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文檔簡介

會議室規范簡章1.目的為了合理管控、規范及維護公司會議資源的使用，特制定該流程作業指導。2.范圍鶴壁天海所有會議資源3.關鍵角色及應負責任序號角色應負責任001會議室管理員統籌管理公司會議資源，指導并監控各部門會議資源的使用；負責對公司所有會議資源進行統一管理，對會議資源進行例行化以及非例行檢查，并相應做好記錄，對于違規記錄進行登記和月度匯總；負責日常會議資源協調、設備整理、糾紛調節等管理工作。002其他情況會議資源鑰匙由會議管理員、保衛科、清潔工各保管一套；清潔工負責清掃時間會議室開關門；保衛科負責節假日及17：30分以后會議需求的開關門。003會議資源預定者（文員、助理）會議資源預訂者，對部門內部會議資源需求協調，填寫會議資源申請；對部門內部會議時間進行建議與控制；對部門內部進行會議室使用規范宣傳與設備操作指導；與部門員工溝通，對不需要的資源及時釋放。4.2.3.2將借來的員工椅歸還到原來的位置，并擺放整齊；4.2.3.3會議提前結束（較預定時間提前30分鐘以上）請及時通知部門文員對資源信息進行釋放。4.3會議室設備配置表樓層會議室名稱投影電視電腦VGA視頻鏈接線電話會議（二套）視頻會議（一套）一樓展廳√√按需按需二樓第一√√按需按需第二√√√√按需第三√√√√第四√√√按需按需4.4巡查及懲處辦法4.4.1管理員不定期對會議室使用情況進行巡查（以上所有內容），并對檢查情況根據表02《會議室檢查表（日常使用情況）》進行登記記錄；4.4.2會議室清潔人員協助監控（以上所有內容）；4.4.3管理員對會議室物質進行檢查，保障基本設備的基本配置，并對檢查情況根據表01《會議室巡查表（硬件設施）》進行登記記錄；4.4.4IT設備管理員每周對IT設備例行巡查一次，并做好相應的記錄；4.4.5所有人員都有權對會議室使用情況進行監督，對因會議資源影響到會議正常召開的情況均可反饋到管理員郵箱；4.4.6上述人員反饋的信息經核實屬違規行為后，將記當次會議資源預定人員不良一次（如當天預定多個會議室均未使用且未通知釋放，將按會議室個數記不良次數）4.4.7對于月累計兩次以上（包含兩次）不良記錄的會議室預定人，將取消該預定人員預定權限一個月。5支撐表單表單編號表單

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