編寫的類型：（1）動態型信息。（2）建議型信息。（3）經驗型信息。（4）問題型信息。（5）預測型信息。18.信息的開發的工作程序：（1）確定主題。選題是信息開發的起點和目標。選題的來源一般有3種渠道：一是下達的任務；二是利用者提出要求；三是根據工作需要自主選擇。（2）分析信息材料。（3）選擇信息開發的方法。=1\*GB3①匯集法=2\*GB3②歸納法=3\*GB3③縱深法=4\*GB3④連橫法=5\*GB3⑤濃縮法=6\*GB3⑥轉換法=7\*GB3⑦圖表法（4）選擇開發信息的形式。信息開發就是對信息進行有序化處理、加工和提煉。可選擇一次信息開發，如剪報；可開發二次信息，如索引、目錄、文摘；可開發三次信息，如簡訊、調研報告。（5）形成信息產品。19.信息利用服務具有周期性、經常性、廣泛性和時效性特點。20.信息利用的要求：（1）遵守信息法規。（2）維護信息安全。（3）最大限度地滿足信息要求。（4）注意對日常信息的積累。21．秘書信息工作的全部意義在于充分利用信息，發揮參謀助手作用。22.進行信息檢索有4個環節：=1\*GB3①扥西信息需求；=2\*GB3②明確檢索要求；=3\*GB3③選擇檢索系統，選擇檢索途徑和檢索方法，確定檢索詞；=4\*GB3④實施信息檢索，獲取信息。23.三級秘書應能夠指導他人選擇適宜的信息檢索系統。24.答復利用者詢問，指導其利用信息的服務方式如問題解答、事實咨詢服務、利用者教育服務。25.信息利用中可使用跟蹤卡、文檔日志記錄信息借閱情況。當信息被借用時應該填寫跟蹤卡，放置在信息原存放處。26.信息利用有利于實現信息的價值，促進管理水平的提高；有利于信息的增值和信息資源共享；有利于提高決策的成功率。27.信息反饋的特點：（1）針對性（2）及時性（3）連續性28.信息反饋的形式：（1）正反饋和負反饋（2）縱向反饋和橫向反饋（3）前反饋和后反饋29.信息反饋的要求：（1）信息反饋要準確真實（2）盡量縮短信息反饋時間（3）信息反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋。30.選擇信息反饋的方法：（1）系列型反饋信息（2）廣角型反饋信息（3）連續型反饋信息第三章文書擬寫與處理文書格式：標題、正文（開頭、主體、結尾）、落款標題：發文機關（關于）事由（的）文種[可以沒有發文機關、事由，一定要有文種]開頭：發文原因、目的、根據主體：寫法：（1）不分段式（2）分段式（3）條款式[寫法：①一、二、三、四···（漢字數碼）②第一、第二···（序數詞）③1、2、3··]（4）小標題式結尾：寫法：（1）對公文的內容總括概括（2）提出希望號召要求（3）用慣用語作結尾（4）沒有結尾（5）提出公文內容的執行時間落款：機關名稱，日期（使用漢字數碼）通告：（一）概念：公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項的公文。（二）與公告的區別：通告只用于一定范圍，公告用于國內外；公告的發布者有權力機關、行政機關及被授權的發行社（三）結構：標題+正文+落款+成文日期通報（一）概念：是表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況的公文（二）批評通報對下級機關的指導作用重于指揮作用（三）通知與通報的區別：均為知照性公文，通知帶有一定指令性，通報無決定(一)概念：是對重要事項或者重大行動作出安排、獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項的公文。（二）類型：指揮性決定和知照性決定知照性決定事項范圍是：指表彰先進、懲處錯誤；設置機構；變動人事；召開重要會議；變更或撤銷下級決定等。請批、批答函：函是不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項的公文計劃（一）特點：針對性、預見性（二）類型：按內容分、按范圍分、按時間分、按性質和作用分（三）結構：文章式（分條列項地編寫成文）、表格式（四）文章式計劃的結構：標題+正文+尾部正文構成：前言+主體+結尾結尾：1、提出執行要求2、展望前景3、不寫結尾4、自行確定（五）注意事項：1、注意深入領會黨和國家的有關方針、政策和法律精神2、注意從本部門的實際情況出發，不脫離現實，不把任何指標訂得過高或過低；計劃的目的、任務、指標、措施、步驟要制定得具體明確，以便于落實和監督檢查3、語言簡潔明了，樸實自然總結按性質和作用分為綜合性總結和專題性總結結構：標題+正文+尾部正文：前言+主體+結尾前言介紹基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績主體包括成績和經驗、存在的問題和教訓