公司合同管理方法第一章

總

則第一條

為規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實(shí)現(xiàn)公司合同管理的制度化，防止和減少合同糾紛的發(fā)生，維護(hù)公司正當(dāng)權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》和有關(guān)的法律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際狀況制訂本方法。第二條

本方法合用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動(dòng)。勞動(dòng)合同的管理按照上級(jí)勞動(dòng)人事部門的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，借款合同、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同按公司財(cái)務(wù)部門規(guī)定執(zhí)行。第三條

本規(guī)定所稱合同，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，與其它平等主體的自然人、法人、其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的合同。第四條

本方法所稱合同管理，是指公司制訂和修改有關(guān)合同管理制度以及對(duì)合同的訂立、審查同意、推行、變更與解除、糾紛解決等進(jìn)行監(jiān)督、檢查與考核等全過(guò)程的管理活動(dòng)。第五條

合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)本部門合同的訂立和管理工作，實(shí)施“誰(shuí)訂立，誰(shuí)負(fù)責(zé)”和“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)”。重要職責(zé)為：1、負(fù)責(zé)組織本部門職責(zé)分工范疇內(nèi)的合同談判，擬定合同條款；2、全方面精確地填寫合同條款，必要時(shí)組織進(jìn)行合同評(píng)審。辦理合同送審、報(bào)批、蓋章及送交存檔手續(xù)；3、負(fù)責(zé)合同推行跟蹤，追蹤合同標(biāo)的的內(nèi)外質(zhì)量，收集使用單位意見(jiàn)；4、及時(shí)妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報(bào)管理規(guī)劃部和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查、同意；5、及時(shí)向合同管理部門報(bào)送合同正本、招投標(biāo)文獻(xiàn)以及合同有關(guān)的多個(gè)紀(jì)要、變更澄清等資料，及時(shí)反映合同推行中出現(xiàn)的法律問(wèn)題；6、參加合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟，負(fù)責(zé)提供有關(guān)的一切資料；7、安排專人負(fù)責(zé)合同管理工作，及時(shí)做好本部門合同副本及有關(guān)文獻(xiàn)的歸檔工作，建立本部門合同臺(tái)賬；訂立合同，如涉及公司內(nèi)部其它單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商，統(tǒng)一意見(jiàn)，然后簽約。對(duì)于涉及多個(gè)部門或難以擬定由哪個(gè)部門作為合同經(jīng)辦部門的，由與該項(xiàng)業(yè)務(wù)最相近的部門負(fù)責(zé)，或由與該項(xiàng)業(yè)務(wù)最相近的上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)擬定哪個(gè)部門作為合同的經(jīng)辦部門。第二章

合同管理部門第六條

管理規(guī)劃部為公司合同管理的主管部門，統(tǒng)一管理公司的合同工作。其重要職責(zé)是：1、負(fù)責(zé)擬定、修訂合同管理制度，并組織實(shí)施；2、組織宣傳貫徹《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，組織對(duì)各業(yè)務(wù)部門合同經(jīng)辦人的培訓(xùn)；3、參加公司對(duì)外訂立重大合同的談判；4、參加標(biāo)書評(píng)審和合同評(píng)審；5、對(duì)合同訂立、變更及解除進(jìn)行審查把關(guān)；6、負(fù)責(zé)公司本部及所屬各單位的各類合同執(zhí)行狀況的監(jiān)督檢查；7、負(fù)責(zé)公司合同專用章的管理；8、負(fù)責(zé)公司合同臺(tái)賬、合同檔案的建立和管理；9、協(xié)調(diào)單位內(nèi)部和外部合同關(guān)系，對(duì)合同糾紛依法申請(qǐng)仲裁或訴訟；10、合同管理中需要解決的其它問(wèn)題。第七條

