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文檔簡介

存檔管理制度一、背景為確保公司各項工作的順利開展和數據的有效使用，本公司制定了存檔管理制度。二、定義存檔：指公司的各項文書、資料、信息、數據等書面或電子形式的記錄。存檔按照不同的性質、用途和保管期限分為多個類別。三、分類管理1.分類原則存檔管理按照文件的性質、用途和保管期限劃分為四類：永久存檔長期存檔中期存檔短期存檔2.分類規定(1)永久存檔永久存檔包括公司的發展歷程、重大事件、決策、規章制度、政策文件、計劃報告、資產保衛和安全管理等檔案。永久存檔材料不得報廢或隨意銷毀。存檔部門應嚴格依照國家檔案工作法規和有關規定進行保管。(2)長期存檔長期存檔包括會議紀要、合同、協議、經濟決策文書、營業執照及稅務登記文件、經營報表、財務會計核算材料、研究開發、產品管理等檔案。長期存檔原則上不得銷毀。復印件或電子文檔應分別保存在公司存檔室和資訊中心。(3)中期存檔中期存檔包括辦公自動化文件、低值耐用消耗品、基建建設、網絡設備和人事、培訓檔案等。中期存檔應根據公司規定的保管期限進行歸檔和清理。被保留的中期存檔材料,復印件或電子文檔應分別保存在公司存檔室和資訊中心。(4)短期存檔短期存檔指日常工作中產生的報表、通知、備忘錄、往來信件等文件。短期存檔保管期限為3個月，到期后應及時銷毀。短期存檔暫不歸檔，應妥善保管在規定的存放地點，經存檔部門審核后隨時銷毀。四、存檔管理1.管理機構公司存檔工作由存檔中心負責管理，并設置專人負責檔案的分類、歸檔、管理等工作。2.文件的歸檔流程匯集文件：各部門應將各類文件匯集起來，按照不同分類打上彩色標簽，加蓋日期和復制編號。鑒定定級：各部門經手的文件送存檔部門鑒定、定級。登記歸檔：鑒定后將文件分類、歸檔，并在存檔表格上登記相關信息。登記后將文件送至公司存檔室，存檔人員及時移交或存放。銷毀銷售：到期的文件，按照規定報廢、銷毀或銷售處理。存檔中心制度不合適的文件歸檔部門重新鑒定定級，重新歸入存檔中心。3.數據的備份流程執行備份：根據需要申請存檔中心人員執行備份操作。驗證備份：存檔人員應對存檔數據進行驗證，確保備份成功。存儲備份：驗證成功后將備份數據存儲到指定位置，并及時清理存儲介質。4.緊急情況處理在緊急情況下，存檔中心人員應立即采取措施，最大程度減少存檔數據的丟失和損壞。五、附則本制度中未包含的情況，可以參照

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