以及今后努力的方向等尾部包括落款和成文日期注意事項：正確的指導思想；堅持實事求是（增強科學性和可信性）；分清主次、突出重點；語言簡明、準確七、述職報告述職報告是書面報告特點：個人性、真實性（述職報告是干部考核、評價、晉升的重要依據）；通俗性講話稿特點：內容針對性強；語言平易通俗；交流具有互動性注意事項：1、以聲音充當媒介2、內容要有針對性3、觀點鮮明，主題明確4、語言通俗生動九、市場調查報告1、特點中的典型性主要體現為兩點：一是對調查得來的所有材料，要進行科學地分析研究，從中找出有規律性的東西，反映市場變化的內在規律；二是報告的結論要準確可靠，在結論基礎上提出的建議必須切實可行，有較為廣泛的適應性和可操作性2、正文是主體部分，包括情況部分、預測部分、建議部分（是市場調查報告的落腳點）3、尾部：重申論點，加深認識，沒有尾部4、市場調查是市場調查報告寫作的前提和基礎十、招標書（一）概念：招標書又稱招標說明書，是招標人利用投標者之間的競爭從而達到優選投標人的一種告知性文書。（二）特點：明確性、競爭性、具體性、規范性（三）類型：按性質和內容分為工程建設招標書、企業租賃招標書、大宗商品交易招標書等（四）結構：標題+正文+尾部正文結構：前言+主體+結尾前言寫明招標單位的基本情況和招標的目的主體包括文體編號、招標項目名稱、招標范圍、招標投標辦法、招標時限、招標地點等。結尾寫明招標單位的名稱、地址、電話號碼和傳真等。十一、投標書投標書也稱“標函”，特點是針對性、求實性和合約性結構：標題+正文+尾部正文結構：送達單位（即招標單位）+引言+主體+結尾1、送達單位頂格書寫，后加冒號。2、引言說明投標的依據、目的和指導思想3、主體根據招標書提出的目標、要求，介紹投標單位的現狀，明確投標期限及投標形式，擬定標的，填寫標單等。4、正文結尾寫明投標單位的名稱、地址、電話號碼和傳真等。第二節收發文處理文書審核是對文件草稿從內容到形式所做的全面檢查和修正工作。檢查文字表述是否通順、簡練、準確，是否合乎語法邏輯，文字有無錯漏，標點符號是否正確；事實陳述是否清楚明白，理由的說明是否充分有力；結論的提出是否明確具體。文書的擬辦是對文件的辦理提出初步意見，以供領導批閱時參考。文書擬辦的要求：熟悉有關政策和規定；熟悉本單位各部門的職責范圍及業務情況；熟悉辦文程序和有關規定；擬辦意見要符合政策規定和實際情況；擬辦意見力求準確及時簡潔。擬辦是秘書為領導批辦文件所做的準備工作，包括在文件處理單上書寫對收文辦理的方案和建議文書擬辦的工作程序：（1）明確擬辦范圍（需要擬辦的文書主要有：需要傳達、貫徹執行的文件；報送來到重要請示或報告；需本單位領導參考或知道的文件）（2）閱讀文書內容（3）提出擬辦意見7、注意事項：擬辦意見要明確具體；應寫明要對文書進行閱示的領導或文書承辦部門；寫清承辦的時限和要求；寫明發送范圍和閱讀范圍。8、文書承辦包括辦理有關事宜和撰文答復文書具有時效性，應在承辦時限內完成文書的辦理注辦文書，收文承辦后，在文件處理單上簡要注明文書辦理的情況和結果。9、文書催辦有對內催辦和對外催辦兩種。確定催辦的方法：電話催辦和發函催辦。10、檔案利用的含義：檔案利用工作是開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。檔案利用工作可以區分為提供檔案利用和利用檔案兩個概念。提供檔案利用是檔案管理部門及其人員直接提供檔案，為了解查詢問題的利用者提供服務；利用檔案是利用者為了研究和解決問題，以閱讀、復制、摘錄等形式使用檔案。11、檔案價值的實現，關鍵在于積極、主動、及時地提供利用。12、檔案利用的工作程序：（1）熟悉庫藏（2）分析利用需求。決策人員需求概括性、綜合性、可靠性強的高層次檔案信息。基層管理者需求具體、實用的檔案信息；業務方面的檔案信息；對工作者有借鑒作用的檔案信息。科研人員需求某一個或多個相關主題的檔案信息；完整、準確、系統的成套的專題檔案材料。工程技術人員需求針對性強、內容具體的檔案信息；專利文獻和標準化材料；同類項目或同行業的檔案信息。（3）選擇檔案利用方式。=1\*GB3①閱覽室提供利用。=2\*GB3②檔案外借。由于工作的特殊需要，按照一定的制度，履行外借手續。檔案外借的要求是：必須經過審批手續才能外借；借出期限不能過長，數量也有所限制；借用者要確保檔案的安全，不允許轉接或私自摘錄、復制、翻印檔案，不能遺失、拆散、調換和污損檔案；要按期歸還檔案。=3\*GB3③制發檔案復制本。檔案復制本有副本和摘要兩種類型。=4\*GB3④制發檔案證明。根據利用者的申請，為證實某種事實在所保存檔案中有無記載和如何記載而開具的書面證明材料。=5\*GB3⑤提供咨詢服務。檔案咨詢的類型有：一般性咨詢、專門性咨詢；事實性咨詢、知識性咨詢；專題研究型咨詢、情報性咨詢。