PAGEPAGE23大商務部整合操作方案大商務部工作小組201目錄前言 41 大商務部整合目標 42 大商務部的主要職能 42.1 一級商業客戶統一管理 42.2 大商務部人員管理 52.3 政府事務管理及市場信息反饋 52.4 數據管理 52.5 公司各部門的協調溝通 53 大商務部的組織架構及人員編制 63.1 大商務部組織架構圖 63.2 人員編制 64 大商務部人員職責及KPI考核 74.1 大商務部人員職責 74.1.1 大商務總監 74.1.2 大商務副總監（商業管理） 74.1.3 大商務副總監（行政管理） 84.1.4 商務副總監（招標政府事務） 84.1.5 大商務部預算專員 84.1.6 大商務部內勤 94.1.7 大商務部信息專員 94.1.8 商務部省總 94.1.9 省區商務經理 104.1.10 省總助理 114.2 KPI 115 大商務部整合流程 115.1 所涉及的現行業務線 125.2 大商務整合流程 126 大商務部業務管理 126.1 客戶準入制度 126.2 客戶分類管理 136.3 客戶開戶： 146.3.1 原則： 146.3.2 開戶/老客戶續合作申請審批流程： 156.3.3 協議申請審批流程： 156.4 商業客戶閉戶 156.5 發貨、回款、資信管理 166.5.1 發貨、回款 166.5.2 資信與超資信審批 176.6 對賬及應收賬款管理 176.6.1 對賬管理： 176.6.2 應收賬款管理： 186.7 費用管理 186.7.1 辦事處固定費用 186.7.2 辦事處銷售費用 196.7.3 一級商業贊助費 196.8 庫存及流向管理 206.9 銷售計劃和需求計劃管理 206.10 考核、考勤管理 216.11 業務交接管理 216.12 合同管理 227 客戶管理 227.1 客戶管理職責分工 227.1.1 大商務部 227.1.2 大商務部所屬銷售線 227.2 客戶拜訪管理 237.2.1 走訪 237.2.2 組織客戶懇談會 238 大商務部的推進進度 23前言**公司依據企業發展戰略規劃，決定成立大商務部，實現對商業渠道的統一管理，發揮產品集群優勢，提高整體品牌認知度，建立通用商務平臺，降低人員重復消耗，增強渠道競爭力。大商務部整合目標建立統一管理的銷售渠道服務平臺建立省級行政統籌管理公共支持平臺建立統籌協助管理區域內的政府事務平臺建立渠道、價格、招投標、質量等信息反饋平臺大商務部的主要職能一級商業客戶統一管理商業客戶選擇標準及區域布局；商業客戶年度銷售協議擬定及簽訂；商業客戶的合同簽訂、發貨、回款及對賬；商業客戶銷售渠道及價格管控；商業客戶資信管理、檔案管理；商業客戶流向及庫存管理；商業客戶的政策制定及費用辦理；商業客戶維護。大商務部人員管理負責大商務團隊的建設工作；大商務部人員行為規范管理；大商務部人員薪酬設計、考核核方案制訂、考勤管理；建立大商務部人員例會制度；建立商務人員培訓制度（培訓部、市場部）政府事務管理及市場信息反饋政府事務關系的開發與維護；研判當前國家和地方性醫改及衛生政策；標書解讀與上報；相關市場信息的收集、整理、上報；如：渠道信息、價格信息、質量信息、競品信息等數據管理客戶進銷存數據合理化分析與管理；區域、客戶及業務員完成情況數據分析與管理；商業購進與流向數據導入管理。公司各部門的協調溝通公司各職能部門的協調溝通區域各銷售線的協調溝通大商務部的組織架構及人員編制大商務部組織架構圖部門架構商務總監商務總監商務副總監（行政管理）商務副總監商務副總監（行政管理）商務副總監（招標政府事務）商務副總監（商業管理）預算專員預算專員內勤信息專員預算專員預算專員內勤信息專員省總經理區域架構省總經理省總助理（監管員）商務（經理）商務（經理）商務（經理）省總助理（監管員）商務（經理）商務（經理）商務（經理）說明：省總助理根據各省情況設定。人員編制部門定員：商務總監1人、商務副總監3人（分職責）、商務專員4人（暫定預算專員2人、內勤1人、信息專員1人）區域定員：省總經理、省商務經理、省總助理。