第12頁共12頁大型會議?接待方案?標準版本?會議接?待流程?1會議資?料準備1?：會議資?料：由主?辦單位提?供，其中?文字資料?，由承辦?單位按會?務組要求?根據參會?人數印刷?。2：?會議資料?(主辦單?位提供)?3：領導?發言稿(?主辦單位?提供)?4：《報?到冊》、?《會議指?南》、《?會議日程?》、參會?者到達消?息。5：?項目執行?情況資料?(主辦單?位提供)?6：展板?所屬圖片?(主辦單?位提供)?7：廣告?牌設計稿?8：歡迎?布標、會?議室布標?9：會議?禮品(按?參會人數?準備)1?0：會議?代表證?2設備及?設施準備?1.桌?椅、名牌?(現代高?檔會議室?用桌面智?能終端取?代傳統名?牌)、茶?水桌椅?是最基本?的設備，?可以根據?會議的需?要擺成圓?桌型或報?告型，如?果參加會?議的人數?較多，一?般應采用?報告型，?不需要準?備座位牌?，如果參?加會議的?人比較少?，一般采?用圓桌型?，并且要?制作座位?牌，即名?牌，讓與?會人員方?便就座。?但是為了?提高會議?的檔次及?滿足現代?會議的需?要，一般?采用能重?復使用的?桌面智能?終端，推?進無紙化?的進程，?真正體現?綠色會議?，智能會?議的需要?。會議?上的茶水?飲料最好?準備礦泉?水，因為?每個人的?口味不一?樣，有的?人喜歡喝?茶，有的?人喜歡喝?飲料，還?有的人喜?歡喝咖啡?，所以如?果沒有特?別的要求?，礦泉水?是最能讓?每個人都?接受的選?擇。2?.簽到簿?、名冊、?會議議程?簽到簿?的作用是?幫助了解?到會人員?的多少，?分別是誰?，一方面?使會議_?___者?能夠查明?是否有人?缺席，另?一方面能?夠使會議?____?者根據簽?到簿安排?下一步的?工作，比?如就餐、?住宿等。?印刷名冊?可以方便?會議的主?席和與會?人員盡快?地掌握各?位參加會?議的人員?的相關資?料，加深?了解，彼?此熟悉。?3.黑?板、白板?、筆在?有的場合?，與會人?員需要在?黑板或者?白板上寫?字或畫圖?，從而說?明問題，?而且在黑?板或白板?上表述具?有即興、?方便的特?點。此外?，粉筆、?萬能筆、?板擦等配?套的工具?也必不可?少。4?.各種視?聽器材?現代科技?的發展帶?來了投影?儀、幻燈?機、錄像?機、鐳射?指示筆或?指示棒等?視聽設備?，給人們?提供了極?大的方便?。在召開?會議前，?必須先檢?查各種設?備是否能?正常使用?，如果要?用幻燈機?，則需要?提前做好?幻燈片。?錄音機和?攝像機能?夠把會議?的過程和?內容完整?記錄下來?，有時需?要立即把?會議的結?論或建議?打印出來?，這時就?需要準備?一臺小型?的影印機?或打印機?。5.?資料、樣?品如果會?議屬于業?務匯報或?者產品介?紹，那么?有關的資?料和樣品?是必不可?少的。比?如在介紹?一種新產?品時，單?憑口頭泛?泛而談是?不能給人?留下深刻?印象的，?如果給大?家展示一?個具體的?樣品，結?合樣品一?一介紹它?的特點和?優點，那?么給大家?留下的印?象就會深?刻得多。?6.會?標、背景?板、展板?會標一?般指會議?名稱和會?議標語橫?幅。為?強化會議?效果，許?多會議將?會標美化?、渲染為?會議背景?板(采用?噴繪畫面?)，特別?是一些特?殊的如黨?代會等，?采用噴繪?背景板，?可將黨徽?、旗幟等?噴繪在畫?面上，從?而節約會?議成本和?準備時間?。但采用?噴繪寫真?畫面時，?一定要注?意采用環?保材料，?否則噴繪?寫真畫面?散發的刺?鼻氣味不?僅影響會?議分為，?對與會者?，尤其是?主席臺就?坐人員身?體健康不?利。3?會前準備?工作1?。根據會?務組要求?，代表報?到前兩天?，會議室?會場布置?(會標、?廣告牌、?燈光、音?響、多媒?體、投影?儀、電源?、桌椅、?茶杯及服?務員安排?)按部落?實到位。?2。據?酒店提供?的房況表?，報到前?兩天與先?到達的會?務組人員?協商確定?會務組房?間，選定?領導、專?家及主要?