醫院基建檔案規范化整理及數字化加工服務一、項目需求（一）本項目為：中心醫院基建檔案規范化整理及數字化加工服務項目。（二）為了規范檔案管理工作，采購人擬對婦幼保健院基建項目檔案規范化整理、數字化加工、編寫重點建設項目檔案專項驗收材料等服務工作，通過委托加工的形式進行公開招標。（三）項目實施過程中，建設單位及各參建單位（設計勘探、施工單位、監理單位等）形成的全部文件材料（包括立項、用地、招投標、勘探設計，全套竣工圖）施工過程形成的全部資料，根據完整、有效、準確、系統的要求，開展項目文件材料的收集審核工作，并根據項目檔案規范化的要求，進行文件材料的整理歸檔及數字化工作，確保通過項目檔案專項驗收。二、服務內容（一）檔案規范化整理及數字化主要服務工作1.對建設方和各參建單位歸集的文件進行完整性、有效性的審核，并提供文件材料查漏補缺的清單、建議、思路；2.在基本完成文件收集工作的前提下，按照項目檔案規范化的要求進行整理組卷；3.對項目檔案數字化，并通過配置檔案管理系統，實現檔案的“查得到、查得快；4.基建檔案整理包括挑選資料、核對補收缺失資料、組卷、編案卷號、打印卷皮、裝訂、打頁碼、輸電子目錄、裝盒；5.照片檔案整理包括按年度區分，以時間排序、入冊、寫照片說明、寫目錄及頁碼、案卷說明、輸電子目錄、電子照片掛接、備份；6.檔案掃描主要服務工作：包括掃描、圖像較對、糾偏、去污處理、數據格式轉換、數據掛接、數據備份等工作。7.根據《重點建設項目檔案驗收辦法》的要求，準備驗收材料；8.協助采購單位組織檔案專項驗收；9.完成采購單位項目檔案上架入庫。（二）項目技術規范在服務過程中必須嚴格遵循以下法律法規。1.檔案管理主要法規：《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案數字化外包安全管理規范》2.業務標準與規范：《科技檔案案卷構成的一般要求》《省直單位紙質檔案數字化實施細則》?！吨攸c建設項目檔案驗收辦法》《檔案分類標引規則GB/T15418-09》《檔案著錄規則DA/T18-1999》《歸檔文件整理規則DA/T22-2000》《歸檔文件整理規則DA/T22-2015》《紙質檔案數字化技術規范》DA/T31-2017三、服務要求（一）服務內容項目明細服務內容單位預估數量婦幼保健院遷建項目基建檔案規范化整理卷1300照片檔案整理冊10設備檔案整理卷80基建檔案文字材料數字化加工頁160000基建檔案圖紙數字化加工張4000編寫重點建設項目檔案專項驗收材料套6000（二）項目組織要求派駐熟練工作人員駐點，按采購人的要求為采購人處理各類各級資料檔案的鑒定、整理、制作詳細清單、編目、數字化加工以及紙質材料的裝訂、消毒等工作。（三）服務方式要求由指派人員（人員數量由根據項目實施的具體情況確定），自帶整理加工所需的材料、設備、工具到采購人指定的工作場所，進行檔案整理和數字化加工服務。整理掃描的所有設施設備以及配套加工軟件均由自行準備承擔、采購人不再另行提供。（四）工作周期要求自合同簽訂之日起2年內完成所有檔案整理及數字化加工服務。（因建設項目延期或文件資料沒有按時移交給等特殊情況下，經雙方協商項目工期可延期）應制定合理的項目進度計劃及按期完成保證措施，確保本項目保質保量按期完成。（五）技術要求嚴格管理，明確責任，嚴格執行安全保密管理制度，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全；嚴格落實質量管理措施，各關鍵工作環節須安排有檔案管理工作經驗的專業人員進行實時監督和質量管控，確保各環節工作符合規范和質量要求，建立完整、規范的工作記錄。（六）檔案整理具體要求1.檔案整理工作必須嚴格參照《科技檔案案卷構成的一般要求》。2.科技檔案整理符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）。3.科技檔案案卷由封面（軟卷皮）、卷內目錄、文件材料、備考表組成，用三孔一線方法裝訂。按要求編制頁碼，去除金屬物，不規范的紙張要進行托裱，圖紙按規范要求折疊。案卷內圖紙較多的在裝訂處(卷脊)加硬紙板襯墊，保持案卷的平整。4.用計算機套打或用黑色水筆規范書寫案卷封面、卷內目錄和備考表各項內容。卷內目錄和備考表一律用A4紙打印。5.檔案分類合理，案卷厚度一般控制在2-3cm。6.按不同類別編制檔號和目錄。案卷裝盒保管，規范填寫案卷盒上各項內容。7.檔案盒尺寸符合檔案規范要求，采用雙裱進口牛皮卡紙制作，所用各規格型號卷盒必須干燥、平整，不得起殼、脫膠。8.檔案裝訂必須平整、整齊、美觀，卷內圖紙折疊規范，裝訂牢固，不影響借閱利用。9.檔案卷盒、案卷封面、卷內目錄、備考表等填寫應正確，書寫字跡清晰、工整、美觀，字、碼打印整潔。10.特種載體檔案整理符合《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、要求。11.要求對檔案材料必須做到認真鑒定、分類準確、編排有序、目錄正確、裝訂整齊。通過整理，使每件（卷）檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。檔案整理應保持文件之間的有機聯系，符合業務操作流程。12.條目著錄，目錄數據庫結構應符合《省直單位文書檔案目錄數據庫結構與交換格式》（浙檔發[2011]17號）；檔案著錄準確，符合《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）。實現條目與實體的一一對應。（七）檔案數字化加工要求1.