大商務部人員職責及KPI考核大商務部人員職責大商務總監負責制定公司商業客戶的發展規劃、選擇標準、區域布局；負責管理商業客戶平臺，理順商業配送渠道，維護市場價格，保障物流暢通；負責制定合理的商業客戶庫存標準，保障客戶回款質量；負責與各業務線溝通、協調，保證相關銷售方案的順利實施；負責管理各區域省總，做好各區域的行政統籌管理、政府事務及招標的相關工作；負責建立商務部管理團隊，制定商務部及商務人員管理辦法；大商務副總監（商業管理）協助總監制定全國商業客戶的發展規劃、選擇標準、區域布局；重點做好商業平臺的動態管理，理順商業配送渠道，維護市場價格，保障物流暢通；監控各區域商業庫存，及時協調，保證各區域商業客戶合理，避免區域產品積壓；定期拜訪重點商業，了解商業運行情況，解決實際問題；協助辦事處做好商業的維護及協調工作。大商務副總監（行政管理）協助總監建立商務管理團隊，制定商務部管理制度及各級人員考核制度；按照指標完成商務部年度預算，保障預算項目的順利實施；做好商務部數據、費用的統計分析及各項報表的管理工作；定期完成商務部各項總結、分析及臨時工作；與公司各部門協調、溝通，保障政策及信息的順利傳達；協助辦事處做好商務人員的管理及協調工作；商務副總監（招標政府事務）協助總監做好區域招標及政府事務的相關管理工作；負責與招標事務部溝通，做好區域招標前期的調研工作，保障招標工作的順利進行；負責與公共事務部溝通，做好區域政府事務的維護工作；協同各區域定期拜訪招標及政府事務部門，了解相關信息并及時上報；大商務部預算專員協助大商務副總監完成商務部年度預算和月度預算；根據數據組核定的費用額度及單獨申請費用額度，對辦事處報銷憑證進行審核、備案；同英克數據組工作人員密切配合，匯總銷售數據，包括：區域銷售、品種銷售、客戶銷售等；協助總監完成銷售報表工作；負責大商務部所轄費用的編碼，英克費用錄入等工作；大商務部內勤負責辦事處考勤、績效考核的核實；統計大商務部相關數據、匯總各項報表，按期上報相關部門等；大商務部信息專員負責匯總辦事處上報的相關信息及報表；負責辦事處相關申請的審批傳遞工作，遇到問題及時反饋；負責傳達公司相關政策信息、通知等；負責相關政策文件的管理與存檔等工作；商務部省總客戶布局：合理規劃所轄區域內的商業客戶布局，保證商業客戶布局的合理性；渠道及價格管控：做好商業渠道規劃，理順商業配送渠道，嚴格管控產品市場銷售價格，避免產品出現非正常價格波動及產品區域外銷售；產品供求及回款保證：合理利用客戶資信，保證客戶產品的及時供應、庫存周期合理，避免老批號產品的庫存積壓；督促客戶信用期內按要求回款，保證回款質量且無逾期產生；政府事務及招標管理：統一協調轄區內的招標及政府事務工作，熟悉招標流程及制度，完成標前市場調研、報價調研等工作，定期做好政府事務工作。商務費用管理：監督銷售費用的有效使用，做好評估、及時核銷、及時兌現到客戶。辦事處行政及日常管理：做好所轄人員的日常管理工作，制定辦事處規章制度，定期安排辦事處例會，按期保質完成公司所需報表的上報；內外部協調工作：做好區域內各條業務線的協調工作，做好辦事處與公司職能部門的協調工作。省區商務經理客戶管理：做好所轄客戶的日常管理工作，定期拜訪、了解客戶的經營運營情況，維護好客情關系；物流管理：保證按照客戶正常需求供貨，保證客戶物流暢通，做好客戶銷售區域管理，嚴禁客戶跨區域銷售；價格管理：保證客戶按照公司要求價格銷售，嚴禁客戶非正常價格銷售產品；回款管理：按照資信期限回款要求，保證客戶回款質量及按期回款，嚴禁客戶逾期應收產生；庫存管理：定期核查客戶產品庫存，保證客戶各產品的庫存合理，避免產品滯銷及老批號產品出現；費用管理：準確核實客戶費用，及時兌現；報表管理：按要求保質按時上報相關報表；日常管理：遵守公司及辦事處規章制度。省總助理協助省總做好辦事處的日常管理工作；負責辦事處相關報表的核實、匯總工作；負責辦事處各種文件的存檔，保障辦事處的信息安全；按要求傳達公司的各項政策及信息；服從辦事處統一管理，遵守公司及辦事處規章制度。