公司財(cái)務(wù)部是合同財(cái)務(wù)監(jiān)督部門，重要職責(zé)：1、負(fù)責(zé)從財(cái)務(wù)角度審查和監(jiān)督合同的訂立和推行狀況，重視在價(jià)格、結(jié)算方式、票據(jù)等方面進(jìn)行審查把關(guān)；2、負(fù)責(zé)發(fā)票的審查、簽收、簽發(fā)。核對(duì)發(fā)票金額和合同金額、發(fā)票內(nèi)容與合同內(nèi)容與否一致；合同同意程序與否符合規(guī)定，程序不完備的，回絕付款；3、負(fù)責(zé)按合同結(jié)算條款收、付款；第八條

其它有關(guān)單位的職責(zé)：1、申購(gòu)單位負(fù)責(zé)向管理部門提供本單位所需物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間規(guī)定等；需要進(jìn)行工程建筑施工的單位，負(fù)責(zé)向主管部門提供涉及維修、改造、新建、擴(kuò)建工程建設(shè)的需求報(bào)告；2、質(zhì)量驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)對(duì)購(gòu)進(jìn)機(jī)器設(shè)備、材料、燃料等進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；3、驗(yàn)收單位負(fù)責(zé)對(duì)驗(yàn)收合格的機(jī)器設(shè)備、材料、燃料等辦理入庫(kù)手續(xù)；4、配合管理規(guī)劃部進(jìn)行重大合同審查或評(píng)審，并訂立審查或評(píng)審意見(jiàn)；第三章

合同的訂立第九條

訂立合同應(yīng)嚴(yán)格按《中華人民共和國(guó)合同法》的規(guī)定及本方法的有關(guān)規(guī)定，必須遵照“平等、自愿、公平”的原則。第十條合同訂立的程序1、顧客提出要約邀請(qǐng)的合同訂立程序資信審查—→接受要約邀請(qǐng)—→合同填寫—→審查—→同意—→簽章。2、我方提出要約邀請(qǐng)的合同訂立程序?qū)Ψ劫Y信狀況審核—→要約邀請(qǐng)—→要約信息反饋—→合同填寫—→審查—→同意—→簽章。3、通過(guò)招標(biāo)訂立合同的程序市場(chǎng)調(diào)查—→標(biāo)書制作、發(fā)放—→接受投標(biāo)—→評(píng)審—→定標(biāo)—→訂立合同—→審查—→同意—→簽章。4、設(shè)備、材料、物資買賣合同的訂立程序計(jì)劃準(zhǔn)備—→考察小組對(duì)標(biāo)的咨詢（質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等）—→資信審查—→技術(shù)或商務(wù)談判—→草擬合同文本—→審查—→同意—→簽章。第十一條合同訂立內(nèi)容普通涉及下列條款：1、當(dāng)事人名稱（或姓名）、住所、法人代表人姓名及職務(wù)、開戶銀行及賬號(hào)；2、標(biāo)的或標(biāo)的物（指貨品、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等）名稱、型號(hào)、規(guī)格等；3、數(shù)量和質(zhì)量，涉及合用規(guī)范、質(zhì)量原則和檢測(cè)方式等；4、價(jià)款或酬金；5、推行的期限、地點(diǎn)和方式；6、違約責(zé)任；7、合同爭(zhēng)議的解決辦法；8、合同訂立的時(shí)間、地點(diǎn)；9、根據(jù)法律規(guī)定或合同性質(zhì)應(yīng)當(dāng)含有的其它條款。對(duì)數(shù)量、質(zhì)量、推行期限限和方式等有特殊規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)在合同中予以特別明確。第十二條合同內(nèi)容應(yīng)符合下列規(guī)定：1、主體合格、標(biāo)的明確、手續(xù)完備；2、條款齊全、意思表達(dá)真實(shí)；3、文字清晰、語(yǔ)言規(guī)范；4、無(wú)矛盾條款、無(wú)空白條款。5、數(shù)據(jù)電文合同信息能夠調(diào)取以備后來(lái)查用，有可靠的辦法確保信息自初次以最后形式生成并保持完整性，同時(shí)能夠?qū)⑿畔⒄故尽?、訂立合同，如涉及公司內(nèi)部其它單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商，統(tǒng)一意見(jiàn)，然后簽約。對(duì)于涉及多個(gè)部門或難以擬定由哪個(gè)部門作為合同經(jīng)辦部門的，由與該項(xiàng)業(yè)務(wù)最有關(guān)的部門或該項(xiàng)業(yè)務(wù)最有關(guān)的上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)，擬定哪個(gè)部門作為合同的經(jīng)辦部門。第四章

