全面質量管理下圖書館編目工作的思考

文獻的質量直接關系到圖書館數據庫的質量，影響圖書的提示，影響讀者的搜索效果，并影響公共資源共享的實現。因此，無論是自建還是套錄數據，質量都是關鍵。我館雖已實行計算機編目，但從思想觀念、工作方式、管理方式上卻沒有跳出傳統圖書館的模式，如大家都認為自己是按照編目標準進行著錄的，殊不知由于能力水平的差異，理解掌握的不同，加之各館種種特殊規定，造成所編數據五花八門；因此我們應用規范控制，提高其標準化、規范化程度，改善圖書館文獻編目質量。本文就我館編目工作現狀、中文圖書編目工作中容易出現的問題、及改善圖書館編目質量談一點想法。1當前和存在的問題1.1圖書匯編加工我館編目部現有工作人員14人，其中學歷結構：本科9人，大專3人，高中2人(負責圖書的加工)，職稱結構：副高1人，中級職稱9人,初級職稱2人，工人2人。為了迎接2005年11月的教育部本科教學工作水平評估，按折合在校生人數計算，我校在校生人數為15071人，要求生均圖書總量114.5冊，因此，近三年半，學校投入2554萬元購置紙質文獻85.3萬冊（含紙質圖書、期刊合訂本）。我館還接受石漢基贈書約1.2萬冊，接受全校師生捐書近2萬冊。在這么短的時間里對近90萬冊圖書的編目加工工作成了編目部的頭等大事。我館編目員在保質保量完成工作的前提下，在2004年暑期對60名學生進行了短期業務培訓，經考試合格后方可從事圖書編目工作；所有的編目員都承擔起審校的重任，即便如此，編目工作人員仍覺得力不從心，只能對學生所做的數據進行抽檢再批交送到中央庫，這樣做的結果使得學生的數據質量難以得到保證，致使我館的數據庫造成混亂。由于時間緊任務重，以前設的審校、總審校的崗位也臨時撤掉，編目員在平時工作中一般都自己審校，沒有通過自校、互校、領導抽查等方式對編目數據進行校驗，因此編目數據的質量也有所降低。1.2著錄不規范的部分實體(1)重復著錄在著錄過程中，如果只求速度忽略查重功能，就可能重復著錄；重復著錄的危害是無端增加了數據庫的數據量，增加了負荷，占用了書目記錄號，無論對數據庫還是對工作人員的工作成果都是很大的浪費；如果審效不及時發現，等到完成了移送到中央庫后，則可能出現一書多記錄；館藏數據不準確、數據庫也因此混亂；(2)規則不統一每個圖書館進行文獻編目時，在著錄MARC格式時都會有自己的具體規定，國家圖書館聯機編目中心通過修改規則統一了著錄MARC格式。例如在著錄7――字段外國責任者時，一般按原書著錄，如果圖書的外國責任者既有原名，又有譯名，相應的7――字段就有兩個檢索點，一個是中文的，一個是原文的；而我館是將中文的、原文的全部著錄在一個7――字段中，檢索點就比修改后的規則少；如：例12001#@aWeb應用測試@f(美)HungQ.Nguyen著@g馮學民、唐映、楊海燕等譯701#1@紐恩，@bH.Q.@g(Nguyen,HungQ.)@4著例22001#@a國際貨幣與金融@f(美)邁克爾?梅爾(MichaelMelvin)@4著(3)著錄不完整在編目規則中，3――字段中作了嚴格了細分；充分反映了文獻內容的主要特征。例如版本與書目史字段為305字段，記錄了圖書版本及書目史的說明或補充，影印本的原版、出版授權、出版轉讓、轉印等說明在305字段中著錄，出版發行的字段為306字段，載體形態附注為307字段，裝訂或獲得方式附注為310字段，內容附注為327字段，提要項為330字段；而我館編目員沿用以往的300字段的自由行文方式，沒有嚴格的細分去著錄305、306、310、307等字段，只草率地在300字段統一作附注或作多個300字段，有的甚至不作說明，不能反映文獻的完整信息。(4)著錄不規范題名中的外文、數字、符號按圖書原題著錄，漢字間的外文、數字、符號一律采用全角著錄，外文中的外文、數字、符號、一律采用半角著錄。