1、會議的目的與類型2、會議的組織3、會議議程4、會議記錄5、會議中的角色6、與會者的座次7、與媒體進行危機溝通的技巧

會議溝通1

會議溝通是群體或組織中相互交流意見的一種形式，是一種常見的群體活動。根據不同的目的和要求會議，既可以被看作一個集思廣義的過程，也可以被當作一種信息傳遞的方式，通過會議可以將許多人聚集在一起，就某些問題相互交流思想并提出相應的對策，會議也是上行溝通的途徑之一，管理者可以借開會的機會聽取下屬的意見和建議。

第一節會議的目的與類型會議溝通的概念1一、交流信息二、給予指導三、解決問題四、作出決策

一個有效的會議應該能使與會者心情舒暢并積極參與，讓大家通過有效的方式得以溝通，從而獲取有用的信息或達成一致的合作協議。

第一節會議的目的與類型會議的目的1一、談判目的是解決雙方在利益上的沖突，常采取雙向互動式的討論方法，力求達成一致的意見。二、通知目的式傳播信息，其傳播方式通常為單向式。三、解決問題這類會議的目的在于利用團隊的創造力來解決問題。四、決策目的是在不同方案中權衡利弊，作出抉擇，與會者不僅要參與討論和決策，而且要遵守會議的決議，即便自己持不同觀點。五、交流這類會議的目的在于集思廣益，常采取頭腦風暴法。

第一節會議的目的與類型會議的類型2一、明確會議的必要性二、確定會議的目標三、擬定會議議程四、準備會議文件五、分發預閱資料六、確定會議主持人七、確定與會人員八、預定會議場所九、補充最新信息

第二節會議的組織會前準備2會議能否順利進行，很大程度上有賴于主持人對會議的節奏和方向的把握。控制會議進程，大致可按以下步驟進行：1、宣布會議的主題和目的2、根據會議議程順序提出每個議題，然后征求有關與會者的意見3、給每個人表述自己意見的機會4、控制討論進程5、如果會上出現各種不同見解，主持人應該根據自己的理解，將各種觀點加以概括6、遵守預定的時間，不要拖延7、在每個問題討論結束后加以概括，以便達成共識或作出決策8、在會議結束時，對已取得的結果進行概括9、確定下一次會議的議題和時間

第二節會議的組織會議進程控制2會議結束后，會議組織者還需要做以下工作：1.為了貫徹會議精神，執行會議決議，可將會議記錄或會議簡報下發制，與會者及其他有關人員。2.根據會議精神對執行工作進行監督和檢查。第二節會議的組織會后工作3

會議議程是所有會議的重要組成部分，它能夠使會議目標一目了然。第三節會議議程會議議程的重要性3

會議議程的設計應遵循以下原則：一、明確議題二、確定主次三、注重實效四、事實調整五、提供背景資料第三節會議議程會議議程的設計原則3一、突出問題二、提出新議題三、選擇重要議題四、分清主次順序五、確定時間六、明確順序七、結束議程第三節會議議程會議議程的設計步驟4

在考慮會議程序時，會議記錄常常被忽視，實際上一份完整的會議記錄資料，對于會后執行會議的決議，檢查會議效果，甚至下一次會議的召開都起著至關重要的作用。正式的會議記錄應該包括以下基本要素：1、會議名稱2、會議日期3、起止時間4、地點5、主辦者6、出席人員7、缺席人員8、會議主席致開幕詞并宣布會議議程9、會議過程10、會議決議11、下一次會議的時間及地點第四節會議記錄會議記錄的內容4

通常會議記錄的任務由會議秘書承擔會議記錄并非易事，要做好這項工作，必須注意以下幾點：1、充分了解會議主題目的及議程2、可以采用手工方式記錄，也可以采取錄音、照相或攝影方式記錄3、記錄時要緊跟會議進程4、及時確認要點澄清含糊不清的觀點5、避免夾雜自己的主觀意見6、會后應校對記錄并及時打印第四節會議記錄會議記錄的注意點5

對會議影響最大的就是會議的主持人會議，主持人的作用包括三個方面，一是引導，二是激勵，三是控制。其主要職責如下：1.會前明確會議的目的起草議程，決定參加會議的人員，會議舉行的時間和地點，以及準備分發的材料。2.會議期間營造合適的氛圍，宣布會議開始控制會議進程，鼓勵與會者發言，作出決策，確認行動和職責，以及宣布會議結束。3.會后重新檢查會議記錄，評估會議成果，以及使所有成員都明確會議結果。第五節會議中的角色會議主持人不論開會的原因是什么，營造一種適宜的開放的寬松的氛圍對于主持人來說都是非常重要的，因為這樣的氛圍能夠保證每一個人都有一種輕松的心情，使所有與會者能夠積極參與并各抒己見。5

參加會議的成員都有責任使會議取得成功，對于所有成員來說明確會議的目的議程以及自己與其他人在這次會議中的角色是很重要的。與會者應努力做到以下幾點：1.會前了解會議議程并閱讀有關資料，明確會議的主題和目的，確認在會議討論中哪些與自己相關。2.會議期間注意傾聽他人的觀點，積極參與會談，并對所討論的問題充滿興趣，對涉及自己工作的決策行動計劃應做好詳細的記錄。3.會后全力貫徹會議精神，完成會議期間分配的任務。第五節會議中的角色其它與會者

每個與會者都應積極發言，提出自己的想法，找出最好的解決問題的方案。如果會議主持人無法控制會議的局面，那么其中一名與會者應能機智地使會議處于正常運行中。5

會議秘書的作用很重要，因為他直接向會議主持人負責。其職責如下：1.會前詳細檢查會議的地點，時間通知與會者，分發必要的背景資料。2.會議期間記錄會議開始時間，參加人數，會議內容以及報告人和會議結束時間。3.會后撰寫會議紀要，核對必要的事實和數據，與會議主持人協商以及分發會議紀要。第五節會議中的角色會議秘書6

會議前應該明確出席會議成員的座次，必要時應事先做好與會者的席卡，按照職位高低以及其他不同身份排好座次。第六節與會者的座次與會者的座次黑點表示會議主持人，S表示會議秘書,×表示主席臺就座的其他與會者。長桌型（A）長桌型（B）凹型方桌型●S○○○圓桌型7一、會議目的