檔案管理基礎知識檔案工作概述的基本內容一、檔案的概念二、檔案工作的內容三、檔案的收集工作四、檔案的整理工作五、檔案的分類六、檔案的鑒定七、檔案的保管八、檔案的統計九、檔案的檢索十、檔案的利用一、檔案的概念（一）檔案定義：檔案是國家機構、社會組織和個人在實踐活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）檔案與文件、文物、圖書、情報、資料、信息的關系：檔案與文件：文件是檔案的前身，文件完成現行效用后，其中部分文件對日后工作具有查考、利用價值，經收集、整理、保存起來，就成為了檔案。文件與檔案是同一事物的不同發展階段，其價值和數量也存在區別，文件起現行效用作用，檔案起歷史查考作用，有價值的文件才能轉化為檔案。一、檔案的概念（三）檔案的屬性1、本質屬性原始記錄性（本源性）2、一般屬性信息性知識性職能性社會性文化性一、檔案的概念（四）檔案的分類1、按形成者可分為：個人檔案，單位檔案。2、按門類可分為：文書檔案、業務檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案3、按載體可分為：原始載體材料檔案（甲骨、金石、竹木、縑帛檔案等），傳統載體材料檔案（主要是指紙質檔案），新型載體材料檔案（照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），實物檔案。4、按記錄方式可分為：文字檔案、圖表檔案、圖像檔案、聲音檔案等。一、檔案的概念（五）檔案的價值1、檔案價值的決定因素：一是檔案本身記載的信息情況，二是社會需要程度。2、檔案基本價值：一是憑證價值，一是參考價值。3、檔案價值發揮的規律（1）檔案用戶層面擴散律（2）檔案秘密程度遞減律（3）檔案科學文化價值漸增律一、檔案的概念（六）檔案的作用檔案作用是指檔案價值，通過社會需求，轉化為使用價值。檔案作用主要有：1、延伸人類記憶作用2、研究歷史真實作用3、傳播知識和信息作用4、為現實工作服務二、檔案工作的內容（一）檔案工作的定義1、狹義的檔案工作：主要是指檔案工作的具體環節。收集、整理、保管、鑒定、統計、編目、利用2、廣義的檔案工作：包括檔案法制建設、檔案行政管理、檔案實體管理、檔案教育、檔案科技、檔案宣傳、檔案外事、檔案中介服務等。二、檔案工作的內容（二）檔案工作的性質1、管理性2、服務性3、政治性（三）檔案工作的原則1、統一領導、分級管理2、維護檔案的完整和安全3、便于利用（四）檔案工作的機構1、行政管理機構2、實體管理機構二、檔案工作的內容（五）檔案室的職責1、貫徹執行有關法律、法規和國家方針政策，建立健全本單位的檔案工作規章制度；2、指導本單位文件材料的形成、積累和歸檔工作；3、統一管理本單位的檔案，并按規定向有關檔案館定期移交檔案；4、為本單位工作提供檔案信息服務，必要時為社會有關單位和個人提供一定的檔案信息服務；5、監督指導所屬機構的檔案工作。三、檔案收集工作（一）檔案收集工作的定義就是按照法律和國家的規定，把分散在各單位、單位各內部機構和個人手中的檔案，以及散失在社會上的零散檔案，通過接收和征集，分別集中到有關檔案室和各級各類檔案館，實行集中統一管理。收集是一項艱巨的工作。收集工作是檔案工作的起點和基礎，收集工作的質量決定檔案工作的整體質量。收集工作也是檔案部門在檔案工作的所有環節中最難把握的一個環節。做好收集工作需要“三心”“三勤”，即耐心、細心、責任心；嘴勤、手勤、腳勤。