代表入住?的樓層、?房間類型?、房號、?需要放置?的水果種?類及特殊?安全保衛?工作。?3。提前?兩天檢查?餐廳環境?衛生，桌?椅擺設、?餐具的完?好程度，?再次落實?菜單及服?務到位情?況。4?。提前兩?天完成會?議所需的?代表證、?發放的資?料、簽到?表、就餐?卡、廣告?牌商家展?板及宣傳?設備的擺?設位置，?電源、燈?光亮度、?通道暢通?等情況，?會間攝影?、攝像設?備，人員?的準備。?5。與?酒店保安?部組成會?議安全組?，在會議?期間加強?門衛、樓?層行查，?杜絕安全?隱患的發?生。6?：醫療保?障，配備?醫療人員?，解決_?___。?提前購買?常備藥品?，種類包?括：感冒?、消炎、?暈車、嘔?吐、腹瀉?、創傷、?止痛、解?暑、酒精?、碘酒、?氧氣袋等?。基本設?備包括：?體溫表、?聽診器、?手電筒、?棉簽等。?及時聯系?就醫。?7：在大?堂、樓層?、餐廳、?會議是、?電梯等處?帖上會議?指示箭頭?。四：會?議其它費?用開支預?算1：?代表證2?：廣告牌?3：展板?4：用車?5：宴會?標準6：?水果7：?紀念品8?：資料打?印、復印?9：照相?、攝像1?0：其它?___?_人員安?排1：?根據會議?人數需求?安排會務?接待小組?、如住房?登記員，?財務人員?，票務，?考察咨詢?，引導人?員(至房?間、餐廳?、電梯、?會議室)?2：會?議全程督?導人員，?負責落實?會議室布?置、茶水?供應及服?務3：攝?影組：根?據會議需?求安排攝?影人員?4：車輛?小組：根?據會議實?到人數，?落實車況?好、駕駛?技術好的?配套車輛?。此小組?負責會議?臨時接待?服務工作?。如：專?家、領導?臨時出行?，就餐、?會見等活?動的車輛?。5：?旅游接待?小組：根?據參加考?察人數安?排每車一?位優秀導?游，負責?代表的服?務6：生?活小組：?此小組負?責會議用?餐的時間?、人數及?相關的一?些服務，?確保代表?會議期間?的生活服?務5__?__的開?據在會?議前通知?上注明由?我方承辦?、會議期?間我方根?據代表需?要，開具?正式__?__及酒?店的住宿?____?。6會?議接站?會議報到?當天，安?排全天候?接站，機?場設立兩?塊醒目接?站牌，一?塊設在正?門出站口?，一塊設?在提取行?李出口處?。火車站?或者飛機?場設一塊?醒目接站?牌。7?會議報到?1：在?酒店大堂?設“報到?處”、“?收費處”?、“考察?咨詢處”?、“票務?處”“簽?到處”?2。報到?登記時，?填寫姓名?、單位、?職務、_?___號?碼、通訊?地址、電?話、收費?金額、入?住金額、?入住天數?、房間號?、考察線?路等。?3。提醒?代表貴重?品免費寄?存總臺、?保管好個?人財物，?耐心、細?致地解說?會議報到?須知及有?關事宜，?及時妥善?處理好代?表要求。?4：根?據會務組?要求傳達?通知、指?示，準確?發放會議?資料、紀?念品、餐?券、考察?乘車券5?：代表報?到后，由?行李員引?導入住，?同時辦理?行李寄存?6：當天?打印會議?____?并與會務?老師校對?，及時發?給代表7?：會務組?____?小時有專?職會議，?隨時接待?安排參會?代表8?會議期間?1：要?求酒店落?實叫早服?務2：?準確統計?用餐人數?并安排代?表用餐，?及時解決?會議期間?臨時發生?的問題，?確保會議?正常進行?3：會?議室布置?情況落實?4：安?排好旅游?選種、落?實返程機?、車票的?登記5?：及時統?計票務預?訂情況、?考察人數?、行程立?即同旅行?社計調反?饋6：與?酒店公司?財務人員?協調好票?據的開取?7：準?備統計返?程的人數?、時間、?日期、確?定代表返?程9會?議結束工?作1：?會議結算?1。?大型會議?接待方案?標準版本?（二）?一、會前?準備工作?1、組?織會務班?子、明確?工作職責?。大型會?議還要制?定詳細的?會務工作?方案。?2、發出?會議通知?。包括會?議名稱、?內容、會?期、時間?