合同的審查第十三條合同訂立前，合同承接部門應(yīng)當(dāng)審核對(duì)方的資信狀況和履約能力，內(nèi)容涉及：1、社會(huì)信譽(yù)（近三年與否有重大違約，與否涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或經(jīng)濟(jì)犯罪案件等）和履約能力（如生產(chǎn)能力、支付能力、運(yùn)輸能力等）；

2、審查營(yíng)業(yè)執(zhí)照與否真實(shí)、有效；3、核算對(duì)方的資產(chǎn)（資金）證明；4、審查合同對(duì)方的資質(zhì)等級(jí)證書；5、審查法人證書及法人委托證書；6、根據(jù)合同性質(zhì)需要審查的其它內(nèi)容。合同對(duì)方當(dāng)事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無(wú)有效授權(quán)的，不得與其訂立合同。第十四條經(jīng)辦部門組織對(duì)合同進(jìn)行業(yè)務(wù)性審查，審查的內(nèi)容為：1、對(duì)方當(dāng)事人與否含有簽約主體資格；2、與否各方談判、協(xié)商的一致意見(jiàn)，與否符合決策部門的決策意見(jiàn)；3、與否違反公司的規(guī)章制度；4、與否超越業(yè)務(wù)權(quán)限；5、語(yǔ)言與否精確、通順。第十五條

合同管理部門對(duì)合同進(jìn)行正當(dāng)性審查，重要內(nèi)容涉及：1、合同訂立主體與否符正當(dāng)律規(guī)定；2、條款與否違反法律、法規(guī)和司法解釋的規(guī)定；3、條款與否有沖突；4、條款與否有歧義；5、條款與否有效維護(hù)我公司正當(dāng)權(quán)益；6、條款與否完備。管理規(guī)劃部對(duì)合同嚴(yán)密性可進(jìn)行監(jiān)督審查。第十六條提交管理規(guī)劃部審查的合同應(yīng)符合下列規(guī)定：1、經(jīng)辦部門已經(jīng)對(duì)合同進(jìn)行了業(yè)務(wù)性審查，涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的已經(jīng)通過(guò)財(cái)務(wù)部門審查；2、合同當(dāng)事人均未在合同合同上簽字蓋章；3、合同商定的內(nèi)容尚未實(shí)際推行；4、需要同時(shí)附送的材料完備；第十七條合同管理部門審查的期限為在收到合同后的3個(gè)工作日內(nèi)完畢，并視狀況提出法律意見(jiàn)或解決問(wèn)題的方案，業(yè)務(wù)緊急的，因盡量滿足業(yè)務(wù)部門的時(shí)間規(guī)定，業(yè)務(wù)特別疑難的，應(yīng)合理延長(zhǎng)審查時(shí)間。第十八條合同管理部門審查后，出具書面法律意見(jiàn)書，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)做出判斷，并視狀況提出防備或減少風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策。該意見(jiàn)不是最后的決策意見(jiàn)，而是業(yè)務(wù)部門做出決策的重要參考。第十九條合同報(bào)送法人代表或授權(quán)代表同意時(shí)，必須將法律意見(jiàn)書做為附件一并報(bào)送，根據(jù)同意人的規(guī)定對(duì)采納部分和不采納部分進(jìn)行闡明，經(jīng)辦部門合同存檔時(shí)也應(yīng)將法律意見(jiàn)書一并存檔。第二十條同一內(nèi)容合同普通審查一次，由經(jīng)辦部門對(duì)采納部分進(jìn)行修改，特殊狀況需要再次報(bào)送審查的，最多進(jìn)行兩次，審查人對(duì)合同文本和審查意見(jiàn)一并保存。第二十一條審查人對(duì)合同審查中涉及到的商業(yè)秘密負(fù)有保密義務(wù)。第五章合同的同意第二十二條公司總經(jīng)理受董事會(huì)及董事長(zhǎng)的委托，全權(quán)解決公司的各類業(yè)務(wù)，代表公司對(duì)外訂立合同。公司其別人員對(duì)外訂立合同，應(yīng)得到公司總經(jīng)理的授權(quán)并在授權(quán)范疇內(nèi)對(duì)外訂立合同。第二十三條