三、檔案收集工作（二）檔案收集工作的要求1、指導思想：檔案收集工作是要形成一個數量充分、質量優化、門類齊全、結構合理的館藏體系；2、檔案收集工作必須根據檔案形成特點和檔案發揮作用的規律，正確處理局部與整體、當前與長遠的矛盾；3、檔案收集工作應該保持全宗的不可分散性和全宗群的系統性；4、檔案收集工作要加強館（室）外調查，實行超前控制；5、檔案收集工作既要加強宣傳，又要制定一系列的規章制度。三、檔案收集工作（三）檔案歸檔制度歸檔制度：一個單位在工作活動中不斷產生的文件材料，處理完畢后，不得由承辦部門或個人保存，必須由文書處理部門或業務部門整理立卷，定期移交給檔案室集中保存，這叫歸檔，我們稱之為歸檔制度。歸檔制度內容包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。1、歸檔范圍：制定每個單位的《文件材料歸檔與不歸檔范圍》。2、歸檔時間：3、歸檔質量要求：歸檔文件材料要完整（數量）、齊全（門類）；歸檔文件材料要系統、條理；要求歸檔文件編好頁碼，卷內文件目錄并裝訂成卷。三、檔案的收集工作（四）檔案的平時收集1、平時收集的主要內容：一是“紅頭文件”，二是“帳外”文件，三是專門文件。2、平時收集的方法：（1）落實到人，明確有關文件的具體收集責任人。（2）要及時掌握本單位的工作動向，及時介入。（3）加強收集工作的宣傳，邊收集，邊宣傳。（4）同有關的保密檢查等結合起來進行收集。四、檔案的整理工作（一）檔案整理工作就是對零散的或需要進一步條理化的檔案進行分類、排列、編目，使之系統化。（二）檔案整理工作的方法1、傳統整理的方法2、現代整理的方法四、檔案的整理工作（三）檔案按卷整理的步驟1、區分全宗；2、全宗內檔案的分類；3、初步立卷；4、卷內文件整理編目；5、類內案卷初步排列；6、案卷加工整理；7、案卷調整與編號；8、編制案卷目錄。四、檔案的整理工作（四）檔案整理工作的原則按照檔案形成的特點和規律，最大限度地保持文件之間的歷史聯系，充分利用原有基礎，便于保管和利用。1、檔案整理工作要保持文件之間的歷史聯系。主要有來源、時間、內容、形式上等的聯系。2、檔案整理工作要充分利用原有基礎。3、檔案整理工作必須便于檔案保管和利用。五、檔案的分類（一）全宗的概念：一個的單位或一個著名家庭、個人在社會活動中形成的檔案的整體。全宗是組成國家檔案全宗的基本單位。全宗的實質在于它的不可分散性和單一性。（二）立檔單位的概念：指能構成一個全宗的單位或家庭和個人，又名全宗構成者。構成一個立檔單位，有三方面的條件：（1）是否有獨立行文、處理事務的職權。（行文權）（2）是否有獨立財務。（財務權）五、檔案的分類（3）是否有一定的人事任免權。（人事權）（三）檔案分類的概念：運用科學的方法，對一個全宗內的檔案，按其來源、內容、時間和形式上的異同，分門別類，組成有機體系，有條理地反映立檔單位的歷史真實面貌，便于檔案的管理和利用。（四）檔案分類的標準1．組織機構分類標準就是按照立檔單位的內部組織機構對檔案分門別類。2、問題分類標準就是按照全宗內檔案記錄的內容對檔案分門別類。3、年度分類標準五、檔案的分類（五）常用的檔案分類方法（1）年度—機構分類法（2）年度—問題分類法（3）機構—年度分類法（4）問題—年度分類法五、檔案的分類（六）案卷目錄1、概念：按照案卷排列的順序，抄錄案卷的標題、保管期限、卷內文件頁數等項目形成的一本案卷名冊。2、編制方法：五、檔案的分類