、地點、?與會人員?范圍。?3、印刷?會議日程?，編排好?會議程序?，制定注?意事項。?4、大?型會議要?編組并提?出小組召?集人、討?論地點。?5、大?型會議要?印制會議?憑證。如?出席證、?列席證、?工作證、?請柬等。?6、會?場布置、?會場布置?要充分體?現會議氣?氛。(?1)懸掛?會標、徽?記、旗幟?登。(?2)設置?主席臺，?落實主席?臺領導，?安排座次?，設置發?言席，拜?訪席簽、?話筒，并?保證音響?效果。?(3)確?定會議桌?擺放形式?，明確劃?分分會場?區域，并?使與會者?明確。?(4)保?證照明、?通風、錄?音、錄像?、空調設?備齊全、?有效。?(5)擺?放適宜花?卉。7?、后期服?務工作。?大型會議?要對與會?人員的食?宿、用車?、醫療保?健、文化?娛樂、安?全保衛等?做出細致?安排。?8、做好?會議發言?、投票、?發獎、集?體照相等?方面的準?備工作。?9、進?行會前檢?查或向領?導匯報準?備工作情?況。二?、會務組?織與服務?工作1?、會務人?員提前_?___小?時到達會?場，反復?檢查會場?準備情況?。2、?搞好會議?簽到、材?料分發。?3、落?實主席臺?領導、發?言人是否?到齊。?4、按預?訂方案組?織與會人?員由前向?后以此就?座。5?、維持好?會場秩序?。會議開?始前5分?鐘，關閉?會場大門?，與會人?員入座就?緒，無關?人員離開?會場;開?會期間關?閉手機，?一般不允?許找人，?無關人員?不準進入?會場。?6、做好?會議紀錄?，寫好會?議簡報。?7、組?織照相。?8、為?與會人員?預訂車、?船、機票?等。三?、會議善?后工作?1、會議?結束后，?要檢查會?場，帶回?剩余材料?、席簽等?。2、?組織送站?。根據與?會人員離?會時間，?提前安排?車輛、送?站人員等?。3、?做好會議?文件的清?退、收集?、歸檔工?作。4?、做好會?議報道工?作。大?型會議接?待方案標?準版本（?三）大?型會議禮?儀接待?會議接待?的禮儀常?識根據?參加會議?的人數不?同、會議?接待的準?備工作的?內容不同?以及會議?接待的方?式不同，?對會議的?____?方法，禮?儀要求也?不同。?首先是會?議的籌備?工作。?根據會議?規模，確?定接待規?格。發?放會議通?知和會議?日程。?會議__?__通知?必須寫明?召集人的?姓名或_?___、?單位名稱?，會議的?時間、會?議的地點?、會議的?主題以及?會議的參?加者、會?議的會務?費、應帶?的材料、?____?等內容。?通知后面?要注意附?回執，這?樣可以確?定受邀請?的人是否?參加會議?，準備參?加會議的?是否有其?他要求等?。對于外?地的會議?參加者還?要附上到?達會議地?點和住宿?賓館的路?線圖。這?個路線圖?避免了外?地人問路?的許多麻?煩。會?議日程是?會議活動?在會期以?內每一天?的具體安?排，它是?人們了解?會議情況?的重要依?據。它的?形式既可?以是文字?的也可以?是表格的?。它可以?隨會議通?知一起發?放。選?擇會場。?選擇會?場，要根?據參加會?議的人數?和會議的?內容來綜?合考慮。?最好是達?到一下標?準：第?一：大?小要適中?。會場太?大，人數?太少，空?下的座位?太多，松?松散散，?給與會者?一種不景?氣的感覺?;會場太?小，人數?過多，擠?在一起，?像鄉下人?趕集，不?僅顯得小?氣，而且?也根本無?法把會開?好。所以?，英國的?首相丘吉?爾曾說：?絕對不?用太大的?房間，而?只要一個?大小正好?的房間。?第二：?地點要?合理。歷?史召集的?會議，一?兩個小時?就散的，?可以把會?場定在與?會人員較?集中的地?方。超過?一天的會?議，應盡?量把地點?定的離與?會者住所?較近一些?，免得與?會者來回?奔波。?第三：?附屬設施?要齊全。?會務人員?一定要對?會場的照?明、通風?、衛生、?服務、電?話、擴音?、錄音等?進行檢查?，不能夠?因為上次?會議是從?這里開的?，沒出什?么問題，?