輝虹房地產開發有限公司檔案管理系統總則第一條：為了完整、系統地保存本公司（輝虹房地產開發有限公司）在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質量，以適用公司領導決策科學化和公司各項工作的需要，為公司積累門類齊全、結構合理的檔案史料，特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負責與歸口管理第二條：本公司的檔案管理為“兩級分工管理制”即公司為“一級管理”由人事行政部負責；各職能部門為“二級管理”，由各部門自行負責。第三條：鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具體分工管理如下：公司一級管理歸檔范圍：部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規劃。部門（含部門）以上的各種總結、報告。部門（含部門）以上的各種重要通知、通報。部門（含部門）以上的各種文件、紀要、大事記。各種協議書、合同書。各種工程圖紙底圖。各種設備檔案及說明書。各類工程檢測、鑒定報告。公司財務部、公司年初財務預算報告及年終財務報告。（10）公司各種審計報告、資產評估報告。（11）公司各種管理規章制度。（12）公司各種注冊、登記證件、政府批文。（13）公司各種法律、公證文件。（14）公司各部門經理人事檔案（其余員工的人事檔案由人事主任保管）。（15）有董事會成員總經理參加的重大奠基、慶典、新聞發布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片。（16）公司發展大事記。（17）公司總經理親自起草或修改的重要文稿。（18）公司通訊。部門二級檔案管理歸檔范圍：公司、部門及職員的各種計劃、方案、規劃。公司、部門及職員的各種總結、報告。公司、部門及職員的各種重要通知、通報。公司、部門及職員的各種文件、紀要、大事記。公司的各種管理制度。其它各種職能業務性文件資料等。三、公司檔案分類表類別細目名稱編號基本范圍經營管理類經營決策XSJ-2003-Y-000000公司規劃，重大經營戰略性決策，公司發展規劃，方案目標管理等。計劃工作XSJ-2003-J-000000公司中長期計劃，年（季）度計劃，各項專業發展計劃，全面計劃管理工作。統計工作XSJ-2003-T-000000各種統計報表，公司綜合性統計分析工作等。公司管理XSJ-2003-G-000000公司行政管理、各種管理制度。財務管理XSJ-2003-C-000000資金管理，價格管理，會計管理，資金流通管理。物資管理XSJ-2003-W-000000物資供應，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。樓宇租賃、售租XSJ-2003-L-000000市場分析，客戶調查，樓宇銷售，廣告宣傳，售后服務工作等。行政管理類行政事務XSX-2003-X-000000公司綜合性行政事務工作，司務會議，總經理辦公室工作，文秘工作，機要保密工作等。安全保衛XSX-2003-A-000000消防，保衛等。法律事務XSX-2003-F-000000合同管理，涉外法律事務等。審計工作XSX-2003-S-000000各專項審計工作活動等。人事管理XSX-2003-R-000000干部管理，工人招聘、錄用、調配工作等。勞動管理XSX-2003-L-000000勞動定額、定員，勞動調配，勞動工資，勞動保護等。培訓工作XSX-2003-P-000000職工在職培訓，管理干部開發等。檔案和信息管理XSX-2003-D-000000公司檔案工作，各類數據管理，電子計算機系統，情報工作，圖書資料工作等。醫療衛生XSX-2003-Y-000000員工防病治病，計劃生育工作等。后勤福利XSX-2003-H-000000員工生活福利，宿舍等。外事工作XSX-2003-W-000000公司涉外活動等。生產技術管理類生產調度XSS-2003-S-000000生產組織、調度指揮工作等。質量管理XSS-2003-Z-000000公司質量管理，樓宇質量檢測和質量控制工作等。能源管理XSS-2003-N-000000能源消耗定額管理，功能降耗工作等。安全管理XSS-2003-A-000000安全生產，工傷事故處理，職工安全教育等。技術管理XSS-2003-J-000000新工程開發，技術成果管理，技術引進，技術創新和采用新技術，合理化建議等。環境保護XSS-2003-H-000000環境保護檢測與控制，污染治理等。計量工作XSS-2003-JL-000000各種計量檢測工作。標準化工作XSS-2003-B-000000公司標準化管理工作，各種標準檔案。生產類產品類細目名稱按工程項目或建筑項目設置XSS-2003-000000同一工程項目內，包含工程的勘探測繪圖、總體規劃圖、各類設計圖、施工圖、水電圖、竣工驗收和工程創優的全過程。設備儀器類設備儀器檔案細目名稱按設備種類設置XSB-2001-000000同一設備儀器類，含設備購置安裝調試、運行，維護修理各設備管理等全過程。注：編號解釋說明，如XS—J—2001—H—00—00—00（公司）（類別）（年份）（細目名稱）（月）（日）（編號）四、檔案的保管工作第五條：檔案的保管工作必須按規范進行科學管理。