1、編制案卷目錄的原則：必須按照全宗來編制，不同全宗的檔案，不能編為一本案卷目錄。一個全宗可以編一本，也可以編幾本案卷目錄，通常需要編幾本案卷目錄。編制案卷目錄是根據全宗內檔案分類方案進行的，有什么樣的檔案分類方案，就會有什么樣的案卷目錄。

(1)檔案分類以年度為首要依據，案卷目錄就是一年編一本。如果一年形成的檔案數量不多，也可以若干年合編一本，以基層單位比較普遍。如果一年檔案數量很多，也可以一年編幾本目錄，通常按“年度+保管期限+機構(或問題)”分類方案，按不同保管期限分編永久、長期和短期三本目錄，每本目錄內的案卷順序號必須從頭開始流水。五、檔案的分類(2)以機構或問題為檔案分類的首要層次，編制的案卷目錄一般是一個機構一本目錄或一個問題一本目錄。一個立檔單位若有10個內部組織機構，就編10本案卷目錄；一個全宗內所有檔案若分為10個問題，就編10本案卷目錄，在一個機構或一個問題內，每年的檔案統一用一個流水號。

(3)檔案分類若以保管期限作為第一層次，相同保管期限的檔案，排列在一起流水編號，編成一本案卷目錄。永久、長期、短期三種保管期限各編一本，一個全宗通常就編3本目錄。六、檔案的鑒定（一）檔案鑒定工作的內容檔案真偽的鑒定檔案價值的鑒定（二）檔案鑒定的基本觀點和方法基本觀點：全面、歷史、發展方法：基本方法—直接鑒定法具體方法—從檔案文件的來源、內容、數量、作者、時間、名稱、文本、外形等八個方面來分析和判斷。六、檔案的鑒定（三）檔案的保管期限表1、概念：用表冊的形式，列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件，是判斷檔案價值，確定檔案保管期限的依據和標準。2、結構：它是檔案保管期限表的一個基本項目，是在每一條款之后指出該組文件材料應保存的年限。3、保管期限的劃分4、檔案保管期限表的編制六、檔案的鑒定（四）檔案鑒定組織與制度1、鑒定工作領導小組2、鑒定工作的審批和監銷制度檔案鑒定銷毀報告，檔案銷毀清冊等七、檔案的保管（一）檔案庫房管理的任務1、保持庫房的有序狀態，使檔案的存放和使用始終有序，人員進出安全可靠，檔案裝具排放及庫房環境整潔美觀。2、維護檔案的安全，防止檔案失竊、失密。（二）檔案庫房管理的對象1、人員2、檔案庫房與裝具的秩序3、檔案的安全與秩序七、檔案的保管（三）檔案庫房管理的內容1、行政管理，檔案庫房進出人員管理、制度管理；2、業務管理，庫房和裝具編號、排架、檔案存放地址索引、全宗卷編制等；3、技術管理，六防，八防等相關問題。（四）檔案庫房管理的要求1、以防為主，防治結合2、加強重點，兼顧一般3、改善條件，實現檔案管理現代化七、檔案的保管（五）建立全宗卷1、全宗卷：是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料組成的專門案卷。2、全宗卷的構成：（1）檔案收集方面的材料：檔案交接文據、移交目錄、接收和征集記錄、檔案的來源和價值說明等。（2）檔案整理方面的材料：分類方案、整理工作方案，立卷說明等。七、檔案的保管（3）檔案鑒定方面的材料：鑒定小組成員、檔案保管期限表、檔案鑒定分析報告、銷毀檔案的請示與批復、銷毀清冊等。（4）檔案保管方面的材料：檔案安全檢查記錄、破損檔案搶救方案，溫濕度記錄與分析等。（5）檔案統計方面的材料：檔案收進、移出登記，案卷基本情況統計，利用統計等。