KPI大商務部關鍵績效指標分為：1、經營性指標2、管理性指標詳見：附件1-1、附件1-2《2013年華北制藥**公司大商務部關鍵績效指標》大商務部整合流程總體原則：在穩定各區域銷售的前提下，穩步實施，逐步推進，“試行一個、完善一個、成功一個、復制一個”，逐步整合各區域商務銷售平臺。所涉及的現行業務線普藥商務、新藥招商、新藥推廣、大客戶部、生物制藥（2013年）大商務整合流程1、研究分析區域銷售情況、人員情況及現行客戶布局情況；（所涉及區域的各條業務線需全力配合）2、指定區域商務省總經理（公司任命商務部省總經理）；3、整合現有商業客戶，建立區域一級商務人員架構；（由商務省總經理負責，人員定期到位）4、明確商務人員職責；（大商務部工作小組與公司業務線溝通，確定區域內人員相關職責）5、商務人員業務交接，進入工作狀態；（同一商業，交叉業務，定期完成交接，熟悉產品、價格）6、理順銷售流程，與公司各職能部門對接；（大商務部工作小組與所涉及到的公司部門溝通，確定銷售流程，備案實行）7、商務人員劃歸大商務部直接管理。（區域內所轄商務人員的行政管理，考核、考勤，歸大商務部工作小組直接管理）大商務部業務管理客戶準入制度大商務部執行客戶準入制度，客戶準入的基本條件：具有獨立承擔民事責任的能力，客戶必須具備醫藥行業合法的基本資質（企業法人營業執照、藥品經營許可證、GSP證書、稅務登記證等有效證件），醫療機構應有國家相關法律法規要求的所有合法資質；具有良好的商業信譽；必須通過簽訂購銷合同或協議的方式建立買賣關系；在既往經營活動中沒有違法記錄；積極與公司及各銷售線配合，共同維護華北制藥的品牌形象。客戶分類管理為準確把握客戶的價值貢獻，做好客戶的開發與管理工作，根據客戶的行業及區域地位、經營實力、網絡覆蓋等因素，并結合與我公司業務合作量、應收賬款、客戶經營信譽及對我公司品牌忠誠度等因素，將客戶劃分為戰略客戶、A類客戶及B類客戶。戰略客戶標準如下：其現有商業網絡同華藥產品等資源相匹配，在全國范圍內銷售收入、利潤等綜合指標排名前20的商業公司。該類客戶具有全國性的銷售網絡、有實力、有信譽，廠商雙方能夠有長遠的銷售規劃，能夠統一維護市場秩序，很好的執行相關策略及政策，促進雙方銷量增長、利潤增加，最終達到雙贏的目標。在已開展的同公司的商業活動中，能夠按期支付貨款，交易風險小，無逾期應收等違約記錄；有意愿與公司建立長期的合作伙伴關系，共同承擔市場風險，共同享有市場機會帶來的利益；戰略客戶的總數量不得超過本部門客戶總量的15%，單品種戰略客戶原則上應控制在該品種客戶總量的15%以內。A類客戶標準如下：在本區域有完善的銷售、配送及終端網絡，有一定的知名度，當前無風險，經營相對良好，信譽有保障的經銷商；具備一定經營實力，且產品年需用量或銷售量較大；誠信度、忠誠度較高，有與公司長期合作的意愿；無滯期付款、逾期應收等違約記錄；A類客戶的總數量不得超過本部門客戶總量的30%，單品種優選類客戶原則上應控制在該品種客戶總量的30%以內。B類客戶標準如下：滿足大商務部客戶準入基本條件的，除戰略（客戶、A類客戶之外的其它客戶。客戶開戶：原則：所有客戶開戶合作或續簽合作協議均執行申請審批制度，申請未批準，不得與客戶簽訂協議；未合作過的客戶開戶，商務人員需填寫《客戶申請審批表》（見附件2-1至附件2-3），開戶申請審批通過后，商務人員與客戶簽訂協議（我公司制式協議）并填寫《經銷商協議審批表》（見附件3-1至附件3-2），審批通過后，蓋章并備案。合作期滿續合作客戶，商務人員需填寫《老客戶續合作申請審批表》（見附件4-1至附件4-2），申請審批通過后，商務人員與客戶簽訂協議，并填寫《經銷商協議審批表》，審批通過后，蓋章并備案。