其程序如下：（一）歸檔程序：登記編號分類立卷資料收集登記編號分類立卷資料收集歸檔管理檢索目錄歸檔管理檢索目錄（二）保管程序：經常維護日常保管歸還（銷號）借閱（經常維護日常保管歸還（銷號）借閱（登記）第六條：歸檔的文件資料，必須根據其性質區別密級（秘密、機密、絕密）和保管年限（短期、長期、永久）進行分類立卷。第七條：必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。凡屬公司一級管理的檔案——借閱一般檔案資料由人事行政部行政秘書批準。借閱秘密檔案資料由人事行政部經理批準。借閱機密檔案資料由綜合管理中心副總經理批準。借閱絕密檔案資料由總經理批準。凡屬部門二級管理的檔案——借閱一般檔案資料由部門文員辦理。借閱秘密檔案資料由部門經理批準。借閱機密檔案資料由所屬中心副總經理批準。借閱絕密檔案資料由總經理批準。凡借出或歸還都必須健全登記和注銷手續。第八條：對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料經人事行政部經理鑒定后，副總經理審核，總經理批準，并進行登記后予以銷毀。第九條：檔案管理部門必須做好經常性的防潮、防曬、防蟲、防鼠、防火、防盜等維護性工作。第十條：檔案管理員應建立借（查）閱登記本，按文件名、借（查）閱日期、歸還日期等內容填寫，并由借（查）閱人簽名。第十一條：檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內容，發現問題應及時上報人事行政部經理，重要問題應及時上報總經理。第十二條：要妥善保管檔案，謹防丟失，不得隨意轉借，或替當事人涂改內容。第十三條：檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應妥善保管。第十四條：對檔案、文件的機密內容，保管人員要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或泄露內容。第十五條：檔案管理員要經常清理檔案柜衛生，要做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。五、借閱人員第十六條：為確保檔案機密程度，檔案資料只供本公司員工借（查）用，一般檔案借閱期為七天，較重要檔案為三天，重要檔案不許拿走，在檔案管理人員監督下查閱。外單位若工作需要借（查）閱，必須經總經理批準方可。第十七條：借（查）閱人對所借（查）用一般性檔案資料，須妥善保管，不得轉借、拆散、抽出、復印或在文件上涂改。六、附件第十八條：每半年人事行政部組織相關人員對各級檔案管理進行檢查評分，90~100分的檔案管理人員記小功（獎勵三天基本工資），80~89分嘉功獎（獎勵一天基本工資），70~79分為合格不獎不罰，60分以下為不合格，不合格者記小過（罰三天基本工資）并通報批評。第十九條：本管理辦法由總經理批準后實施，由人事行政部監控及實施。七、保密工作管理制度目的：為了加強對公司保密工作的統一管理，防止失密、泄露及竊密事件的發生，保證公司的經營管理活動穩定可靠地進行，特制訂此制度。內容：文件保密文件按其所涉及內容的重要程度和閱讀范圍，分為秘密文件、內部文件和公開文件三種。其中秘密文件指內容涉及公司及各部門的不能向外公開的資料，其密級可分為秘密、機密、絕密三種。內部文件則指公司規定在一定范圍內傳閱、實施的文件。文件保密僅指上述兩種文件。公司及各部門要嚴格把好組織關，必須搞好涉密人員的選拔、審查、任用和管理工作，確保其隊伍的純潔、可靠。嚴格控制秘密文件處理的各個環節。重要文件在醞釀、起草、修改、討論過程中，要注意保密，不能外傳。一切秘密文件在印制前都要依照有關規定準確地標明密級，確定發放范圍，打印份數和清退時間。打印、復制秘密文件必須經過請示、履行審批、登記手續，并由檔案管理人員進行操作。檔案管理人員要嚴格按照批準的份數打印、復制，操作過程中形成的廢頁、清樣等必須及時銷毀，不得擅自多印留存。要加強電腦的保密工作，重要文件要在電腦上加密處理，一般人員未經準許不得在電腦上查閱文件。載有重要文件的磁盤由檔案管理人員妥善保管，并對重要文件、數據進行每月二次備份。文件收發是文件保密工作的重要環節，檔案管理人員要按規定對收發文件一一登記，確切掌握每一份文件的收發情況和文件去向，傳閱文件一律采取直傳方式，由專人送閱，閱文人在《文件發放登記表》上簽名后方可閱覽，閱文人之間不得橫向傳閱。閱完和辦理之后要按文書立卷，要求交本公司檔案管理人員歸檔。檔案管理人員在工作調動或辭職時，必須將經管的秘密文件清理登記，全部移交清楚。移交時，要造冊、清點、核對，并辦理簽字手續。其他人員調動或辭職時，檔案管理人員要主動將其手中的秘密文件或資料收回，以免丟失。依法治密，完善制度，建立秘密文件管理責任制對秘密文件在收文、發文、分送、傳遞、借閱、移交，銷毀等各個環節都要建立嚴格的登記制度。努力把好各道關口，對違反規定，造成泄密事件的必須認真追查，情節嚴重者，要追究當事人的法律責任。會議保密會議保密范圍指會議內容涉及公司內部機密，并規定在一定的時間內，只限于一定范圍的人知悉而不能外泄的會議。會前準備工作過程中的保密。（1）根據會議需要，嚴格確定出席、列席人員。會前要認真研究安全保密措施，選定會址后，要對會址進行保密安全檢查，并對與會人員進行保密教育，嚴格執行保密紀律。（2）做好對會議文件的擬稿、復印、校對、保管與分送等環節的保密工作。3、會議進行過程中的保密。嚴格控制與會議無關的人員進入會場。嚴禁亂印發會議秘密文件，對會議記錄本要按秘密文件管理辦