（6）檔案利用方面的材料：編研材料、利用實例等。（7）檔案工作現代化方面的材料。3、全宗卷的組織：七、檔案的保管全宗卷的材料主要靠平時積累，它隨著全宗管理的延續而不斷增加。（1）全宗卷分類：全宗卷整理時共分為九大類：第一類是全宗介紹第二類是大事記第三類是檔案收集方面的材料第四類是檔案整理方面的材料第五類是檔案鑒定方面的材料第六類是檔案保管方面的材料第七類是檔案統計方面的材料第八類是檔案利用方面的材料七、檔案的保管第九類是檔案現代化方面的材料（2）全宗卷編號（3）全宗卷裝盒八、檔案的統計（一）概念：以表冊、數字的形式，揭示檔案和檔案工作中各現象的發展過程、現狀及其一般規律性的一項工作。它包括登記和統計兩部分。（二）要求：準確性、及時性、科學性（三）檔案登記：檔案登記是對檔案的收進、移出以及整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用等情況，通過簿冊、表、單等形式加以記載，以揭示它們的過程、現狀和變化。檔案登記是檔案統計的初級形式，是為檔案統計提供原始資料的工作，也是維護檔案的完整與完全以及便于開展工作的必要條件。它的基本內容有兩個方面：一是檔案數量和狀況的登記，二是檔案檢索、編研和利用情況的登記。（四）檔案數量和狀況的登記（五）檔案檢索、編研和利用情況的登記。九、檔案的檢索（一）檔案檢索的基本職能檔案檢索工具是記錄、報道、查找館（室）藏檔案材料的手段，是檔案管理和提供利用的工具。它有二個基本職能：一是存貯職能；一是檢索職能。（二）種類1、按體例分有——目錄（案卷目錄、全引目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等）、索引（人名、地名、文號）、指南（全宗、檔案館、專題指南）三大類2、按載體分有——書本式、卡片式、縮微式、機讀式檢索工具3、按功能分有——館藏性、查找性、介紹性檢索工具。（三）檔案的著錄九、檔案的檢索1、檔案著錄的概念檔案著錄是檔案館（室）編制檢索工具時，對檔案內容特征和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。2、檔案著錄的項目3、檔案著錄的格式：表格法、段落空格法、段落符號法。九、檔案的檢索（五）常用檔案目錄1、案卷目錄、全引目錄；分類目錄、專題目錄；文號索引、人名目錄等。2、檔案館指南、全宗指南、專題指南。十、檔案的利用（一）編研材料1、全宗介紹：是以文章敘述的形式，介紹和揭示檔案館（室）所存某一全宗檔案情況的工具書。全宗介紹的內容包括：封頁、正文、備注三部分。封頁項目——全宗介紹名稱、時間、全宗號。正文——全宗構成者沿革簡介、全宗內檔案情況簡介、全宗內檔案內容和成份介紹。備注十、檔案的利用2、組織機構沿革（1）由全宗構成者名稱、時間、主要職能、隸屬關系、全宗構成者主要負責人名錄、內部機構設置及其各歷史階段演變情況等內容組成。（2）全宗構成者的名稱：全宗構成者的名稱按全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱后面的圓括號內。例：中共紀律檢查委員會(中)（3）全宗構成者所有曾用名稱按時間順序寫在全宗構成者的沿革中。（4）全宗構成者沿革應結合時間撰寫，和下列內容有關的時間應反映在全宗構成者沿革中。

