文件編寫培訓2016.7.812一、文件的重要性二、文件的架構三、文件的結構四、流程圖繪制五、文件的審查、批準六、公司文件格式目錄3文件在ISO9001體系建立和運行的過程中扮演著相當重要的角色：1、符合標準要求在ISO9001的條文中,要求組織“建立并保持文件化信息”.2、工作的依據建立文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和穩定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作時出現不一致的工作方式和標準,或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚.文件的重要性3、提升管理技術水平的基礎當所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基礎上通過日常工作不斷地完善管理和技術的要求.4、防止經驗的流失書面化的運行體系亦可避免由于人員的流失而導致經驗的流失,從而造成運作上的困難.文件的重要性(續一)45、改善人際關系用于工作的依據全部在書面上有明確的指令,在執行上大大減少了口頭式的命令和溝通,同時降低了同事之間磨擦的機會.6、增加員工的責任心和榮譽感執行工作人員透過文件知道自己的工作權責和內容,明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責任心和榮譽感.文件的重要性(續二)56目前建立的體系文件,一般企業均將文件架構分為四個層次,即:一階文件:手冊二階文件:程序三階文件:工作指導書四階文件:表單體系文件的架構體系文件的架構(續一)但是,并不是每家企業都必須建立上述架構的體系文件,規模較小過程簡單的公司往往將文件的結構分為3個層次,即:一階文件:手冊二階文件:程序/工作指導書三階文件:表單文件結構的劃分完全取決于一間公司的規模、人員的數量同時亦需考慮公司未來的擴充和發展等.78文件架構的說明手冊對于一家制造業公司來說,手冊是公司在管理制度上的根本大法,敘述公司在體系運行上的大綱要求,簡言之,手冊是要求我們應該要做哪些工作。體系文件的架構(續二)9程序程序即是明確工作進行規定的途徑,亦就是說,針對手冊要求要做的工作和要求，程序需詳細描述此工作如何來做.文件化的程序通常包括活動的目的和范圍;做什么事情和由誰來做;何時何地和由誰來做；應使用什么材料、設備和文件，如何對活動進行控制和記錄等。體系文件的架構(續三)體系文件的架構(續四)工作指導書工作指導書是工作的明確指示，它需詳細敘述某一具體的工作如何來執行和操作，很多公司亦稱為工作指引或作業標準。表單格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編制文件時，就應適當的設計用以做記錄的表格。值得注意的是大量的或設計復雜的表格會令工作復雜化，降低效率，所以設計表格應力求共用，在表達明白的前提下，精簡填寫的項目和內容。10體系文件的架構(續五)一般來說，一項工作涉及到多個部門則我們寫文件時編制成程序；而工作只和自己部門有關的作業，在編制文件時做成指導書的格式。一般對于圖紙、設備說明書、國內、國際的標準亦歸納為工作指導書類文件。1112一份文件的結構往往根據文件內容的需要，完整的結構有：1.目的2.范圍3.定義4.職責5.作業內容6.記錄文件的結構13現將文件結構應敘述的內容做詳細敘述:1.目的應敘述編制此文件的作用和目的,即“做這件事是為了什么”?2.范圍規定此文件應用的場合和時機,范圍的界定直接決定文件的功能范圍,所以編寫時應注意它的涵蓋性。例：有的公司是有手動和自動的繞線機,而如果文件的內容只針對手動的繞線機卻將文件的范圍寫成“適用于公司所有的繞線機的使用”即是明顯的錯誤.文件的結構(續一)文件的結構(續二)3.定義即名詞解釋,針對文件中用到的專業術語,英文縮寫的做明確說明,會令文件內容更清楚明白.4.職責即在文件運行中相關部門及人員所擔負的職責,一般在文件敘述時常會就相關人員的職責略敘述,但是亦有公司只敘述和此文件有關的主導部門和相關部門的.14155.作業內容即工作執行的方法、過程和要求,一般將作業內容的編寫分為兩部分.(1)流程圖:以流程圖的形式描述工作進行的程序,會更容易了解文件內容,但是并非每份文件都需流程圖,完全視文件的類型。(2)文件內容:在編寫文件內容時,一定需注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)結合。即由誰(WHO)，在何時(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)為什么做(WHY),怎樣(HOW),缺少任何一個W或H,都有可能使文件的內容不易理解。文件的結構(續三)16例如：針對目前金工車間急缺檢驗員的情況下，由冷作車間檢驗員張三于11月20號上午在金工車間做巡檢工作，為預防不良品流入下一工序，必須依檢驗標準執行。簡單解釋上述含義文件的結構(續四)參考文件資料用以索引文件中所提到或引用的文件資料,在索引文件時,最好將文件的編號同時附在文件名之后會易查找,但是不可將文件版本附上.記錄一般用以對應文件內容中所提及的記錄所使用的表單,公司所有的表單都應從此而來,最好將表單的編號附在名稱后,但是也不可以附版本.以上是一份文件的完整結構,但是并非所有的文件都應依循此固定的結構,鑒于文件的內容的需要