關于510字段的著錄，行文時，題名首字母、形容詞、動詞和名詞的首字母，個人名稱的首字母以及專用名詞縮寫均應大寫；題名內的連詞、介詞和冠詞應小寫。我館因審校人員參照的規則不統一，造成編目員概念模糊，著錄不規范。2提高閱讀容量的質量2.1分類整理規范(1)嚴格執行圖書分類原則，制定本館分類細則。編目人員要嚴格執行《中國圖書館分類法》、《中國分類主題詞表》等分類工具制定的分類規則，并以此為依據，根據本館的藏書特色制定出本館的分類細則，并保證分類細則的穩定性和延續性。(2)做好分類主題分析主題分析是分類程序中至關頭重要的一環。對同一主題的圖書能否做到分類一致，對于新興的邊緣學科及多主題的圖書能否準確地判斷歸類，反映出著者的寫作上目的和意圖，這些都直接關系到圖書編目的質量。(3)把好圖書查重關，確保相同或相近似的書集中歸類。查重是圖書分類規范統一化的關鍵環節，也是書目質量控制的一個主要手段。通過查重不僅可以使同種書及其不同版本集中在一起，而且能確保先后進館的多卷書、叢書著錄統一、標引一致。通過查重還能及時發現已編目錄的差錯，及時更正。2.2加強編碼數據的查重，提高編碼質量當編目工作完成后，校對工作同樣重要。因工作人員的素質差異或是同一工作人員不同時間段對著錄標引規則的理解不同，編目工作中的錯誤總是難免的。所以要通過自校、互校、領導抽查等方式對編目數據進行校驗、修改、增加、刪除，減少錯誤出現的機會，提高編目數據的質量。查重是校對工作中的關鍵，也是編目數據質量控制的一個主要手段。我館的查重依據為編目庫和總書目庫，主要以題名查重為主，ISBN(ISRC)為輔，通過查重，將文獻分為新書、復本書、不同版次、版本的書、有連續性的書和關連圖書（評論、習題等）五部分；數據校驗應首先制定嚴密的審核制度和適當的質量指標，對各編目員提供的數據進行嚴格的把關，把嚴密的計算機校驗程序和負有高度責任感的人工校對相結合，通過人工或計算機對數據庫中的每條記錄逐一進行校對。書目數據的維護工作應做到經常化和制度化，對書目數據進行定期檢查，同時對出現錯誤記錄分門別類，逐一及時修正，并規定以后的工作中對類似的問題的預防辦法，將書目數據庫的差錯率降到最低限度。2.3信息共享，及時修改編目人員應有計劃、有目的地與流通部門管理人員、讀者就工作、借閱中發現的編目數據的質量問題迸行交流，及時得到編目錯誤、及時修改、增減編目數據，對已有數據進行動態維護。可以制定編目數據質量信息反饋制度，流通部門隨時記錄日常工作中發現的問題，編目人員定時收集、整理、修改、總結。只有通過對編目數據質量的信息反饋，才能真正在實踐中檢驗它，才能保證編目數據的質量。2.4加強人員的培訓和管理(1）編目員除系統掌握圖書情報專業知識之外，還應掌握操作計算機，能掌握一些計算機網絡知識和外語知識等基本功。(2）編目員要熟悉用各種軟件功能和信息查詢工具，并能對數據庫進行管理和維護。(3）引入競爭機制，強化編目人員的管理；如實行全員聘用制、工作業績考核制等，激勵員工充分發揮出才智和能力。(4）提高編目員的整體的道德水平和思想素質，經常性地對編目人員進行培訓，鼓勵現有人員不斷總結工作經驗，跟蹤了解新知識、新規則和新方法，及時掌握新工具、新技術，以改善他們的知識結構，提高編目工作水平。我館自2004年7月起引進ISO9000質量管理體系，任命了質量管理代表，成立了質量管理辦公室，確定了我館的質量方針與目標，同時也制定了編目部的工作手冊，依據ISO9000管理認證體系的標準，將編目部工作具體細化，主要內容包括：(1)部門工作職責；(2)人員構成；(3)崗位職責與任職條件；(4)編目工作流程；(5)編目工作目標與檢查；(6)編目相關文件和規范；(7)記錄表單；(8)附件等共8部分。依據國家統一質量標準，制定統一的著錄細則，使文獻著錄統一化、標準化、規范化；制定圖書編目加工的規范性文件，如：《海南大學圖書館查重工作規范》、《海南大學圖書館圖