以公司名義訂立的合同，合同承接部門應(yīng)做好推行合同同意的程序：1、工程承包合同：公司本部土建工程、設(shè)備安裝工程的承包合同，由公司預(yù)算人員審核總造價(jià)后，經(jīng)主管副總經(jīng)理同意后（金額較大的遞交班子會(huì)討論通過(guò)）由公司總經(jīng)理授權(quán)副總經(jīng)理訂立合同。2、銷售合同：公司銷售合同，必須注明單價(jià)、供貨數(shù)量、供貨時(shí)間、回款時(shí)間、回款方式等，由公司總經(jīng)理授權(quán)主管銷售副總經(jīng)理訂立有關(guān)合同。如遇索賠、善后解決等有關(guān)事宜，必須經(jīng)合同主管部門和其它合同監(jiān)督部門討論后報(bào)班子會(huì)通過(guò)。3、采購(gòu)合同：公司本部大宗物資、設(shè)備及其配件的采購(gòu)經(jīng)物資部負(fù)責(zé)招投標(biāo)后，再報(bào)主管副總經(jīng)理同意（金額較大的遞交班子會(huì)討論通過(guò)），最后由公司總經(jīng)理授權(quán)副總經(jīng)理訂立合同。4、其它各類合同同意程序：公司本部以公司名義訂立的其它各類合同，經(jīng)合同業(yè)務(wù)部門擬定后，報(bào)主管副總經(jīng)理同意后，有必要時(shí)遞交班子會(huì)討論通過(guò)，由公司總經(jīng)理授權(quán)訂立有關(guān)合同。第二十四條

公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協(xié)工程合同，應(yīng)嚴(yán)格按公司“外協(xié)工程管理規(guī)定”有關(guān)內(nèi)容訂立。第二十五條

以公司名義對(duì)外訂立合同應(yīng)當(dāng)使用合同專用章，以其它多個(gè)公章訂立合同對(duì)我司不發(fā)生效力，除非公司追認(rèn)。違反規(guī)定訂立合同的追究有關(guān)人員責(zé)任。第六章

合同的推行第二十六條

合同依法成立，即含有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行所規(guī)定的權(quán)利義務(wù)，確保合同實(shí)際、全方面地推行。第二十七條公司合同實(shí)施合同履約責(zé)任制，部門及單位一把手是合同履約的第一負(fù)責(zé)人，第一負(fù)責(zé)人對(duì)合同的全方面、對(duì)的推行負(fù)責(zé)。第二十八條各簽約單位、簽約人應(yīng)隨時(shí)理解、掌握合同的推行狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決或報(bào)告。應(yīng)當(dāng)主動(dòng)妥善地行使抗辯權(quán)、代位權(quán)、撤銷權(quán)、留置權(quán)，否則致使合同不能推行或不能完全推行，給公司造成損失的，要追究有關(guān)人員的對(duì)應(yīng)責(zé)任。第二十九條

根據(jù)合同性質(zhì)，合同執(zhí)行部門應(yīng)按照合同商定的標(biāo)的物的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合合同商定的，應(yīng)在法定或商定的期限內(nèi)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出書面異議，并督促合同對(duì)方繼續(xù)推行。第三十條

對(duì)于公司為付款方的合同，支付合同價(jià)款時(shí)，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。未經(jīng)合同主管部門及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，財(cái)務(wù)部門應(yīng)不予付款。第三十一條

對(duì)于公司為付款方的合同，支付最后一筆合同款項(xiàng)時(shí)，合同執(zhí)行部門應(yīng)填寫合同推行終止報(bào)告，送管理規(guī)劃部終止合同。第七章合同的變更與解除第三十二條