就草率地?認為這回?也會同樣?順利。否?則，可能?會造成損?失。第?四：要?有停車場?。現代社?會召集會?議，一雙?草鞋一把?傘趕來開?會的人已?經不多了?。轎車、?摩托車都?要有停放?處，會才?能開得成?。會場?的布置。?會場的?布置包括?會場四周?的裝飾和?坐席的配?置。一?般大型的?會議，根?據會議內?容，在場?內懸掛橫?幅。門口?張貼歡迎?和慶祝標?語。可在?會場內擺?放適當的?輕松盆景?、盆花;?為使會場?更加莊嚴?，主席臺?上可懸掛?國旗、黨?旗或懸掛?國徽、會?徽。桌面?上如需擺?放茶杯、?飲料，應?擦洗干凈?，擺放美?觀、統一?。坐席?的配置要?是和會議?的風格和?氣氛，講?究禮賓次?序，主要?有以下幾?種配置方?法：①?圓桌型。?如果是使?用圓桌或?橢圓形桌?子。這種?布置使與?會者同領?導一起圍?桌而坐，?從而消除?不平等的?感覺。另?外，與會?者能清楚?地看到其?他人的面?容，因而?有利于互?相交換意?見。這種?形式適于?____?人左右的?會議。座?次安排應?注意來賓?或上級領?導與企業?領導及陪?同面對面?做，來賓?的最高領?導應坐在?朝南或朝?門的正中?位置，企?業最高領?導與上級?領導相對?而坐。同?級別的對?角線相對?而坐。?②口字型?。如果使?用長形方?桌。這種?形式比圓?桌型更適?用于較多?人數的會?議。③?教室型。?這是采用?得最多的?一種形式?，它適用?于以傳達?情況、指?示為目的?的會議，?這時與會?者人數比?較多、而?且與會者?之間不需?要討論、?交流意見?。這種形?式主席臺?與聽眾席?相對而坐?。主席臺?的座次按?人員的職?務、社會?的地位排?列。主席?的座位以?第一排正?中間的席?位為上，?其余按左?為下右為?上的原則?依次排列?。準備?會議資料?。會務?組應該準?備有關會?議議題的?必要資料?，這些資?料在整理?后放在文?件夾中發?放給與會?者，方便?于與會者?的閱讀和?做好發言?準備。?會議前的?接待禮儀?。會前?的檢查。?這是對?在準備工?作階段考?慮不周或?不落實的?地方進行?的補救。?比如檢查?音像、文?件、錦旗?等是否準?備齊全。?提前進?入接待崗?位。接?待人員應?該在與會?者到來之?前提前進?入各自的?崗位、并?進入工作?狀態。一?般的接待?工作分以?下幾個崗?位。①?簽到。?設一張簽?字臺，配?上___?_名工作?人員，如?果是要求?接待檔次?比較高，?可以派禮?儀小姐承?擔。簽字?____?有毛筆、?鋼筆和簽?到本。向?客人遞鋼?筆時，應?脫下筆套?，筆尖對?自己，將?筆雙手遞?上。如果?是毛筆，?則應蘸好?墨汁后再?遞上。簽?到本應精?致些，以?便保存。?如需要發?放資料，?應禮貌地?雙手遞上?。接待人?員應經常?向會議_?___者?匯報到會?人數。?②引座。?簽到后?。會議接?待人員應?有禮貌地?將與會者?引入會場?就座。對?重要領導?應先引入?休息室，?由企業領?導親自作?陪，會議?開始前幾?分鐘再到?主席臺就?座。③?接待。?與會者坐?下后，接?待人員應?遞茶，或?遞上毛巾?、水果，?熱情向與?會者解答?各種問題?，滿足各?種要求，?提供盡可?能周到的?服務。?會議中的?服務禮儀?會議進?行中的服?務要做到?穩重、大?方、敏捷?、及時。?倒茶服?務人員注?意觀察每?一位與會?者，以便?及時為期?天茶水。?到誰是動?作輕盈、?快捷、規?范。杯蓋?的內口不?能接觸桌?面，手指?不能因在?北口上，?不能發生?杯蓋碰撞?的聲音。?一般是左?手拿開背?蓋，右手?吃水戶，?將熱開水?準確倒入?杯里，不?能讓茶水?見到桌面?上或與會?者身上。?杯子放在?與會者桌?上的右上?面。如果?操作不慎?，出了差?錯，應不?動聲色地?盡快處理?，不能驚?動其他人?，不能慌?慌張張，?來回奔跑?，將與會?者的注意?力引到自?己身上，?否則，這?將是極大?的工作失?誤。其?他服務會?議按擬定?的程序進?行，應緊?湊