開戶/老客戶續合作申請審批流程：商務人員填寫《新開發客戶申請表》/《老客戶續合作申請審批表》→省總經理評價及審核→事業部或銷售部審核→大商務部總監審核→質量管理部審核→信用管理部審核→總經理審核→股份主管領導審批協議申請審批流程：商務人員填寫《經銷商協議審批表》→省總經理評價及審核→事業部或銷售部審核→大商務部總監審核→財務部審核→運營保障部審核→總經理審核→股份主管領導審批商業客戶閉戶（未完全確定？）閉戶是在我公司內部系統進行客戶閉戶管理，閉戶后該客戶不能與我公司進行直接業務往來。商業公司因資本運營、經營管理、經營能力等方面因素造成其在資金支付等方面出現危機，使我公司應收賬款無法安全收回，庫存無法消化等情況發生，商務人員需及時向公司信用管理部和相關部門進行反饋，客戶一律停止發貨，提前做好防范和清欠工作，及時辦理閉戶手續。（建議由信用管理部制訂具體管理辦法）見：附件5《閉戶申請審批表》閉戶條件（參考項）：商業商業公司被依法宣告破產；商業公司營業期限屆滿或者其他解散事由出現；商業公司因合并、分立解散；商業公司被依法責令關閉；商業公司經營面臨重大危機（資不抵債、貨品嚴重積壓、有重大人事變動、自然災害等）；商業公司連續6個月無購銷記錄。信用管理部現行管理辦法：客戶連續6個月無購銷記錄NC物流系統*標識，客戶停止發貨；客戶年度資料未更新，NC物流系統停止發貨；現款客戶為即時額度，款到發貨；賒銷客戶詳見《005-逾期應收賬款管理辦法》閉戶流程：商務人員填寫《客戶閉戶申請表》→省總經理評價及審核→事業部或銷售部審核→大商務部總監審核→信用管理部審核→財務部審核→運營保障部審核→總經理審核→股份主管領導審批發貨、回款、資信管理發貨、回款發貨:根據客戶需求，大商務部一級商務代表負責（新藥推廣、普藥商務）銷售合同的簽訂、發貨。一級商務代表申請（制遠程訂單）→大商務部省負責人審核→銷售管理部。賒銷客戶信用額度：賒銷客戶信用額度使用需按照公司規定執行。（詳見信用管理部《004-信用額度使用管理辦法》）合同簽訂：一級商務代表簽訂→大商務部省負責人審核→銷售管理部。回款與分款：按照現行業務線（品種）的回款期回款，一級商務代表填寫《回款確認單》，不得擅自分配到賬款項，不得將到賬款項跨線入款。憑證管理：發票回執、物流對賬單由一級商務代表負責，按期交回公司銷售管理部。退換貨（詳見《貨流程及考核》）；竄貨（詳見運營保障部《公司竄貨管理制度》）。資信與超資信審批大商務部在支持實現分公司銷售目標完成的同時，最大限度降低交易的信用風險，資信申請和超資信發貨需參見《賒銷申請及審批管理辦法》。超資信審批流程一級商務代表填寫《特批發貨申請表》→辦事處產品線負責人（新藥或普藥負責人）審核→大商務部省總審核→產品線總監審核→大商務總監審核→總經理簽字審批→信用管理部審核執行對賬及應收賬款管理對賬管理：辦事處完善發票臺賬登記制度，監管員每月20日前收回上月客戶收貨和發票簽收單。商務人員應按照財務部要求，完成財務對賬工作,賒銷客戶3個月對賬一次，現款客戶6個月對賬一次（詳見財務部《應收賬款對賬管理辦法》）。應收賬款管理：應收賬款考核按照公司制度執行，對于同一個商業多條業務線逾期的情況，則按照業務線進行累加考核。對應收賬款考核有異議，由一級商務代表寫出書面申請，大商務省負責人、大商務總監、相關產品線領導批準后，交信用管理部審核執行（詳見財務部《公司應收賬款管理辦法》）。費用管理辦事處固定費用大商務部整合的辦事處，房租、辦公費用、招待費統一由大商務部省負責人辦理。業務線差旅費用，按其管轄仍按照原有流程辦理。房租：監管員錄入英克系統→大商務部省總英克確認→財務審核報銷差旅：商務人員→監管員錄入英克系統→大商務部省負責人英克確認→財務審核報銷；

