泰富重工制造有限公司編制向昭儀Z/TFZG201003-2014審核李華伶檔案管理辦法批準熊波頁碼共6頁生效日期2014年6月12日1目的為使重工檔案管理工作制度化、程序化、科學化，結合各部門實際情況，特制訂本辦法。2范圍適用于重工在生產、經營和管理各項活動中形成的具有保存和利用價值的各種類型、載體形式的文件材料。3管理機構與職責3.1綜合管理部行政管理室綜合管理部行政管理室為檔案管理的歸口部門，負責重工檔案工作相關制度的制定和組織實施。負責重工檔案工作的組織和管理3.2各部門負責本部門業務歸口類別檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管、移交等相關工作，且至少保證一名兼職檔案人員負責本部門的檔案管理工作。3.3專(兼)職檔案管理人員3.3.1專(兼)職檔案管理人員行政上隸屬于所在部門，負責歸口類別檔案的管理工作，業務上接受檔案主管部門的監督、指導、檢查。3.3.1專(兼)職檔案管理人員應相對穩定，如專(兼)職檔案管理人員離職或調離崗位必須在離崗前將所保管的檔案向本部門負責人或指定人員移交，由部門負責人簽字確認后方可辦理離職或調離手續，同時并報檔案主管部門備案。4內容和要求4.1檔案收集4.1.1各部門檔案收集歸檔范圍見附件一。4.1.2各部門在經營活動中產生的各類檔案資料，由各部門兼職檔案員負責收集，部門人員不得以任何理由拒絕向本部門兼職檔案管理員移交檔案。4.2整理4.2.1分類和檔號參照《檔案文件編號基本格式》（附件一）和進行分類和編寫檔號。4.2.2保管期限的鑒定①長期（10年以上）：凡反映重工戰略發展及科研、生產、經營等主要活動和基本歷史沿革的對重工和社會有長遠利用加值的檔案，列為長期保管。②短期（5年以內）：凡在短期內需要查考利用的檔案，列為短期保管。4.2.3卷內文件排列卷內文件排列應遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。4.2.3.1件內文件排列：件內文件排列應按正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、復制件在后；轉發文在前、被轉發文在后；來文與復文為一件時，復文在前，來文在后；中文在前、外文在后；文件處理單在前，文件在后等等。4.2.3.2①同一事由內的歸檔文件排列，最簡單的方法是按文件形成時間的先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后。②不同事由間的歸檔文件排列，可以按事由的重要程度排列。將主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。4.2.4編目4.2.4.1編號：①目前已有編號的檔案文件，按現有編號執行；②未有編號的檔案文件，按附件一《檔案文件編號基本格式》要求進行標號。4.2.4.2按要求填寫《卷內目錄》(見附件三）。4.2.5入盒將整理好的文件、《卷內目錄》入盒，并按要求填寫盒封面。4.3歸檔要求4.3.1歸檔的文件材料應使用碳素墨水或藍黑墨水書寫或電腦打印，照片、錄像帶、錄音帶、光盤等特殊載體檔案，其圖像、聲音應清晰，介質完整。4.3.2歸檔的文件材料應齊全、完整、準確、系統。正文和附件、正本與副本、請示與批復、來文與復文、轉發文與被轉發文等原件需收集齊全；不得缺張少頁、不得缺邊少角、不得擅自涂改。4.3.3歸檔的文件材料應為原件,如沒有原件需在復印件上標注原件去處，因故無原件的可將具有憑證作用的其它文件材料歸檔。4.3.4歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。4.4檔案保管4.4.1各部門業務相關的檔案均存放于本部門保管，以公司名義的發文通知、制度等相關檔案由綜合管理部統一保管。4.4.2排架方法要科學和便于利用4.5檔案的保密、借閱4.5.1檔案管理人員必須嚴格遵守國家保密法規及公司保密制度，照章辦事。4.5.2專、兼職檔案管理崗位屬于涉密崗位，有保守檔案秘密的義務。4.5.3借閱檔案，必須填寫《檔案借閱審批表》（見附件四），履行審批手續，并在借閱時出示有效證件，否則，檔案管理員有權拒絕借閱要求。4.5.4借用人不得擅自復印、轉借檔案，不得將檔案帶出公司，否則，由此造成公司技術秘密泄露及其它損失的按公司相關出發制度進行處理，嚴重者應追究其法律責任。4.6附件附件一：《檔案文件編號基本格式》檔案文件編號基本格式附件二：檔案編號明細及歸檔范圍檔案代號部門代號類別代號基本歸檔范圍歸檔級別代號名稱代號名稱代號名稱TFZG泰富重工檔案文件標準代號01綜合管理部01通知發文類各類通知、獎懲通報等發布于OA通知公告的文件。三級02制度類重工各部門制度文件。二級03安全工作類安全管理制度，安全培訓資料，安全檢查記錄表，安全會議紀要，職業病防治，消防，安全生產，工傷事故處理等形成的文件材料。二級02人力資源部01綜合類員工個人檔案、考勤管理、“五險一金”管理、招聘管理、培訓相關檔案、績效管理等。二級03財務管理部01綜合類每月會計憑證、財務報表等二級02合同類采購合同及銷售合同等。一級04營運管理部01綜合類會議紀要、工作總結、經營總結、報告戰略規劃、6S檢查通報等；生產計劃、外協計劃、采購計劃等。三級05品質管理部01質量標準化產品質量檢測、質量控制、質檢報告、重大質量事故分析等文件材料；質量管理中形成的文件材料，包括供貨質量反饋單，質量信息警示單，質量處罰單等。二級06工藝技術部01技術圖紙類產品開發、科研項目研究所形成的底圖。一級02工藝文件類產品技術標準、技術資料等。一級07物流管理部01綜合類各年度采購合同、發票等。二級08制造部01生產管理類會議紀要、生產計劃等。二級02其它類設備資料、技術圖紙等。一級卷內目錄序號文件編號責任人文件名稱成文日期頁次備注12345678910111213141516171819202122232425附件三：檔案借閱審批表借閱部門借閱人辦公電話手填表時間年月日借閱時間年月日至年月日借閱方式□查閱□復制□借出