會計檔案管理辦法第一章總則第一條為加強公司會計檔案的管理，根據《中華人民共和國會計法》、財政部印發《會計檔案管理辦法》，結合公司的實際情況，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司財務部及檔案管理部門。第二章會計檔案的內容第三條對會計檔案的管理，應明確分管領導，配備專職或兼職的會計檔案管理人員，配備相應的檔案庫房、裝具，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。第四條財務部配備兼職的會計檔案管理員，負責對本部門會計檔案的管理，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案員應忠于職守，并具備相應的檔案專業知識和業務能力。第五條會計檔案的內容：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映公司經濟業務的重要史料和證據。具體包括：1.會計憑證類：即原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，及其他具有歸檔價值的會計憑證。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿，其他會計賬簿。3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告、臨時性財務報告，及所屬會計報表、附表、附注及文字說明。4.其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、往來對賬單、詢證函、電算化系統生成的電子憑證（光盤）、財務軟件、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他具有保存價值的會計核算文件、記錄等。第三章會計檔案的管理第六條現金、銀行存款記賬憑證的輸出及收集：現金收付業務要做到當日清日結。現金、銀行存款記賬憑證經審核無誤后當日輸入計算機并打印，出納員及主管負責人在記賬憑證上蓋章，并按月裝訂成冊，并加蓋封印，妥善保管。第七條記賬憑證的輸出與收集：有關會計人員應將審核無誤的記賬憑證輸入計算機，打印后裝訂成冊，妥善保管。第八條科目匯總表、賬表打印時間：現金、銀行日記賬、銀行余額調節表，總分類賬和各明細分類賬，現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目匯總表均每月打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。第九條打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員補齊簽章手續。第十條數據備份收集1.對會計核算數據必須經常進行備份。在日常工作中，準備三套光盤循環使用，每周進行備份，以避免意外和操作錯誤造成數據的丟失。發生會計數據丟失時，必須及時用備份數據進行恢復。2.需要做備份的文件包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件;機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表應視同會計文件按月做兩套管光盤備份，交會計檔案管理員分別放置在不同的地方妥善保管。3.會計檔案存檔手續：打印輸出的記賬憑證、賬冊經制證、記賬、審核人員、計劃財務部經理簽字或蓋章后存檔保管；打印輸出的會計報表，經制表人簽字，計劃財務部經理、財務總監、公司總裁簽字并蓋章后才能存檔保管。4.由專人負責備份的電子設備的保管工作，確保備份電子設備的安全、完整。5.隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件、購買的商品化會計核算系統軟件，以及上述軟件的備份設備，必須作為會計檔案保管。6.如果對備份光盤的操作可能危及該備份設備的完整性，應制作該備份光盤的復制件，使用復制件進行操作。7.必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、賬冊、備份設備等的行為，按《會計法》等有關法規、規定進行處罰。第十一條財務部負責保管當年的會計檔案。已移交公司檔案室的會計檔案由辦公室負責保管。1.在日常檔案管理中，財務人員應將本人收集的各類會計檔案妥善保管，按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊。并定期將上月收集的會計檔案移交計劃財務部檔案管理員，經檔案交出人、接收人、監交人、在交接清單上簽字后辦理內部移交手續。2.每年12月份的各類會計檔案，會計人員應于財務決算后20日內移交財務部檔案管理員。3.對上一年度的會計檔案，財務部會計檔案管理員應于財務決算后30日內移交公司檔案室，不得積壓。對移交的會計檔案，會計檔案管理員應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。4.交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的部門負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名蓋章。移交清冊一式四份，一份自存，一份交財務負責人、其余二份報送公司檔案室。5預算、計劃、制度等文件材料，按文書檔案管理歸檔。第十二條建立健全會計檔案查閱、復制登記制度，保存的會計檔案不得借出。1.公司所屬部門需要查閱或者復制財務部保管的會計檔案時，應填制《會計檔案使用審批單》，標明使用日期、使用部門、內容、用途、使用方式、（查閱或復制），經經辦人、本部門經理簽字報財務部經理批準后，由會計檔案管理員辦理查閱或復制。2.外部單位需要查閱或者復制會計檔案，應出具單位介紹信，并由內部經辦人持審批后的《會計檔案使用審批單》由經辦人、本部本經理辦理查閱或復制（審批手續與內部使用相同），并辦理登記手續。3.查閱會計檔案時，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封、抽換。4.會計檔案使用人不得獨自將檔案帶出，需復制會計檔案時，必須有會計檔案管理員在場。5.內部所屬部門查閱或復制公司檔案室保管的會計檔案時，需經辦人簽字、所屬部門經理、分管領導、財務總監批準后，方可辦理；外單位到公司檔案室查閱或復制會計檔案時，由內部經辦人，履行簽批手續后辦理。第十三條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年4類（詳見下表）。上述保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管期限原則上按照下表所列期限執行。類別序號檔案名稱保管期限備注會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3涉及外事的記賬憑證永久4債權債務未結事項25年保管期滿的未了事項不得銷毀5其他會計憑證15年會計賬簿類1總分類賬15年2明細賬15年3日記賬15年4固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年5輔助賬簿15年現金、銀行存款日記賬25年會計報告類1年度財務報告、報表、分析永久2半年度財務報告、報表、分析5年3季度財務報告、報表、分析3年4月度財務報告、報表、分析3年5其他會計報表3年其他類1會計檔案移交清冊15年2會計檔案保管清冊永久3會計檔案銷毀清冊永久4銀行存款余額調節表5年5銀行對賬單5年第四章會計檔案的銷毀第十四條財務部應會同公司檔案室對保管期滿的會計檔案進行鑒定并提出存毀意見，對需要銷毀的會計檔案，由公司檔案室檔案管理員編制銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年月、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，由經辦人、財務部經理、辦公室經理、財務總監、公司總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見后方可銷毀。第十五條銷毀會計檔案時，應當由公司的辦公室、財務部并請法律監察審計部共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告財務部經理及財務總監。第十六條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項、公司產權等原始憑證不得銷毀。應當單獨抽出立卷，保管到未