辦公費用：大商務部省負責人錄入英克系統→監管員英克確認→大商務總監（或總監授權人，財務備案）→財務審核報銷；招待費：監管員錄入英克系統→大商務部省負責人英克確認→大商務總監→財務審核報銷。辦事處銷售費用（一級商業返利、一級商業現款政策、基藥配送政策、一級階段性政策）數據組根據銷售政策計提費用額度→公示期內大商務部省負責人進行確認，確認的費用數據組導入英克系統，按照以下流程辦理：付現或沖應收：商務代表→大商務部省負責人→大商務部預算專員業務審核→大商務部總監→大商務部預算員在英克系統作報銷單并確認→財務審核報銷；贈貨或折讓：商務代表英克遠程訂單→監管員審核→銷售管理部復核→次月銷售管理部在英克系統作報銷單核銷→財務記賬。一級商業贊助費一級商業贊助費需依照商業公司協議完成率、采購金額、商業庫存、回款質量等申請贊助費。附審批流程：省總提出申請→大商務部總監→財務總監→總經理→股份公司主管領導審批。庫存及流向管理大商務部庫存管理，將按照**公司銷售管理部現有制度執行，詳見銷售管理部《010-制劑產品庫存管理考核辦法》；大商務部客商進銷存數據管理，將按照**公司銷售管理部現有制度執行，詳見銷售管理部《009-客商進銷存數據管理》；大商務部副總監（商業管理）應監控總部庫存，依照總部庫存和區域客戶庫存，統籌銷售計劃、需求計劃和產銷計劃；省總應監控區域內一級商業庫存，協調銷售計劃和需求計劃。商業庫存：大商務部執行動態庫存管理，庫存周轉標準區間為15天-45天，超出上述區間省總和一級商務代表將按照大商務部庫存管理辦法復加考核。（詳見KPI表2《2013年華北制藥**公司大商務部關鍵績效指標》）。銷售計劃和需求計劃管理銷售計劃:一級商務人員依照各產品線業務員（負責人）上報數量，結合商業歷史銷量、當月庫存及銷量、下月預計銷量等因素，合理上報銷售計劃，大商務省總每月25號前（遇到節假日和特殊情況需提前）上報下月銷售計劃，15號前上報當月追加計劃。流程：各產品線業務員（負責人）→一級商務人員→大商務省總→大商務部副總監（商業管理）需求計劃：各產品線負責人每月3號前（遇到節假日和特殊情況需提前）向大商務省總報隔月需求計劃，大商務省總每月5號前（遇到節假日和特殊情況需提前）上報大商務部，大商務部匯總后報產銷運營部。流程：各銷售線負責人→大商務省總→大商務部→產銷運營部。參見《**公司產銷協調管理辦法》考核、考勤管理請、休假：辦事處商務人員填寫審批單，由省總批準后執行；省總請、休假，需填寫審批單，由大商務部總監批準后執行；（詳見綜合部《011-職工請、休假管理辦法》）。出差：辦事處商務人出差需上報出差計劃，由省總批準后執行；省總出差需上報出差計劃，由大商務部總監批準后執行；費用報銷（詳見財務部《009-差旅費管理辦法》）。考勤上報：辦事處商務人員的月度考核及考勤由監管員記錄（監管員休假期間有替補內勤或者省總指定人員記錄考勤），由大商務部省負責人簽字確認后，按期上交至大商務部工作小組（詳見綜合部《007-考勤管理》）。業務交接管理大商務部人員調動、業務交接等需嚴格按照**公司離職調動交接管理制度執行（詳見綜合部《010-**公司離職調動交接管理制度》）。合同管理大商務部合同管理需嚴格按照**公司合同管理辦法執行（詳見銷售管理部《003-合同管理辦法》）。客戶管理客戶管理職責分工大商務部大商務部整體的客戶管理和維護工作；根據公司市場營銷規劃、銷售計劃及客戶貢獻價值，進行客戶的開發、管理和維護等工作；完善內部信息溝通機制，協調部門間關系，確保有序運行；及時處理相有關客戶管理的建議、意見及有關報告，根據具體情況調整、修改相關規定；協調、組織各銷售線市場區域的產品展銷會、客戶懇談會；協助處理客戶的投訴與意見反饋。大商務部所屬銷售線大商務部所屬銷售線應結合本部門實際情況，自行制定適合本部門市場開發、客戶管理和維護的操作細則。自行或配合大商務部收集、匯總、分析區域市場情況、客戶信息資料，確定客戶結構、類別比例，制定客戶開發計劃；自行或配合大商務部商務人員進行客戶的拜訪、與客戶充分溝通、了解客戶需求、愿望及經營變化?？蛻舭菰L管理為確?？蛻籼峁┵Y料的真實性和準確性，加強與客戶間的溝通，及時掌握客戶需求，應定期對客戶進行拜訪。走訪商務人員定期走訪客戶，對于重點戰略客戶和優選類客戶應做到每周走訪一次。通過走訪客戶對區域市場進行調查，了解客戶情況，聽取客戶提出的意見和建議。組織客戶懇談會大商務部應在特定時間或