a．全宗構成者成立、合并、改組、更名和撤銷時間。十、檔案的利用b．全宗構成者內部機構的設置及重要部門的調整、增設、合并、更名、撤銷時間。

c．全宗構成者上級主管機關變更時間。

d．其它所有反映全宗構成者重要活動的時間。（5）主要職能包括：全宗構成者的性質特征，全宗構成者的職權范圍，全宗構成者的主要工作與任務。（6）隸屬關系包括：全宗構成者和其上級主管機關的組織關系、業務關系，全宗構成者和其重要的直屬下級機關的組織關系、業務關系，全宗構成者上級主管機關如有變更，應反映在全宗構成者沿革中。十、檔案的利用（6）全宗構成者負責人名錄。全宗構成者正副職負責人姓名、職務、任期時間。（7）全宗構成者內部機構的設置及其各歷史階段演變情況。全宗構成者內部一級機構的名稱。全宗構成者內部一級機構正職負責人的姓名、職務、任期時間。（8）全宗構成者內部一級機構的主要職能。（9）全宗構成者內部機構中重要部門的增設、調整、擴大、合并、撤銷情況及內部一級機構在各歷史階段的變化情況。涉及全宗構成者的重大事件和對全宗構成者產生了重要影響的活動以及全宗構成者改組和撤銷的原因。（10）個人全宗，個人全宗構成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務、職稱、主要業績、榮譽稱號及簡歷。十、檔案的利用（二）怎樣做好利用工作1、明確服務方向；2、熟悉館藏，了解需要；3、處理好利用和保密的關系；4、處理好利用工作和基礎工作的關系。（三）檔案提供利用的方式和方法十、檔案的利用1、一般方式：（1）提供利用檔案原件；（2）提供利用檔案復制件；（3）編制檔案參考資料，制發檔案證明等。2、具體方法：組織閱覽、外借、制發復制本、舉辦檔案展覽、制發檔案證明、檔案咨詢服務。檔案管理體系建設領導體系（1）組織領導（2）機構人員（3）管理制度業務建設（1）收集工作（2）整理工作（3）保管工作（4）統計工作（5）鑒定工作檔案管理體系建設開發利用（1）編研工作（2）利用工作信息化建設（1）現代化建設（2）計算機檢索（3）網上檔案室系統檔案技術文檔文書檔案管理與整理實務基本內容（1）概述（2）操作流程（3）操作規范（4）注意事項文書檔案管理與整理實務《歸檔文件整理規則》的出臺目的是為了調整和簡化歸檔文件整理方法，為檔案工作的持續發展提供保障。本方法首先在大企業試點，積累經驗，取得了一定效果。文書檔案管理與整理實務特點（1）檔案形成數量多，單位規模大，減少立卷裝訂等程序，可簡化工作量。（2）弱化檔案實體整理程序和模式，強化檔案的信息管理。（3）節省庫房容量，節省檔案工具等設備所投入的資金等。（4）為檔案利用工作提供方便，提高了查準和查全率。按卷整理，案卷的存在增加了檢索層次，影響檢索結果，案卷題名擬制隨意性強，通過題名（案卷目錄）檢索檔案的可靠性差，同時，以案卷的形式利用檔案，不利于保密，不利于復印等。（5）有利于檔案的進館。（6）有利于向社會開放檔案。（7）按件整理只適用于文書檔案。現在按件整理的條件已基本成熟。。文書檔案管理與整理實務操作流程1、按檔案形成的年度進行區分；2、對同一年度的檔案進行初步鑒定，剔除不需歸檔的檔案；3、分類方案的確定；4、對同一年度的檔案按問題分類、排序；5、對同一問題的檔案按保管期限分類、排序；6、按“件”確定整理單位及文件的裝訂；7、對每件檔案編號、加蓋歸檔章，填寫備考表，并裝盒；8、對裝盒的檔案依次進行歸檔文件目錄的計算機輸入；9、填寫檔案盒內容；10、排列、上架；文書檔案管理與整理實務1、按檔案形成的年度對收集的檔案資料進行區分（1）、對檔案形成年度的確認（2）、文件的放置2、對同一年度的檔案進行初步鑒定，剔除不需歸檔的檔案（1）、不須歸檔的范圍（2）、判斷是否歸檔的基本原則（3）、剔除無需歸檔的文件資料的方法（4）、重復件的處理（5）、無需歸檔材料的處理文書檔案管理與整理實務（5）、對于資料的鑒定方法（6）、對資料的處理辦法（7）、對保密廢紙的處理3、分類方案的確定（1）、年度—機構—保管期限分類法（2）、保管期限—年度—機構分類法（3）、機構—年度—保管期限分類法（4）、年度—問題—保管期限分類法（5）、保管期限—年度—問題分類法（6）、問題—年度—保管期限分類法文書檔案管理與整理實務（7）、年度—保管期限分類法（8）、保管期限—年度分類法（9）、分類方案確定后，不得隨意變動。4、對同一年度檔案的分類（1）、機關單位文書檔案分類的方法（2）、企業單位文書檔案分類方法（3）、事業單位文書檔案分類（3）、對文書檔案分類的說明（5）、文書檔案分類方法（6）、文書檔案分類后排序文書檔案管理與整理實務5、對同一類問題的檔案按保管期限分類（1）、文書檔案歸檔范圍及保管期限表（2）、歸檔范圍及保管期限表說明（3）、保管期限的分類原則、方法（4）、按保管期限分類后的排列6、按件確定整理單位（1）、文書檔案“件”的確定原則（2）、有關“件”的說明（3）、破損文件的修裱（4）、字跡模糊或易褪色文件的復制（5）、超大紙張的折疊