檔案數字化加工工作必須嚴格按照檔案數字化技術規范要求進行，利用先進可行的計算機及相關技術，通過完整嚴謹的加工流程，將紙質檔案轉化為數字檔案，必要時需對原始影像數據進行高清加工處理，形成準確完整的檔案信息數據庫。2.應根據檔案信息管理系統的要求，正確地完成各類檔案信息的錄入、核對等工作，并確保上述信息準確、完整。3.檔案材料影像文件應與檔案材料相對應，符合閱讀習慣、內容完整準確、頁面干凈、文字清晰、照片真實、印章顏色明顯突出。檔案材料影像文件采用標準JPEG圖像格式存儲，影像標準應符合相關國家及行業標準。（八）數字化加工具體要求1.檔案掃描采用JPG彩色掃描，分辨率要求為不少于300DPI，均保持原檔方向。掃描時，應根據紙張質地、底色、薄厚程度等因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度設置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。根據檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應掃描儀。為保護檔案原件，掃描單位盡量使用平板掃描儀掃描。對成冊材料不宜拆卷的，必須使用不拆卷掃描儀掃描。掃描時應在《紙質檔案掃描工作流程表》上認真登記掃描的頁碼和頁數，并核對每份文件的掃描頁碼、頁數與實際的文件頁碼、頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。2.著錄：掃描文件著錄應準確。錄入有不準確或錯漏的，應根據文件內容重新修改提煉，符合國家《紙質檔案著錄規則》要求。3.圖像頁面影像資料和原檔案頁碼順序需要一致。圖像不能存在壓邊、傾斜、扭曲、比例變形、圖像無法顯示、漏掃等現象。4.圖像處理應對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調整，保證圖像符合正常的閱讀習慣。圖像偏度不得大于1度，圖像拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。圖像深淺不一時，采用平衡功能，調整圖像深淺一致。5.文件存儲以目錄數據庫內該文件檔號對掃描圖像建立文件夾，并對文件夾內圖像文件以相應檔號進行命名。移動硬盤內文件電子影像存儲格式為TIFF格式、PDF格式。6.數據導入掛接將條目數據整理、掃描、保存后正確導入檔案信息管理系統。掃描圖像文件應與檔案信息管理系統的目錄數據進行無縫掛接。7.要求記錄導入進度情況，成功和失敗的目錄數，并顯示具體的失敗目錄和失敗原因，如缺少電子目錄，電子文件命名與電子目錄不匹配等常見錯誤提示以便修改或重新合并。8.在掛接電子文件前，進行電子文件掛接包的整理，清除不符合掛接條件的電子文件。9.對重復導入情況的實時監控，選擇導入類型，如全覆蓋導入、增量導入還是終止導入等。（九）安全保密要求1.應制定嚴密的安全保密措施，嚴格遵守保密相關規定，嚴格遵守安全保密制度，確保檔案實物和信息數據的安全和保密。2.采購人提供的全部文件資料，均屬保密內容，凡以直接、間接、口頭或書面等形式提供涉及保密內容的行為均屬泄密。3.檔案整理和數字化加工工作必須在指定的場所內進行，并確保場所的正常秩序和安全。（十）不得出現丟失、損壞、損毀各類檔案或檔案材料內容；泄露檔案內容信息（包括檔案實物內容信息和數字化數據信息）；私自圈劃、涂改、復制、抽取或偽造檔案材料；擅自處理或銷毀檔案材料等嚴重違反安全保密要求的行為。如發生以上情況，須承擔補救責任和損害賠償責任，直至追究法律責任，采購人有權解除合同。（十一）應做到：1.與項目工作人員簽訂保密協議，加強對工作人員的保密教育。2.應指定專職檔案交接員與采購人的專職檔案交接員配合，負責原始檔案的交接工作。3.應在工作現場設安全保密員，負責檔案原件在整個整理和掃描流程中的安全管理和已掃描檔案數據的安全保密工作。4.不同的工序之間要采取措施，杜絕泄密事故的發生。5.掃描加工場地具備安全保密設施和措施，保證檔案原件的安全和保密。6.在工作平臺上建立監管系統，實時監控工作人員的操作過程，統一記錄保存。7.無關物品一律不得帶入工作現場。尤其要注意吃食和水杯。8.不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備，包括拍攝設備。9.未經采購人許可，任何檔案材料不得帶離工作區域。10.對服務器的操作有安全監管措施。11.工作區域采用內部局域網傳輸交換數據，不得存在對外出口。12.USB端口封閉使用。13.各操作均有日志記錄：用戶登錄操作日志；用戶文件傳輸操作日志；系統管理員操作日志；刻錄光盤日志；文件上傳日志；網絡訪問日志等。14.支持服務器雙機備份機制。15.按照既定規則、路徑，自動備份目錄數據、圖像文件，并可進行數據庫恢復。包括數據庫增量備份、全庫備份、制定時間自動備份、手動備份。16.已掃描和錄入的數據除按規定刻制提交的以外，只能存放在工作區的電腦上，工作人員不得攜帶任何移動數據存儲介質進入工作現場，或將存儲數據帶離現場。17.分批驗收進行數據移交時，工作站上的數據必須在工作人員的現場監督下銷毀，同時移交該批次數字化加工的監管系統監控記錄。18.不合格退回的返工介質，在確認后交采購人銷毀。19.工作電腦在掃描工作完成前，未經采購人同意，不得帶離工作現場。20.全部掃描工作完成并已通過驗收移交進館后，工作電腦上的全部數據由采購人負責處理。（十二）質保期及培訓要求1.質保期為總體驗收合格之日起一年。質量保證期內為采購人提