在合同推行過(guò)程中碰到困難，各單位應(yīng)盡一切努力克服，極力保障合同的推行。如實(shí)際推行或適宜推行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。第三十三條對(duì)方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司正當(dāng)權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。第三十四條合同需要變更、解除，合同執(zhí)行部門應(yīng)向合同主管部門提交經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字的書面報(bào)告，經(jīng)管理規(guī)劃部門審查出具意見(jiàn)后，報(bào)法人代表或授權(quán)代表簽字同意后方可變更、解除。經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)采用補(bǔ)救方法，盡量減少由此造成的損失。第三十五條

合同變更、解除必須采用書面形式。第三十六條

合同執(zhí)行部門應(yīng)將變更、解除合同的多個(gè)文獻(xiàn)、紀(jì)要、信函等原件報(bào)送合同主管部門。第七章

合同糾紛的解決第三十七條發(fā)生合同糾紛時(shí)簽約單位應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)到合同主管部門提交書面報(bào)告，并根據(jù)實(shí)際狀況，提出對(duì)應(yīng)的解決以及應(yīng)對(duì)方法；第三十八條合同糾紛原則上由簽約單位負(fù)責(zé)解決，簽約人對(duì)糾紛的解決必須具體負(fù)責(zé)終究。涉及公司內(nèi)多個(gè)單位的，或簽約單位解決不了的，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。

第三十九條對(duì)經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決的合同糾紛，經(jīng)總經(jīng)理同意，可提交上級(jí)主管機(jī)關(guān)、仲裁部門或人民法院依法解決。第四十條合同糾紛的提出，及與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商解決糾紛的時(shí)間，應(yīng)注意不超出法律規(guī)定的時(shí)效，并考慮有仲裁或起訴的足夠時(shí)間。第四十一條合同管理部門解決經(jīng)濟(jì)糾紛前，有關(guān)簽約單位必須提供下列證據(jù)材料(原件或復(fù)印件)；1、合同的文本(涉及變更、解除合同的合同)以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報(bào)、圖表等；2、送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)憑證；3、產(chǎn)品質(zhì)量原則、樣品或鑒定報(bào)告；4、貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財(cái)務(wù)帳目；5、有關(guān)違約的證據(jù)材料；6、其它與解決糾紛有關(guān)的材料。第四十二條

合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的，應(yīng)訂立書面合同，由雙方代表簽字并加蓋合同專用章。第四十三條合同糾紛解決或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時(shí)告知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總，統(tǒng)一交合同主管部門歸檔，以備查考。第八章

合同的管理第四十四條

公司本部各職能部門訂立的合同，正本由合同主管部門保管，其副本由各職能部門保管。第四十五條

以公司名義鑒訂的一切合同，如采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、保險(xiǎn)合同、工程承包合同及其招投標(biāo)文獻(xiàn)的正本由合同主管部門保管，其副本由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保管。第四十六條公司對(duì)對(duì)外訂立合同的人員，屬于職務(wù)代理的按本方法第五章授權(quán)權(quán)限執(zhí)行，屬于總經(jīng)理特別授權(quán)的，按一事一委托的原則，由總經(jīng)理在辦公會(huì)上授權(quán)委托，統(tǒng)計(jì)人需將內(nèi)容寫入統(tǒng)計(jì)。不經(jīng)授權(quán)的人員一律無(wú)權(quán)對(duì)外訂立合同。第四十七條各授權(quán)委托人在被授權(quán)的范疇、期限內(nèi)，代表公司對(duì)外訂立合同，不得將代理事項(xiàng)自行轉(zhuǎn)委托別人代理。第四十八條發(fā)生特殊狀況，須外帶合同專用章的，須經(jīng)法定代表人同意，并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。第四十九條合同專用章的使用應(yīng)建立臺(tái)帳，合同專用章如遺失或被盜，除應(yīng)立刻告知有關(guān)部門外，還應(yīng)登報(bào)掛失。第五十條普通狀況下，公司不為其它單位和個(gè)人提供擔(dān)保，特殊狀況下，公司需為外單位提供擔(dān)保的，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議通過(guò)，總經(jīng)理簽字同意，并