文書檔案管理與整理實務（6）、小張紙的處理（7）、去除易銹蝕的金屬物（8）、“一件”文件的排序（9）、文件裝訂的方法（10）、包角的方法（11）、文件裝訂要求（12）、在完成“件”的裝訂之后，須清點“件”的頁數，用鉛筆寫在最后一頁右下角。如果文件本身有頁碼的可不必寫。7、對每件檔案編號、加蓋歸檔章，并裝盒（1）、加蓋歸檔章的位置（2）、歸檔章內容的填寫（3）、文件件號的編制（4）、裝盒及要求（5）、填寫、放入備考表文書檔案管理與整理實務8、對裝盒的檔案依次進行案卷目錄的計算機輸入（1）、歸檔文件目錄的填寫要求（2）、歸檔文件目錄的具體填寫（3）、歸檔文件目錄冊的裝訂9、填寫檔案盒內容（1）、檔案盒封面的填寫（2）、檔案盒盒脊項目的填寫（3）、檔案盒盒脊項目填寫圖樣（4）、檔案盒盒脊的填寫要求（5）、檔案盒盒脊的填寫方法與步驟文書檔案管理與整理實務10、檔案的排架（1）、歸檔文件裝盒后，上架排列應與歸檔文件分類方案一致。（2）、檔案盒統一豎放，盒脊朝外。（3）、特制裝具，應放在同一排的最后，若有標簽的，標簽朝外。文書檔案管理與整理實務有關問題的處理方法1、如何避免錯誤的發生2、錯誤發生后的處理（1）、已編件號的重件的處理（2）、完成編件號以后，幾份文件作為一“件”有錯誤的處理（3）、填寫有誤的處理（4）、蓋錯歸檔章的處理（5）、包角有誤的處理（6）、計算機錄入錯誤的處理（7）、如果需敲頁碼的，頁碼出錯的處理（8）、檔案盒填寫錯誤的處理（9）、檔案整理好之后，又增加或發現未整理的檔案的處理（10）、保管期限鑒定錯誤的處理（11）、將照片檔案放入文書檔案的處理科技檔案管理與整理實務概述科技檔案案卷的概念與特征（1）案卷的概念（2）案卷的基本特征案卷的組織（1）組織原理（2）組織原則和要求（3）案卷組合方法（4）案卷內科技文件材料的排列科技檔案管理與整理實務案卷編目（1）案卷編目的內容與要求（2）案卷編目的方法（頁號、卷內目錄、備考表、封面、案卷脊背）案卷裝訂（1）復制圖的折疊（2）案卷文件材料的修整（3）案卷的裝訂科技檔案管理與整理實務案卷系統化排列與編號（1）案卷排列（2）檔號編制編制科技檔案檢索工具（1）總目錄（2）分類目錄會計檔案管理與整理實務會計檔案的含義簡單地說，是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等核算專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案的歸檔范圍（1）會計憑證（2）會計帳?。?）會計報表（4）其他會計檔案管理與整理實務會計檔案的分類（1）類型－年度分類法（2）年度－類型分類法會計文件材料保管期限的鑒定（1）憑證保管期限的鑒定（2）帳薄保管期限的鑒定（3）報表保管期限的鑒定（4）工資表、綜合材料保管期限的鑒定會計檔案管理與整理實務會計文件材料的組卷（1）會計憑證的組卷（2）會計帳薄的組卷（3）會計報表的組卷案卷的排列（1）按照類別－年度排列（2）按照年度－類別排列（3）會計類型單一，會計檔案數量較多的單位，單獨排列。（4）財政部門的會計檔案排列法會計檔案管理與整理實務案卷編號（1）編大流水號（2）編小流水號編目會計檔案的移交保管利用（1）會計檔案的移交（2）會計檔案的保管（3）會計檔案的利用特種載體檔案的整理實務照片檔案的整理（一）照片檔案整理的基本原則（二）照片檔案的收集（1）收集的范圍（2）歸檔時間（3）歸檔要求（三）照片檔案的立卷（1）分類（2）組合（3）上卷（4）編號（5）填寫（6）編目特種載體檔案的整理實務（四）底片的整理（1）底片的編號（2）底片的放置數碼照片的整理（一）數碼照片的歸檔范圍（1）選擇性歸檔（2）歸檔照片數量（3）其他適用情況特種載體檔案的整理實務（二）數碼照片的歸檔要求（1）建立健全相關制度（2）照片分辨率與格式（3）雙套制保存（三）數碼照片的歸檔流程（1）歸檔前期工作（2）具體歸檔工作（3）光盤的編號與保管實物檔案的整理謝謝

檔案管理管理培訓

第一部分：◆檔案概述檔案起源檔案的產生與文字有密切關系，它是人類社會發展到一定階段的必然產物。檔案演變古老型載體檔案：甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案。傳統型載體檔案：紙質檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。檔案定義檔案含義檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。檔案的來源——國家機構、社會組織和個人；社會活動。檔案的條件——保存備查的歷史文件。第二部分：◆文書檔案管理檔案的收集檔案的整理歸檔范圍：凡是反映本機關工作、生產活動，有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是歸檔的主體。歸檔時間：一般在次年上半年向檔案部門移交。國家檔案局《機關檔案工作條例》（1983）一、檔案的收集歸檔手續：案卷目錄的移交，交接雙方簽字。歸檔案卷的質量要求：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。一、檔案的收集檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用。整理原則二、檔案的整理：年度分類法組織機構分類法問題分類法常用的檔案分類法二、檔案的整理立卷

立卷工作的內容：組卷、擬寫案卷標題、卷內文件的排列與編號、填寫卷內文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝封。立卷六特征：問題、作者、文種（名稱）、時間、地區、收發文機關二、檔案的整理二、檔案的整理整理方法裝訂：按件裝訂分類：年度-機構（問題）-保管期限編號：文件首頁上端加蓋歸檔章（全宗號、年度、保管期限、件號)

編目：逐件編目裝盒：按件號順序裝盒第三部分：◆企業檔案管理

企業檔案：是指企業在生產、經營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。

企業檔案黨群工作行政管理經營管理生產技術管理科學技術研究基本建設設備會計檔案聲像檔案榮譽實物檔案電子檔案其他建立檔案工作體制制定檔案工作管理制度配備檔案管理基礎設施檔案業務工作

一、建立檔案工作體制

一、建立檔案工作體制檔案部門各部門檔案工作領導各部門檔案工作人員分管檔案工作領導檔案管理工作網絡二、制定檔案工作管理制度

要求：

1、制定本企業檔案工作的各項規章制度不能有悖于國家、本系統、本地區關于檔案工作的有關規定，同時內容即要全面又要有針對性。

2、要了解本企業管理及檔案形成的特點，充分征求企業內部有關部門的意見，與他們密切配合，使制定的規章制度及內容更加切合本單位的工作實際。二、制定檔案工作管理制度內容：工作規章。包括企業檔案工作規定（內容要包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案。管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、電子文件管理制度、科技檔案補充更新制度、檔案保管制度、檔案統計制度、檔案管理系統操作制度、庫房管理制度。業務標準規范。包括檔案整理規則、檔案分類標準、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案管理標準長遠規劃。二、制定檔案工作管理制度

企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結與項目文件材料完成歸檔同步。二、制定檔案工作管理制度三納入將檔案工作納入企業領導工作議事日程；納入企業規章制度及工作流程；納入企業有關人員的經濟責任制或崗位責任制。四參加四同步企業檔案部門或檔案人員參加產品鑒定；科研課題審定；基建項目驗收；設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統。

三、配備檔案管理基礎設施檔案管理的基礎設施主要包括：檔案庫房、檔案、人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架、檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備考表、登記表、裝訂線、裝訂機、夾子、錐子、鉛筆等）。檔案庫房內要配備：防盜、防塵、防潮、防光、防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防”設施。三、配備檔案管理基礎設施四、檔案業務工作

檔案收集檔案整理四、檔案業務工作

（一）檔案收集

四、檔案業務工作收集的定義：檔案的收集就是檔案室按照有關規定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機關、部門、個人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有計劃地集中保存的工作。（1）管理類檔案收集工作的要求歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質量要求。歸檔的文件材料應當精煉準確，并能反映企業的業務活動。要加強收集工作的調查。四、檔案業務工作收集工作的要求（2）科技檔案收集工作的要求要認真貫徹集中統一管理科技檔案的原則。要遵循科技檔案的自然形成規律。要保證科技檔案的完整、準確。收集工作的要求四、檔案業務工作

管理性檔案的收集方法

①嚴格按照本單位歸檔制度的有關規定進行收集。

②建立相關制度，加強對零散文件的收集。

③明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整。

四、檔案業務工作收集的方法：科技檔案的收集方法

①按照歸檔制度的規定接收科技文件歸檔。

②納入計劃管理，實行多種方式結合的收集。會計檔案、人力資源檔案、榮譽實物檔案